กระดาน Kanban คืออะไร

การเพิ่มประสิทธิภาพและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าเป็นกิจกรรมที่เป็นหัวใจของทุกธุรกิจ การใช้ แนวทางดั้งเดิมในการจัดการโครงการ มักไม่เกิดผล บริษัทต่างๆ จึงหันมาใช้เทคนิคการจัดการโครงการแบบ Agile

เครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยคุณจัดการเวิร์กโฟลว์คือบอร์ดคัม Kanban ความสวยงามของบอร์ดเหล่านี้คือคุณไม่จำเป็นต้องใช้เฉพาะสำหรับโครงการประเภทใดประเภทหนึ่งเท่านั้น สามารถทำงานได้ในทุกบริบท โดยไม่คำนึงถึงลักษณะของโครงการ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะจัดการทีมระยะไกลหรือมีผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ คุณก็สามารถใช้บอร์ดคัม Kanban เหล่านี้และปรับปรุงกระบวนการของคุณได้ มาเจาะลึกแนวคิดและทำความเข้าใจว่าบอร์ด Kanban คืออะไร

กระดาน Kanban คืออะไร?

เป็นเครื่องมือสร้างภาพที่ใช้สำหรับการจัดการโครงการที่คล่องตัว โดยจะบันทึกเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดในรูปแบบของการ์ด ช่วยให้คุณกำหนดโครงการในขั้นตอนการผลิตต่างๆ ด้วยการ์ดเหล่านี้ คุณสามารถแยกความแตกต่างระหว่างกิจกรรมที่ดำเนินการ งานที่กำลังดำเนินการ และที่รอดำเนินการ เพื่อให้ทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานและสิ่งที่ต้องทำ

ด้วยบอร์ด Kanban คุณยังสามารถเพิ่มคำติชมของลูกค้าภายในกระบวนการ ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดโดยการสร้างผลลัพธ์ที่จำเป็นและทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดอยู่ในวง

โตโยต้าคิดค้นแผง Kanban ในปี 1958 โดยมีเป้าหมายเพื่อส่งมอบรถยนต์ที่มีคุณภาพดีที่สุดพร้อมประสิทธิภาพสูงสุด พนักงานคุ้นเคยกับการกล่าวถึงขั้นตอนต่างๆ โดยใช้กระดาษ Post-it เพื่อให้พนักงานคนต่อไปในสายงานหรือแผนกต่อไปนี้รู้ว่าต้องเริ่มจากตรงไหน ด้วยการใช้เทคนิคนี้ โตโยต้าได้เห็นถึงประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก แม้แต่บริษัทอื่นๆ ก็ใช้วิธีนี้ในการจัดการเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการ

ปัจจุบัน เทคโนโลยีนี้ได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัยและแปลงเป็นกระดานคัม Kanban โดยมีคอลัมน์ที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ โดยแต่ละคอลัมน์จะมีการ์ดอื่นๆ ที่เน้นกิจกรรมในระดับความสำเร็จต่างๆ

องค์ประกอบของบอร์ด Kanban

บอร์ด Kanban ทั่วไปมีลักษณะสำคัญบางประการ เราได้เน้นไว้ด้านล่าง แม้ว่าลักษณะเหล่านี้จะคล้ายกันในบอร์ดคัม Kanban ทุกบอร์ด แต่คุณสามารถปรับแต่งได้ในระดับสูงสุดโดยรักษาองค์ประกอบที่สำคัญให้เหมือนกัน

สัญญาณภาพ

ในเวิร์กโฟลว์ Kanban ทีมระยะไกลจะกล่าวถึงกิจกรรมทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จในระหว่างโครงการบนการ์ด ซึ่งนำเสนอตัวเองเป็นสัญญาณภาพในกระบวนการทั้งหมด โดยปกติแล้วกิจกรรมเดียวที่จะดำเนินการโดยแต่ละบุคคลจะอยู่ในการ์ดเฉพาะ ดังนั้น นอกเหนือจากการให้ภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดแล้ว คุณยังสามารถคาดหวังว่าสมาชิกในทีมที่คล่องตัวจะรู้จักงานส่วนของตนด้วยเช่นกัน ไม่มีการจำกัดจำนวนการ์ดที่คุณสามารถเพิ่มลงในแต่ละคอลัมน์ เว้นแต่คุณจะกำหนดขีดจำกัดเฉพาะด้วยตัวคุณเอง

คอลัมน์

บอร์ด Kanban แบ่งออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ แต่ละคอลัมน์เน้นกิจกรรมต่างๆ ที่คุณได้แบ่งโครงการทั้งหมดของคุณ โดยปกติแล้ว คุณสามารถแบ่งกระบวนการทั้งหมดออกเป็นหมวดหมู่กว้างๆ กิจกรรมเหล่านี้อาจซับซ้อนขึ้นอยู่กับโครงการของคุณหรือง่ายๆ เช่น "ต้องทำ" "กำลังทำ" และ "เสร็จสิ้น" ขึ้นอยู่กับคุณในการปรับแต่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น หน่วยการผลิตเสื้อผ้าสามารถใช้ "การเย็บ" "การเย็บ" "การตรวจสอบ" "การบรรจุ" และ "การจัดส่ง" เป็นชื่อของคอลัมน์

ขีดจำกัดของงานระหว่างดำเนินการ

คุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบ Kanban คือขีดจำกัดของงานระหว่างดำเนินการ ภายในขีดจำกัดเหล่านี้ คุณสามารถกำหนดจำนวนการ์ด (กิจกรรม) ให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ/กิจกรรมหลักบางอย่างได้ เมื่อคุณถึงศักยภาพสูงสุดแล้ว คุณจะต้องย้ายการ์ดที่มีอยู่ก่อนที่จะเพิ่มการ์ดใหม่ไปยังด่านใดด่านหนึ่ง

ด้วยองค์ประกอบนี้ของบอร์ด Kanban คุณจะพบปัญหาคอขวดในเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดและทราบความสามารถของคุณ ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงภาระผูกพันที่มากเกินไป นอกจากนี้ยังสามารถช่วยรักษาทีมของคุณให้พร้อมและทำให้กระบวนการทั้งหมดดำเนินต่อไป

Kanban ว่ายน้ำเลน

Kanban swinlameb เป็นเลนแนวนอนที่สามารถช่วยคุณแยกความแตกต่างระหว่างทีมที่คล่องตัวหรือกลุ่มอื่น ๆ ตามโครงการเฉพาะของคุณ ช่วยให้คุณสามารถรักษาส่วนเพิ่มเติมภายในบอร์ดคัมบังของโครงการหลักได้ ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมืออื่นใดเพื่อแสดงเวิร์กโฟลว์ของคุณในขณะที่ใช้บอร์ด Kanban

จุดมุ่งมั่น

นี่คือประเด็นในเวิร์กโฟลว์คัม Kanban ที่กิจกรรมใหม่จะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ อาจมีขั้นตอนก่อนถึงจุดนี้ที่ทีมสามารถระดมสมองและเสนอแนวคิดสำหรับการอภิปรายเพิ่มเติม ดังนั้น การกำหนดจุดมุ่งมั่นจึงเป็นสิ่งสำคัญ

จุดส่งสินค้า

เป็นจุดที่กิจกรรมเวิร์กโฟลว์คัม Kanban ของคุณสิ้นสุดลง ความแตกต่างระหว่างคะแนนการส่งมอบและความมุ่งมั่นคือระยะเวลารอคอยสินค้า ยิ่งเวลานำของโครงการสั้นเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น

ประเภทและตัวอย่างบอร์ด Kanban

บอร์ดคัม Kanban มีสองประเภท ได้แก่ บอร์ดคัม Kanban จริงและบอร์ดคัม Kanban ดิจิทัล นี่คือคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละข้อ

บอร์ด Kanban ทางกายภาพ

สิ่งเหล่านี้คือโครงสร้างกระดานคัมบังพื้นฐานที่คุณต้องวางและย้ายกระดาษโน้ตบนกระดานไวท์บอร์ดด้วยตนเองเพื่อแสดงขั้นตอนต่างๆ ของงาน

บอร์ด Kanban ดิจิทัล

บอร์ด Kanban ดิจิทัลทำงานบนหลักการเดียวกับบอร์ด Kanban จริง แต่ปัจจุบันเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบในคอลัมน์พร้อมการ์ดเพื่อย้ายระหว่างเลนต่างๆ ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายเดียวกันในการจัดการและติดตามความคืบหน้าของงานได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างบอร์ด Kanban

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างบอร์ด Kanban หลักขึ้นอยู่กับลักษณะที่แตกต่างกันของโครงการ คุณสามารถรับแนวคิดเกี่ยวกับโครงการเฉพาะของคุณได้จากตัวอย่างเหล่านี้

บอร์ด Kanban การจัดการโครงการ

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องจัดการและจัดลำดับความสำคัญของทรัพยากร สร้างงบประมาณ และจัดการด้านต่างๆ ดังนั้นคุณสามารถสร้างคอลัมน์ด้านล่างด้วยกิจกรรมเฉพาะแต่ละอย่าง นี่คือตัวอย่างบอร์ด Kanban:

• ข้อกำหนดทางธุรกิจ
• พร้อมที่จะเริ่ม
• กำลังดำเนินการ
• มอบหมายให้กับลูกค้า
• เสร็จแล้ว

บอร์ด Kanban การจัดการผลิตภัณฑ์

คุณสามารถสร้างโครงสร้างบอร์ด Kanban พื้นฐานสำหรับการจัดการผลิตภัณฑ์ได้ มาดูขั้นตอนการพัฒนาซอฟต์แวร์ตามตัวอย่างบอร์ด Kanban:

• ออกแบบ
• การพัฒนา
• ตรวจสอบรหัส
• การทดสอบ/ประกันคุณภาพ
• การปรับใช้

บอร์ด Kanban การจัดการโครงการ HR

คุณยังสามารถจัดการการจัดการโครงการ HR โดยใช้การ์ด Kanban:

• ใบสมัครที่ได้รับ
• คัดกรองโทรศัพท์
• การคัดกรองข้อมูลประจำตัว
• การสัมภาษณ์ในสถานที่
• พนักงานที่เลือก
• ทำข้อเสนอ
• ยอมรับข้อเสนอแล้ว

กระดาน Kanban มีประโยชน์อย่างไร?

ด้านล่างนี้คือประโยชน์หลักของบอร์ด Kanban:

การมองเห็นที่ดีขึ้น

บอร์ด Kanban ปรับปรุงการมองเห็นเวิร์กโฟลว์และกิจกรรมเฉพาะที่รวมอยู่ในโครงการของคุณ การใช้สี การ์ด คอลัมน์ และเส้นแนวนอนที่แตกต่างกันสามารถแบ่งโครงการสำคัญแต่ละโครงการออกเป็นกิจกรรมเล็กๆ ที่มองเห็นได้สำหรับทุกคน

เพิ่มผลผลิต

ไม่มีโอกาสที่จะพลาดกิจกรรมใด ๆ เมื่อทุกอย่างถูกกระจายไปทั่วกระดาน Kanban โดยแต่ละงานจะมอบหมายให้กับแต่ละบุคคลโดยเฉพาะ ในทำนองเดียวกัน โอกาสที่งานจะซ้ำซ้อนมีจำกัด จึงช่วยเพิ่มผลผลิตขององค์กรโดยรวม นอกจากนี้ ยังสามารถจำกัดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเพิ่มเติมและค่าโสหุ้ยอื่นๆ ได้อีกด้วย

ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น

Kanban ให้ความยืดหยุ่นมากขึ้นในโครงการ หากลักษณะเฉพาะไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม คุณสามารถจัดกำหนดการงานทั้งหมดหรือบางส่วนของงานใหม่ หรือมอบหมายใหม่ให้กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้นในกระดาน Kanban

ปรับปรุงการโฟกัสของทีม

เมื่อทุกคนในทีม Agile รู้งานที่ต้องดำเนินการ คุณก็คาดหวังได้ว่าจะมีโฟกัสที่สูงขึ้นและผลลัพธ์ที่ดีขึ้นผ่านกระดาน Kanban

ระดับของเสียลดลง

เนื่องจากโอกาสในการใช้ทรัพยากรที่แตกต่างกันในกิจกรรมเดียวกันนั้นลดลงเนื่องจากลักษณะที่มองเห็นได้ของระบบคัม Kanban คุณจึงไม่ต้องแบกรับการสูญเสียหรือการใช้ทรัพยากรอื่นๆ

การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

ทีมงานทั้งหมดรู้กระบวนการทั้งหมด ดังนั้นคุณสามารถคาดหวังการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นกับทีมที่คล่องตัวเพื่อดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ ข้อเสนอแนะสามารถนำเสนอได้ทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพรวมเข้ากับกระบวนการที่กำลังดำเนินอยู่โดยผ่านกระดาน Kanban ได้อย่างง่ายดาย

ปรับปรุงการคาดการณ์

เมื่อคุณแบ่งโครงการออกเป็นงานที่สั้นลง คุณมักจะทราบเวลาที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้นและอุปสรรคอื่นๆ ที่คุณอาจต้องเผชิญ จึงไม่เกิดการกระแทกระหว่างการบริหารโครงการ

Kanban เทียบกับกระดาน Scrum

ความแตกต่างระหว่างกระดาน Kanban และกระดานต่อสู้นั้นเยือกเย็น วิธีการ Scrum ใช้การ์ด Kanban โดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย นี่คือความแตกต่าง บอร์ด Kanban เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ไม่มีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ในขณะที่ทีมการต่อสู้มีจุดเริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่แน่นอน กระบวนการใน Kanban ยังคงเหมือนเดิมและทำซ้ำซ้ำๆ แต่ใน Scrum Boards จะต้องนำ Sprints กลับมาใช้ใหม่หลังจากแต่ละรอบ Scrum board มี agile team หรือ remote team ที่ชัดเจน โดยเน้นบทบาทในกระบวนการ แต่บทบาทเหล่านี้ไม่จำเป็นสำหรับบอร์ด Kanban ทีม Scrum ใช้กำหนดเวลาที่เข้มงวดเพื่อรักษาในขณะที่อยู่ในเวิร์กโฟลว์ Kanban คุณสามารถเปลี่ยน มอบหมายใหม่ และจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมงานใหม่ได้อย่างง่ายดาย โดยรวมแล้ว Kanban เป็นตัวเลือกที่ยืดหยุ่นกว่าในเทคนิคการจัดการโครงการแบบคล่องตัวมากกว่ากระดานต่อสู้

จะใช้บอร์ด Kanban ได้อย่างไร?

นี่คือขั้นตอนที่สมบูรณ์สำหรับการใช้บอร์ดคัมบัง:

แมปเวิร์กโฟลว์ของคุณบนกระดาน Kanban

คุณสามารถแสดงภาพขั้นตอนการทำงานของคุณบนกระดาน Kanban สร้างคอลัมน์สำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณและเพิ่มงานจำลองเพื่อให้แน่ใจว่าโฟลว์ดูสมบูรณ์และไม่พลาดขั้นตอนสำคัญใดๆ

มองเห็นปัญหาคอขวดของเวิร์กโฟลว์

เมื่อคุณมีบางอย่างที่ต้องดำเนินการ คุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีขึ้นในการระบุปัญหาคอขวดในระบบ การใช้เช็คอย่างง่ายสามารถช่วยได้ที่นี่ วิเคราะห์ว่าความเร็วในการย้ายงานไปยังคอลัมน์บนกระดาน Kanban นั้นมากกว่าการย้ายการ์ดออกไปหรือไม่ หากสิ่งนี้เกิดขึ้น แสดงว่ากระบวนการปัจจุบันไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ และคุณจะสะสมการ์ดในคอลัมน์นี้ต่อไป

สถานการณ์ดังกล่าวจำเป็นต้องค้นหาว่าอะไรเป็นสาเหตุของความล่าช้าในการไปยังขั้นต่อไป คุณต้องการทรัพยากรหรือวัสดุเพิ่มเติมหรือไม่? หรือเป็นการขาดความมุ่งมั่นจากทีมของคุณ? ข้อมูลทั้งหมดนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพบอร์ด Kanban

กำหนดขีดจำกัดในแต่ละช่วง

คุณสามารถตั้งค่าขีดจำกัดสำหรับแต่ละด่านได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงานที่ทำอยู่ ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ต้องการให้งานค้างอยู่และทำงานที่มีอยู่ให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มงานใหม่ คุณสามารถจำกัดการ์ดที่สามารถอยู่ในคอลัมน์งานที่กำลังดำเนินการได้ จะช่วยให้การไหลลื่นขึ้น

ตั้งค่าแดชบอร์ด Kanban

การใช้เมตริกที่เหมาะสมในการประเมินสามารถช่วยลดเวลาที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่ไม่จำเป็นและหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน ทุกอย่างชัดเจนบนแดชบอร์ดสำหรับผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อดูและติดตามความคืบหน้า

ทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ข้อดีอีกประการหนึ่งที่คุณจะได้รับจากระเบียบวิธี Kanban ก็คือ ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ คุณเพียงแค่ต้องเพิ่มกฎเพื่อให้งานบางอย่างเกิดขึ้น และการ์ดสามารถเคลื่อนที่ได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องปรับด้วยตนเอง คุณสมบัติดังกล่าวช่วยให้คุณทำกระบวนการซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติและประหยัดเวลา

ใช้เมตริกเพื่อการปรับปรุง

เมื่อคุณได้พัฒนาวิธีการ Kanban แล้ว อย่าปล่อยไว้เช่นนั้น ให้มองหาปัญหาเพิ่มเติมและนำการเปลี่ยนแปลงมาปรับปรุงแทน ภายใน 2-3 ครั้ง คุณจะมีระบบที่สมบูรณ์แบบ

ควรเลือกซอฟต์แวร์บอร์ด Kanban ตัวใด

หากคุณมีโครงการหรือหลายโครงการที่ต้องจัดการ และกำลังมองหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่อให้คุณลักษณะทั้งหมดเหล่านี้แก่คุณด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย คุณสามารถเลือก AppMaster ได้ AppMaster ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ Kanban หรือเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ แต่เป็นแพลตฟอร์มที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างวิธีการ Kanban ของคุณเองได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถคาดหวังผลผลิตที่สูงขึ้นและประสิทธิภาพของพนักงานที่ดีขึ้นโดยการปรับแต่งแอปตามความต้องการของคุณ นอกจากนี้ การควบคุมที่คุณได้รับจากเครื่องมือของคุณจะไม่เคยมีมาก่อน ทำให้คุณปรับขนาด Kanban ได้ง่ายขึ้น ส่วนที่ดีที่สุดของการใช้ระเบียบวิธี Kanban ผ่าน AppMaster คือคุณไม่จำเป็นต้องมีนักพัฒนาซอฟต์แวร์ในทุกขั้นตอน

สรุป

บอร์ด Kanban นำเสนอหนึ่งในเทคนิคที่คล่องตัวในการจัดการโครงการ ภายในคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมและงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ และแสดงภาพวิธีการ Kanban ทั้งหมด สามารถเร่งกระบวนการจริงของคุณและจำกัดคอขวด บอร์ดคัมบังดิจิทัลและบอร์ดคัมบังจริงเป็นสองตัวเลือก คุณสามารถสร้างบอร์ดดิจิทัลของคุณเองผ่าน AppMaster โดยไม่ต้องมีนักพัฒนาซอฟต์แวร์