दक्षता बढ़ाना और ग्राहकों को संतुष्ट करना हर व्यवसाय के केंद्र में गतिविधियाँ हैं। परियोजना प्रबंधन के लिए पारंपरिक तरीकों का उपयोग करना आमतौर पर फलदायी नहीं होता है, इसलिए कंपनियां एजाइल परियोजना प्रबंधन तकनीकों की ओर बढ़ रही हैं।
वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने में आपकी मदद करने के लिए एक आवश्यक उपकरण Kanban बोर्ड है। इन बोर्डों की खूबी यह है कि आपको केवल एक विशिष्ट प्रकार की परियोजना के लिए इनकी आवश्यकता नहीं है; वे परियोजना की प्रकृति की परवाह किए बिना सभी संदर्भों में काम कर सकते हैं। इसलिए, चाहे आप दूरस्थ टीमों का प्रबंधन करते हों या आपके पास कोई भौतिक उत्पाद हो, आप इन Kanban बोर्डों का उपयोग कर सकते हैं और अपनी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं। आइए अवधारणा में गहराई से उतरें और समझें कि Kanban बोर्ड क्या है।
Kanban बोर्ड क्या है?
यह फुर्तीली परियोजना प्रबंधन के लिए उपयोग किया जाने वाला एक विज़ुअलाइज़ेशन टूल है। यह पूरे कार्यप्रवाह को कार्ड के रूप में दस्तावेज करता है, जिससे आपको विभिन्न उत्पादन चरणों में परियोजना को परिभाषित करने में मदद मिलती है। इन कार्डों से, आप की गई गतिविधियों, प्रगति पर काम और लंबित गतिविधियों के बीच अंतर कर सकते हैं। तो हर कोई कार्य की प्रगति के बारे में स्पष्ट है और अभी भी क्या करने की आवश्यकता है।
Kanban बोर्ड के साथ, आप प्रक्रिया के भीतर ग्राहकों की प्रतिक्रिया भी जोड़ सकते हैं, जो आवश्यक परिणाम उत्पन्न करके और सभी हितधारकों को लूप में रखकर पूरे वर्कफ़्लो की दक्षता और उत्पादकता में सुधार करता है।
टोयोटा ने 1958 में Kanban बोर्ड का आविष्कार किया, जिसका लक्ष्य अधिकतम दक्षता के साथ सर्वोत्तम गुणवत्ता वाली कारों को वितरित करना था। श्रमिकों को Post-it इट नोट्स का उपयोग करके चरणों का उल्लेख करने के लिए उपयोग किया जाता था ताकि अगले कर्मचारी या निम्नलिखित विभाग को पता चले कि कहां से शुरू करना है। इस तकनीक का उपयोग करके, टोयोटा ने दक्षता में काफी वृद्धि देखी। यहां तक कि अन्य कंपनियों ने प्रक्रिया वर्कफ़्लो के प्रबंधन के लिए इस पद्धति को अपनाया।
आज, इस तकनीक का आधुनिकीकरण किया गया है और परियोजना की प्रकृति के आधार पर विभिन्न स्तंभों के साथ, Kanban बोर्डों में परिवर्तित किया गया है, प्रत्येक के पास अन्य कार्ड हैं जो विभिन्न पूर्णता स्तरों पर गतिविधियों को उजागर करते हैं।
एक Kanban बोर्ड के तत्व
एक विशिष्ट Kanban बोर्ड में कुछ आवश्यक विशेषताएं होती हैं; हमने उन्हें नीचे हाइलाइट किया है। हालाँकि ये विशेषताएँ प्रत्येक Kanban बोर्ड में समान हैं, आप आवश्यक तत्वों को समान रखते हुए इसे अधिकतम सीमा तक अनुकूलित कर सकते हैं।
दृश्य संकेत
Kanban वर्कफ़्लो में, दूरस्थ टीमें कार्ड पर प्रोजेक्ट के दौरान पूरी की जाने वाली सभी गतिविधियों का उल्लेख करती हैं, जो पूरी प्रक्रिया में खुद को विज़ुअल सिग्नल के रूप में प्रस्तुत करती हैं। आमतौर पर, किसी व्यक्ति द्वारा की जाने वाली एक गतिविधि किसी विशेष कार्ड पर होती है। इसलिए, पूरे वर्कफ़्लो का एक सिंहावलोकन देने के अलावा, आप चुस्त टीम के सदस्यों से अपेक्षा कर सकते हैं कि वे नौकरी के अपने हिस्से को भी जान सकें। जब तक आप स्वयं एक विशिष्ट सीमा निर्धारित नहीं करते हैं, तब तक आप प्रत्येक कॉलम में जितने कार्ड जोड़ सकते हैं, उसकी कोई सीमा नहीं है।
कॉलम
Kanban बोर्ड को अलग-अलग कॉलम में बांटा गया है। प्रत्येक कॉलम विभिन्न गतिविधियों पर प्रकाश डालता है जिसमें आपने अपनी पूरी परियोजना को विभाजित किया है। आमतौर पर, आप पूरी प्रक्रिया को व्यापक श्रेणियों में विभाजित कर सकते हैं। ये गतिविधियां आपकी परियोजना के आधार पर जटिल हो सकती हैं या "करने के लिए", "करने" और "किया" के रूप में सरल हो सकती हैं। कॉलम को कस्टमाइज़ करना आप पर निर्भर करता है। एक वस्त्र उत्पादन इकाई, उदाहरण के लिए, कॉलम के नाम के रूप में "सिलाई," "सिलाई," "निरीक्षण," "पैकिंग," और "प्रेषण" का उपयोग कर सकती है।
कार्य प्रगति सीमा
Kanban प्रणाली की एक अन्य आवश्यक विशेषता कार्य-प्रगति सीमा है। इन सीमाओं के भीतर, आप एक निश्चित प्रक्रिया/मुख्य गतिविधि का हिस्सा बनने के लिए एक विशेष संख्या में कार्ड (गतिविधियाँ) निर्धारित कर सकते हैं। जब आप अधिकतम क्षमता तक पहुंच जाते हैं, तो नए कार्डों को किसी विशेष चरण में जोड़ने से पहले आपको मौजूदा कार्डों को स्थानांतरित करना होगा।
Kanban बोर्ड के इस तत्व के साथ, आप पूरे वर्कफ़्लो में बाधाओं का पता लगा सकते हैं और अपनी क्षमता को जान सकते हैं, जिससे आपको अति-प्रतिबद्धताओं से बचने में मदद मिलती है। इसके अलावा, यह आपकी टीम को अपने पैर की उंगलियों पर रखने और पूरी प्रक्रिया को आगे बढ़ाने में भी मदद कर सकता है।
Kanban स्विमलेन्स
एक kanban swinlameb क्षैतिज लेन है जो आपकी विशिष्ट परियोजना के आधार पर चुस्त टीमों या अन्य समूहों के बीच अंतर करने में आपकी सहायता कर सकती है। यह आपको मुख्य परियोजना कानबन बोर्ड के भीतर आगे विभाजन बनाए रखने की अनुमति देता है। इस प्रकार, आपको Kanban बोर्ड का उपयोग करते समय अपने वर्कफ़्लो को प्रदर्शित करने के लिए किसी अन्य टूल की आवश्यकता नहीं होगी।
प्रतिबद्धता बिंदु
Kanban वर्कफ़्लो में यह वह बिंदु है जहाँ नई गतिविधियाँ प्रक्रिया का हिस्सा बनने वाली हैं। इस बिंदु से पहले एक चरण हो सकता है जहां टीम विचार-मंथन कर सकती है और आगे की चर्चा के लिए विचार रख सकती है। इसलिए, एक प्रतिबद्धता बिंदु को परिभाषित करना आवश्यक है।
वितरण बिंदु
यह वह बिंदु है जहां आपकी Kanban कार्यप्रवाह गतिविधियां समाप्त हो जाती हैं। डिलीवरी और कमिटमेंट पॉइंट के बीच का अंतर लीड टाइम है। किसी प्रोजेक्ट का लीड टाइम जितना कम होगा, वह उतना ही बेहतर होगा।
Kanban बोर्ड के प्रकार और उदाहरण
Kanban बोर्ड दो प्रकार के होते हैं, भौतिक Kanban बोर्ड और डिजिटल Kanban बोर्ड। यहां प्रत्येक का संक्षिप्त विवरण दिया गया है।
भौतिक Kanban बोर्ड
ये बुनियादी कन्नन बोर्ड संरचनाएं हैं जहां आपको काम के विभिन्न चरणों का प्रतिनिधित्व करने के लिए स्टिकी नोट्स को भौतिक व्हाइटबोर्ड पर मैन्युअल रूप से रखना और स्थानांतरित करना है।
डिजिटल Kanban बोर्ड
डिजिटल Kanban बोर्ड भौतिक Kanban बोर्ड के समान सिद्धांत पर काम करते हैं लेकिन एक सॉफ्टवेयर समाधान के रूप में मौजूद होते हैं। अलग-अलग लेन के बीच कार्ड के साथ कॉलम में डिज़ाइन किया गया सॉफ़्टवेयर आपको कार्य प्रगति के प्रबंधन और ट्रैकिंग के समान लक्ष्य को आसानी से पूरा करने देता है।
Kanban बोर्ड उदाहरण
परियोजनाओं के विभिन्न स्वरूपों के आधार पर प्राथमिक Kanban बोर्ड के उदाहरण नीचे दिए गए हैं। आप इन उदाहरणों से अपनी विशिष्ट परियोजनाओं के बारे में एक विचार प्राप्त कर सकते हैं।
परियोजना प्रबंधन Kanban बोर्ड
यदि आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, तो आपको संसाधनों का प्रबंधन और प्राथमिकता देनी होगी, बजट बनाना होगा और कई पहलुओं का प्रबंधन करना होगा। तो, आप प्रत्येक विशिष्ट गतिविधि के साथ नीचे कॉलम बना सकते हैं। यहां Kanban बोर्ड का उदाहरण दिया गया है:
- व्यापार की आवश्यकताओं
- शुरू करने के लिए तैयार
- चालू
- ग्राहकों को प्रत्यायोजित
- पूर्ण
उत्पाद प्रबंधन Kanban बोर्ड
आप उत्पाद प्रबंधन के लिए बुनियादी Kanban बोर्ड संरचनाएं भी बना सकते हैं। आइए सॉफ्टवेयर विकास प्रक्रिया को एक Kanban बोर्ड उदाहरण के रूप में देखें:
- डिज़ाइन
- विकास
- को़ड समीक्षा
- परीक्षण / गुणवत्ता आश्वासन
- तैनाती
मानव संसाधन परियोजना प्रबंधन Kanban बोर्ड
आप Kanban कार्ड का उपयोग करके एचआर परियोजना प्रबंधन का प्रबंधन भी कर सकते हैं:
- प्राप्त आवेदन
- फोन स्क्रीनिंग
- क्रेडेंशियल स्क्रीनिंग
- साइट पर साक्षात्कार
- चयनित कर्मचारी
- पेशकश की गई
- प्रस्ताव स्वीकृत है
Kanban बोर्ड के क्या लाभ हैं?
Kanban बोर्ड के मुख्य लाभ नीचे दिए गए हैं:
बढ़ी हुई दृश्यता
Kanban बोर्ड वर्कफ़्लो की दृश्यता और आपके प्रोजेक्ट में शामिल विशेष गतिविधियों को बढ़ाता है। विभिन्न रंगों, कार्डों, स्तंभों और क्षैतिज रेखाओं का उपयोग करके प्रत्येक महत्वपूर्ण परियोजना को सभी के लिए दृश्यमान छोटी गतिविधियों में विभाजित किया जा सकता है।
बढ़ती हुई उत्पादक्ता
किसी विशेष व्यक्ति को सौंपे गए प्रत्येक कार्य के साथ Kanban बोर्ड में सब कुछ फैले होने पर किसी भी गतिविधि को याद करने की कोई संभावना नहीं है। इसी तरह, कार्य दोहराव की सीमित संभावनाएं हैं, इस प्रकार समग्र संगठनात्मक उत्पादकता को बढ़ावा मिलता है। इसके अलावा, अतिरिक्त प्रशासन लागत और अन्य ओवरहेड्स भी सीमित हो सकते हैं।
बेहतर लचीलापन
Kanban परियोजना में अधिक लचीलापन प्रदान करता है। यदि किसी विशेष पहलू को सही समय पर सही ढंग से प्रबंधित नहीं किया जाता है, तो आप पूरे कार्य या उसके हिस्से को फिर से शेड्यूल कर सकते हैं या इसे Kanban बोर्ड में अधिक आसानी से दूसरों को सौंप सकते हैं।
बेहतर टीम फोकस
जब चुस्त टीम में हर कोई उन कार्यों को जानता है जिन्हें उन्हें करने की आवश्यकता होती है, तो आप Kanban बोर्डों के माध्यम से उच्च फोकस और बेहतर परिणामों की अपेक्षा कर सकते हैं।
कचरे के स्तर में कमी
चूंकि Kanban प्रणाली की दृश्य प्रकृति के कारण एक ही गतिविधि पर विभिन्न संसाधनों का उपयोग करने की संभावना कम हो जाती है, इसलिए आपको संसाधनों का कोई अपव्यय या अन्य उपयोग नहीं करना पड़ता है।
बेहतर सहयोग
पूरी टीम पूरी प्रक्रिया को जानती है, इसलिए आप प्रोजेक्ट को सुचारू रूप से चलाने के लिए चुस्त टीम के साथ बेहतर सहयोग की उम्मीद कर सकते हैं। इसके अलावा, प्रतिक्रिया को Kanban बोर्ड के माध्यम से बिना किसी कठिनाई के चल रही प्रक्रिया में समय पर और कुशलता से शामिल किया जा सकता है।
बेहतर पूर्वानुमेयता
जब आपने परियोजना को छोटे कार्यों में विभाजित किया है, तो आपको प्रक्रिया पूरी होने में लगने वाले समय और आपके सामने आने वाली अन्य बाधाओं के बारे में पता चल जाएगा। इसलिए, परियोजना प्रबंधन के दौरान कोई झटका नहीं लगेगा।
Kanban बनाम Scrum बोर्ड
Kanban बोर्ड और स्क्रम बोर्ड के बीच का अंतर धूमिल है। Scrum पद्धति कुछ परिवर्तनों के साथ Kanban कार्ड का उपयोग करती है। यहाँ मतभेद हैं। Kanban बोर्ड एक सतत प्रक्रिया है जिसमें कोई आरंभ और समाप्ति तिथि नहीं होती है, जबकि स्क्रम टीमों की एक निश्चित शुरुआत और समाप्ति तिथि होती है। Kanban में प्रक्रिया समान रहती है और बार-बार दोहराई जाती है, लेकिन स्क्रम बोर्ड में, प्रत्येक दौर के बाद स्प्रिंट को पुनर्नवीनीकरण करना पड़ता है। Scrum बोर्ड ने स्पष्ट रूप से चुस्त टीमों या दूरस्थ टीमों को परिभाषित किया है, जो प्रक्रिया में भूमिकाओं को उजागर करते हैं। लेकिन ये भूमिकाएं एक Kanban बोर्ड के लिए आवश्यक नहीं हैं। Scrum टीमें बनाए रखने के लिए सख्त समय-सीमा का उपयोग करती हैं, जबकि Kanban वर्कफ़्लो में, आप किसी कार्य गतिविधि को आसानी से बदल सकते हैं, पुन: असाइन कर सकते हैं और पुन: प्राथमिकता दे सकते हैं। कुल मिलाकर, Kanban स्क्रम बोर्डों की तुलना में चुस्त परियोजना प्रबंधन तकनीकों के भीतर एक अधिक लचीला विकल्प है।
Kanban बोर्ड का उपयोग कैसे करें?
यहाँ कानबन बोर्ड का उपयोग करने की पूरी प्रक्रिया है:
Kanban बोर्ड पर अपना वर्कफ़्लो मैप करें
आप Kanban बोर्ड पर अपने वर्कफ़्लो की कल्पना कर सकते हैं। अपने काम से संबंधित महत्वपूर्ण कॉलम बनाएं और यह सुनिश्चित करने के लिए डमी कार्य जोड़ें कि प्रवाह पूर्ण दिखे और कोई महत्वपूर्ण कदम छूटे नहीं।
कार्यप्रवाह बाधाओं को पहचानें
जब आपके पास बोर्ड पर कुछ होता है, तो आप सिस्टम में बाधाओं की पहचान करने के लिए बेहतर स्थिति में होंगे। एक साधारण चेक का उपयोग करने से यहां मदद मिल सकती है। विश्लेषण करें कि क्या Kanban बोर्ड के कॉलम में कार्यों को स्थानांतरित करने की गति कार्ड को इससे बाहर ले जाने से अधिक है। यदि ऐसा होता है, तो इसका मतलब है कि वर्तमान प्रक्रिया पर्याप्त कुशल नहीं है, और आप इस कॉलम में कार्ड जमा करते रहेंगे।
ऐसी स्थिति यह पता लगाने की मांग करती है कि अगले चरण में जाने में देरी का क्या कारण है। क्या आपको अधिक संसाधनों या सामग्री आदि की आवश्यकता है? या यह आपकी टीम की प्रतिबद्धता की कमी है? यह सारी जानकारी Kanban बोर्ड को अनुकूलित करने में मदद करेगी।
विभिन्न चरणों में सीमा निर्धारित करें
हाथ में काम के आधार पर, आप विशेष चरणों के लिए सीमा निर्धारित कर सकते हैं; उदाहरण के लिए, यदि आप नहीं चाहते कि कार्य लंबित रहें और नए शुरू करने से पहले मौजूदा को समाप्त कर दें, तो आप उन कार्डों को सीमित कर सकते हैं जो प्रगति कॉलम में काम में रह सकते हैं। यह प्रवाह को सुचारू बनाने में मदद करेगा।
Kanban डैशबोर्ड सेटअप करें
मूल्यांकन के लिए सही मेट्रिक्स का उपयोग करने से अनावश्यक बैठकों में लगने वाले समय को कम करने और कार्य की प्रगति पर चर्चा करने में मदद मिल सकती है। सभी हितधारकों के लिए प्रगति को देखने और ट्रैक करने के लिए डैशबोर्ड पर सब कुछ स्पष्ट है।
कार्य प्रक्रियाओं को स्वचालित करें
अन्य लाभों में से एक जो आप Kanban पद्धति के माध्यम से प्राप्त कर सकते हैं वह है कार्यप्रवाह स्वचालन । आपको बस एक निश्चित कार्य होने के लिए नियम जोड़ने होंगे, और कार्ड मैन्युअल रूप से समायोजित किए बिना स्वचालित रूप से स्थानांतरित हो सकते हैं। इस तरह की सुविधा आपको दोहराए जाने वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और समय बचाने की सुविधा देती है।
सुधार के लिए मेट्रिक्स का उपयोग करें
एक बार जब आप Kanban विधि विकसित कर लेते हैं, तो इसे ऐसे ही न छोड़ें; इसके बजाय, आगे की समस्याओं की तलाश करें और सुधार के लिए परिवर्तनों को शामिल करें; 2-3 प्रयासों के भीतर, आपके पास एक संपूर्ण प्रणाली होगी।
कौन सा Kanban बोर्ड सॉफ्टवेयर चुनना चाहिए?
यदि आपके पास संभालने के लिए कोई प्रोजेक्ट या एकाधिक प्रोजेक्ट हैं और आप एक सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के साथ इन सभी सुविधाओं को प्रदान करने के लिए सही सॉफ़्टवेयर की तलाश कर रहे हैं, तो आप AppMaster चुन सकते हैं। AppMaster Kanban या वर्कफ़्लो टूल नहीं है। इसके बजाय, यह एक ऐसा मंच है जिसका उपयोग आप अपनी खुद की अनुकूलित Kanban पद्धति को बड़ी आसानी से बनाने के लिए कर सकते हैं। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अपने ऐप को कस्टमाइज़ करके उच्च उत्पादकता और बेहतर कर्मचारी प्रदर्शन की उम्मीद कर सकते हैं। इसके अलावा, आप अपने टूल पर जो नियंत्रण प्राप्त करेंगे, वह अभूतपूर्व होगा, जिससे आपके लिए अपने Kanban को मापना आसान हो जाएगा। AppMaster Kanban का उपयोग करने का सबसे अच्छा हिस्सा यह है कि आपको किसी भी स्तर पर सॉफ़्टवेयर डेवलपर्स की आवश्यकता नहीं है।
उपसंहार
Kanban बोर्ड परियोजना प्रबंधन की चुस्त तकनीकों में से एक प्रस्तुत करता है। कॉलम के भीतर, आप अपनी परियोजना से संबंधित गतिविधियों और कार्यों को जोड़ सकते हैं और संपूर्ण Kanban पद्धति की कल्पना कर सकते हैं। यह आपकी वास्तविक प्रक्रिया को तेज कर सकता है और किसी भी अड़चन को सीमित कर सकता है। डिजिटल कानबन बोर्ड और भौतिक कानबन बोर्ड दो विकल्प हैं। आप सॉफ्टवेयर डेवलपर्स की आवश्यकता के बिना AppMaster के माध्यम से अपना डिजिटल बोर्ड बना सकते हैं।
