Aumentar a eficiência e satisfazer os clientes são as actividades no coração de cada negócio. A utilização das abordagens tradicionais de gestão de projectos normalmente não é frutuosa, pelo que as empresas têm vindo a avançar para técnicas ágeis de gestão de projectos.
Uma ferramenta essencial para o ajudar a gerir o fluxo de trabalho é o quadro Kanban. A beleza destes conselhos é que não precisa deles apenas para um tipo específico de projecto; eles podem funcionar em todos os contextos, independentemente da natureza do projecto. Assim, quer administre equipas remotas ou tenha um produto físico, pode utilizar estes quadros Kanban e racionalizar o seu processo. Vamos mergulhar mais fundo no conceito e compreender o que é um Kanban board.
O que é um quadro Kanban?
É uma ferramenta de visualização utilizada para uma gestão ágil de projectos. Documenta todo o fluxo de trabalho sob a forma de cartões, ajudando-o a definir o projecto em diferentes fases de produção. Com estes cartões, é possível distinguir entre as actividades realizadas, trabalhos em curso e pendentes. Assim, todos são claros sobre o progresso da tarefa e o que ainda precisa de ser feito.
Com os cartões Kanban, também se pode acrescentar o feedback do cliente dentro do processo, o que melhora a eficiência e produtividade de todo o fluxo de trabalho, gerando os resultados necessários e mantendo todos os interessados no processo.
A Toyota inventou os quadros Kanban em 1958, com o objectivo de fornecer automóveis da melhor qualidade com a máxima eficiência. Os trabalhadores estavam habituados a mencionar os passos utilizando as notas Post-it para que o próximo trabalhador na linha ou o departamento seguinte soubesse por onde começar. Ao utilizar esta técnica, a Toyota testemunhou um aumento considerável na eficiência. Até outras empresas adoptaram este método para gerir os fluxos de trabalho do processo.
Hoje, esta tecnologia foi modernizada e convertida em placas Kanban, com diferentes colunas dependendo da natureza do projecto, cada uma tendo outras placas destacando as actividades a vários níveis de conclusão.
Elementos de um quadro Kanban
Um quadro típico Kanban tem algumas características essenciais; destacamo-las abaixo. Embora estas características sejam semelhantes em cada quadro Kanban, é possível personalizá-lo ao máximo, mantendo os elementos essenciais na mesma.
Sinais visuais
No fluxo de trabalho Kanban, as equipas remotas mencionam todas as actividades a completar durante o projecto nos cartões, que se apresentam como sinais visuais em todo o processo. Normalmente, uma única actividade a ser realizada por um indivíduo encontra-se num determinado cartão. Assim, para além de dar uma visão geral de todo o fluxo de trabalho, pode-se esperar que os membros ágeis da equipa também conheçam a sua parte do trabalho. Não há limite para o número de cartões que pode adicionar a cada coluna, a menos que tenha definido um limite específico.
Colunas
O quadro Kanban está dividido em diferentes colunas. Cada coluna destaca as diferentes actividades em que dividiu todo o seu projecto. Normalmente, é possível dividir todo o processo em categorias amplas. Estas actividades podem ser complexas dependendo do seu projecto ou tão simples como "fazer," "fazer," e "feito". Depende de si a personalização das colunas. Uma unidade de produção de vestuário, por exemplo, pode usar "costura", "costura", "inspecção", "embalagem", e "expedição" como nomes das colunas.
Limites do trabalho em curso
Outra característica essencial do sistema Kanban são os limites do trabalho em progresso. Dentro destes limites, é possível definir um determinado número de cartões (actividades) para fazer parte de um determinado processo/actividade principal. Quando tiver atingido o potencial máximo, terá de mover os cartões existentes antes de adicionar os novos cartões a uma determinada fase.
Com este elemento do quadro Kanban, poderá encontrar os estrangulamentos em todo o fluxo de trabalho e conhecer a sua capacidade, ajudando-o a evitar compromissos excessivos. Além disso, também pode ajudar a manter a sua equipa atenta e a manter todo o processo em movimento.
Kanban swimlanes
Um kanban swinlameb é a via horizontal que o pode ajudar a diferenciar entre equipas ágeis ou outros grupos com base no seu projecto específico. Permite-lhe manter uma maior divisão dentro do quadro Kanban do projecto principal. Assim, não necessitará de qualquer outra ferramenta para demonstrar o seu fluxo de trabalho ao utilizar o quadro Kanban.
Ponto de compromisso
Este é o ponto do fluxo de trabalho Kanban onde as novas actividades deverão fazer parte do processo. Pode haver uma fase antes deste ponto onde a equipa pode fazer uma tempestade de ideias e colocar ideias para discussão posterior. Assim, a definição de um ponto de compromisso é essencial.
Ponto de entrega
É o ponto onde as suas actividades de fluxo de trabalho Kanban chegam ao fim. A diferença entre os pontos de entrega e de compromisso é o prazo de entrega. Quanto mais curto for o tempo de execução de um projecto, melhor será.
Tipos e exemplos de quadro Kanban
Existem dois tipos de quadro Kanban, quadro físico Kanban e quadro digital Kanban. Aqui está uma breve explicação de cada um.
Placas Kanban físicas
Estas são as estruturas básicas do quadro Kanban onde se tem de colocar e mover manualmente as notas adesivas num quadro branco físico para representar as diferentes fases do trabalho.
Quadros digitais Kanban
As placas digitais Kanban funcionam segundo o mesmo princípio que a placa física Kanban mas estão presentes como uma solução de software. O software concebido em colunas com cartões para se deslocar entre diferentes faixas permite atingir facilmente o mesmo objectivo de gerir e acompanhar o progresso do trabalho.
Kanban exemplos de quadros
Abaixo estão os principais exemplos do quadro Kanban, dependendo das diferentes naturezas dos projectos. Pode obter uma ideia sobre os seus projectos específicos a partir destes exemplos.
Gestão de projectos Kanban conselhos de administração
Se for um gestor de projecto, terá de gerir e priorizar recursos, criar um orçamento e gerir múltiplos aspectos. Assim, pode fazer as colunas abaixo com cada actividade específica. Aqui está o exemplo do quadro Kanban:
- Requisitos empresariais
- Pronto para começar
- Em curso
- Delegado aos clientes
- Feito
Gestão de produtos Kanban conselhos de administração
Pode mesmo criar estruturas básicas de administração Kanban para a gestão de produtos. Vejamos o procedimento de desenvolvimento de software como um exemplo de quadro Kanban:
- Concepção:
- Desenvolvimento
- Revisão do código
- Teste/garantia de qualidade
- Implantação
Gestão de projectos de RH Kanban conselhos de administração
Pode até gerir a gestão de projectos de RH utilizando cartões Kanban:
- Candidaturas recebidas
- Rastreio telefónico
- Rastreio de credenciais
- Entrevista no local
- Empregado seleccionado
- Oferta feita
- Oferta aceite
Quais são as vantagens de Kanban conselhos de administração?
Abaixo encontram-se os principais benefícios de um quadro Kanban:
Maior visibilidade
O quadro Kanban aumenta a visibilidade do fluxo de trabalho e das actividades particulares incluídas no seu projecto. Utilizando diferentes cores, cartões, colunas e linhas horizontais, pode dividir cada projecto significativo em pequenas actividades visíveis para todos.
Aumento da produtividade
Não há hipótese de faltar qualquer actividade quando tudo está espalhado pelo quadro Kanban com cada tarefa atribuída a um indivíduo em particular. Da mesma forma, há poucas hipóteses de duplicação de tarefas, aumentando assim a produtividade organizacional global. Além disso, os custos adicionais de administração e outras despesas gerais também podem ser limitados.
Maior flexibilidade
Kanban oferece maior flexibilidade no projecto. Se um determinado aspecto não for gerido correctamente na altura certa, pode remarcar toda a tarefa ou parte dela ou reatribuí-la a outros com maior facilidade no quadro Kanban.
Melhoria do enfoque da equipa
Quando todos os membros da equipa ágil conhecem as tarefas que precisam de executar, podem esperar maior concentração e melhores resultados através de quadros Kanban.
Diminuição dos níveis de desperdício
Como as hipóteses de utilizar recursos diferentes na mesma actividade são reduzidas devido à natureza visível do sistema Kanban, não tem de suportar qualquer desperdício ou outra utilização de recursos.
Melhor colaboração
Toda a equipa conhece o processo completo, pelo que se pode esperar uma melhor colaboração com a equipa ágil para executar o projecto sem sobressaltos. Além disso, o feedback pode ser oferecido atempada e eficientemente incorporado no processo em curso sem dificuldades através do quadro Kanban.
Melhor previsibilidade
Quando tiver dividido o projecto em tarefas mais curtas, muito provavelmente saberá o tempo necessário para a conclusão do processo e os outros obstáculos que poderá ter de enfrentar. Assim, não haverá quaisquer choques durante a gestão do projecto.
Kanban vs Scrum quadro
A diferença entre o quadro Kanban e o quadro de scrum é sombria. A metodologiaScrum utiliza os cartões Kanban com algumas alterações. Aqui estão as diferenças. O quadro Kanban é um processo contínuo sem datas de início e fim, enquanto as equipas scrum têm uma data de início e fim definidos. O processo em Kanban continua semelhante e repete-se repetidamente, mas nos cartões scrum, os sprints têm de ser reciclados após cada ronda. Os cartões Scrum definiram claramente equipas ágeis ou equipas remotas, destacando os papéis no processo. Mas estes papéis não são necessários para um quadro Kanban. As equipas do Scrum utilizam prazos rigorosos para manter enquanto no fluxo de trabalho Kanban, podem facilmente mudar, reatribuir e repriorizar uma actividade de trabalho. Em geral, Kanban é uma opção mais flexível dentro das técnicas ágeis de gestão de projectos do que os quadros de scrum.
Como utilizar um quadro Kanban?
Aqui está o procedimento completo para utilizar o quadro Kanban:
Mapeie o seu fluxo de trabalho no quadro Kanban
Pode visualizar o seu fluxo de trabalho no quadro Kanban. Crie as colunas críticas relacionadas com o seu trabalho e adicione tarefas fictícias para assegurar que o fluxo de trabalho parece completo e não perde nenhum passo crucial.
Detecte os pontos de estrangulamento do fluxo de trabalho
Quando tiver algo a bordo, estará em melhor posição para identificar os pontos de estrangulamento no sistema. A utilização de uma simples verificação pode ajudar aqui. Analisar se a velocidade de mover tarefas para a coluna no quadro Kanban é mais do que mover as cartas para fora dele. Se tal acontecer, isso significa que o processo actual não é suficientemente eficiente, e continuará a empilhar as cartas nesta coluna.
Tal situação exige encontrar o que causa o atraso na mudança para a fase seguinte. Precisa de mais recursos ou materiais, etc.? Ou será a falta de empenho da sua equipa? Todas estas informações irão ajudar a optimizar o quadro Kanban.
Estabeleça limites em diferentes fases
Dependendo da tarefa em mãos, pode estabelecer limites para determinadas fases; por exemplo, se não quiser que os trabalhos permaneçam pendentes e terminem os já existentes antes de iniciar os novos, pode limitar os cartões que podem permanecer na coluna de trabalhos em curso. Isto ajudará a suavizar o fluxo.
Configurar o painel de bordo Kanban
A utilização da métrica certa para avaliar pode ajudar a reduzir o tempo envolvido em reuniões desnecessárias e a discutir o progresso da tarefa. Tudo é evidente no painel de instrumentos para que todos os interessados possam ver e acompanhar o progresso.
Automatizar os processos de trabalho
Uma das outras vantagens que pode obter através da metodologia Kanban é a automatização do fluxo de trabalho. Basta adicionar regras para que uma determinada tarefa ocorra, e os cartões podem mover-se automaticamente sem os ajustar manualmente. Tal funcionalidade permite-lhe automatizar processos repetitivos e poupar tempo.
Utilize as métricas para melhorar
Uma vez desenvolvido o método Kanban, não o deixe como tal; em vez disso, procure novos problemas e incorpore mudanças para melhorar; dentro de 2-3 tentativas, terá um sistema perfeito.
Que software de placa Kanban deve escolher?
Se tiver um projecto ou vários projectos para tratar e estiver à procura do software certo para lhe fornecer todas estas características com uma interface de utilizador intuitiva, pode escolher AppMaster. AppMaster não é um software Kanban nem uma ferramenta de fluxo de trabalho. Em vez disso, é uma plataforma que pode utilizar para construir a sua própria metodologia personalizada Kanban com grande facilidade. Pode esperar uma maior produtividade e um melhor desempenho dos funcionários, personalizando a sua aplicação de acordo com as suas necessidades. Além disso, o controlo que obtém sobre a sua ferramenta será sem precedentes, tornando mais fácil para si escalar o seu Kanban. A melhor parte da utilização da metodologia Kanban através de AppMaster é que não precisa de programadores de software em nenhuma fase.
Resumindo
Kanban apresenta uma das técnicas ágeis de gestão de projectos. Dentro das colunas, pode adicionar actividades e tarefas relacionadas com o seu projecto e visualizar todo o método Kanban. Pode acelerar o seu processo real e limitar quaisquer estrangulamentos. Os quadros Kanban digitais e os quadros Kanban físicos são as duas opções. Pode criar a sua própria placa digital através de AppMaster, sem necessidade de programadores de software.
