Verimliliği artırmak ve müşterileri memnun etmek, her işletmenin kalbindeki faaliyetlerdir. Proje yönetimi için geleneksel yaklaşımları kullanmak genellikle verimli değildir, bu nedenle şirketler Çevik proje yönetimi tekniklerine doğru ilerlemektedir.
İş akışını yönetmenize yardımcı olacak temel araçlardan biri Kanban. Bu panoların güzelliği, onlara yalnızca belirli bir proje türü için ihtiyaç duymamanızdır; projenin doğasından bağımsız olarak tüm bağlamlarda çalışabilirler. Bu nedenle, ister uzak ekipleri yönetin, ister fiziksel bir ürününüz olsun, bu Kanban Panolarını kullanabilir ve sürecinizi kolaylaştırabilirsiniz. Konseptin derinliklerine inelim ve Kanban panosunun ne olduğunu anlayalım.
Kanban tahtası nedir?
Çevik proje yönetimi için kullanılan bir görselleştirme aracıdır. Tüm iş akışını kartlar şeklinde belgeleyerek projeyi farklı üretim aşamalarında tanımlamanıza yardımcı olur. Bu kartlar ile gerçekleştirilen faaliyetler, devam eden işler ve bekleyenler arasında ayrım yapabilirsiniz. Böylece herkes görevin ilerleyişi ve hala yapılması gerekenler konusunda net.
Kanban panolarıyla, gerekli sonuçları üreterek ve tüm paydaşları döngüde tutarak tüm iş akışının verimliliğini ve üretkenliğini artıran süreç içinde müşteri geri bildirimi de ekleyebilirsiniz.
Toyota, 1958'de en kaliteli otomobilleri maksimum verimlilikle sunmayı amaçlayan Kanban kartlarını icat etti. İşçiler, sıradaki bir sonraki çalışanın veya bir sonraki departmanın nereden başlayacağını bilmesi için Post-it notlarını kullanarak adımlardan bahsetmeye alışıktı. Toyota, bu tekniği kullanarak verimlilikte önemli bir artışa tanık oldu. Diğer şirketler bile süreç iş akışlarını yönetmek için bu yöntemi benimsedi.
Bugün, bu teknoloji modernize edildi ve projenin doğasına bağlı olarak farklı sütunlara sahip Kanban panolarına dönüştürüldü, her biri çeşitli tamamlama seviyelerinde faaliyetleri vurgulayan diğer kartlara sahip.
Kanban panosunun öğeleri
Tipik bir Kanban panosunun bazı temel özellikleri vardır; onları aşağıda vurguladık. Bu özellikler her Kanban panosunda benzer olsa da, temel öğeleri aynı tutarak onu maksimum ölçüde özelleştirebilirsiniz.
Görsel sinyaller
Kanban iş akışında, uzaktaki ekipler, tüm süreçte kendilerini görsel sinyaller olarak sunan kartlar üzerinde proje sırasında tamamlanması gereken tüm faaliyetlerden bahseder. Genellikle, bir kişi tarafından gerçekleştirilecek tek bir faaliyet belirli bir kartta bulunur. Bu nedenle, tüm iş akışına genel bir bakış sunmanın yanı sıra, çevik ekip üyelerinin de işin kendilerine düşen kısmını bilmelerini bekleyebilirsiniz. Kendiniz belirli bir limit belirlemediğiniz sürece, her sütuna ekleyebileceğiniz kart sayısında bir sınırlama yoktur.
Sütunlar
Kanban panosu farklı sütunlara bölünmüştür. Her sütun, projenizin tamamını böldüğünüz farklı etkinlikleri vurgular. Genellikle, tüm süreci geniş kategorilere ayırabilirsiniz. Bu faaliyetler projenize bağlı olarak karmaşık veya "yapılacak", "yapılacak" ve "yapılacak" kadar basit olabilir. Sütunları özelleştirmek size bağlıdır. Örneğin bir giyim üretim birimi, sütun adları olarak "dikiş", "dikiş", "denetim", "paketleme" ve "sevk" kullanabilir.
Devam eden çalışma sınırları
Kanban sisteminin bir diğer önemli özelliği de devam eden çalışma limitleridir. Bu sınırlar dahilinde, belirli bir işlemin/ana faaliyetin parçası olması için belirli sayıda kart (aktivite) belirleyebilirsiniz. Maksimum potansiyele ulaştığınızda, belirli bir aşamaya yenilerini eklemeden önce mevcut kartları taşımanız gerekir.
Kanban panosunun bu öğesiyle, tüm iş akışındaki darboğazları bulabilir ve kapasitenizi tanıyarak aşırı taahhütlerden kaçınmanıza yardımcı olabilirsiniz. Ayrıca, ekibinizi tetikte tutmanıza ve tüm süreci devam ettirmenize yardımcı olabilir.
Kanban kulvarları
Bir kanban swinlameb, çevik ekipler veya diğer gruplar arasında özel projenize göre ayrım yapmanıza yardımcı olabilecek yatay şerittir. Ana proje kanban panosu içinde daha fazla bölünmeyi sürdürmenizi sağlar. Böylece Kanban panosunu kullanırken iş akışınızı göstermek için başka bir araca ihtiyacınız olmayacak.
taahhüt noktası
Bu, Kanban iş akışında yeni etkinliklerin sürecin bir parçası olacağı noktadır. Bu noktadan önce, ekibin daha fazla tartışma için beyin fırtınası yapıp fikirlerini ortaya koyabileceği bir aşama olabilir. Bu nedenle, bir taahhüt noktası belirlemek esastır.
Teslim noktası
Kanban iş akışı aktivitelerinizin sona erdiği noktadır. Teslimat ve taahhüt noktaları arasındaki fark, teslim süresidir. Bir projenin teslim süresi ne kadar kısa olursa, o kadar iyidir.
Kanban panosu türleri ve örnekleri
İki tür Kanban panosu vardır, fiziksel Kanban panosu ve dijital Kanban panosu. İşte her birinin kısa bir açıklaması.
Fiziksel Kanban panoları
Bunlar, çalışmanın farklı aşamalarını temsil etmek için yapışkan notları fiziksel bir beyaz tahtaya manuel olarak yerleştirmeniz ve taşımanız gereken temel kanban panosu yapılarıdır.
Dijital Kanban panoları
Dijital Kanban panoları, fiziksel Kanban panosu ile aynı prensipte çalışır ancak bir yazılım çözümü olarak mevcuttur. Farklı şeritler arasında hareket etmek için kartlarla sütunlar halinde tasarlanan yazılım, aynı iş ilerlemesini yönetme ve izleme hedefini kolayca gerçekleştirmenizi sağlar.
Kanban panosu örnekleri
Aşağıda, projelerin farklı doğasına bağlı olarak birincil Kanban panosu örnekleri verilmiştir. Bu örneklerden özel projeleriniz hakkında fikir edinebilirsiniz.
Proje yönetimi Kanban panoları
Bir proje yöneticisiyseniz, kaynakları yönetmeniz ve önceliklendirmeniz, bir bütçe oluşturmanız ve birden çok yönü yönetmeniz gerekir. Böylece, her bir belirli aktivite ile aşağıdaki sütunları oluşturabilirsiniz. İşte Kanban panosu örneği:
- İş gereksinimleri
- Başlamaya hazır
- Devam etmekte
- Müşterilere devredildi
- Tamamlandı
Ürün yönetimi Kanban panoları
Ürün yönetimi için temel Kanban pano yapıları bile oluşturabilirsiniz. Bir Kanban panosu örneği olarak yazılım geliştirme prosedürüne bir göz atalım:
- Tasarım
- Gelişim
- Kod incelemesi
- Test/kalite güvencesi
- dağıtım
İK proje yönetimi Kanban panoları
Kanban kartlarını kullanarak İK proje yönetimini bile yönetebilirsiniz:
- Alınan başvurular
- Telefon taraması
- kimlik taraması
- yerinde görüşme
- Seçilen çalışan
- teklif yapıldı
- Teklif kabul edildi
Kanban panolarının faydaları nelerdir?
Aşağıda bir Kanban panosunun başlıca faydaları verilmiştir:
Gelişmiş görünürlük
Kanban panosu, projenize dahil edilen iş akışının ve belirli etkinliklerin görünürlüğünü artırır. Farklı renkler, kartlar, sütunlar ve yatay çizgiler kullanmak, her önemli projeyi herkesin görebileceği küçük etkinliklere bölebilir.
Artan verimlilik
Her bir görev belirli bir kişiye atanmış olarak her şey Kanban panosuna yayıldığında herhangi bir etkinliği kaçırma şansı yoktur. Benzer şekilde, sınırlı görev tekrarı şansı vardır, bu da genel kurumsal üretkenliği artırır. Ayrıca, ekstra yönetim maliyetleri ve diğer genel giderler de sınırlandırılabilir.
Daha fazla esneklik
Kanban, projede daha fazla esneklik sunar. Belirli bir yön doğru zamanda doğru yönetilmezse, Kanban panosunda tüm görevi veya bir kısmını yeniden planlayabilir veya başkalarına daha kolay bir şekilde yeniden atayabilirsiniz.
Geliştirilmiş ekip odağı
Çevik ekipteki herkes yerine getirmeleri gereken görevleri bildiğinde, Kanban panoları aracılığıyla daha fazla odaklanma ve daha iyi sonuçlar bekleyebilirsiniz.
Azaltılmış atık seviyeleri
Kanban sisteminin görünür yapısı nedeniyle aynı aktivitede farklı kaynakları kullanma şansı azaldığından, herhangi bir israfa veya kaynak kullanımına katlanmak zorunda kalmazsınız.
Daha iyi işbirliği
Tüm ekip tüm süreci bilir, bu nedenle projeyi sorunsuz bir şekilde yürütmek için çevik ekiple daha iyi bir işbirliği bekleyebilirsiniz. Ayrıca, geri bildirimler Kanban panosu aracılığıyla devam eden sürece zorlanmadan zamanında ve verimli bir şekilde sunulabilir.
Geliştirilmiş öngörülebilirlik
Projeyi daha kısa görevlere böldüğünüzde, sürecin tamamlanması için gereken süreyi ve karşılaşabileceğiniz diğer engelleri büyük olasılıkla bileceksiniz. Böylece proje yönetimi sırasında herhangi bir şok yaşanmaz.
Kanban vs Scrum kurulu
Kanban tahtası ve saldırı tahtası arasındaki fark kasvetli. Scrum metodolojisi , birkaç değişiklikle Kanban kartlarını kullanır. İşte farklar. Kanban panosu, başlangıç ve bitiş tarihleri olmayan devam eden bir süreçtir, scrum ekipleri ise belirli bir başlangıç ve bitiş tarihine sahiptir. Kanban süreç benzer kalır ve tekrar tekrar tekrarlanır, ancak scrum board'larda sprintlerin her turdan sonra geri dönüştürülmesi gerekir. Scrum panoları, süreçteki rolleri vurgulayarak, açıkça tanımlanmış çevik takımlara veya uzak takımlara sahiptir. Ancak bu roller bir Kanban panosu için gerekli değildir. Scrum ekipleri, Kanban iş akışındayken sürdürmek için katı son tarihler kullanır, bir iş etkinliğini kolayca değiştirebilir, yeniden atayabilir ve yeniden önceliklendirebilirsiniz. Genel olarak, Kanban, çevik proje yönetimi teknikleri içinde saldırı panolarından daha esnek bir seçenektir.
Kanban tahtası nasıl kullanılır?
Kanban panosunu kullanmak için tam prosedür:
İş akışınızı Kanban panosunda eşleyin
İş akışınızı Kanban panosunda görselleştirebilirsiniz. İşinizle ilgili kritik sütunları oluşturun ve akışın eksiksiz görünmesini ve herhangi bir önemli adımı kaçırmamasını sağlamak için boş görevler ekleyin.
İş akışı darboğazlarını tespit edin
Gemide bir şeyiniz olduğunda, sistemdeki darboğazları belirlemek için daha iyi bir konumda olacaksınız. Basit bir kontrol kullanmak burada yardımcı olabilir. Kanban panosundaki sütuna görevleri taşıma hızının, kartları sütundan çıkarmaktan daha fazla olup olmadığını analiz edin. Böyle bir şey olursa, mevcut süreç yeterince verimli değil demektir ve bu sütundaki kartları yığmaya devam edeceksiniz.
Böyle bir durum, bir sonraki aşamaya geçmede gecikmeye neyin neden olduğunu bulmayı gerektirir. Daha fazla kaynağa veya malzemeye vs. mi ihtiyacınız var? Yoksa ekibinizden bağlılık eksikliği mi? Tüm bu bilgiler Kanban panosunu optimize etmeye yardımcı olacaktır.
Farklı aşamalarda limitler ayarlayın
Eldeki göreve bağlı olarak belirli aşamalar için limitler belirleyebilirsiniz; örneğin, işlerin beklemede kalmasını ve yenilerine başlamadan önce mevcut işleri bitirmesini istemiyorsanız, devam eden çalışma sütununda kalabilecek kartları sınırlayabilirsiniz. Akışı yumuşatmaya yardımcı olacaktır.
Kanban panosunu ayarlayın
Değerlendirmek için doğru metrikleri kullanmak, gereksiz toplantılara ve görevin ilerleyişini tartışmaya harcanan süreyi azaltmaya yardımcı olabilir. Tüm paydaşların ilerlemeyi görüntülemesi ve izlemesi için gösterge panosunda her şey açıktır.
İş süreçlerini otomatikleştirin
Kanban metodolojisiyle elde edebileceğiniz diğer avantajlardan biri de iş akışı otomasyonudur . Belirli bir görevin gerçekleşmesi için sadece kurallar eklemeniz yeterlidir ve kartlar, onları manuel olarak ayarlamadan otomatik olarak hareket edebilir. Böyle bir özellik, tekrarlayan işlemleri otomatikleştirmenize ve zamandan tasarruf etmenize olanak tanır.
İyileştirme için metrikleri kullanın
Kanban yöntemini bir kez geliştirdikten sonra olduğu gibi bırakmayın; bunun yerine, daha fazla sorun arayın ve iyileştirme için değişiklikleri dahil edin; 2-3 denemede mükemmel bir sisteme sahip olacaksınız.
Hangi Kanban board yazılımını seçmeli?
Bir projeniz veya birden fazla projeniz varsa ve size tüm bu özellikleri sezgisel bir kullanıcı arayüzü ile sağlayacak doğru yazılımı arıyorsanız, AppMaster seçebilirsiniz. AppMaster bir Kanban yazılımı veya iş akışı aracı değildir. Bunun yerine, kendi özelleştirilmiş Kanban metodolojinizi kolaylıkla oluşturmak için kullanabileceğiniz bir platformdur. Uygulamanızı ihtiyaçlarınıza göre özelleştirerek daha yüksek üretkenlik ve daha iyi çalışan performansı bekleyebilirsiniz. Ayrıca, aracınız üzerinde aldığınız kontrol emsalsiz olacak ve Kanban ölçeklendirmenizi kolaylaştıracak. AppMaster aracılığıyla Kanban metodolojisini kullanmanın en iyi yanı, herhangi bir aşamada yazılım geliştiricilerine ihtiyacınız olmamasıdır.
Özetliyor
Kanban panosu, proje yönetiminin çevik tekniklerinden birini sunar. Sütunlar içinde projenizle ilgili etkinlikler ve görevler ekleyebilir ve tüm Kanban yöntemini görselleştirebilirsiniz. Gerçek sürecinizi hızlandırabilir ve herhangi bir darboğazı sınırlayabilir. Dijital kanban panoları ve fiziksel kanban panoları iki seçenektir. Yazılım geliştiricilere ihtiyaç duymadan AppMaster üzerinden kendi dijital panonuzu oluşturabilirsiniz.
