Nâng cao hiệu quả và làm hài lòng khách hàng là hoạt động trọng tâm của mọi doanh nghiệp. Sử dụng các phương pháp truyền thống để quản lý dự án thường không hiệu quả, vì vậy các công ty đã chuyển sang các kỹ thuật quản lý dự án Agile .
Một công cụ thiết yếu giúp bạn quản lý quy trình công việc là bảng Kanban. Vẻ đẹp của những bảng này là bạn không chỉ cần chúng cho một loại dự án cụ thể; họ có thể làm việc trong mọi bối cảnh, bất kể bản chất của dự án. Vì vậy, cho dù bạn quản lý các nhóm từ xa hay có một sản phẩm vật lý, bạn đều có thể sử dụng các Bảng Kanban này và hợp lý hóa quy trình của mình. Hãy đi sâu hơn vào khái niệm và hiểu bảng Kanban là gì.
Bảng Kanban là gì?
Nó là một công cụ trực quan được sử dụng để quản lý dự án nhanh. Nó ghi lại toàn bộ quy trình công việc dưới dạng thẻ, giúp bạn xác định dự án trong các giai đoạn sản xuất khác nhau. Với những thẻ này, bạn có thể phân biệt giữa các hoạt động đã thực hiện, đang thực hiện và đang chờ xử lý. Vì vậy, mọi người đều rõ ràng về tiến độ của nhiệm vụ và những gì còn cần phải làm.
Với bảng Kanban, bạn cũng có thể thêm phản hồi của khách hàng trong quy trình, giúp cải thiện hiệu quả và năng suất của toàn bộ quy trình làm việc bằng cách tạo ra các kết quả cần thiết và giữ tất cả các bên liên quan trong vòng lặp.
Toyota đã phát minh ra bảng Kanban vào năm 1958, nhằm cung cấp những chiếc xe chất lượng tốt nhất với hiệu quả tối đa. Các công nhân đã quen đề cập đến các bước bằng cách sử dụng các ghi chú Post-it để công nhân tiếp theo trong hàng hoặc bộ phận sau sẽ biết bắt đầu từ đâu. Bằng cách sử dụng kỹ thuật này, Toyota đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể về hiệu quả. Ngay cả các công ty khác cũng áp dụng phương pháp này để quản lý quy trình công việc.
Ngày nay, công nghệ này đã được hiện đại hóa và chuyển đổi thành bảng Kanban, với các cột khác nhau tùy thuộc vào tính chất của dự án, mỗi cột có các thẻ khác làm nổi bật các hoạt động ở các mức độ hoàn thành khác nhau.
Các thành phần của bảng Kanban
Một bảng Kanban điển hình có một số đặc điểm cần thiết; chúng tôi đã đánh dấu chúng dưới đây. Mặc dù các đặc điểm này giống nhau trong mọi bảng Kanban, nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó ở mức tối đa để giữ nguyên các yếu tố thiết yếu.
tín hiệu thị giác
Trong quy trình làm việc Kanban, các nhóm làm việc từ xa đề cập đến tất cả các hoạt động cần hoàn thành trong dự án trên thẻ, những thẻ này thể hiện dưới dạng tín hiệu trực quan trong toàn bộ quy trình. Thông thường, một hoạt động đơn lẻ được thực hiện bởi một cá nhân nằm trên một thẻ cụ thể. Vì vậy, ngoài việc đưa ra cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình làm việc, bạn có thể mong đợi các thành viên trong nhóm nhanh nhẹn cũng biết phần công việc của họ. Không có giới hạn về số lượng thẻ bạn có thể thêm vào mỗi cột trừ khi bạn đã tự đặt giới hạn cụ thể.
Cột
Bảng Kanban được chia thành các cột khác nhau. Mỗi cột làm nổi bật các hoạt động khác nhau mà bạn đã phân chia toàn bộ dự án của mình. Thông thường, bạn có thể chia toàn bộ quá trình thành các danh mục lớn. Các hoạt động này có thể phức tạp tùy thuộc vào dự án của bạn hoặc đơn giản như "làm", "đang làm" và "xong". Tùy thuộc vào bạn để tùy chỉnh các cột. Ví dụ: một đơn vị sản xuất quần áo có thể sử dụng "khâu", "may", "kiểm tra", "đóng gói" và "gửi hàng" làm tên của các cột.
Giới hạn công việc đang tiến hành
Một tính năng thiết yếu khác của hệ thống Kanban là giới hạn công việc đang thực hiện. Trong các giới hạn này, bạn có thể đặt một số lượng thẻ (hoạt động) cụ thể là một phần của quy trình/hoạt động chính nhất định. Khi bạn đã đạt đến tiềm năng tối đa, bạn sẽ phải di chuyển các thẻ hiện có trước khi thêm thẻ mới vào một giai đoạn cụ thể.
Với yếu tố này của bảng Kanban, bạn có thể tìm thấy các nút thắt cổ chai trong toàn bộ quy trình làm việc và biết được năng lực của mình, giúp bạn tránh được các cam kết vượt mức. Bên cạnh đó, nó cũng có thể giúp giữ cho nhóm của bạn luôn cảnh giác và giữ cho toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ.
đồ bơi Kanban
Kanban swinlameb là làn ngang có thể giúp bạn phân biệt giữa các nhóm nhanh nhẹn hoặc các nhóm khác dựa trên dự án cụ thể của bạn. Nó cho phép bạn duy trì sự phân chia sâu hơn trong bảng kanban của dự án chính. Do đó, bạn sẽ không cần bất kỳ công cụ nào khác để minh họa quy trình làm việc của mình khi sử dụng bảng Kanban.
điểm cam kết
Đây là điểm trong quy trình làm việc Kanban mà các hoạt động mới sẽ là một phần của quy trình. Có thể có một giai đoạn trước thời điểm này để nhóm có thể động não và đưa ra các ý tưởng để thảo luận thêm. Vậy nên, xác định điểm cam kết là điều cần thiết.
điểm giao hàng
Đó là điểm mà các hoạt động quy trình công việc Kanban của bạn kết thúc. Sự khác biệt giữa điểm giao hàng và điểm cam kết là thời gian giao hàng. Thời gian thực hiện dự án càng ngắn thì càng tốt.
Các loại và ví dụ về bảng Kanban
Có hai loại bảng Kanban, bảng Kanban vật lý và bảng Kanban kỹ thuật số. Dưới đây là một lời giải thích ngắn gọn của mỗi.
Bảng Kanban vật lý
Đây là những cấu trúc bảng kanban cơ bản mà bạn phải đặt và di chuyển thủ công các ghi chú dán trên bảng trắng vật lý để thể hiện các giai đoạn khác nhau của công việc.
Bảng Kanban kỹ thuật số
Bảng Kanban kỹ thuật số hoạt động theo nguyên tắc giống như bảng Kanban vật lý nhưng hiện diện dưới dạng giải pháp phần mềm. Phần mềm thiết kế theo cột có thẻ di chuyển giữa các làn khác nhau giúp bạn dễ dàng thực hiện cùng mục tiêu quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
Ví dụ bảng Kanban
Dưới đây là các ví dụ về bảng Kanban chính tùy thuộc vào tính chất khác nhau của các dự án. Bạn có thể có ý tưởng về các dự án cụ thể của mình từ những ví dụ này.
Bảng Kanban quản lý dự án
Nếu bạn là người quản lý dự án, bạn sẽ phải quản lý và ưu tiên các nguồn lực, tạo ngân sách và quản lý nhiều khía cạnh. Vì vậy, bạn có thể thực hiện các cột bên dưới với từng hoạt động cụ thể. Đây là ví dụ về bảng Kanban:
- yêu cầu kinh doanh
- Sẵn sàng để bắt đầu
- Trong tiến trình
- Được ủy quyền cho khách hàng
- Xong
Bảng Kanban quản lý sản phẩm
Bạn thậm chí có thể tạo cấu trúc bảng Kanban cơ bản để quản lý sản phẩm. Chúng ta hãy xem quy trình phát triển phần mềm như một ví dụ về bảng Kanban:
- Thiết kế
- Sự phát triển
- đánh giá mã
- Kiểm tra/đảm bảo chất lượng
- triển khai
Bảng Kanban quản lý dự án nhân sự
Bạn thậm chí có thể quản lý quản lý dự án nhân sự bằng thẻ Kanban:
- Các ứng dụng nhận được
- sàng lọc điện thoại
- sàng lọc thông tin xác thực
- phỏng vấn tại chỗ
- nhân viên được chọn
- Phiếu mua hàng được thực hiện
- Đề nghị chấp nhận
Lợi ích của bảng Kanban là gì?
Dưới đây là những lợi ích chính của bảng Kanban:
Khả năng hiển thị nâng cao
Bảng Kanban nâng cao khả năng hiển thị của quy trình làm việc và các hoạt động cụ thể có trong dự án của bạn. Việc sử dụng các màu sắc, thẻ, cột và đường kẻ ngang khác nhau có thể chia từng dự án quan trọng thành các hoạt động nhỏ mà mọi người đều có thể nhìn thấy.
Tăng năng suất
Không có cơ hội bỏ lỡ bất kỳ hoạt động nào khi mọi thứ được trải rộng trên bảng Kanban với mỗi nhiệm vụ được giao cho một cá nhân cụ thể. Tương tự như vậy, có rất ít cơ hội trùng lặp nhiệm vụ, do đó thúc đẩy năng suất tổng thể của tổ chức. Bên cạnh đó, chi phí quản lý bổ sung và các chi phí khác cũng có thể được hạn chế.
Linh hoạt hơn
Kanban cung cấp tính linh hoạt cao hơn trong dự án. Nếu một khía cạnh cụ thể không được quản lý chính xác vào đúng thời điểm, bạn có thể lên lịch lại toàn bộ nhiệm vụ hoặc một phần của nó hoặc giao lại cho người khác một cách dễ dàng hơn trong bảng Kanban.
Cải thiện sự tập trung của nhóm
Khi mọi người trong nhóm nhanh nhẹn biết các nhiệm vụ họ cần thực hiện, bạn có thể mong đợi sự tập trung cao hơn và kết quả tốt hơn thông qua bảng Kanban.
Mức độ chất thải giảm
Vì cơ hội sử dụng các tài nguyên khác nhau cho cùng một hoạt động bị giảm do tính chất hữu hình của hệ thống Kanban, bạn không phải chịu bất kỳ sự lãng phí hoặc sử dụng tài nguyên nào khác.
Hợp tác tốt hơn
Toàn bộ nhóm biết toàn bộ quy trình, vì vậy bạn có thể mong đợi sự cộng tác tốt hơn với nhóm nhanh nhẹn để vận hành dự án suôn sẻ. Bên cạnh đó, thông tin phản hồi có thể được đưa ra kịp thời và hiệu quả trong quá trình đang diễn ra mà không gặp khó khăn thông qua bảng Kanban.
Cải thiện khả năng dự đoán
Khi bạn đã chia dự án thành các nhiệm vụ ngắn hơn, rất có thể bạn sẽ biết thời gian cần thiết để hoàn thành quy trình và những trở ngại khác mà bạn có thể phải đối mặt. Vì vậy, sẽ không có bất kỳ cú sốc nào trong quá trình quản lý dự án.
Bảng Kanban vs Scrum
Sự khác biệt giữa bảng Kanban và bảng scrum là rất rõ ràng. Phương pháp Scrum sử dụng thẻ Kanban với một vài thay đổi. Dưới đây là những khác biệt. Bảng Kanban là một quá trình liên tục không có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, trong khi các nhóm scrum có ngày bắt đầu và ngày kết thúc xác định. Quy trình trong Kanban vẫn tương tự và được lặp đi lặp lại nhiều lần, nhưng trong bảng đánh giá, các lần chạy nước rút phải được tái chế sau mỗi vòng. Các bảng Scrum đã xác định rõ ràng các nhóm nhanh nhẹn hoặc các nhóm từ xa, làm nổi bật các vai trò trong quy trình. Nhưng những vai trò này không cần thiết đối với bảng Kanban. Các nhóm Scrum sử dụng các thời hạn nghiêm ngặt để duy trì trong quy trình công việc Kanban, bạn có thể dễ dàng thay đổi, phân công lại và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho một hoạt động công việc. Nhìn chung, Kanban là một lựa chọn linh hoạt hơn trong các kỹ thuật quản lý dự án linh hoạt hơn so với các bảng scrum.
Làm thế nào để sử dụng bảng Kanban?
Đây là quy trình hoàn chỉnh để sử dụng bảng Kanban:
Lập bản đồ quy trình làm việc của bạn trên bảng Kanban
Bạn có thể hình dung quy trình làm việc của mình trên bảng Kanban. Tạo các cột quan trọng liên quan đến công việc của bạn và thêm các tác vụ giả để đảm bảo rằng quy trình có vẻ hoàn chỉnh và không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào.
Phát hiện tắc nghẽn quy trình công việc
Khi bạn có thứ gì đó trên tàu, bạn sẽ ở vị trí tốt hơn để xác định các nút cổ chai trong hệ thống. Sử dụng một kiểm tra đơn giản có thể giúp đỡ ở đây. Phân tích xem tốc độ di chuyển các nhiệm vụ vào cột trên bảng Kanban có nhanh hơn di chuyển các thẻ ra khỏi đó hay không. Nếu điều đó xảy ra, điều đó có nghĩa là quy trình hiện tại không đủ hiệu quả và bạn sẽ tiếp tục xếp chồng các thẻ trong cột này.
Tình huống như vậy đòi hỏi phải tìm ra nguyên nhân gây ra sự chậm trễ trong việc chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Bạn có cần thêm tài nguyên hoặc vật liệu, v.v.? Hay đó là sự thiếu cam kết từ nhóm của bạn? Tất cả thông tin này sẽ giúp tối ưu hóa bảng Kanban.
Thiết lập giới hạn ở các giai đoạn khác nhau
Tùy thuộc vào nhiệm vụ hiện tại, bạn có thể thiết lập giới hạn cho các giai đoạn cụ thể; ví dụ: nếu bạn không muốn các công việc vẫn đang chờ xử lý và hoàn thành những công việc hiện có trước khi bắt đầu những công việc mới, bạn có thể giới hạn các thẻ có thể ở lại trong cột công việc đang tiến hành. Nó sẽ giúp làm trơn tru dòng chảy.
Thiết lập bảng điều khiển Kanban
Sử dụng các số liệu phù hợp để đánh giá có thể giúp giảm thời gian tham gia vào các cuộc họp không cần thiết và thảo luận về tiến độ của nhiệm vụ. Mọi thứ đều hiển thị trên bảng điều khiển để tất cả các bên liên quan xem và theo dõi tiến độ.
Tự động hóa quy trình làm việc
Một trong những lợi thế khác mà bạn có thể nhận được thông qua phương pháp Kanban là tự động hóa quy trình làm việc . Bạn chỉ cần thêm các quy tắc cho một nhiệm vụ nhất định xảy ra và các thẻ có thể tự động di chuyển mà không cần điều chỉnh chúng theo cách thủ công. Tính năng này cho phép bạn tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian.
Sử dụng các số liệu để cải thiện
Khi bạn đã phát triển phương pháp Kanban, đừng để nó như vậy; thay vào đó, hãy tìm kiếm các vấn đề khác và kết hợp các thay đổi để cải thiện; trong vòng 2-3 lần thử, bạn sẽ có một hệ thống hoàn hảo.
Nên chọn phần mềm Kanban board nào?
Nếu bạn có một hoặc nhiều dự án cần xử lý và đang tìm kiếm phần mềm phù hợp để cung cấp cho bạn tất cả các tính năng này với giao diện người dùng trực quan, bạn có thể chọn AppMaster. AppMaster không phải là phần mềm Kanban hoặc công cụ xử lý công việc. Thay vào đó, nó là một nền tảng mà bạn có thể sử dụng để xây dựng phương pháp Kanban tùy chỉnh của riêng mình một cách dễ dàng. Bạn có thể mong đợi năng suất cao hơn và hiệu suất của nhân viên tốt hơn bằng cách tùy chỉnh ứng dụng theo nhu cầu của bạn. Bên cạnh đó, quyền kiểm soát mà bạn có được đối với công cụ của mình sẽ là chưa từng có, giúp bạn mở rộng quy mô Kanban của mình dễ dàng hơn. Phần tốt nhất của việc sử dụng phương pháp Kanban thông qua AppMaster là bạn không cần nhà phát triển phần mềm ở bất kỳ giai đoạn nào.
Tổng hợp
Bảng Kanban trình bày một trong những kỹ thuật quản lý dự án linh hoạt. Trong các cột, bạn có thể thêm các hoạt động và nhiệm vụ liên quan đến dự án của mình và trực quan hóa toàn bộ phương pháp Kanban. Nó có thể tăng tốc quá trình thực tế của bạn và hạn chế bất kỳ tắc nghẽn nào. Bảng kanban kỹ thuật số và bảng kanban vật lý là hai tùy chọn. Bạn có thể tạo bảng kỹ thuật số của riêng mình thông qua AppMaster mà không yêu cầu nhà phát triển phần mềm.
