Améliorer l'efficacité et satisfaire les clients sont les activités au cœur de chaque entreprise. Les approches traditionnelles de la gestion de projet ne sont généralement pas fructueuses, c'est pourquoi les entreprises se sont tournées vers les techniques de gestion de projet Agile.
Un outil essentiel pour vous aider à gérer le flux de travail est le tableau Kanban. L'avantage de ces tableaux est que vous n'en avez pas besoin uniquement pour un type de projet spécifique ; ils peuvent fonctionner dans tous les contextes, quelle que soit la nature du projet. Ainsi, que vous gériez des équipes à distance ou que vous ayez un produit physique, vous pouvez utiliser ces tableaux Kanban et rationaliser votre processus. Approfondissons le concept et comprenons ce qu'est un tableau Kanban.
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban?
C'est un outil de visualisation utilisé pour la gestion de projet agile. Il documente l'ensemble du flux de travail sous forme de cartes, ce qui vous aide à définir le projet à différentes étapes de production. Grâce à ces cartes, vous pouvez distinguer les activités réalisées, les travaux en cours et les activités en attente. Ainsi, tout le monde est au courant de l'avancement de la tâche et de ce qu'il reste à faire.
Avec les tableaux Kanban, vous pouvez également ajouter les commentaires des clients au sein du processus, ce qui améliore l'efficacité et la productivité de l'ensemble du flux de travail en générant les résultats requis et en maintenant toutes les parties prenantes dans la boucle.
Toyota a inventé les tableaux Kanban en 1958, dans le but de fournir des voitures de la meilleure qualité possible avec une efficacité maximale. Les ouvriers avaient l'habitude de mentionner les étapes à l'aide des notes Post-it afin que l'ouvrier suivant dans la file ou le service suivant sache par où commencer. En utilisant cette technique, Toyota a constaté une augmentation considérable de l'efficacité. D'autres entreprises ont adopté cette méthode pour gérer les flux de travail des processus.
Aujourd'hui, cette technologie a été modernisée et convertie en tableaux Kanban, avec différentes colonnes en fonction de la nature du projet, chacune d'entre elles comportant d'autres cartes mettant en évidence les activités à différents niveaux d'achèvement.
Éléments d'un tableau Kanban
Un tableau typique de Kanban présente certaines caractéristiques essentielles que nous avons mises en évidence ci-dessous. Bien que ces caractéristiques soient similaires dans chaque tableau Kanban, vous pouvez le personnaliser au maximum en gardant les mêmes éléments essentiels.
Signaux visuels
Dans le flux de travail Kanban, les équipes à distance mentionnent toutes les activités à réaliser au cours du projet sur les cartes, qui se présentent comme des signaux visuels dans l'ensemble du processus. En général, une seule activité à réaliser par une personne figure sur une carte particulière. Ainsi, en plus de donner un aperçu de l'ensemble du flux de travail, vous pouvez vous attendre à ce que les membres de l'équipe agile connaissent également leur partie du travail. Il n'y a pas de limite au nombre de cartes que vous pouvez ajouter à chaque colonne, sauf si vous avez vous-même fixé une limite spécifique.
Colonnes
Le tableau Kanban est divisé en différentes colonnes. Chaque colonne met en évidence les différentes activités dans lesquelles vous avez divisé l'ensemble de votre projet. En général, vous pouvez diviser l'ensemble du processus en grandes catégories. Ces activités peuvent être complexes en fonction de votre projet ou aussi simples que "à faire", "faire" et "fait". Il vous appartient de personnaliser les rubriques. Une unité de production de vêtements, par exemple, peut utiliser les noms de colonnes suivants : "couture", "contrôle", "emballage" et "expédition".
Limites des travaux en cours
Les limites d'en-cours sont une autre caractéristique essentielle du système Kanban. Dans le cadre de ces limites, vous pouvez définir un nombre particulier de cartes (activités) faisant partie d'un certain processus/activité principale. Lorsque vous aurez atteint le potentiel maximum, vous devrez déplacer les cartes existantes avant d'ajouter les nouvelles cartes à une étape particulière.
Grâce à cet élément du tableau Kanban, vous pouvez trouver les goulots d'étranglement dans l'ensemble du flux de travail et connaître votre capacité, ce qui vous permet d'éviter les engagements excessifs. En outre, il peut également vous aider à maintenir votre équipe en alerte et à faire avancer l'ensemble du processus.
Kanban plans de nage
Un swinlameb kanban est le couloir horizontal qui peut vous aider à différencier les équipes agiles ou d'autres groupes en fonction de votre projet spécifique. Il vous permet de maintenir une division supplémentaire au sein du tableau Kanban principal du projet. Ainsi, vous n'aurez besoin d'aucun autre outil pour démontrer votre flux de travail en utilisant le tableau Kanban.
Point d'engagement
Il s'agit du point du flux de travail Kanban où les nouvelles activités doivent faire partie du processus. Il peut y avoir une étape avant ce point où l'équipe peut faire un brainstorming et proposer des idées pour une discussion plus approfondie. Il est donc essentiel de définir un point d'engagement.
Point de livraison
C'est le point où les activités de votre flux de travail Kanban prennent fin. La différence entre le point de livraison et le point d'engagement est le délai d'exécution. Plus le délai d'exécution d'un projet est court, mieux c'est.
Types et exemples de tableau Kanban
Il existe deux types de tableau Kanban, le tableau physique Kanban et le tableau numérique Kanban. Voici une brève explication de chacun d'eux.
Tableaux physiques Kanban
Il s'agit des structures de base des tableaux Kanban où vous devez placer et déplacer manuellement les notes autocollantes sur un tableau blanc physique pour représenter les différentes étapes du travail.
Tableaux numériques Kanban
Les tableaux numériques Kanban fonctionnent sur le même principe que le tableau physique Kanban mais sont présentés sous forme de solution logicielle. Le logiciel conçu en colonnes avec des cartes pour se déplacer entre les différents couloirs vous permet d'atteindre facilement le même objectif de gestion et de suivi de l'avancement du travail.
Kanban exemples de tableaux
Vous trouverez ci-dessous les principaux exemples de tableaux Kanban, en fonction des différentes natures de projets. Vous pouvez vous faire une idée de vos projets spécifiques à partir de ces exemples.
Tableaux de gestion de projet Kanban
Si vous êtes un chef de projet, vous devrez gérer et hiérarchiser les ressources, créer un budget et gérer de multiples aspects. Vous pouvez donc faire les colonnes ci-dessous avec chaque activité spécifique. Voici l'exemple du tableau Kanban:
- Exigences commerciales
- Prêt à démarrer
- En cours
- Délégué aux clients
- Terminé
Tableaux de gestion de produits Kanban
Vous pouvez même créer des structures de base du tableau Kanban pour la gestion des produits. Prenons l'exemple de la procédure de développement d'un logiciel comme exemple de tableau Kanban:
- Conception
- Développement
- Révision du code
- Test/assurance qualité
- Déploiement
Gestion du projet RH à l'aide de cartes Kanban
Vous pouvez même gérer la gestion du projet RH à l'aide des cartes Kanban:
- Candidatures reçues
- Filtrage téléphonique
- Vérification des justificatifs
- Entretien sur place
- Employé sélectionné
- Offre faite
- Offre acceptée
Quels sont les avantages des tableaux Kanban?
Voici les principaux avantages d'un panneau Kanban:
Une meilleure visibilité
Le tableau Kanban améliore la visibilité du flux de travail et des activités particulières incluses dans votre projet. L'utilisation de différentes couleurs, cartes, colonnes et lignes horizontales permet de diviser chaque projet important en petites activités visibles par tous.
Une productivité accrue
Il n'y a aucun risque de manquer une activité lorsque tout est réparti sur le tableau Kanban et que chaque tâche est assignée à une personne en particulier. De même, les risques de duplication des tâches sont limités, ce qui accroît la productivité globale de l'organisation. En outre, les coûts administratifs supplémentaires et autres frais généraux peuvent également être limités.
Une plus grande flexibilité
Kanban offre une plus grande flexibilité dans le projet. Si un aspect particulier n'est pas géré correctement au bon moment, vous pouvez reprogrammer l'ensemble de la tâche ou une partie de celle-ci ou la réaffecter à d'autres personnes avec une plus grande facilité dans le tableau Kanban.
Amélioration de la concentration de l'équipe
Lorsque tous les membres de l'équipe agile connaissent les tâches qu'ils doivent accomplir, vous pouvez vous attendre à une plus grande concentration et à de meilleurs résultats grâce aux tableaux Kanban.
Diminution des niveaux de gaspillage
Comme les chances d'utiliser différentes ressources sur la même activité sont réduites en raison de la nature visible du système Kanban, vous n'avez pas à supporter de gaspillage ou d'autres utilisations des ressources.
Meilleure collaboration
L'ensemble de l'équipe connaît le processus complet, vous pouvez donc vous attendre à une meilleure collaboration avec l'équipe agile pour mener à bien le projet. En outre, les commentaires peuvent être offerts en temps opportun et intégrés efficacement dans le processus en cours sans difficulté grâce au tableau Kanban.
Une meilleure prévisibilité
Lorsque vous avez divisé le projet en tâches plus courtes, vous connaissez très probablement le temps nécessaire à l'achèvement du processus et les autres obstacles auxquels vous pourriez être confronté. Ainsi, il n'y aura pas de chocs pendant la gestion du projet.
Kanban vs conseil Scrum
La différence entre le tableau Kanban et le tableau scrum est mince. La méthodologieScrum utilise les cartes Kanban avec quelques changements. Voici les différences. Le tableau Kanban est un processus continu sans date de début ni de fin, alors que les équipes de mêlée ont un début et une fin bien définis. Le processus dans Kanban reste similaire et est répété à plusieurs reprises, mais dans les scrum boards, les sprints doivent être recyclés après chaque tour. Scrum boards ont des équipes agiles ou des équipes à distance clairement définies, mettant en évidence les rôles dans le processus. Mais ces rôles ne sont pas nécessaires pour un tableau Kanban. Les équipes Scrum utilisent des délais stricts à respecter alors que dans le flux de travail Kanban, vous pouvez facilement modifier, réaffecter et redéfinir les priorités d'une activité de travail. Dans l'ensemble, Kanban est une option plus flexible que les tableaux de mêlée dans le cadre des techniques de gestion de projet agiles.
Comment utiliser un tableau Kanban?
Voici la procédure complète d'utilisation du tableau kanban :
Visualisez votre flux de travail sur le tableau Kanban
Vous pouvez visualiser votre flux de travail sur le tableau Kanban. Créez les colonnes critiques liées à votre travail et ajoutez des tâches fictives pour vous assurer que le flux semble complet et ne manque aucune étape cruciale.
Repérez les goulots d'étranglement du flux de travail
Lorsque vous avez un tableau, vous êtes mieux à même d'identifier les goulets d'étranglement du système. L'utilisation d'un simple contrôle peut vous aider ici. Analysez si la vitesse de déplacement des tâches dans la colonne du tableau Kanban est supérieure à celle des cartes qui en sortent. Si tel est le cas, cela signifie que le processus actuel n'est pas assez efficace, et vous continuerez à empiler les cartes dans cette colonne.
Une telle situation exige de trouver ce qui cause le retard dans le passage à l'étape suivante. Avez-vous besoin de plus de ressources ou de matériel, etc. Ou est-ce le manque d'engagement de votre équipe ? Toutes ces informations vous aideront à optimiser le tableau Kanban.
Fixez des limites à différentes étapes
En fonction de la tâche à accomplir, vous pouvez fixer des limites pour des étapes particulières ; par exemple, si vous ne voulez pas que les travaux restent en suspens et que vous terminiez les travaux existants avant de commencer les nouveaux, vous pouvez limiter les cartes qui peuvent rester dans la colonne des travaux en cours. Cela contribuera à fluidifier le flux.
Configurez le tableau de bord Kanban
L'utilisation des bons paramètres d'évaluation peut contribuer à réduire le temps consacré aux réunions inutiles et à la discussion de l'avancement de la tâche. Tout est évident sur le tableau de bord pour que toutes les parties prenantes puissent voir et suivre les progrès.
Automatiser les processus de travail
L'un des autres avantages que vous pouvez obtenir grâce à la méthodologie Kanban est l'automatisation des flux de travail. Il vous suffit d'ajouter des règles pour qu'une certaine tâche se produise, et les cartes peuvent se déplacer automatiquement sans avoir à les ajuster manuellement. Une telle fonctionnalité vous permet d'automatiser les processus répétitifs et de gagner du temps.
Utiliser les mesures pour l'amélioration
Une fois que vous avez mis au point la méthode Kanban, ne la laissez pas telle quelle ; au contraire, recherchez d'autres problèmes et incorporez des modifications pour l'améliorer ; en 2 ou 3 essais, vous aurez un système parfait.
Quel logiciel de tableau Kanban choisir ?
Si vous avez un projet ou plusieurs projets à gérer et que vous recherchez le bon logiciel qui vous fournira toutes ces fonctionnalités avec une interface utilisateur intuitive, vous pouvez choisir AppMaster. AppMaster n'est pas un logiciel Kanban ou un outil de workflow. Il s'agit plutôt d'une plateforme que vous pouvez utiliser pour créer votre propre méthodologie personnalisée Kanban avec une grande facilité. Vous pouvez vous attendre à une productivité accrue et à de meilleures performances de vos employés en personnalisant votre application en fonction de vos besoins. En outre, le contrôle que vous aurez sur votre outil sera sans précédent, ce qui vous permettra de faire évoluer plus facilement votre Kanban. La meilleure partie de l'utilisation de la méthodologie Kanban par le biais de AppMaster est que vous n'avez besoin de développeurs de logiciels à aucun moment.
En résumé
Kanban Ce tableau présente l'une des techniques agiles de gestion de projet. Dans les colonnes, vous pouvez ajouter des activités et des tâches liées à votre projet et visualiser l'ensemble de la méthode Kanban. Il peut accélérer votre processus actuel et limiter les goulots d'étranglement. Les tableaux Kanban numériques et les tableaux Kanban physiques sont les deux options possibles. Vous pouvez créer votre propre tableau numérique par le biais de AppMaster sans faire appel à des développeurs de logiciels.
