إن تعزيز الكفاءة وإرضاء العملاء هي الأنشطة التي تقع في صميم كل عمل تجاري. عادةً ما لا يكون استخدام الأساليب التقليدية لإدارة المشاريع مثمرًا ، لذلك كانت الشركات تتجه نحو تقنيات إدارة المشاريع الرشيقة .
إحدى الأدوات الأساسية لمساعدتك في إدارة سير العمل هي لوحة Kanban. يكمن جمال هذه اللوحات في أنك لا تحتاجها فقط لنوع معين من المشاريع ؛ يمكنهم العمل في جميع السياقات ، بغض النظر عن طبيعة المشروع. لذلك ، سواء كنت تدير فرقًا عن بُعد أو لديك منتج مادي ، يمكنك استخدام لوحات Kanban هذه وتبسيط عمليتك. دعنا نتعمق في المفهوم ونفهم ماهية لوحة Kanban.
ما هي لوحة Kanban ؟
إنها أداة تصور تستخدم لإدارة المشاريع الرشيقة. يوثق سير العمل بأكمله في شكل بطاقات ، مما يساعدك على تحديد المشروع في مراحل الإنتاج المختلفة. باستخدام هذه البطاقات ، يمكنك التمييز بين الأنشطة المنفذة والعمل الجاري والأنشطة المعلقة. لذا فإن الجميع واضح بشأن تقدم المهمة وما الذي لا يزال يتعين القيام به.
باستخدام لوحات Kanban ، يمكنك أيضًا إضافة ملاحظات العملاء داخل العملية ، مما يحسن كفاءة وإنتاجية سير العمل بأكمله من خلال توليد النتائج المطلوبة وإبقاء جميع أصحاب المصلحة في الحلقة.
ابتكرت تويوتا لوحات Kanban في عام 1958 ، بهدف تقديم أفضل جودة للسيارات بأقصى قدر من الكفاءة. اعتاد العمال على ذكر الخطوات باستخدام ملاحظات Post-it حتى يعرف العامل التالي في الطابور أو القسم التالي من أين يبدأ. باستخدام هذه التقنية ، شهدت تويوتا زيادة كبيرة في الكفاءة. حتى الشركات الأخرى اعتمدت هذه الطريقة لإدارة سير العمل.
اليوم ، تم تحديث هذه التقنية وتحويلها إلى لوحات Kanban ، بأعمدة مختلفة حسب طبيعة المشروع ، ولكل منها بطاقات أخرى تسلط الضوء على الأنشطة على مستويات الإنجاز المختلفة.
عناصر لوحة Kanban
تتميز لوحة Kanban النموذجية ببعض الخصائص الأساسية ؛ لقد أبرزناها أدناه. على الرغم من أن هذه الخصائص متشابهة في كل لوحة Kanban ، إلا أنه يمكنك تخصيصها إلى أقصى حد مع الاحتفاظ بالعناصر الأساسية كما هي.
الإشارات المرئية
في سير عمل Kanban ، تذكر الفرق البعيدة جميع الأنشطة التي يجب إكمالها أثناء المشروع على البطاقات ، والتي تقدم نفسها كإشارات مرئية في العملية بأكملها. عادةً ما يكون النشاط الفردي الذي يتعين على الفرد القيام به على بطاقة معينة. لذلك ، بصرف النظر عن تقديم نظرة عامة على سير العمل بأكمله ، يمكنك أن تتوقع أن يعرف أعضاء فريق أجايل دورهم في الوظيفة أيضًا. لا يوجد حد لعدد البطاقات التي يمكنك إضافتها لكل عمود إلا إذا قمت بتعيين حد معين بنفسك.
الأعمدة
لوحة Kanban مقسمة إلى أعمدة مختلفة. يبرز كل عمود الأنشطة المختلفة التي قسمت فيها مشروعك بالكامل. عادة ، يمكنك تقسيم العملية بأكملها إلى فئات واسعة. يمكن أن تكون هذه الأنشطة معقدة اعتمادًا على مشروعك أو بسيطة مثل "القيام" و "العمل" و "المنجز". يعتمد عليك تخصيص الأعمدة. يمكن لوحدة إنتاج الملابس ، على سبيل المثال ، استخدام "خياطة" و "خياطة" و "فحص" و "تعبئة" و "إرسال" كأسماء للأعمدة.
حدود العمل الجاري
ميزة أخرى أساسية لنظام Kanban هي حدود العمل الجاري. ضمن هذه الحدود ، يمكنك تعيين عدد معين من البطاقات (الأنشطة) لتكون جزءًا من عملية / نشاط رئيسي معين. عندما تصل إلى الحد الأقصى من الإمكانات ، سيتعين عليك نقل البطاقات الموجودة قبل إضافة البطاقات الجديدة إلى مرحلة معينة.
باستخدام هذا العنصر من لوحة Kanban ، يمكنك العثور على الاختناقات في سير العمل بالكامل ومعرفة قدرتك ، مما يساعدك على تجنب الالتزامات الزائدة. إلى جانب ذلك ، يمكن أن يساعد أيضًا في إبقاء فريقك على أصابع قدميه والحفاظ على تقدم العملية بأكملها.
ممرات Kanban
يعد كانبان swinlameb هو الممر الأفقي الذي يمكن أن يساعدك في التمييز بين الفرق الرشيقة أو المجموعات الأخرى بناءً على مشروعك المحدد. يسمح لك بالحفاظ على مزيد من التقسيم داخل لوحة كانبان للمشروع الرئيسي. وبالتالي ، لن تحتاج إلى أي أداة أخرى لتوضيح سير عملك أثناء استخدام لوحة Kanban.
نقطة الالتزام
هذه هي النقطة في سير عمل Kanban حيث يجب أن تكون الأنشطة الجديدة جزءًا من العملية. يمكن أن تكون هناك مرحلة قبل هذه النقطة حيث يمكن للفريق تبادل الأفكار وطرح الأفكار لمزيد من المناقشة. لذا ، فإن تحديد نقطة الالتزام أمر ضروري.
نقطة التسليم
إنها النقطة التي تنتهي فيها أنشطة سير عمل Kanban. الفرق بين نقاط التسليم والالتزام هو المهلة الزمنية. كلما كانت مهلة المشروع أقصر ، كان ذلك أفضل.
أنواع وأمثلة لوحة Kanban
هناك نوعان من لوحة Kanban ، لوحة Kanban المادية ولوحة Kanban الرقمية. فيما يلي شرح موجز لكل منها.
لوحات Kanban المادية
هذه هي الهياكل الأساسية للوحة كانبان حيث يتعين عليك يدويًا وضع الملاحظات اللاصقة ونقلها على السبورة الفعلية لتمثيل مراحل مختلفة من العمل.
لوحات Kanban الرقمية
تعمل لوحات Kanban الرقمية على نفس مبدأ لوحة Kanban المادية ولكنها موجودة كحل برمجي. يتيح لك البرنامج المصمم في أعمدة مع البطاقات للتنقل بين الممرات المختلفة تحقيق نفس الهدف بسهولة وهو إدارة وتتبع تقدم العمل.
أمثلة لوحة Kanban
فيما يلي أمثلة لوحة Kanban الأولية اعتمادًا على الطبيعة المختلفة للمشاريع. يمكنك الحصول على فكرة عن مشاريعك المحددة من هذه الأمثلة.
إدارة المشاريع مجالس Kanban
إذا كنت مدير مشروع ، فسيتعين عليك إدارة الموارد وتحديد أولوياتها وإنشاء ميزانية وإدارة جوانب متعددة. لذلك ، يمكنك عمل الأعمدة أدناه مع كل نشاط محدد. إليك مثال على لوحة Kanban:
- متطلبات العمل
- جاهز للبدء
- في تَقَدم
- تفويض للعملاء
- فعله
لوحات Kanban لإدارة المنتجات
يمكنك حتى إنشاء هياكل لوحة Kanban الأساسية لإدارة المنتج. دعنا نلقي نظرة على إجراءات تطوير البرامج كمثال على لوحة Kanban:
- تصميم
- تطوير
- مراجعة التعليمات البرمجية
- الاختبار / ضمان الجودة
- تعيين
إدارة مشروع الموارد البشرية لوحات Kanban
يمكنك حتى إدارة إدارة مشروع الموارد البشرية باستخدام بطاقات Kanban:
- تم استلام الطلبات
- فحص الهاتف
- فحص أوراق الاعتماد
- مقابلة في الموقع
- الموظف المختار
- قدم العرض
- عرض قبول
ما هي فوائد لوحات Kanban ؟
فيما يلي الفوائد الرئيسية Kanban:
رؤية محسنة
تعمل لوحة Kanban على تحسين رؤية سير العمل والأنشطة المحددة المضمنة في مشروعك. يمكن أن يؤدي استخدام ألوان وبطاقات وأعمدة وخطوط أفقية مختلفة إلى تقسيم كل مشروع مهم إلى أنشطة صغيرة مرئية للجميع.
زيادة الإنتاجية
لا توجد فرص لفقد أي نشاط عندما ينتشر كل شيء على لوحة Kanban مع تعيين كل مهمة لفرد معين. وبالمثل ، هناك فرص محدودة لازدواجية المهام ، وبالتالي تعزيز الإنتاجية التنظيمية الشاملة. إلى جانب ذلك ، يمكن أيضًا أن تكون تكاليف الإدارة الإضافية والنفقات العامة الأخرى محدودة.
مزيد من المرونة
يوفر Kanban مرونة أكبر في المشروع. إذا لم تتم إدارة جانب معين بشكل صحيح في الوقت المناسب ، فيمكنك إعادة جدولة المهمة بأكملها أو جزء منها أو إعادة تعيينها للآخرين بسهولة أكبر في لوحة Kanban.
تحسين تركيز الفريق
عندما يعرف كل فرد في فريق أجايل المهام التي يحتاجون إلى أدائها ، يمكنك توقع تركيز أعلى ونتائج أفضل من خلال لوحات Kanban.
انخفاض مستويات النفايات
نظرًا لتقليل فرص استخدام موارد مختلفة في نفس النشاط نظرًا للطبيعة المرئية لنظام Kanban ، فلن تضطر إلى تحمل أي إهدار أو استخدام آخر للموارد.
تعاون أفضل
يعرف الفريق بأكمله العملية الكاملة ، لذا يمكنك توقع تعاون أفضل مع فريق أجايل لتشغيل المشروع بسلاسة. إلى جانب ذلك ، يمكن تقديم التعليقات في الوقت المناسب ودمجها بكفاءة في العملية المستمرة دون صعوبة من خلال لوحة Kanban.
تحسين القدرة على التنبؤ
عندما تقسم المشروع إلى مهام أقصر ، ستعرف على الأرجح الوقت اللازم لإكمال العملية والعقبات الأخرى التي قد يتعين عليك مواجهتها. لذلك ، لن تكون هناك أي صدمات أثناء إدارة المشروع.
Kanban مقابل لوحة Scrum
الفرق بين لوحة Kanban ولوحة سكرم قاتم. تستخدم منهجية Scrum بطاقات Kanban مع بعض التغييرات. فيما يلي الاختلافات. لوحة Kanban هي عملية مستمرة بدون تواريخ بدء وتوقف ، بينما يكون لفرق سكرم بداية وتاريخ انتهاء محددين. تظل العملية في Kanban متشابهة وتتكرر بشكل متكرر ، ولكن في لوحات سكروم ، يجب إعادة تدوير سباقات السرعة بعد كل جولة. لقد حددت لوحات Scrum بوضوح فرق أجايل أو فرق بعيدة ، مما يبرز الأدوار في العملية. لكن هذه الأدوار ليست ضرورية لمجلس إدارة Kanban. تستخدم فرق Scrum مواعيد نهائية صارمة للمحافظة عليها أثناء سير عمل Kanban ، يمكنك بسهولة تغيير نشاط العمل وإعادة تعيينه وإعادة ترتيب أولوياته. بشكل عام ، يعد Kanban خيارًا أكثر مرونة في تقنيات إدارة المشاريع السريعة من لوحات سكروم.
كيفية استخدام لوحة Kanban ؟
إليك الإجراء الكامل لاستخدام لوحة كانبان:
ضع خريطة لسير عملك على لوحة Kanban
يمكنك تصور سير عملك على لوحة Kanban. قم بإنشاء الأعمدة الهامة المتعلقة بعملك وأضف المهام الوهمية للتأكد من أن التدفق يبدو مكتملاً ولا يفوتك أي خطوة حاسمة.
اكتشف معوقات سير العمل
عندما يكون لديك شيء ما على متن الطائرة ، ستكون في وضع أفضل لتحديد الاختناقات في النظام. استخدام فحص بسيط يمكن أن يساعد هنا. قم بتحليل ما إذا كانت سرعة نقل المهام إلى العمود الموجود على لوحة Kanban أكبر من نقل البطاقات للخارج منها. إذا حدث شيء من هذا القبيل ، فهذا يعني أن العملية الحالية ليست فعالة بما يكفي ، وستستمر في تكديس البطاقات في هذا العمود.
مثل هذا الوضع يتطلب إيجاد أسباب تأخير الانتقال إلى المرحلة التالية. هل تحتاج إلى المزيد من الموارد أو المواد وما إلى ذلك؟ أم عدم التزام فريقك؟ ستساعد كل هذه المعلومات في تحسين لوحة Kanban.
ضع حدودًا في مراحل مختلفة
اعتمادًا على المهمة المطروحة ، يمكنك وضع حدود لمراحل معينة ؛ على سبيل المثال ، إذا كنت لا تريد أن تظل الوظائف معلقة وإنهاء المهام الحالية قبل بدء الوظائف الجديدة ، فيمكنك تحديد البطاقات التي يمكن أن تظل في عمود التقدم في العمل. سوف يساعد على تنعيم التدفق.
قم بإعداد لوحة Kanban
يمكن أن يساعد استخدام المقاييس الصحيحة للتقييم في تقليل الوقت الذي تستغرقه الاجتماعات غير الضرورية ومناقشة تقدم المهمة. كل شيء واضح على لوحة القيادة لجميع أصحاب المصلحة لعرض وتتبع التقدم.
أتمتة عمليات العمل
إحدى المزايا الأخرى التي يمكنك الحصول عليها من خلال منهجية Kanban هي أتمتة سير العمل . عليك ببساطة إضافة قواعد لمهمة معينة ، ويمكن أن تتحرك البطاقات تلقائيًا دون تعديلها يدويًا. تتيح لك هذه الميزة أتمتة العمليات المتكررة وتوفير الوقت.
استخدم المقاييس للتحسين
بمجرد تطوير طريقة Kanban ، لا تتركها على هذا النحو ؛ بدلاً من ذلك ، ابحث عن المزيد من المشاكل وادمج التغييرات من أجل التحسين ؛ في غضون 2-3 محاولات ، سيكون لديك نظام مثالي.
أي برنامج لوحة Kanban يجب أن يختار؟
إذا كان لديك مشروع أو مشاريع متعددة للتعامل معها وتبحث عن البرنامج المناسب لتزويدك بكل هذه الميزات بواجهة مستخدم سهلة الاستخدام ، يمكنك اختيار AppMaster. AppMaster ليس برنامج Kanban أو أداة سير عمل. بدلاً من ذلك ، إنها منصة يمكنك استخدامها لبناء منهجية Kanban المخصصة الخاصة بك بسهولة كبيرة. يمكنك توقع إنتاجية أعلى وأداء أفضل للموظفين من خلال تخصيص تطبيقك وفقًا لاحتياجاتك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التحكم الذي تحصل عليه في أداتك سيكون غير مسبوق ، مما يسهل عليك توسيع نطاق Kanban الخاص بك. أفضل جزء من استخدام منهجية Kanban من خلال AppMaster هو أنك لست بحاجة إلى مطوري برامج في أي مرحلة.
تلخيص لما سبق
يقدم مجلس Kanban إحدى التقنيات الرشيقة لإدارة المشاريع. ضمن الأعمدة ، يمكنك إضافة الأنشطة والمهام المتعلقة بمشروعك وتصور طريقة Kanban بالكامل. يمكنه تسريع العملية الفعلية الخاصة بك والحد من أي اختناقات. لوحات كانبان الرقمية ولوحات كانبان المادية هما الخياران. يمكنك إنشاء اللوحة الرقمية الخاصة بك من خلال AppMaster دون الحاجة إلى مطوري البرامج.
