Aumentar la eficiencia y satisfacer a los clientes son las actividades centrales de toda empresa. El uso de los enfoques tradicionales para la gestión de proyectos no suele ser fructífero, por lo que las empresas se han ido decantando por las técnicas ágiles de gestión de proyectos.
Una herramienta esencial para ayudarle a gestionar el flujo de trabajo es el tablero Kanban. Lo bueno de estos tableros es que no los necesitas sólo para un tipo específico de proyecto; pueden funcionar en todos los contextos, independientemente de la naturaleza del proyecto. Así que, tanto si gestionas equipos remotos como si tienes un producto físico, puedes utilizar estos tableros de Kanban y agilizar tu proceso. Profundicemos en el concepto y entendamos qué es un tablero Kanban.
¿Qué es un tablero Kanban?
Es una herramienta de visualización utilizada para la gestión ágil de proyectos. Documenta todo el flujo de trabajo en forma de tarjetas, ayudándote a definir el proyecto en diferentes etapas de producción. Con estas tarjetas, puedes distinguir entre las actividades realizadas, el trabajo en curso y las pendientes. Así, todo el mundo tiene claro el progreso de la tarea y lo que queda por hacer.
Con los tableros de Kanban, también se pueden añadir los comentarios de los clientes dentro del proceso, lo que mejora la eficacia y la productividad de todo el flujo de trabajo al generar los resultados necesarios y mantener a todas las partes interesadas al tanto.
Toyota inventó los tableros de Kanban en 1958, con el objetivo de entregar coches de la mejor calidad con la máxima eficiencia. Los trabajadores estaban acostumbrados a mencionar los pasos utilizando las notas de Post-it para que el siguiente trabajador de la fila o el siguiente departamento supiera por dónde empezar. Gracias a esta técnica, Toyota consiguió un aumento considerable de la eficiencia. Incluso otras empresas adoptaron este método para gestionar los flujos de trabajo de los procesos.
Hoy en día, esta tecnología se ha modernizado y se ha convertido en los tableros de Kanban, con diferentes columnas en función de la naturaleza del proyecto, cada una de las cuales tiene otras tarjetas que destacan las actividades en varios niveles de finalización.
Elementos de un tablero Kanban
Un tablero típico de Kanban tiene algunas características esenciales; las hemos destacado a continuación. Aunque estas características son similares en todos los tableros Kanban, puedes personalizarlos al máximo manteniendo los elementos esenciales.
Señales visuales
En el flujo de trabajo de Kanban, los equipos remotos mencionan todas las actividades a realizar durante el proyecto en las tarjetas, que se presentan como señales visuales en todo el proceso. Por lo general, una sola actividad que debe realizar una persona se encuentra en una tarjeta concreta. Así, además de ofrecer una visión general de todo el flujo de trabajo, se puede esperar que los miembros del equipo ágil conozcan también su parte del trabajo. No hay límite en el número de tarjetas que puedes añadir a cada columna, a menos que tú mismo hayas establecido un límite específico.
Columnas
El tablero Kanban está dividido en diferentes columnas. Cada columna destaca las diferentes actividades en las que has dividido todo tu proyecto. Normalmente, puedes dividir todo el proceso en amplias categorías. Estas actividades pueden ser complejas dependiendo de tu proyecto o tan simples como "por hacer", "haciendo" y "hecho". Depende de usted personalizar las columnas. Una unidad de producción de ropa, por ejemplo, puede utilizar "coser", "coser", "inspección", "empaquetar" y "enviar" como nombres de las columnas.
Límites del trabajo en curso
Otra característica esencial del sistema Kanban son los límites de trabajo en curso. Dentro de estos límites, puede establecer un número determinado de tarjetas (actividades) que formen parte de un determinado proceso/actividad principal. Cuando haya alcanzado el máximo potencial, tendrá que mover las tarjetas existentes antes de añadir las nuevas a una etapa determinada.
Con este elemento del tablero Kanban, puede encontrar los cuellos de botella en todo el flujo de trabajo y conocer su capacidad, lo que le ayudará a evitar el exceso de compromisos. Además, también puede ayudar a mantener a su equipo alerta y a mantener todo el proceso en movimiento.
Kanban swimlanes
Un swinlameb kanban es el carril horizontal que puede ayudarle a diferenciar entre equipos ágiles u otros grupos en función de su proyecto específico. Le permite mantener una mayor división dentro del tablero kanban principal del proyecto. Así, no necesitará ninguna otra herramienta para demostrar su flujo de trabajo mientras utiliza el tablero Kanban.
Punto de compromiso
Este es el punto del flujo de trabajo de Kanban en el que las nuevas actividades deben formar parte del proceso. Puede haber una etapa antes de este punto en la que el equipo puede hacer una lluvia de ideas y ponerlas en discusión. Por lo tanto, es esencial definir un punto de compromiso.
Punto de entrega
Es el punto en el que las actividades del flujo de trabajo de Kanban llegan a su fin. La diferencia entre el punto de entrega y el de compromiso es el plazo de entrega. Cuanto más corto sea el plazo de entrega de un proyecto, mejor será.
Tipos y ejemplos de tablero Kanban
Existen dos tipos de tablero Kanban, el tablero físico Kanban y el tablero digital Kanban. A continuación te explicamos brevemente cada uno de ellos.
Tableros físicos Kanban
Son las estructuras básicas de los tableros kanban en las que hay que colocar y mover manualmente las notas adhesivas en una pizarra física para representar las diferentes etapas del trabajo.
Tableros digitales Kanban
Los tableros digitales Kanban funcionan según el mismo principio que el tablero físico Kanban, pero se presentan como una solución de software. El software diseñado en columnas con tarjetas para moverse entre los diferentes carriles le permite lograr fácilmente el mismo objetivo de gestionar y seguir el progreso del trabajo.
Kanban ejemplos de tableros
A continuación se presentan los principales ejemplos de tableros Kanban en función de las diferentes naturalezas de los proyectos. Puede hacerse una idea de sus proyectos específicos a partir de estos ejemplos.
Tableros de gestión de proyectos Kanban
Si eres un gestor de proyectos, tendrás que gestionar y priorizar recursos, crear un presupuesto y gestionar múltiples aspectos. Por eso, puedes hacer las columnas de abajo con cada actividad específica. Este es el ejemplo de tablero Kanban:
- Requisitos del negocio
- Listo para empezar
- En curso
- Delegado en los clientes
- Hecho
Gestión de productos Kanban tableros
Incluso puede crear estructuras básicas de tableros Kanban para la gestión de productos. Veamos el procedimiento de desarrollo de software como ejemplo de tablero Kanban:
- Diseño
- Desarrollo
- Revisión del código
- Pruebas/garantía de calidad
- Despliegue
Gestión de proyectos de RRHH Kanban boards
Incluso puede gestionar la gestión de proyectos de RRHH utilizando las tarjetas de Kanban:
- Solicitudes recibidas
- Selección por teléfono
- Revisión de credenciales
- Entrevista in situ
- Empleado seleccionado
- Oferta realizada
- Oferta aceptada
¿Cuáles son las ventajas de los tableros Kanban?
A continuación se enumeran las principales ventajas de un tablero Kanban:
Mayor visibilidad
El tablero Kanban mejora la visibilidad del flujo de trabajo y de las actividades particulares incluidas en su proyecto. El uso de diferentes colores, tarjetas, columnas y líneas horizontales permite dividir cada proyecto importante en pequeñas actividades visibles para todos.
Aumento de la productividad
No hay posibilidades de perderse ninguna actividad cuando todo está repartido en el tablero Kanban con cada tarea asignada a una persona en particular. Del mismo modo, se limitan las posibilidades de duplicación de tareas, lo que aumenta la productividad general de la organización. Además, también se pueden limitar los costes administrativos adicionales y otros gastos generales.
Mayor flexibilidad
Kanban ofrece una mayor flexibilidad en el proyecto. Si un aspecto concreto no se gestiona correctamente en el momento oportuno, se puede reprogramar toda la tarea o parte de ella o reasignarla a otros con mayor facilidad en el tablero Kanban.
Mejora del enfoque del equipo
Cuando todos los miembros del equipo ágil conocen las tareas que deben realizar, se puede esperar una mayor concentración y mejores resultados a través de los tableros de Kanban.
Disminución de los niveles de desperdicio
Como las posibilidades de utilizar diferentes recursos en la misma actividad se reducen debido a la naturaleza visible del sistema Kanban, no tienes que soportar ningún despilfarro u otro uso de recursos.
Mejor colaboración
Todo el equipo conoce el proceso completo, por lo que puede esperar una mejor colaboración con el equipo ágil para ejecutar el proyecto sin problemas. Además, el feedback puede ofrecerse a tiempo e incorporarse eficazmente al proceso en curso sin dificultad a través del tablero Kanban.
Mejora de la previsibilidad
Cuando se ha dividido el proyecto en tareas más cortas, lo más probable es que se conozca el tiempo necesario para la finalización del proceso y los demás obstáculos a los que se puede enfrentar. Así, no habrá sobresaltos durante la gestión del proyecto.
Kanban vs Scrum board
La diferencia entre el tablero de Kanban y el tablero de scrum es sombría. La metodologíaScrum utiliza las tarjetas de Kanban con algunos cambios. Estas son las diferencias. El tablero Kanban es un proceso continuo sin fechas de inicio y finalización, mientras que los equipos de scrum tienen una fecha de inicio y finalización definidas. El proceso en Kanban sigue siendo similar y se repite repetidamente, pero en los tableros de scrum, los sprints tienen que reciclarse después de cada ronda. Los tableros de Scrum tienen equipos ágiles o equipos remotos claramente definidos, destacando los roles en el proceso. Pero estos roles no son necesarios para un tablero de Kanban. Los equipos de Scrum utilizan plazos estrictos para mantener mientras que en el flujo de trabajo de Kanban, se puede cambiar, reasignar y repriorizar fácilmente una actividad de trabajo. En general, Kanban es una opción más flexible dentro de las técnicas ágiles de gestión de proyectos que los tableros de scrum.
¿Cómo utilizar un tablero Kanban?
Este es el procedimiento completo para utilizar el tablero kanban:
Mapee su flujo de trabajo en el tablero Kanban
Puede visualizar su flujo de trabajo en el tablero Kanban. Cree las columnas críticas relacionadas con su trabajo y añada tareas ficticias para asegurarse de que el flujo parece completo y no se pierde ningún paso crucial.
Detecta los cuellos de botella del flujo de trabajo
Cuando tengas algo en el tablero, estarás en mejor posición para identificar los cuellos de botella en el sistema. El uso de una simple comprobación puede ayudar aquí. Analice si la velocidad de movimiento de las tareas hacia la columna en el tablero Kanban es mayor que la de movimiento de las tarjetas fuera de ella. Si esto ocurre, significa que el proceso actual no es lo suficientemente eficiente, y seguirá acumulando las tarjetas en esta columna.
Esta situación exige encontrar la causa del retraso en el paso a la siguiente fase. ¿Necesitas más recursos o materiales, etc.? ¿O es la falta de compromiso de tu equipo? Toda esta información ayudará a optimizar el tablero de Kanban.
Establezca límites en las diferentes etapas
Dependiendo de la tarea en cuestión, puedes establecer límites para determinadas etapas; por ejemplo, si no quieres que los trabajos queden pendientes y terminar los existentes antes de empezar los nuevos, puedes limitar las tarjetas que pueden permanecer en la columna de trabajos en curso. Esto ayudará a suavizar el flujo.
Configure el panel de control Kanban
El uso de las métricas adecuadas para evaluar puede ayudar a reducir el tiempo que suponen las reuniones innecesarias y la discusión del progreso de la tarea. Todo es evidente en el tablero de control para que todas las partes interesadas puedan ver y seguir el progreso.
Automatizar los procesos de trabajo
Otra de las ventajas que puede obtener a través de la metodología Kanban es la automatización del flujo de trabajo. Basta con añadir reglas para que se produzca una determinada tarea, y las tarjetas pueden moverse automáticamente sin necesidad de ajustarlas manualmente. Esta característica le permite automatizar los procesos repetitivos y ahorrar tiempo.
Utilizar las métricas para mejorar
Una vez que haya desarrollado el método Kanban, no lo deje así; en su lugar, busque más problemas e incorpore cambios para mejorar; en 2-3 intentos, tendrá un sistema perfecto.
¿Qué software de tablero Kanban debería elegir?
Si tiene un proyecto o varios proyectos que manejar y está buscando el software adecuado que le proporcione todas estas funciones con una interfaz de usuario intuitiva, puede elegir AppMaster. AppMaster no es un software de Kanban ni una herramienta de flujo de trabajo. En cambio, es una plataforma que puede utilizar para construir su propia metodología personalizada Kanban con gran facilidad. Puede esperar una mayor productividad y un mejor rendimiento de los empleados al personalizar su aplicación de acuerdo con sus necesidades. Además, el control que obtendrá sobre su herramienta no tendrá precedentes, lo que le facilitará la ampliación de su Kanban. Lo mejor de utilizar la metodología de Kanban a través de AppMaster es que no necesitas desarrolladores de software en ningún momento.
En resumen
Kanban El tablero presenta una de las técnicas ágiles de gestión de proyectos. Dentro de las columnas, puedes añadir actividades y tareas relacionadas con tu proyecto y visualizar todo el método Kanban. Los tableros kanban digitales y los tableros kanban físicos son las dos opciones. Puede crear su propio tablero digital a través de AppMaster sin necesidad de desarrolladores de software.
