Повышение эффективности и удовлетворение потребностей клиентов - это деятельность, лежащая в основе любого бизнеса. Использование традиционных подходов к управлению проектами обычно не приносит результатов, поэтому компании переходят к методам управления проектами Agile.
Одним из важнейших инструментов, помогающих управлять рабочим процессом, является доска Kanban. Прелесть этих досок в том, что они не нужны только для определенного типа проектов; они могут работать в любом контексте, независимо от характера проекта. Поэтому, независимо от того, управляете ли вы удаленными командами или у вас есть физический продукт, вы можете использовать эти доски Kanban и оптимизировать свой процесс. Давайте углубимся в концепцию и поймем, что такое доска Kanban.
Что такое доска Kanban?
Это инструмент визуализации, используемый для управления agile-проектами. Он документирует весь рабочий процесс в виде карточек, помогая вам определить проект на разных этапах производства. С помощью этих карточек можно разграничить выполненные, незавершенные и ожидающие выполнения действия. Таким образом, всем ясно, как продвигается выполнение задачи и что еще предстоит сделать.
С помощью досок Kanban вы также можете добавить обратную связь с клиентами в рамках процесса, что повышает эффективность и продуктивность всего рабочего процесса, генерируя необходимые результаты и держа все заинтересованные стороны в курсе событий.
Компания Toyota изобрела доски Kanban в 1958 году, стремясь выпускать автомобили высочайшего качества с максимальной эффективностью. Рабочие привыкли указывать этапы работы с помощью записок Post-it, чтобы следующий в очереди работник или следующий отдел знал, с чего начать. Используя этот метод, Toyota добилась значительного повышения эффективности. Даже другие компании переняли этот метод управления рабочими процессами.
Сегодня эта технология была модернизирована и преобразована в доски Kanban с различными колонками в зависимости от характера проекта, в каждой из которых есть другие карточки, подчеркивающие деятельность на различных уровнях завершения.
Элементы доски Kanban
Типичная доска Kanban обладает некоторыми существенными характеристиками; мы выделили их ниже. Хотя эти характеристики схожи в каждой доске Kanban, вы можете максимально адаптировать ее, сохраняя основные элементы неизменными.
Визуальные сигналы
В рабочем процессе Kanban удаленные команды отмечают все действия, которые должны быть выполнены в ходе проекта, на карточках, которые служат визуальными сигналами во всем процессе. Обычно на отдельной карточке указывается одно действие, которое должен выполнить человек. Таким образом, помимо обзора всего рабочего процесса, вы можете рассчитывать на то, что члены agile-команды будут знать и свою часть работы. Количество карточек, которые вы можете добавить в каждую колонку, не ограничено, если только вы сами не установили определенный лимит.
Колонки
Доска Kanban разделена на различные колонки. В каждой колонке выделены различные виды деятельности, на которые вы разделили весь проект. Обычно весь процесс можно разделить на широкие категории. Эти виды деятельности могут быть сложными в зависимости от вашего проекта или простыми, как "сделать", "делаю" и "сделано". От вас зависит, как вы настроите колонки. Например, подразделение по производству одежды может использовать в качестве названий колонок "строчка", "шитье", "проверка", "упаковка" и "отправка".
Лимиты незавершенного производства
Еще одной важной особенностью системы Kanban являются лимиты незавершенного производства. В рамках этих лимитов вы можете установить определенное количество карточек (видов деятельности), которые должны быть частью определенного процесса/основной деятельности. Когда вы достигнете максимального потенциала, вам придется переместить существующие карточки, прежде чем добавлять новые на определенный этап.
С помощью этого элемента доски Kanban вы сможете найти узкие места во всем рабочем процессе и узнать свои возможности, что поможет вам избежать чрезмерных обязательств. Кроме того, это также поможет держать вашу команду в тонусе и поддерживать весь процесс в движении.
Kanban swimlanes
Swinlameb в канбан - это горизонтальная полоса, которая поможет вам разграничить agile-команды или другие группы в зависимости от конкретного проекта. Она позволяет вам поддерживать дальнейшее разделение внутри основной доски канбан проекта. Таким образом, вам не понадобится никакой другой инструмент для демонстрации рабочего процесса при использовании доски Kanban.
Точка принятия обязательств
Это точка в рабочем процессе Kanban, в которой новые действия должны стать частью процесса. До этого момента может быть этап, на котором команда может провести мозговой штурм и предложить идеи для дальнейшего обсуждения. Таким образом, определение точки принятия обязательств имеет важное значение.
Точка поставки
Это точка, в которой завершается деятельность вашего рабочего процесса Kanban. Разница между точками сдачи и принятия обязательств заключается в сроках выполнения. Чем короче время выполнения проекта, тем он лучше.
Типы и примеры доски Kanban
Существует два типа Kanban board, физическая Kanban board и цифровая Kanban board. Вот краткое объяснение каждого из них.
Физические Kanban доски
Это основные структуры досок канбан, где вам вручную нужно размещать и перемещать липкие заметки на физической доске, чтобы представить различные этапы работы.
Цифровые Kanban доски
Цифровые Kanban доски работают по тому же принципу, что и физические Kanban доски, но представлены в виде программного решения. Программное обеспечение, разработанное в виде колонок с карточками для перемещения между различными полосами, позволяет легко достичь той же цели - управлять и отслеживать ход работы.
Kanban примеры досок
Ниже приведены основные примеры досок Kanban в зависимости от различных характеров проектов. Из этих примеров вы можете получить представление о ваших конкретных проектах.
Управление проектами Kanban доски
Если вы являетесь менеджером проекта, вам придется управлять ресурсами и расставлять приоритеты, составлять бюджет и управлять множеством аспектов. Поэтому вы можете сделать столбцы ниже для каждого конкретного вида деятельности. Вот пример доски Kanban:
- Бизнес-требования
- Готов к началу
- В процессе выполнения
- Делегировано клиентам
- Выполнено
Управление продуктом Kanban
Вы можете создавать базовые структуры досок Kanban даже для управления продуктами. Давайте рассмотрим процедуру разработки программного обеспечения в качестве примера доски Kanban:
- Проектирование
- Разработка
- Проверка кода
- Тестирование/обеспечение качества
- Развертывание
Управление HR-проектом Kanban карты
Вы можете даже управлять управлением HR-проектами с помощью плат Kanban:
- Полученные заявки
- Телефонный скрининг
- Проверка анкетных данных
- Собеседование на месте
- Выбранный сотрудник
- Сделано предложение
- Предложение принято
Каковы преимущества досок Kanban?
Ниже перечислены основные преимущества доски Kanban:
Улучшенная видимость
Доска Kanban повышает наглядность рабочего процесса и отдельных видов деятельности, включенных в ваш проект. Использование различных цветов, карточек, столбцов и горизонтальных линий позволяет разделить каждый значительный проект на небольшие виды деятельности, видимые каждому.
Повышенная продуктивность
Нет никаких шансов пропустить какую-либо деятельность, когда все распределено на доске Kanban, и каждая задача закреплена за конкретным человеком. Аналогичным образом, снижается вероятность дублирования задач, что повышает общую производительность организации. Кроме того, дополнительные административные расходы и другие накладные расходы также могут быть ограничены.
Большая гибкость
Kanban обеспечивает большую гибкость проекта. Если в нужный момент какой-то конкретный аспект не был выполнен, вы можете перенести всю задачу или ее часть или переназначить ее другим с большей легкостью на доске Kanban.
Улучшение фокуса команды
Когда каждый в agile-команде знает задачи, которые ему необходимо выполнить, вы можете ожидать более высокой концентрации и лучших результатов благодаря доскам Kanban.
Снижение уровня отходов
Поскольку вероятность использования различных ресурсов для одной и той же деятельности снижается благодаря наглядности системы Kanban, вам не придется сталкиваться с расточительством или другим использованием ресурсов.
Лучшее сотрудничество
Вся команда знает весь процесс, поэтому вы можете рассчитывать на лучшее сотрудничество с agile-командой для бесперебойного выполнения проекта. Кроме того, обратная связь может быть предложена своевременно и эффективно включена в текущий процесс без затруднений с помощью доски Kanban.
Улучшенная предсказуемость
Когда вы разделили проект на более короткие задачи, вы, скорее всего, будете знать время, необходимое для завершения процесса, и другие препятствия, с которыми вам придется столкнуться. Таким образом, в процессе управления проектом не будет никаких потрясений.
Kanban сравнение с доской Scrum
Разница между доской Kanban и доской scrum невелика. Методология Scrum использует карты Kanban с некоторыми изменениями. Вот различия. Kanban board - это непрерывный процесс без дат начала и остановки, в то время как scrum-команды имеют определенное начало и дату окончания. Процесс в Kanban остается схожим и повторяется многократно, но в scrum-досках спринты должны быть переработаны после каждого раунда. Scrum доски имеют четко определенные agile-команды или удаленные команды, выделяя роли в процессе. Но для доски Kanban эти роли не нужны. В командах Scrum используются жесткие сроки, которые необходимо соблюдать, в то время как в рабочем процессе Kanban вы можете легко изменить, переназначить и изменить приоритет рабочей деятельности. В целом, Kanban является более гибким вариантом в рамках agile-методик управления проектами, чем scrum-доски.
Как использовать доску Kanban?
Вот полная процедура использования доски канбан:
Изобразите свой рабочий процесс на доске Kanban .
Вы можете визуализировать свой рабочий процесс на доске Kanban. Создайте критические колонки, связанные с вашей работой, и добавьте фиктивные задачи, чтобы убедиться, что поток выглядит полным и не пропускает ни одного важного шага.
Выявляйте узкие места рабочего процесса
Когда у вас есть что-то на доске, вам будет легче определить узкие места в системе. Здесь может помочь простая проверка. Проанализируйте, превышает ли скорость перемещения задач в колонку на доске Kanban скорость перемещения карточек из нее. Если такое происходит, значит, текущий процесс недостаточно эффективен, и вы будете продолжать накапливать карточки в этом столбце.
Такая ситуация требует поиска причины задержки перехода к следующему этапу. Нужны ли вам дополнительные ресурсы, материалы и т.д.? Или дело в недостаточной заинтересованности вашей команды? Вся эта информация поможет оптимизировать работу доски Kanban.
Установите ограничения на разных этапах
В зависимости от поставленной задачи, вы можете установить ограничения для определенных этапов; например, если вы не хотите, чтобы задания оставались незавершенными, и завершить существующие перед началом новых, вы можете ограничить количество карточек, которые могут оставаться в колонке незавершенных работ. Это поможет сгладить поток.
Настройте приборную панель Kanban .
Использование правильных метрик для оценки поможет сократить время на ненужные совещания и обсуждение хода выполнения задачи. Все наглядно отображается на приборной панели, чтобы все заинтересованные стороны могли видеть и отслеживать прогресс.
Автоматизация рабочих процессов
Одним из других преимуществ, которые вы можете получить благодаря методологии Kanban, является автоматизация рабочих процессов. Вам просто нужно добавить правила для выполнения определенной задачи, и карточки могут двигаться автоматически, без ручной корректировки. Такая возможность позволяет автоматизировать повторяющиеся процессы и экономить время.
Используйте метрики для улучшения
Разработав метод Kanban, не оставляйте его как таковой; вместо этого ищите дальнейшие проблемы и включайте изменения для улучшения; в течение 2-3 попыток у вас будет идеальная система.
Какое программное обеспечение для работы с досками Kanban выбрать?
Если у вас есть проект или несколько проектов, которые нужно обработать, и вы ищете подходящее программное обеспечение, которое предоставит вам все эти возможности с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, вы можете выбрать AppMaster. AppMaster не является Kanban программным обеспечением или инструментом рабочего процесса. Вместо этого, это платформа, которую вы можете использовать для создания своей собственной индивидуальной Kanban методологии с большой легкостью. Вы можете ожидать повышения производительности труда и улучшения работы сотрудников, настроив приложение в соответствии с вашими потребностями. Кроме того, контроль, который вы получите над своим инструментом, будет беспрецедентным, что облегчит вам масштабирование вашего Kanban. Самое лучшее в использовании методологии Kanban через AppMaster - это то, что вам не нужны разработчики программного обеспечения ни на одном этапе.
Подведение итогов
Kanban На доске представлена одна из agile-методик управления проектами. Внутри столбцов вы можете добавлять действия и задачи, связанные с вашим проектом, и визуализировать весь метод Kanban. Это может ускорить ваш реальный процесс и ограничить любые узкие места. Цифровые доски канбан и физические доски канбан - это два варианта. Вы можете создать свою собственную цифровую доску с помощью AppMaster без привлечения разработчиков программного обеспечения.
