効率性を高め、顧客を満足させることは、あらゆるビジネスの根幹をなす活動です。プロジェクト管理は、従来のやり方ではうまくいかないことが多く、アジャイルプロジェクト管理手法に移行しています。
ワークフローを管理するために欠かせないツールの1つが、Kanban ボードです。このボードの優れた点は、特定のタイプのプロジェクトにのみ必要なのではなく、プロジェクトの性質に関係なく、すべての文脈で機能することです。つまり、リモートチームを管理していても、物理的な製品を持っていても、Kanban ボードを活用し、プロセスを合理化することができます。ここでは、そのコンセプトをより深く掘り下げ、Kanban ボードが何であるかを理解しましょう。
Kanban ボードとは何ですか？
アジャイルプロジェクトマネジメントに使用される可視化ツールです。ワークフロー全体をカードの形で文書化し、異なる制作段階におけるプロジェクトの定義を支援します。このカードで、実行されたアクティビティ、進行中のワーク、保留中のアクティビティを区別することができます。そのため、誰もがタスクの進捗状況や、まだ何が必要なのかを明確に把握することができます。
また、Kanban のボードを使用すると、プロセス内にお客様のフィードバックを追加することができます。必要な結果を生成し、すべての関係者をループに保つことによって、ワークフロー全体の効率と生産性を向上させることができます。
トヨタは1958年、最高の品質の車を最大の効率で届けることを目指し、Kanban ボードを発明しました。作業者は、次の作業者や次の部署が何から始めればよいかを知るために、Post-it のメモを使って手順を記載することに慣れていました。この手法により、トヨタは効率を大幅に向上させることができた。他の企業でも、この方法でワークフローを管理するようになった。
今日、この技術は近代化され、Kanban ボードに変換されました。プロジェクトの性質に応じて異なる列があり、各列には様々な完了レベルの活動を強調する他のカードがあります。
Kanban ボードの要素
Kanban の典型的なボードにはいくつかの基本的な特徴があります。これらの特性はすべてのKanban ボードで類似していますが、基本的な要素を維持したまま、最大限のカスタマイズをすることができます。
視覚信号
Kanban ワークフローでは、リモートチームはプロジェクト中に完了すべきすべてのアクティビティをカードに記載し、それがプロセス全体のビジュアルシグナルとして表示されます。通常、個人が行うべき1つのアクティビティが特定のカードに記載されています。そのため、ワークフロー全体を俯瞰する以外に、アジャイルチームのメンバーが自分の担当部分を把握することも期待できます。各カラムに追加できるカードの数には、自分で特定の制限を設けない限り、制限はありません。
カラムの種類
Kanban ボードは異なる列に分けられています。各コラムは、あなたがプロジェクト全体を分割した異なるアクティビティをハイライトします。通常、プロセス全体を大まかなカテゴリーに分けることができます。これらの活動はプロジェクトによって複雑になることもありますし、"to do", "doing", "done" のように単純になることもあります。列をカスタマイズするのは、あなた次第です。例えば、衣料品の生産部門であれば、「縫製」、「検品」、「梱包」、「発送」などを列の名前として使用することができます。
仕掛かり品の制限
Kanban システムのもう一つの重要な機能は、仕掛り数の制限です。この制限の範囲内で、あるプロセス/メインアクティビティに属するカード（アクティビティ）の枚数を設定することができます。最大限の可能性に達した場合、新しいカードを特定のステージに追加する前に、既存のカードを移動させる必要があります。
Kanban ボードのこの要素を使えば、ワークフロー全体のボトルネックを見つけ、自分のキャパシティを知ることができ、過剰なコミットメントを避けるのに役立ちます。その上、チームの気を引き締め、プロセス全体を円滑に進めることにも役立ちます。
Kanban スイムレーン
カンバンのスイムレーンは、特定のプロジェクトに基づいてアジャイルチームや他のグループを区別するのに役立つ水平レーンです。これによって、メインのプロジェクトかんばんボード内で、さらなる区分けを維持することができます。したがって、Kanban ボードを使用しながら、ワークフローを示すために他のツールは必要ありません。
コミットメントポイント
これは、Kanban のワークフローにおいて、新しいアクティビティがプロセスの一部となるポイントです。この時点の前に、チームがブレーンストーミングを行い、さらに議論するためのアイデアを置くことができる段階があってもかまいません。そのため、コミットメントポイントを定義することが重要である。
デリバリーポイント
Kanban ワークフローの活動が終了するポイントです。納品点とコミットメント点の違いは、リードタイムである。プロジェクトのリードタイムは短ければ短いほどよい。
Kanban ボードの種類と例
Kanban boardには、物理的なKanban boardとデジタルなKanban boardの2種類があります。それぞれについて簡単に説明します。
物理的なKanban ボード
基本的なカンバンボードの構造で、物理的なホワイトボードに付箋を手動で配置・移動して作業の各ステージを表現するものです。
デジタルKanban ボード
デジタルボード（Kanban ）は、物理的なボード（Kanban ）と同じ原理で動作しますが、ソフトウェアソリューションとして提供されています。このソフトウェアは、異なるレーン間を移動するためのカードとコラムで設計されており、仕事の進捗を管理し追跡するという同じ目標を簡単に達成することができます。
Kanban ボード例
以下は、プロジェクトのさまざまな性質に応じた、主なKanban ボードの例です。これらの例から、あなたの特定のプロジェクトについてのアイデアを得ることができます。
プロジェクト管理Kanban ボード
プロジェクトマネージャーであれば、リソースの管理や優先順位付け、予算の作成、多面的な管理などを行う必要があります。そこで、具体的な活動ごとに下のような列を作るとよいでしょう。以下は、Kanban のボードの例です。
- ビジネス要件
- 開始準備完了
- 進行中
- クライアントに委任
- 完了
製品管理Kanban ボード
製品管理のための基本的なKanban ボード構造を作成することもできます。Kanban ボードの例として、ソフトウェア開発手順を見てみましょう。
- 設計
- 開発
- コードレビュー
- テスト/品質保証
- デプロイメント
HRプロジェクトマネジメントKanban ボード
Kanban カードを使ったHRプロジェクト管理も可能です。
- 応募受付
- 電話審査
- 資格審査
- 現地面接
- 採用決定
- 内定
- 内定承諾
Kanban ボードの利点は何ですか？
以下は、Kanban ボードの主な利点です。
視認性の向上
Kanban ボードは、ワークフローとプロジェクトに含まれる特定の活動の可視性を高めます。異なる色、カード、列、水平線を使用することで、各重要プロジェクトを誰にでも見える小さなアクティビティに分割することができます。
生産性の向上
Kanban ボードにすべてを表示し、各タスクを特定の個人に割り当てることで、アクティビティを見逃す可能性がなくなります。同様に、タスクが重複する可能性も低く、組織全体の生産性を高めることができます。さらに、余分な管理コストやその他のオーバーヘッドも制限することができます。
より大きな柔軟性
Kanban プロジェクトに柔軟性を持たせることができます。ある特定の局面が適切なタイミングで正しく管理されない場合、 board で、タスク全体またはその一部を再スケジュールしたり、他の人に割り当て直したりすることが、より簡単にできるようになります。Kanban
チームの集中力の向上
アジャイルチームの全員が自分が行うべきタスクを把握していれば、Kanban ボードを通じて、より高い集中力とより良い結果を期待できます。
無駄の減少
Kanban システムの目に見える性質により、同じ活動で異なるリソースを使用する機会が減るため、リソースの無駄やその他の使用を負担する必要がなくなります。
より良いコラボレーション
チーム全体が完全なプロセスを知っているので、アジャイルチームとのより良いコラボレーションが期待でき、プロジェクトを円滑に進めることができます。また、Kanban ボードを通じて、フィードバックをタイムリーに提供し、無理なく効率的に進行中のプロセスに取り入れることができます。
予測可能性の向上
プロジェクトを短いタスクに分割した場合、プロセス完了までに必要な時間や直面する可能性のある他のハードルを知っている可能性が高いです。そのため、プロジェクト管理中にショックが発生することはないでしょう。
Kanban vs ボードScrum
Kanban boardとスクラムボードの差は歴然としている。Scrum 方法論はKanban カードを少し変えて使用しています。Kanban boardは開始日と終了日のない継続的なプロセスであるのに対し、スクラムチームには明確な開始日と終了日があります。Kanban のプロセスは依然として類似しており、繰り返し行われますが、スクラムボードでは、スプリントは各ラウンドの後にリサイクルされなければなりません。Scrum ボードにはアジャイルチームまたはリモートチームが明確に定義されており、プロセスにおける役割が強調されています。しかし、これらの役割はKanban ボードには必要ありません。Scrum チームは維持するために厳しい締め切りを利用しますが、Kanban ワークフローでは、作業活動を簡単に変更、再割り当て、再優先することができます。全体として、Kanban はスクラムボードよりもアジャイルプロジェクトマネジメントの手法の中でより柔軟なオプションである。
Kanban ボードを使うには？
カンバンボードを使うための完全な手順は以下の通りです。
Kanban ボードにワークフローをマッピングする
Kanban ボードにワークフローを可視化することができます。業務に関連する重要な列を作成し、ダミータスクを追加して、フローが完全に見えるようにし、重要なステップを見逃さないようにします。
ワークフローのボトルネックを発見する
ボード上に何かがあると、システムのボトルネックを特定するのに有利な立場になります。ここでは、簡単なチェックを使うことが有効です。Kanban ボード上の列にタスクを移動させる速度が、そこからカードを移動させる速度よりも大きいかどうかを分析します。もしそのようなことが起これば、現在のプロセスが十分に効率的でないことを意味し、この列にカードを積み重ねることになる。
このような状況では、次のステージへの移行を遅らせている原因を見つけることが必要です。リソースや材料が足りないのでしょうか？それとも、チームのコミットメント不足なのでしょうか？これらの情報はすべて、Kanban のボードを最適化するのに役立ちます。
異なるステージで制限を設定する
例えば、仕事を保留したままにしておきたくなければ、既存の仕事を終わらせてから新しい仕事を始めるようにすれば、作業中の欄に置けるカードを制限することができます。これにより、フローをスムーズにすることができます。
Kanban ダッシュボードを設定する
適切な評価指標を使うことで、不要な会議やタスクの進捗状況の議論にかかる時間を短縮することができます。ダッシュボードでは、すべての関係者が進捗状況を確認できるように、すべてを明らかにします。
作業プロセスの自動化
Kanban 方法論を通じて得られる他の利点の1つは、ワークフローの自動化です。あるタスクが発生するためのルールを追加するだけで、手動で調整することなく自動的にカードが動くようになります。このような機能により、繰り返し行われるプロセスを自動化し、時間を節約することができます。
指標を改善に役立てる
Kanban メソッドを開発したら、そのままにせず、さらなる問題点を探し、改善のための変更を取り入れましょう。2～3回の試行で、完璧なシステムができあがると思います。
どのKanban ボードソフトを選べばいいのでしょうか？
もしあなたが扱うべきプロジェクトや複数のプロジェクトがあり、直感的なユーザーインターフェースでこれらすべての機能を提供してくれる適切なソフトウェアをお探しなら、AppMaster 。AppMaster はKanban ソフトウェアやワークフローツールではありません。Kanban は、ソフトウェアやワークフローツールではなく、独自にカスタマイズした 手法を簡単に構築するためのプラットフォームです。あなたのニーズに応じてアプリをカスタマイズすることで、より高い生産性と従業員のパフォーマンスの向上を期待できます。さらに、あなたのツールで得られるコントロールは前例のないもので、あなたのKanban をより簡単に拡張することが可能になります。AppMaster を通してKanban の方法論を使用する最も良い点は、どの段階でもソフトウェア開発者を必要としないことです。
まとめ
Kanban boardはプロジェクトマネジメントのアジャイルなテクニックの1つを提示します。列の中に、プロジェクトに関連する活動やタスクを追加し、 手法全体を可視化することができる。実際のプロセスをスピードアップし、ボトルネックを制限することができます。 デジタルかんばんボードと物理的なかんばんボードの2つのオプションがあります。ソフトウェア開発者を必要とせず、 を通して独自のデジタルボードを作成することができます。Kanban AppMaster
