Migliorare l'efficienza e soddisfare i clienti sono le attività al centro di ogni azienda. L'utilizzo degli approcci tradizionali per la gestione dei progetti di solito non è fruttuoso, quindi le aziende si sono orientate verso le tecniche di gestione agile dei progetti.
Uno strumento essenziale per aiutare a gestire il flusso di lavoro è la lavagna Kanban. Il bello di queste lavagne è che non servono solo per un tipo specifico di progetto: possono funzionare in tutti i contesti, indipendentemente dalla natura del progetto. Quindi, sia che si gestiscano team remoti sia che si abbia un prodotto fisico, è possibile utilizzare queste lavagne Kanban e snellire il processo. Approfondiamo il concetto e capiamo cos'è una lavagna Kanban.
Che cos'è una lavagna Kanban?
È uno strumento di visualizzazione utilizzato per la gestione agile dei progetti. Documenta l'intero flusso di lavoro sotto forma di schede, aiutandovi a definire il progetto nelle diverse fasi di produzione. Con queste schede è possibile distinguere tra le attività svolte, quelle in corso e quelle in sospeso. In questo modo tutti hanno chiaro lo stato di avanzamento delle attività e ciò che deve ancora essere fatto.
Con le schede Kanban è possibile anche aggiungere il feedback dei clienti all'interno del processo, migliorando così l'efficienza e la produttività dell'intero flusso di lavoro, generando i risultati richiesti e mantenendo tutte le parti interessate in contatto.
Toyota ha inventato le lavagne Kanban nel 1958, con l'obiettivo di fornire automobili della migliore qualità con la massima efficienza. Gli operai erano soliti menzionare i passaggi utilizzando le note di Post-it, in modo che l'operaio successivo o il reparto successivo sapesse da dove iniziare. Grazie a questa tecnica, Toyota ha registrato un notevole aumento dell'efficienza. Anche altre aziende hanno adottato questo metodo per gestire i flussi di lavoro dei processi.
Oggi questa tecnologia è stata modernizzata e convertita in schede Kanban, con colonne diverse a seconda della natura del progetto, ognuna delle quali ha altre schede che evidenziano le attività a vari livelli di completamento.
Elementi di una scheda Kanban
Una tipica scheda di Kanban presenta alcune caratteristiche essenziali, che abbiamo evidenziato di seguito. Sebbene queste caratteristiche siano simili in ogni scheda di Kanban, è possibile personalizzarla al massimo mantenendo gli elementi essenziali.
Segnali visivi
Nel flusso di lavoro di Kanban, i team remoti indicano tutte le attività da completare durante il progetto sulle schede, che si presentano come segnali visivi nell'intero processo. Di solito, una singola attività che deve essere svolta da un individuo si trova su una scheda particolare. Quindi, oltre a fornire una panoramica dell'intero flusso di lavoro, ci si può aspettare che i membri del team agile conoscano anche la loro parte di lavoro. Non c'è limite al numero di schede che si possono aggiungere a ogni colonna, a meno che non si sia impostato un limite specifico.
Colonne
La lavagna Kanban è suddivisa in diverse colonne. Ogni colonna evidenzia le diverse attività in cui è stato suddiviso l'intero progetto. Di solito, è possibile suddividere l'intero processo in ampie categorie. Queste attività possono essere complesse a seconda del progetto o semplici come "da fare", "fare" e "fatto". Dipende da voi personalizzare le colonne. Un'unità di produzione di abbigliamento, ad esempio, può utilizzare come nomi delle colonne "cucitura", "cucitura", "ispezione", "imballaggio" e "spedizione".
Limiti di lavoro in corso
Un'altra caratteristica essenziale del sistema Kanban sono i limiti di avanzamento lavori. All'interno di questi limiti, è possibile impostare un particolare numero di schede (attività) da inserire in un determinato processo/attività principale. Quando avrete raggiunto il massimo potenziale, dovrete spostare le schede esistenti prima di aggiungere le nuove a una determinata fase.
Con questo elemento della lavagna di Kanban è possibile trovare i colli di bottiglia nell'intero flusso di lavoro e conoscere la propria capacità, aiutandovi a evitare impegni eccessivi. Inoltre, può anche aiutare a tenere il team all'erta e a far procedere l'intero processo.
Kanban piani di lavoro
Un kanban swinlameb è una corsia orizzontale che può aiutare a differenziare i team agili o altri gruppi in base al progetto specifico. Permette di mantenere un'ulteriore divisione all'interno del pannello kanban principale del progetto. In questo modo, non avrete bisogno di altri strumenti per dimostrare il vostro flusso di lavoro mentre utilizzate la lavagna Kanban.
Punto di impegno
È il punto del flusso di lavoro di Kanban in cui le nuove attività entrano a far parte del processo. Prima di questo punto può esserci una fase in cui il team può fare brainstorming e proporre idee da discutere ulteriormente. Pertanto, la definizione di un punto di impegno è essenziale.
Punto di consegna
È il punto in cui le attività del flusso di lavoro di Kanban terminano. La differenza tra il punto di consegna e quello di impegno è il lead time. Quanto più breve è il tempo di realizzazione di un progetto, tanto meglio è.
Tipi ed esempi di Kanban board
Esistono due tipi di lavagna Kanban: la lavagna fisica Kanban e la lavagna digitale Kanban. Ecco una breve spiegazione di ciascuno di essi.
Lavagne fisiche Kanban
Sono le strutture di base delle lavagne kanban, in cui è necessario posizionare e spostare manualmente le note adesive su una lavagna fisica per rappresentare le diverse fasi del lavoro.
Lavagne digitali Kanban
Le lavagne Kanban digitali funzionano secondo lo stesso principio della lavagna Kanban fisica, ma sono presenti come soluzione software. Il software progettato in colonne con schede per spostarsi tra le diverse corsie consente di raggiungere facilmente lo stesso obiettivo di gestire e tracciare l'avanzamento del lavoro.
Kanban esempi di schede
Di seguito sono riportati i principali esempi di lavagne Kanban in base alla diversa natura dei progetti. Da questi esempi potete farvi un'idea dei vostri progetti specifici.
Schede per la gestione dei progetti Kanban
Se siete un project manager, dovrete gestire e dare priorità alle risorse, creare un budget e gestire diversi aspetti. Quindi, potete creare le colonne sottostanti con ogni attività specifica. Ecco un esempio di lavagna Kanban:
- Requisiti aziendali
- Pronto per iniziare
- In corso
- Delegati ai clienti
- Fatto
Schede per la gestione dei prodotti Kanban
È possibile creare strutture di schede Kanban di base per la gestione dei prodotti. Vediamo la procedura di sviluppo del software come esempio di Kanban scheda:
- Progettazione
- Sviluppo
- Revisione del codice
- Test/garanzia della qualità
- Distribuzione
Gestione del progetto HR Kanban schede
È anche possibile gestire la gestione dei progetti HR utilizzando le schede di Kanban:
- Candidature ricevute
- Screening telefonico
- Screening delle credenziali
- Colloquio in loco
- Dipendente selezionato
- Offerta fatta
- Offerta accettata
Quali sono i vantaggi delle schede Kanban?
Di seguito sono elencati i principali vantaggi di una bacheca Kanban:
Maggiore visibilità
La lavagna Kanban migliora la visibilità del flusso di lavoro e delle attività specifiche incluse nel progetto. Utilizzando colori, schede, colonne e linee orizzontali diverse, è possibile suddividere ogni progetto significativo in piccole attività visibili a tutti.
Aumento della produttività
Non c'è il rischio di perdere nessuna attività quando tutto è distribuito sulla lavagna Kanban e ogni compito è assegnato a una persona specifica. Allo stesso modo, si limitano le possibilità di duplicazione dei compiti, aumentando così la produttività complessiva dell'organizzazione. Inoltre, è possibile limitare i costi amministrativi aggiuntivi e altre spese generali.
Maggiore flessibilità
Kanban offre una maggiore flessibilità nel progetto. Se un particolare aspetto non viene gestito correttamente al momento giusto, è possibile riprogrammare l'intera attività o parte di essa o riassegnarla ad altri con maggiore facilità nella lavagna Kanban.
Miglioramento della concentrazione del team
Quando tutti i membri del team agile conoscono i compiti che devono svolgere, ci si può aspettare una maggiore concentrazione e risultati migliori attraverso le lavagne Kanban.
Riduzione dei livelli di spreco
Poiché le possibilità di utilizzare risorse diverse per la stessa attività sono ridotte grazie alla natura visibile del sistema Kanban, non dovrete sopportare sprechi o altri usi delle risorse.
Migliore collaborazione
L'intero team conosce il processo completo, quindi ci si può aspettare una migliore collaborazione con il team agile per gestire il progetto senza problemi. Inoltre, il feedback può essere offerto tempestivamente e incorporato in modo efficiente nel processo in corso senza difficoltà attraverso la lavagna Kanban.
Migliore prevedibilità
Se avete suddiviso il progetto in compiti più brevi, molto probabilmente conoscerete il tempo necessario per il completamento del processo e gli altri ostacoli che potreste dover affrontare. In questo modo, non ci saranno scossoni durante la gestione del progetto.
Kanban vs la lavagna Scrum
La differenza tra la lavagna di Kanban e la lavagna di scrum è evidente. La metodologiaScrum utilizza le schede Kanban con alcune modifiche. Ecco le differenze. Kanban board è un processo continuo, senza date di inizio e fine, mentre i team scrum hanno un inizio e una fine ben definiti. Il processo in Kanban rimane simile e viene ripetuto più volte, ma nelle schede di scrum gli sprint devono essere riciclati dopo ogni round. Scrum schede hanno team agili o team remoti chiaramente definiti, che evidenziano i ruoli nel processo. Ma questi ruoli non sono necessari per una board Kanban. I team di Scrum utilizzano scadenze rigide da mantenere, mentre nel flusso di lavoro di Kanban è possibile cambiare, riassegnare e ridefinire facilmente le priorità di un'attività lavorativa. Nel complesso, Kanban è un'opzione più flessibile nell'ambito delle tecniche di gestione agile dei progetti rispetto alle lavagne scrum.
Come si usa una lavagna Kanban?
Ecco la procedura completa per utilizzare la lavagna kanban:
Mappare il flusso di lavoro sulla lavagna Kanban
Potete visualizzare il vostro flusso di lavoro sulla lavagna Kanban. Create le colonne critiche relative al vostro lavoro e aggiungete compiti fittizi per assicurarvi che il flusso appaia completo e non manchi alcun passaggio cruciale.
Individuare i colli di bottiglia del flusso di lavoro
Una volta che avete qualcosa a bordo, sarete in una posizione migliore per identificare i colli di bottiglia nel sistema. A questo proposito può essere utile un semplice controllo. Analizzate se la velocità di spostamento delle attività nella colonna della lavagna Kanban è superiore a quella di spostamento delle schede fuori da essa. Se ciò accade, significa che il processo attuale non è abbastanza efficiente e che continuerete ad accumulare carte in questa colonna.
Una situazione del genere richiede di individuare le cause del ritardo nel passaggio alla fase successiva. Avete bisogno di più risorse o materiali, ecc. Oppure è la mancanza di impegno da parte del vostro team? Tutte queste informazioni contribuiranno a ottimizzare il tabellone Kanban.
Stabilire dei limiti in diverse fasi
A seconda del compito da svolgere, è possibile impostare dei limiti per determinate fasi; ad esempio, se non si vuole che i lavori rimangano in sospeso e che si finiscano quelli esistenti prima di iniziare quelli nuovi, si possono limitare le schede che possono rimanere nella colonna dei lavori in corso. Questo aiuterà a rendere più fluido il flusso.
Configurare il cruscotto Kanban
L'utilizzo delle giuste metriche di valutazione può aiutare a ridurre il tempo necessario per riunioni inutili e discussioni sull'avanzamento delle attività. Tutto è evidente sulla dashboard, in modo che tutti gli stakeholder possano vedere e monitorare i progressi.
Automatizzare i processi di lavoro
Uno degli altri vantaggi che si possono ottenere con la metodologia Kanban è l'automazione del flusso di lavoro. È sufficiente aggiungere delle regole per l'esecuzione di un determinato compito e le schede possono muoversi automaticamente senza doverle regolare manualmente. Questa funzione consente di automatizzare i processi ripetitivi e di risparmiare tempo.
Utilizzare le metriche per migliorare
Una volta sviluppato il metodo Kanban, non lasciatelo così com'è, ma cercate di individuare ulteriori problemi e di incorporare modifiche per migliorarlo; nel giro di 2-3 tentativi, avrete un sistema perfetto.
Quale software di lavagna Kanban scegliere?
Se avete un progetto o più progetti da gestire e state cercando il software giusto che vi fornisca tutte queste funzionalità con un'interfaccia utente intuitiva, potete scegliere AppMaster. AppMaster non è un software Kanban o uno strumento per il flusso di lavoro. È invece una piattaforma che potete usare per costruire la vostra metodologia Kanban personalizzata con grande facilità. Potete aspettarvi una maggiore produttività e migliori prestazioni dei dipendenti personalizzando l'applicazione in base alle vostre esigenze. Inoltre, il controllo che otterrete sul vostro strumento sarà senza precedenti, rendendo più facile la scalabilità del vostro Kanban lavoro. La parte migliore dell'utilizzo della metodologia Kanban attraverso AppMaster è che non avete bisogno di sviluppatori di software in nessuna fase.
Riassumendo
Kanban La scheda presenta una delle tecniche agili di gestione dei progetti. All'interno delle colonne, è possibile aggiungere attività e compiti relativi al progetto e visualizzare l'intero metodo Kanban. Può accelerare il processo attuale e limitare i colli di bottiglia. Le due opzioni sono le lavagne kanban digitali e le lavagne kanban fisiche. È possibile creare la propria lavagna digitale tramite AppMaster senza dover ricorrere a sviluppatori di software.
