Die Steigerung der Effizienz und die Zufriedenstellung der Kunden sind die Kernaufgaben eines jeden Unternehmens. Da die traditionellen Ansätze des Projektmanagements in der Regel nicht erfolgreich sind, haben sich die Unternehmen auf agile Projektmanagementtechniken verlegt.
Ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung des Arbeitsablaufs ist das Kanban Board. Das Schöne an diesen Boards ist, dass man sie nicht nur für eine bestimmte Art von Projekt braucht, sondern dass sie in allen Kontexten eingesetzt werden können, unabhängig von der Art des Projekts. Ganz gleich, ob Sie Remote-Teams leiten oder ein physisches Produkt haben, Sie können diese Kanban Boards nutzen und Ihren Prozess rationalisieren. Lassen Sie uns tiefer in das Konzept eintauchen und verstehen, was ein Kanban Board ist.
Was ist eine Kanban Tafel?
Es ist ein Visualisierungstool, das für das agile Projektmanagement verwendet wird. Es dokumentiert den gesamten Arbeitsablauf in Form von Karten und hilft Ihnen, das Projekt in den verschiedenen Produktionsphasen zu definieren. Mit diesen Karten können Sie zwischen den durchgeführten, den laufenden und den noch ausstehenden Aktivitäten unterscheiden. So weiß jeder, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist und was noch zu tun ist.
Mit den Kanban Tafeln können Sie auch Kundenfeedback in den Prozess einbinden, was die Effizienz und Produktivität des gesamten Arbeitsablaufs verbessert, indem es die erforderlichen Ergebnisse erzeugt und alle Beteiligten auf dem Laufenden hält.
Toyota erfand die Kanban Tafeln im Jahr 1958 mit dem Ziel, Autos in bester Qualität und mit maximaler Effizienz zu liefern. Die Arbeiter waren es gewohnt, die Arbeitsschritte auf Post-it zu notieren, damit der nächste Arbeiter in der Schlange oder die nächste Abteilung wusste, wo er anfangen musste. Durch den Einsatz dieser Technik konnte Toyota eine beträchtliche Steigerung der Effizienz verzeichnen. Auch andere Unternehmen übernahmen diese Methode zur Verwaltung der Prozessabläufe.
Heute wurde diese Technik modernisiert und in Kanban Tafeln umgewandelt, die je nach Art des Projekts unterschiedliche Spalten haben, auf denen jeweils andere Karten die Aktivitäten auf verschiedenen Fertigstellungsebenen hervorheben.
Elemente einer Kanban Tafel
Eine typische Kanban Tafel hat einige wesentliche Merkmale, die wir im Folgenden hervorheben. Obwohl diese Merkmale bei jeder Kanban -Tafel ähnlich sind, können Sie sie so weit wie möglich anpassen, wobei die wesentlichen Elemente gleich bleiben.
Visuelle Signale
Im Arbeitsablauf von Kanban vermerken die Remote-Teams alle während des Projekts auszuführenden Aktivitäten auf den Karten, die sich als visuelle Signale im gesamten Prozess darstellen. In der Regel steht eine einzelne Aktivität, die von einer Person auszuführen ist, auf einer bestimmten Karte. Sie können also davon ausgehen, dass die agilen Teammitglieder nicht nur einen Überblick über den gesamten Arbeitsablauf haben, sondern auch ihren Teil der Arbeit kennen. Die Anzahl der Karten, die Sie jeder Spalte hinzufügen können, ist nicht begrenzt, es sei denn, Sie haben selbst eine bestimmte Grenze festgelegt.
Rubriken
Das Kanban Board ist in verschiedene Spalten unterteilt. Jede Spalte hebt die verschiedenen Aktivitäten hervor, in die Sie Ihr gesamtes Projekt aufgeteilt haben. In der Regel können Sie den gesamten Prozess in grobe Kategorien einteilen. Diese Aktivitäten können je nach Projekt komplex sein oder so einfach wie "zu tun", "tun" und "erledigt". Es hängt von Ihnen ab, ob Sie die Spalten anpassen. Eine Bekleidungsproduktionseinheit kann zum Beispiel "Nähen", "Nähen", "Kontrolle", "Verpacken" und "Versand" als Spaltennamen verwenden.
Grenzen des Arbeitsfortschritts
Ein weiteres wesentliches Merkmal des Systems Kanban sind die Grenzen für den Arbeitsfortschritt. Innerhalb dieser Grenzen können Sie eine bestimmte Anzahl von Karten (Aktivitäten) festlegen, die zu einem bestimmten Prozess/Hauptaktivität gehören. Wenn Sie die maximale Anzahl erreicht haben, müssen Sie die vorhandenen Karten verschieben, bevor Sie neue Karten zu einer bestimmten Phase hinzufügen können.
Mit diesem Element des Kanban Boards können Sie die Engpässe im gesamten Arbeitsablauf ausfindig machen und Ihre Kapazität kennen, was Ihnen hilft, übermäßige Engagements zu vermeiden. Außerdem können Sie damit Ihr Team auf Trab halten und den gesamten Prozess in Gang halten.
Kanban swimlanes
Ein Kanban-Swimlanes ist eine horizontale Lane, die Ihnen helfen kann, zwischen agilen Teams oder anderen Gruppen auf der Grundlage Ihres spezifischen Projekts zu unterscheiden. Damit können Sie eine weitere Unterteilung innerhalb der Kanban-Tafel des Hauptprojekts vornehmen. Somit benötigen Sie kein weiteres Werkzeug, um Ihren Arbeitsablauf zu demonstrieren, wenn Sie die Kanban Tafel verwenden.
Commitment-Punkt
Dies ist der Punkt im Kanban Arbeitsablauf, an dem die neuen Aktivitäten Teil des Prozesses werden sollen. Es kann eine Phase vor diesem Punkt geben, in der das Team ein Brainstorming durchführen und Ideen zur weiteren Diskussion stellen kann. Daher ist die Festlegung eines Commitment-Punktes wichtig.
Übergabepunkt
Dies ist der Punkt, an dem Ihre Kanban Workflow-Aktivitäten zu Ende gehen. Der Unterschied zwischen dem Übergabepunkt und dem Bereitstellungspunkt ist die Vorlaufzeit. Je kürzer die Vorlaufzeit eines Projekts ist, desto besser ist es.
Arten und Beispiele von Kanban board
Es gibt zwei Arten von Kanban -Boards: physische Kanban -Boards und digitale Kanban -Boards. Hier eine kurze Erläuterung der beiden Arten.
Physische Kanban Tafeln
Dies sind die grundlegenden Kanban-Tafel-Strukturen, bei denen Sie die Haftnotizen manuell auf einer physischen Tafel platzieren und verschieben müssen, um die verschiedenen Phasen der Arbeit darzustellen.
Digitale Kanban Tafeln
Die digitalen Kanban Tafeln funktionieren nach demselben Prinzip wie die physischen Kanban Tafeln, sind aber als Softwarelösung vorhanden. Die Software ist spaltenförmig aufgebaut und verfügt über Karten, mit denen man zwischen den verschiedenen Spuren wechseln kann, um das gleiche Ziel zu erreichen: die Verwaltung und Verfolgung des Arbeitsfortschritts.
Kanban Board-Beispiele
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Kanban Board-Beispiele in Abhängigkeit von den verschiedenen Projekttypen. Anhand dieser Beispiele können Sie sich ein Bild über Ihre spezifischen Projekte machen.
Projektleitung Kanban Tafeln
Als Projektmanager müssen Sie Ressourcen verwalten und nach Prioritäten ordnen, ein Budget erstellen und mehrere Aspekte verwalten. Daher können Sie die Spalten unten mit jeder spezifischen Aktivität erstellen. Hier ist das Beispiel der Kanban Tafel:
- Geschäftliche Anforderungen
- Bereit zum Start
- In Arbeit
- An Kunden delegiert
- Erledigt
Produktmanagement Kanban Gremien
Sie können sogar grundlegende Kanban Board-Strukturen für das Produktmanagement erstellen. Schauen wir uns den Ablauf der Softwareentwicklung als Beispiel für ein Kanban Board an:
- Entwurf
- Entwicklung
- Code-Überprüfung
- Testen/Qualitätssicherung
- Bereitstellung
HR-Projektmanagement Kanban Karten
Sie können sogar das HR-Projektmanagement mit Kanban Karten verwalten:
- Eingehende Bewerbungen
- Telefonisches Screening
- Überprüfung der Zeugnisse
- Vor-Ort-Interview
- Ausgewählter Mitarbeiter
- Angebot gemacht
- Angebot angenommen
Was sind die Vorteile von Kanban boards?
Nachstehend sind die wichtigsten Vorteile einer Kanban Tafel aufgeführt:
Bessere Sichtbarkeit
Die Kanban Tafel verbessert die Sichtbarkeit des Arbeitsablaufs und der einzelnen Aktivitäten, die in Ihrem Projekt enthalten sind. Durch die Verwendung verschiedener Farben, Karten, Spalten und horizontaler Linien kann jedes wichtige Projekt in kleine, für alle sichtbare Aktivitäten unterteilt werden.
Erhöhte Produktivität
Es besteht keine Gefahr, irgendeine Aktivität zu übersehen, wenn alles über die Kanban Tafel verteilt ist und jede Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen ist. Auch die Wahrscheinlichkeit, dass Aufgaben doppelt erledigt werden, ist gering, was die Produktivität des Unternehmens insgesamt steigert. Außerdem können die zusätzlichen Verwaltungskosten und andere Gemeinkosten begrenzt werden.
Größere Flexibilität
Kanban bietet mehr Flexibilität im Projekt. Wenn ein bestimmter Aspekt zum richtigen Zeitpunkt nicht richtig gehandhabt wird, können Sie die gesamte Aufgabe oder einen Teil davon umplanen oder sie anderen zuweisen, und zwar ganz einfach im Kanban board.
Verbesserter Teamfokus
Wenn jeder im agilen Team weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat, können Sie durch Kanban Boards einen höheren Fokus und bessere Ergebnisse erwarten.
Geringere Verschwendung
Da die Wahrscheinlichkeit, dass verschiedene Ressourcen für dieselbe Aktivität verwendet werden, durch die Sichtbarkeit des Kanban Systems verringert wird, müssen Sie keine Verschwendung oder andere Nutzung von Ressourcen in Kauf nehmen.
Bessere Zusammenarbeit
Das gesamte Team kennt den gesamten Prozess, so dass Sie eine bessere Zusammenarbeit mit dem agilen Team erwarten können, um das Projekt reibungslos durchzuführen. Außerdem kann das Feedback über das Kanban Board zeitnah und effizient in den laufenden Prozess eingearbeitet werden.
Bessere Vorhersagbarkeit
Wenn Sie das Projekt in kürzere Aufgaben unterteilt haben, kennen Sie höchstwahrscheinlich die Zeit, die für den Abschluss des Prozesses benötigt wird, und die anderen Hürden, denen Sie sich möglicherweise stellen müssen. So werden Sie während des Projektmanagements keine Überraschungen erleben.
Kanban vs Scrum board
Der Unterschied zwischen dem Kanban Board und dem Scrum Board ist eklatant. Die MethodikScrum verwendet die Kanban Karten mit einigen Änderungen. Hier sind die Unterschiede. Kanban board ist ein fortlaufender Prozess ohne Start- und Enddatum, während Scrum-Teams einen definitiven Anfang und ein Enddatum haben. Der Prozess in Kanban bleibt ähnlich und wird wiederholt, aber in Scrum Boards müssen die Sprints nach jeder Runde neu erstellt werden. Scrum Boards haben klar definierte agile Teams oder Remote-Teams, die die Rollen im Prozess hervorheben. Aber diese Rollen sind für ein Kanban Board nicht notwendig. Scrum Teams haben strenge Fristen einzuhalten, während man im Kanban Workflow eine Arbeitsaktivität leicht ändern, neu zuweisen und neu priorisieren kann. Insgesamt ist Kanban eine flexiblere Option innerhalb der agilen Projektmanagementtechniken als die Scrum-Boards.
Wie verwendet man ein Kanban Board?
Im Folgenden finden Sie die vollständige Vorgehensweise für die Verwendung der Kanban-Tafel:
Bilden Sie Ihren Arbeitsablauf auf der Kanban Tafel ab
Sie können Ihren Arbeitsablauf auf der Kanban -Tafel visualisieren. Legen Sie die kritischen Spalten für Ihre Arbeit an und fügen Sie Dummy-Aufgaben hinzu, um sicherzustellen, dass der Ablauf vollständig aussieht und kein entscheidender Schritt ausgelassen wird.
Erkennen Sie die Engpässe im Arbeitsablauf
Wenn Sie etwas an Bord haben, sind Sie besser in der Lage, die Engpässe im System zu erkennen. Ein einfacher Check kann hier helfen. Analysieren Sie, ob die Geschwindigkeit, mit der Aufgaben in die Spalte auf der Kanban -Karte verschoben werden, höher ist als die Geschwindigkeit, mit der die Karten aus der Spalte entfernt werden. Wenn dies der Fall ist, bedeutet dies, dass der aktuelle Prozess nicht effizient genug ist und sich die Karten in dieser Spalte weiter stapeln werden.
In einer solchen Situation muss man herausfinden, was die Ursache für die Verzögerung beim Übergang zur nächsten Phase ist. Brauchen Sie mehr Ressourcen oder Materialien usw.? Oder liegt es am mangelnden Engagement Ihres Teams? All diese Informationen helfen bei der Optimierung der Kanban Tafel.
Legen Sie Grenzen für verschiedene Phasen fest
Je nach Aufgabe können Sie Grenzen für bestimmte Phasen festlegen. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass die Aufträge in der Schwebe bleiben, und die bestehenden Aufträge abschließen möchten, bevor Sie mit den neuen beginnen, können Sie die Anzahl der Karten in der Spalte "In Arbeit" begrenzen. Dadurch wird der Arbeitsfluss geglättet.
Einrichtung des Kanban Dashboards
Die Verwendung der richtigen Metriken zur Bewertung kann dazu beitragen, die Zeit für unnötige Besprechungen und Diskussionen über den Fortschritt der Aufgabe zu reduzieren. Alles ist auf dem Dashboard für alle Beteiligten ersichtlich, um den Fortschritt zu sehen und zu verfolgen.
Arbeitsabläufe automatisieren
Einer der weiteren Vorteile der Methodik Kanban ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sie müssen lediglich Regeln für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe hinzufügen, und die Karten können sich automatisch bewegen, ohne dass sie manuell angepasst werden müssen. Mit einer solchen Funktion können Sie sich wiederholende Prozesse automatisieren und Zeit sparen.
Nutzen Sie die Metriken zur Verbesserung
Wenn Sie die Methode Kanban entwickelt haben, lassen Sie sie nicht unverändert, sondern suchen Sie nach weiteren Problemen und nehmen Sie Änderungen zur Verbesserung vor; innerhalb von 2-3 Versuchen werden Sie ein perfektes System haben.
Welche Kanban Board-Software soll ich wählen?
Wenn Sie ein Projekt oder mehrere Projekte zu bearbeiten haben und nach der richtigen Software suchen, die Ihnen all diese Funktionen mit einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet, können Sie AppMaster wählen. AppMaster ist keine Kanban Software oder ein Workflow-Tool. Vielmehr handelt es sich um eine Plattform, mit der Sie ganz einfach Ihre eigene, maßgeschneiderte Kanban Methodik erstellen können. Sie können eine höhere Produktivität und eine bessere Leistung Ihrer Mitarbeiter erwarten, wenn Sie Ihre App an Ihre Bedürfnisse anpassen. Außerdem erhalten Sie eine noch nie dagewesene Kontrolle über Ihr Tool, die es Ihnen erleichtert, Ihr Kanban zu skalieren. Das Beste an der Verwendung der Kanban Methodik durch AppMaster ist, dass Sie in keiner Phase Softwareentwickler benötigen.
Resümee
Kanban Das Board stellt eine der agilen Techniken des Projektmanagements vor. In den Spalten können Sie Aktivitäten und Aufgaben in Bezug auf Ihr Projekt hinzufügen und die gesamte Methode Kanban visualisieren. Sie kann Ihren aktuellen Prozess beschleunigen und Engpässe begrenzen. Digitale Kanban-Tafeln und physische Kanban-Tafeln sind die beiden Optionen. Sie können Ihre eigene digitale Tafel über AppMaster erstellen, ohne Softwareentwickler zu benötigen.
