Meningkatkan efisiensi dan memuaskan pelanggan adalah aktivitas di jantung setiap bisnis. Menggunakan pendekatan tradisional untuk manajemen proyek biasanya tidak membuahkan hasil, sehingga perusahaan telah beralih ke teknik manajemen proyek Agile .
Salah satu alat penting untuk membantu Anda mengelola alur kerja adalah papan Kanban. Keindahan papan ini adalah Anda tidak membutuhkannya hanya untuk jenis proyek tertentu; mereka dapat bekerja dalam semua konteks, terlepas dari sifat proyek. Jadi, apakah Anda mengelola tim jarak jauh atau memiliki produk fisik, Anda dapat memanfaatkan Papan Kanban ini dan merampingkan proses Anda. Mari selami lebih dalam konsepnya dan pahami apa itu papan Kanban.
Apa itu papan Kanban?
Ini adalah alat visualisasi yang digunakan untuk manajemen proyek tangkas. Ini mendokumentasikan seluruh alur kerja dalam bentuk kartu, membantu Anda menentukan proyek dalam tahap produksi yang berbeda. Dengan kartu ini, Anda dapat membedakan antara aktivitas yang dilakukan, pekerjaan yang sedang berlangsung, dan yang tertunda. Jadi semua orang jelas tentang kemajuan tugas dan apa yang masih perlu dilakukan.
Dengan papan Kanban, Anda juga dapat menambahkan umpan balik pelanggan dalam proses, yang meningkatkan efisiensi dan produktivitas seluruh alur kerja dengan menghasilkan hasil yang diperlukan dan menjaga semua pemangku kepentingan dalam lingkaran.
Toyota menemukan papan Kanban pada tahun 1958, yang bertujuan untuk memberikan mobil kualitas terbaik dengan efisiensi maksimum. Para pekerja terbiasa menyebutkan langkah-langkah menggunakan catatan Post-it sehingga pekerja berikutnya dalam antrean atau departemen berikut akan tahu harus mulai dari mana. Dengan menggunakan teknik ini, Toyota menyaksikan peningkatan efisiensi yang cukup besar. Bahkan perusahaan lain mengadopsi metode ini untuk mengelola alur kerja proses.
Saat ini, teknologi ini telah dimodernisasi dan diubah menjadi papan Kanban, dengan kolom yang berbeda tergantung pada sifat proyek, masing-masing memiliki kartu lain yang menyoroti aktivitas di berbagai tingkat penyelesaian.
Elemen papan Kanban
Papan Kanban yang khas memiliki beberapa karakteristik penting; kami telah menyoroti mereka di bawah ini. Meskipun karakteristik ini serupa di setiap papan Kanban, Anda dapat menyesuaikannya semaksimal mungkin dengan menjaga elemen-elemen penting tetap sama.
Sinyal visual
Dalam alur kerja Kanban, tim jarak jauh menyebutkan semua aktivitas yang harus diselesaikan selama proyek di kartu, yang menampilkan diri mereka sebagai sinyal visual di seluruh proses. Biasanya, satu kegiatan yang akan dilakukan oleh seorang individu adalah pada kartu tertentu. Jadi, selain memberikan gambaran umum tentang seluruh alur kerja, Anda dapat mengharapkan anggota tim yang gesit untuk mengetahui bagian pekerjaan mereka juga. Tidak ada batasan jumlah kartu yang dapat Anda tambahkan ke setiap kolom kecuali Anda telah menetapkan batas tertentu sendiri.
kolom
Papan Kanban dibagi menjadi beberapa kolom. Setiap kolom menyoroti aktivitas yang berbeda di mana Anda telah membagi seluruh proyek Anda. Biasanya, Anda dapat membagi seluruh proses ke dalam kategori luas. Aktivitas ini bisa rumit tergantung pada proyek Anda atau sesederhana "melakukan", "melakukan", dan "selesai". Itu tergantung pada Anda untuk menyesuaikan kolom. Unit produksi pakaian, misalnya, dapat menggunakan "jahitan", "jahitan", "inspeksi", "pengemasan", dan "pengiriman" sebagai nama kolom.
Batas pekerjaan dalam proses
Fitur penting lainnya dari sistem Kanban adalah batas pekerjaan dalam proses. Dalam batasan ini, Anda dapat mengatur sejumlah kartu (aktivitas) tertentu untuk menjadi bagian dari proses/aktivitas utama tertentu. Ketika Anda telah mencapai potensi maksimum, Anda harus memindahkan kartu yang ada sebelum menambahkan yang baru ke tahap tertentu.
Dengan elemen papan Kanban ini, Anda dapat menemukan hambatan di seluruh alur kerja dan mengetahui kapasitas Anda, membantu Anda menghindari komitmen yang berlebihan. Selain itu, ini juga dapat membantu menjaga tim Anda tetap waspada dan menjaga seluruh proses tetap berjalan.
Jalur renang Kanban
Kanban swinlameb adalah jalur horizontal yang dapat membantu Anda membedakan antara tim gesit atau grup lain berdasarkan proyek spesifik Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mempertahankan divisi lebih lanjut dalam papan kanban proyek utama. Dengan demikian, Anda tidak memerlukan alat lain untuk mendemonstrasikan alur kerja Anda saat menggunakan papan Kanban.
Poin komitmen
Ini adalah titik dalam alur kerja Kanban di mana aktivitas baru harus menjadi bagian dari proses. Mungkin ada tahap sebelum titik ini di mana tim dapat bertukar pikiran dan memberikan ide untuk diskusi lebih lanjut. Jadi, mendefinisikan titik komitmen sangat penting.
Titik pengiriman
Ini adalah titik di mana aktivitas alur kerja Kanban Anda berakhir. Perbedaan antara pengiriman dan poin komitmen adalah waktu tunggu. Semakin pendek lead time suatu proyek, semakin baik.
Jenis dan contoh papan Kanban
Ada dua jenis papan Kanban, papan Kanban fisik dan papan Kanban digital. Berikut penjelasan singkat masing-masing.
Papan Kanban fisik
Ini adalah struktur papan kanban dasar di mana Anda secara manual harus menempatkan dan memindahkan catatan tempel pada papan tulis fisik untuk mewakili berbagai tahapan pekerjaan.
Papan Kanban Digital
Papan Kanban digital bekerja dengan prinsip yang sama seperti papan Kanban fisik tetapi hadir sebagai solusi perangkat lunak. Perangkat lunak yang dirancang dalam kolom dengan kartu untuk berpindah di antara jalur yang berbeda memungkinkan Anda dengan mudah mencapai tujuan yang sama dalam mengelola dan melacak kemajuan pekerjaan.
Contoh papan Kanban
Di bawah ini adalah contoh papan Kanban utama tergantung pada sifat proyek yang berbeda. Anda bisa mendapatkan ide tentang proyek spesifik Anda dari contoh-contoh ini.
Papan Kanban manajemen proyek
Jika Anda seorang manajer proyek, Anda harus mengelola dan memprioritaskan sumber daya, membuat anggaran, dan mengelola berbagai aspek. Jadi, Anda dapat membuat kolom di bawah ini dengan setiap aktivitas tertentu. Berikut contoh papan Kanban:
- Persyaratan bisnis
- Siap untuk mulai
- Sedang berlangsung
- Didelegasikan kepada klien
- Selesai
Papan Kanban manajemen produk
Anda bahkan dapat membuat struktur papan Kanban dasar untuk manajemen produk. Mari kita lihat prosedur pengembangan perangkat lunak sebagai contoh papan Kanban:
- Rancangan
- Perkembangan
- Tinjauan kode
- Pengujian/jaminan kualitas
- Penyebaran
Papan Kanban manajemen proyek SDM
Anda bahkan dapat mengelola manajemen proyek SDM menggunakan kartu Kanban:
- Aplikasi diterima
- Penyaringan telepon
- Penyaringan kredensial
- Wawancara di tempat
- Karyawan terpilih
- Penawaran dibuat
- Penawaran diterima
Apa manfaat papan Kanban?
Di bawah ini adalah manfaat utama dari papan Kanban:
Visibilitas yang ditingkatkan
Papan Kanban meningkatkan visibilitas alur kerja dan aktivitas tertentu yang termasuk dalam proyek Anda. Menggunakan warna, kartu, kolom, dan garis horizontal yang berbeda dapat membagi setiap proyek penting menjadi aktivitas kecil yang dapat dilihat oleh semua orang.
Peningkatan produktivitas
Tidak ada kemungkinan melewatkan aktivitas apa pun ketika semuanya tersebar di papan Kanban dengan setiap tugas ditugaskan ke individu tertentu. Demikian pula, ada kemungkinan duplikasi tugas yang terbatas, sehingga meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan. Selain itu, biaya administrasi tambahan dan overhead lainnya juga dapat dibatasi.
Fleksibilitas yang lebih besar
Kanban menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dalam proyek. Jika aspek tertentu tidak dikelola dengan benar pada waktu yang tepat, Anda dapat menjadwal ulang seluruh tugas atau sebagian atau menugaskannya kembali ke orang lain dengan lebih mudah di papan Kanban.
Peningkatan fokus tim
Ketika semua orang di tim tangkas mengetahui tugas yang harus mereka lakukan, Anda dapat mengharapkan fokus yang lebih tinggi dan hasil yang lebih baik melalui papan Kanban.
Berkurangnya tingkat sampah
Karena kemungkinan menggunakan sumber daya yang berbeda pada aktivitas yang sama berkurang karena sifat sistem Kanban yang terlihat, Anda tidak perlu menanggung pemborosan atau penggunaan sumber daya lainnya.
Kolaborasi yang lebih baik
Seluruh tim mengetahui proses lengkapnya, sehingga Anda dapat mengharapkan kolaborasi yang lebih baik dengan tim yang gesit untuk menjalankan proyek dengan lancar. Selain itu, umpan balik dapat ditawarkan tepat waktu dan efisien dimasukkan ke dalam proses yang sedang berlangsung tanpa kesulitan melalui dewan Kanban.
Peningkatan prediktabilitas
Ketika Anda telah membagi proyek menjadi tugas-tugas yang lebih pendek, kemungkinan besar Anda akan mengetahui waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian proses dan rintangan lain yang mungkin harus Anda hadapi. Jadi, tidak akan ada guncangan selama manajemen proyek.
Kanban vs papan Scrum
Perbedaan antara papan Kanban dan papan scrum adalah suram. Metodologi Scrum menggunakan kartu Kanban dengan beberapa perubahan. Berikut perbedaannya. Papan Kanban adalah proses yang berkelanjutan tanpa tanggal mulai dan berhenti, sementara tim scrum memiliki tanggal awal dan akhir yang pasti. Proses di Kanban tetap sama dan diulang berulang kali, tetapi di papan scrum, sprint harus didaur ulang setelah setiap putaran. Papan Scrum telah dengan jelas mendefinisikan tim tangkas atau tim jarak jauh, menyoroti peran dalam proses. Tetapi peran ini tidak diperlukan untuk dewan Kanban. Tim Scrum menggunakan tenggat waktu yang ketat untuk dipertahankan sementara dalam alur kerja Kanban, Anda dapat dengan mudah mengubah, menetapkan ulang, dan memprioritaskan ulang aktivitas kerja. Secara keseluruhan, Kanban adalah opsi yang lebih fleksibel dalam teknik manajemen proyek yang gesit daripada papan scrum.
Bagaimana cara menggunakan papan Kanban?
Berikut prosedur lengkap untuk menggunakan papan kanban:
Petakan alur kerja Anda di papan Kanban
Anda dapat memvisualisasikan alur kerja Anda di papan Kanban. Buat kolom kritis yang terkait dengan pekerjaan Anda dan tambahkan tugas dummy untuk memastikan alurnya terlihat lengkap dan tidak melewatkan langkah penting apa pun.
Temukan hambatan alur kerja
Ketika Anda memiliki sesuatu di papan, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengidentifikasi kemacetan dalam sistem. Menggunakan cek sederhana dapat membantu di sini. Analisis apakah kecepatan memindahkan tugas ke dalam kolom di papan Kanban lebih dari sekadar memindahkan kartu darinya. Jika hal seperti itu terjadi, itu berarti proses saat ini tidak cukup efisien, dan Anda akan terus menumpuk kartu di kolom ini.
Situasi seperti itu menuntut untuk menemukan apa yang menyebabkan keterlambatan untuk pindah ke tahap berikutnya. Apakah Anda membutuhkan lebih banyak sumber daya atau bahan, dll.? Atau karena kurangnya komitmen dari tim Anda? Semua informasi ini akan membantu mengoptimalkan papan Kanban.
Tetapkan batas pada tahap yang berbeda
Tergantung pada tugas yang ada, Anda dapat mengatur batas untuk tahapan tertentu; misalnya, jika Anda tidak ingin pekerjaan tetap tertunda dan menyelesaikan yang sudah ada sebelum memulai yang baru, Anda dapat membatasi kartu yang dapat tetap di kolom pekerjaan dalam proses. Ini akan membantu memperlancar aliran.
Siapkan dasbor Kanban
Menggunakan metrik yang tepat untuk mengevaluasi dapat membantu mengurangi waktu yang terlibat dalam rapat yang tidak perlu dan mendiskusikan kemajuan tugas. Semuanya jelas di dasbor untuk semua pemangku kepentingan untuk melihat dan melacak kemajuan.
Mengotomatiskan proses kerja
Salah satu keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan melalui metodologi Kanban adalah otomatisasi alur kerja . Anda hanya perlu menambahkan aturan agar tugas tertentu terjadi, dan kartu dapat bergerak secara otomatis tanpa menyesuaikannya secara manual. Fitur seperti itu memungkinkan Anda mengotomatiskan proses berulang dan menghemat waktu.
Gunakan metrik untuk peningkatan
Setelah Anda mengembangkan metode Kanban, jangan biarkan seperti itu; sebagai gantinya, cari masalah lebih lanjut dan gabungkan perubahan untuk perbaikan; dalam 2-3 upaya, Anda akan memiliki sistem yang sempurna.
Perangkat lunak papan Kanban mana yang harus dipilih?
Jika Anda memiliki proyek atau beberapa proyek untuk ditangani dan mencari perangkat lunak yang tepat untuk menyediakan semua fitur ini dengan antarmuka pengguna yang intuitif, Anda dapat memilih AppMaster. AppMaster bukan perangkat lunak Kanban atau alat alur kerja. Sebaliknya, ini adalah platform yang dapat Anda gunakan untuk membangun metodologi Kanban Anda sendiri yang disesuaikan dengan sangat mudah. Anda dapat mengharapkan produktivitas yang lebih tinggi dan kinerja karyawan yang lebih baik dengan menyesuaikan aplikasi Anda sesuai dengan kebutuhan Anda. Selain itu, kontrol yang Anda dapatkan atas alat Anda belum pernah terjadi sebelumnya, sehingga memudahkan Anda untuk menskalakan Kanban Anda. Bagian terbaik dari menggunakan metodologi Kanban melalui AppMaster adalah Anda tidak memerlukan pengembang perangkat lunak pada tahap apa pun.
Menyimpulkan
Papan Kanban menyajikan salah satu teknik manajemen proyek yang gesit. Di dalam kolom, Anda dapat menambahkan aktivitas dan tugas yang terkait dengan proyek Anda dan memvisualisasikan seluruh metode Kanban. Ini dapat mempercepat proses Anda yang sebenarnya dan membatasi kemacetan apa pun. Papan kanban digital dan papan kanban fisik adalah dua pilihan. Anda dapat membuat papan digital Anda sendiri melalui AppMaster tanpa memerlukan pengembang perangkat lunak.
