Het verbeteren van de efficiëntie en het tevredenstellen van klanten zijn de kernactiviteiten van elk bedrijf. De traditionele aanpak van projectbeheer levert meestal niets op, dus zijn bedrijven overgestapt op Agile projectbeheertechnieken.
Een essentieel hulpmiddel bij het beheer van de workflow is het Kanban bord. Het mooie van deze borden is dat je ze niet alleen nodig hebt voor een specifiek type project; ze kunnen in alle contexten werken, ongeacht de aard van het project. Dus of u nu teams op afstand beheert of een fysiek product hebt, u kunt deze Kanban Boards gebruiken en uw proces stroomlijnen. Laten we dieper in het concept duiken en begrijpen wat een Kanban board is.
Wat is een Kanban board?
Het is een visualisatie-instrument dat wordt gebruikt voor agile projectmanagement. Het documenteert de volledige workflow in de vorm van kaarten en helpt u het project in verschillende productiefasen te definiëren. Met deze kaarten kunt u onderscheid maken tussen de uitgevoerde activiteiten, werk in uitvoering en hangende activiteiten. Zo is iedereen duidelijk over de voortgang van de taak en wat er nog moet gebeuren.
Met de Kanban borden kunt u ook feedback van klanten toevoegen aan het proces, wat de efficiëntie en productiviteit van de hele workflow verbetert door de vereiste resultaten te genereren en alle belanghebbenden op de hoogte te houden.
Toyota vond in 1958 de Kanban borden uit, met als doel de beste kwaliteit auto's te leveren met maximale efficiëntie. De arbeiders waren gewend de stappen te vermelden met behulp van de Post-it notities, zodat de volgende arbeider in de rij of de volgende afdeling zou weten waar te beginnen. Door het gebruik van deze techniek zag Toyota de efficiëntie aanzienlijk toenemen. Zelfs andere bedrijven namen deze methode over voor het beheer van de procesworkflows.
Tegenwoordig is deze technologie gemoderniseerd en omgezet in Kanban borden, met verschillende kolommen afhankelijk van de aard van het project, die elk andere kaarten hebben waarop de activiteiten op verschillende voltooiingsniveaus zijn aangegeven.
Elementen van een Kanban board
Een typisch Kanban bord heeft een aantal essentiële kenmerken; we hebben ze hieronder uitgelicht. Hoewel deze kenmerken vergelijkbaar zijn in elk Kanban bord, kunt u het maximaal aanpassen, waarbij de essentiële elementen hetzelfde blijven.
Visuele signalen
In de Kanban workflow vermelden de teams op afstand alle activiteiten die tijdens het project moeten worden uitgevoerd op de kaarten, die zich presenteren als visuele signalen in het hele proces. Meestal staat een enkele activiteit die door een individu moet worden uitgevoerd op een bepaalde kaart. Dus, behalve een overzicht van de hele workflow, kun je verwachten dat de agile teamleden ook hun deel van het werk kennen. Er is geen limiet aan het aantal kaarten dat je aan elke kolom kunt toevoegen, tenzij je zelf een specifieke limiet hebt ingesteld.
Kolommen
Het Kanban bord is verdeeld in verschillende kolommen. Elke kolom belicht de verschillende activiteiten waarin u uw hele project hebt opgedeeld. Meestal kunt u het hele proces onderverdelen in grote categorieën. Deze activiteiten kunnen complex zijn, afhankelijk van uw project, of zo eenvoudig als "to do", "doing" en "done". Het hangt van u af om de kolommen aan te passen. Een kledingproductie-eenheid kan bijvoorbeeld "stikken", "naaien", "inspectie", "inpakken" en "verzenden" als namen voor de kolommen gebruiken.
Onderhanden werk limieten
Een ander essentieel kenmerk van het systeem Kanban zijn de onderhandenwerklimieten. Binnen deze limieten kunt u een bepaald aantal kaarten (activiteiten) instellen die deel uitmaken van een bepaald proces/hoofdactiviteit. Wanneer u het maximum hebt bereikt, moet u de bestaande kaarten verplaatsen voordat u de nieuwe kaarten aan een bepaalde fase toevoegt.
Met dit element van het Kanban bord kunt u de knelpunten in de hele workflow vinden en uw capaciteit kennen, waardoor u overcommitments kunt vermijden. Bovendien kan het ook helpen om uw team scherp te houden en het hele proces in beweging te houden.
Kanban swimlanes
Een kanban swinlameb is de horizontale lane die je kan helpen bij het onderscheiden van agile teams of andere groepen op basis van je specifieke project. Het stelt je in staat om een verdere verdeling te handhaven binnen het hoofdproject kanban bord. U hebt dus geen ander hulpmiddel nodig om uw workflow aan te tonen terwijl u het Kanban bord gebruikt.
Vastleggingspunt
Dit is het punt in de Kanban workflow waar de nieuwe activiteiten deel gaan uitmaken van het proces. Er kan een fase vóór dit punt zijn waarin het team kan brainstormen en ideeën kan aandragen voor verdere discussie. Het definiëren van een commitment point is dus essentieel.
Leveringspunt
Dit is het punt waarop uw Kanban workflow activiteiten tot een einde komen. Het verschil tussen het opleverpunt en het commitmentpunt is de doorlooptijd. Hoe korter de doorlooptijd van een project, hoe beter het is.
Soorten en voorbeelden van Kanban board
Er zijn twee soorten Kanban board, fysiek Kanban board en digitaal Kanban board. Hier volgt een korte uitleg van elk.
Fysieke Kanban borden
Dit zijn de basis kanban-bordstructuren waarbij je de sticky notes handmatig op een fysiek whiteboard moet plaatsen en verplaatsen om de verschillende stadia van het werk weer te geven.
Digitale Kanban borden
De digitale Kanban borden werken volgens hetzelfde principe als het fysieke Kanban bord, maar zijn aanwezig als een softwareoplossing. Met de software, ontworpen in kolommen met kaarten om tussen de verschillende banen te bewegen, kunt u gemakkelijk hetzelfde doel bereiken, namelijk het beheren en volgen van de voortgang van het werk.
Kanban bord voorbeelden
Hieronder vindt u de primaire Kanban bordvoorbeelden, afhankelijk van de verschillende aard van de projecten. Uit deze voorbeelden kunt u een idee krijgen van uw specifieke projecten.
Projectbeheer Kanban borden
Als u een projectmanager bent, moet u middelen beheren en prioriteren, een budget opstellen en meerdere aspecten beheren. U kunt dus de kolommen hieronder maken met elke specifieke activiteit. Hier is het Kanban board voorbeeld:
- Zakelijke eisen
- Klaar om te beginnen
- In uitvoering
- Gedelegeerd aan klanten
- Gereed
Productbeheer Kanban borden
U kunt zelfs eenvoudige Kanban bordstructuren maken voor productbeheer. Laten we eens kijken naar de softwareontwikkelingsprocedure als voorbeeld van een Kanban board:
- Ontwerp
- Ontwikkeling
- Code beoordeling
- Testen/kwaliteitsgarantie
- Uitrol
HR projectmanagement Kanban borden
U kunt zelfs het HR-projectbeheer beheren met behulp van Kanban kaarten:
- Ontvangen sollicitaties
- Telefonische screening
- Onderzoek geloofsbrieven
- Interview ter plaatse
- Geselecteerde werknemer
- Aanbod gedaan
- Aanbod aanvaard
Wat zijn de voordelen van Kanban boards?
Hieronder vindt u de belangrijkste voordelen van een Kanban bord:
Verbeterde zichtbaarheid
Het Kanban bord verbetert de zichtbaarheid van de workflow en de specifieke activiteiten in uw project. Door het gebruik van verschillende kleuren, kaarten, kolommen en horizontale lijnen kan elk belangrijk project worden opgedeeld in kleine activiteiten die voor iedereen zichtbaar zijn.
Verhoogde productiviteit
Er is geen kans om een activiteit te missen wanneer alles is verdeeld over het Kanban bord met elke taak toegewezen aan een bepaalde persoon. Ook is er weinig kans op dubbel werk, waardoor de algehele productiviteit van de organisatie toeneemt. Bovendien kunnen de extra administratiekosten en andere overheadkosten worden beperkt.
Grotere flexibiliteit
Kanban biedt meer flexibiliteit in het project. Als een bepaald aspect niet goed wordt beheerd op het juiste moment, kunt u de hele taak of een deel ervan opnieuw inplannen of met meer gemak aan anderen toewijzen in het Kanban board.
Verbeterde teamfocus
Als iedereen in het agile team weet welke taken ze moeten uitvoeren, kun je via Kanban boards een hogere focus en betere resultaten verwachten.
Minder verspilling
Aangezien de kans op het gebruik van verschillende middelen voor dezelfde activiteit wordt verminderd door de zichtbare aard van het Kanban systeem, hoeft u geen verspilling of ander gebruik van middelen te dragen.
Betere samenwerking
Het hele team kent het volledige proces, dus u kunt een betere samenwerking met het agile team verwachten om het project soepel te laten verlopen. Bovendien kan de feedback tijdig worden aangeboden en zonder problemen in het lopende proces worden opgenomen via het Kanban bord.
Verbeterde voorspelbaarheid
Wanneer u het project in kortere taken hebt verdeeld, weet u waarschijnlijk hoeveel tijd er nodig is voor de voltooiing van het proces en welke andere hindernissen u mogelijk onder ogen moet zien. Er zullen dus geen schokken zijn tijdens het projectmanagement.
Kanban vs Scrum bord
Het verschil tussen het Kanban board en het scrum board is somber. De Scrum methodologie gebruikt de Kanban kaarten met een paar veranderingen. Hier zijn de verschillen. Kanban board is een doorlopend proces zonder start- en stopdata, terwijl scrumteams een vastomlijnd begin en een einddatum hebben. Het proces in Kanban blijft vergelijkbaar en wordt herhaald, maar in scrum boards moeten de sprints na elke ronde gerecycleerd worden. Scrum boards hebben duidelijk gedefinieerde agile teams of remote teams, die de rollen in het proces benadrukken. Maar deze rollen zijn niet nodig voor een Kanban board. Scrum teams hanteren strikte deadlines om zich aan te houden, terwijl je in de Kanban workflow gemakkelijk een werkactiviteit kunt veranderen, herverdelen en herprioriteren. Over het geheel genomen is Kanban een flexibelere optie binnen de agile projectmanagementtechnieken dan de scrumborden.
Hoe gebruik je een Kanban board?
Hier volgt de volledige procedure voor het gebruik van het kanban-bord:
Breng uw workflow in kaart op het Kanban bord
U kunt uw workflow visualiseren op het Kanban bord. Maak de kritieke kolommen met betrekking tot uw werk en voeg dummytaken toe om ervoor te zorgen dat de stroom er volledig uitziet en geen enkele cruciale stap mist.
De knelpunten in de workflow opsporen
Als je iets aan boord hebt, ben je beter in staat om de knelpunten in het systeem op te sporen. Een eenvoudige controle kan hierbij helpen. Analyseer of de snelheid van het verplaatsen van taken naar de kolom op het Kanban bord groter is dan het verplaatsen van de kaarten eruit. Als zoiets gebeurt, betekent dit dat het huidige proces niet efficiënt genoeg is, en dat je de kaarten in deze kolom blijft opstapelen.
Zo'n situatie vraagt om het vinden van de oorzaak van de vertraging in het overgaan naar de volgende fase. Heeft u meer middelen of materialen nodig, enz. Of is het het gebrek aan inzet van uw team? Al deze informatie zal helpen het bord Kanban te optimaliseren.
Stel grenzen aan verschillende stadia
Afhankelijk van de taak in kwestie kunt u limieten instellen voor bepaalde stadia; als u bijvoorbeeld niet wilt dat de taken in behandeling blijven en de bestaande taken afmaken voordat u de nieuwe begint, kunt u het aantal kaarten dat in de kolom 'werk in uitvoering' mag blijven, beperken. Dit zal de stroom helpen versoepelen.
Het dashboard Kanban instellen
Door de juiste statistieken te gebruiken om te evalueren, kunt u de tijd die gemoeid is met onnodige vergaderingen en het bespreken van de voortgang van de taak verminderen. Alles is zichtbaar op het dashboard zodat alle belanghebbenden de voortgang kunnen bekijken en volgen.
Werkprocessen automatiseren
Een van de andere voordelen die u kunt krijgen via de Kanban methodologie is workflow automatisering. U hoeft alleen maar regels toe te voegen om een bepaalde taak te laten plaatsvinden, en de kaarten kunnen automatisch bewegen zonder ze handmatig aan te passen. Met een dergelijke functie kunt u repetitieve processen automatiseren en tijd besparen.
Gebruik de metriek voor verbetering
Als u eenmaal de methode Kanban hebt ontwikkeld, laat het dan niet zo; zoek in plaats daarvan naar verdere problemen en breng wijzigingen aan ter verbetering; binnen 2-3 pogingen hebt u een perfect systeem.
Welke Kanban board software moet u kiezen?
Als u een project of meerdere projecten te behandelen hebt en op zoek bent naar de juiste software die u al deze functies biedt met een intuïtieve gebruikersinterface, kunt u kiezen voor AppMaster. AppMaster is geen Kanban software of workflowtool. In plaats daarvan is het een platform dat u kunt gebruiken om met groot gemak uw eigen aangepaste Kanban methodologie te bouwen. U kunt een hogere productiviteit en betere prestaties van uw medewerkers verwachten door uw app aan te passen aan uw behoeften. Bovendien krijgt u een ongekende controle over uw tool, waardoor u uw Kanban gemakkelijker kunt opschalen. Het beste deel van het gebruik van de Kanban methodologie via AppMaster is dat u in geen enkele fase softwareontwikkelaars nodig hebt.
Samenvattend
Kanban bord presenteert een van de agile technieken van projectmanagement. Binnen de kolommen kunt u activiteiten en taken met betrekking tot uw project toevoegen en de hele Kanban methode visualiseren. Het kan uw eigenlijke proces versnellen en eventuele knelpunten beperken. Digitale kanban-borden en fysieke kanban-borden zijn de twee opties. U kunt uw eigen digitale bord maken via AppMaster zonder dat u daarvoor softwareontwikkelaars nodig hebt.
