Zwiększanie efektywności i satysfakcja klientów to działania leżące u podstaw każdego biznesu. Stosowanie tradycyjnych podejść do zarządzania projektami zwykle nie jest owocne, dlatego firmy zmierzają w kierunku technik zarządzania projektami Agile.
Jednym z istotnych narzędzi pomagających w zarządzaniu przepływem pracy jest tablica Kanban. Piękno tych tablic polega na tym, że nie potrzebujesz ich tylko dla konkretnego typu projektu; mogą one działać we wszystkich kontekstach, niezależnie od charakteru projektu. Tak więc, niezależnie od tego, czy zarządzasz zdalnymi zespołami, czy masz fizyczny produkt, możesz wykorzystać te Kanban Boards i usprawnić swój proces. Zanurzmy się głębiej w tej koncepcji i zrozummy, czym jest tablica Kanban.
Czym jest tablica Kanban?
Jest to narzędzie wizualizacji wykorzystywane do zwinnego zarządzania projektami. Dokumentuje cały przepływ pracy w postaci kart, pomagając Ci zdefiniować projekt na różnych etapach produkcji. Dzięki tym kartom można wyróżnić czynności wykonane, prace w toku i oczekujące na realizację. Dzięki temu każdy ma jasność co do postępu zadania i co jeszcze trzeba zrobić.
Dzięki tablicom Kanban można również dodać informacje zwrotne od klientów w ramach procesu, co poprawia efektywność i wydajność całego przepływu pracy poprzez generowanie wymaganych wyników i utrzymywanie wszystkich zainteresowanych stron w pętli.
Toyota wymyśliła tablice Kanban w 1958 roku, dążąc do dostarczania najlepszej jakości samochodów przy maksymalnej wydajności. Pracownicy byli przyzwyczajeni do opisywania kroków za pomocą notatek Post-it, aby następny pracownik w kolejce lub kolejny dział wiedział, od czego zacząć. Dzięki zastosowaniu tej techniki Toyota odnotowała znaczny wzrost wydajności. Nawet inne firmy zaadoptowały tę metodę do zarządzania przepływem procesów.
Dzisiaj technologia ta została unowocześniona i przekształcona w tablice Kanban, z różnymi kolumnami w zależności od charakteru projektu, z których każda ma inne karty podkreślające czynności na różnych poziomach ukończenia.
Elementy tablicy Kanban
Typowa tablica Kanban ma kilka istotnych cech, które wyróżniliśmy poniżej. Chociaż te cechy są podobne w każdej tablicy Kanban, możesz ją maksymalnie dostosować do swoich potrzeb, zachowując te same podstawowe elementy.
Sygnały wizualne
W przepływie pracy Kanban zespoły zdalne wymieniają wszystkie czynności, które mają być wykonane w trakcie projektu na kartach, które prezentują się jako sygnały wizualne w całym procesie. Zazwyczaj na danej karcie znajduje się pojedyncza czynność do wykonania przez daną osobę. Tak więc oprócz tego, że daje ona wgląd w cały workflow, można oczekiwać, że członkowie zespołu agile będą znali również swoją część pracy. Nie ma ograniczenia co do liczby kart, które można dodać do każdej kolumny, chyba że samemu ustaliło się konkretny limit.
Kolumny
Tablica Kanban jest podzielona na różne kolumny. Każda kolumna podkreśla różne czynności, na które podzieliłeś cały swój projekt. Zazwyczaj można podzielić cały proces na szerokie kategorie. Działania te mogą być złożone w zależności od projektu lub tak proste jak "do zrobienia", "robienie" i "zrobione". To od Ciebie zależy, czy dostosujesz kolumny do swoich potrzeb. Na przykład jednostka produkcyjna odzieży może używać "zszywanie", "szycie", "inspekcja", "pakowanie" i "wysyłka" jako nazw kolumn.
Limity produkcji w toku
Kolejną istotną cechą systemu Kanban są limity produkcji w toku. W ramach tych limitów można ustawić określoną liczbę kart (czynności), które mają być częścią danego procesu/działalności głównej. Gdy osiągniesz maksymalny potencjał, będziesz musiał przesunąć istniejące karty, zanim dodasz nowe do danego etapu.
Dzięki temu elementowi tablicy Kanban możesz znaleźć wąskie gardła w całym procesie pracy i poznać swoje możliwości, co pomoże Ci uniknąć nadmiernych zobowiązań. Poza tym, może to również pomóc w utrzymaniu zespołu na palcach i utrzymaniu całego procesu w ruchu.
Kanban swimlanes
Kanban swinlameb to poziomy pas, który może pomóc Ci rozróżnić zespoły agile lub inne grupy w oparciu o konkretny projekt. Pozwala on na zachowanie dalszego podziału w obrębie głównej tablicy kanban projektu. W ten sposób nie będziesz potrzebował żadnego innego narzędzia, aby pokazać swój przepływ pracy podczas korzystania z tablicy Kanban.
Punkt zobowiązania
Jest to punkt w workflow Kanban, w którym nowe działania mają stać się częścią procesu. Przed tym punktem może być etap, w którym zespół może przeprowadzić burzę mózgów i przedstawić pomysły do dalszej dyskusji. Zatem zdefiniowanie punktu zaangażowania jest niezbędne.
Punkt dostarczenia
Jest to punkt, w którym Twoje Kanban działania związane z przepływem pracy dobiegają końca. Różnica pomiędzy punktami dostawy i zobowiązania to czas realizacji. Im krótszy jest czas realizacji projektu, tym lepiej.
Rodzaje i przykłady tablicy Kanban
Istnieją dwa rodzaje Kanban board, fizyczny Kanban board i cyfrowy Kanban board. Oto krótkie wyjaśnienie każdego z nich.
Fizyczne tablice Kanban
Są to podstawowe struktury tablic kanban, w których ręcznie trzeba umieszczać i przesuwać karteczki samoprzylepne na fizycznej tablicy, aby reprezentować różne etapy pracy.
Cyfrowe tablice Kanban
Cyfrowe tablice Kanban działają na tej samej zasadzie co fizyczne tablice Kanban, ale są obecne jako rozwiązanie programowe. Oprogramowanie zaprojektowane w kolumnach z karteczkami do poruszania się pomiędzy różnymi pasami pozwala łatwo osiągnąć ten sam cel zarządzania i śledzenia postępów pracy.
Kanban przykłady tablic
Poniżej znajdują się podstawowe przykłady tablic Kanban w zależności od różnych natur projektów. Na podstawie tych przykładów możesz wyrobić sobie pogląd na temat swoich konkretnych projektów.
Zarządzanie projektem Kanban tablice
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, będziesz musiał zarządzać i ustalać priorytety zasobów, tworzyć budżet i zarządzać wieloma aspektami. Możesz więc zrobić kolumny poniżej z każdą konkretną czynnością. Oto przykład tablicy Kanban:
- Wymagania biznesowe
- Gotowe do rozpoczęcia
- W trakcie realizacji
- Oddelegowane do klientów
- Gotowe
Zarządzanie produktem Kanban boardy
Możesz nawet stworzyć podstawowe struktury tablic Kanban dla zarządzania produktem. Przyjrzyjmy się procedurze rozwoju oprogramowania jako przykładowi tablicy Kanban:
- Projektowanie
- Rozwój
- Przegląd kodu
- Testowanie/zapewnienie jakości
- Wdrożenie
Zarządzanie projektem HR za pomocą kart Kanban
Zarządzanie projektem HR można nawet prowadzić za pomocą kart Kanban:
- Otrzymane aplikacje
- Telefoniczna weryfikacja
- Sprawdzanie referencji
- Rozmowa kwalifikacyjna na miejscu
- Wybrany pracownik
- Oferta złożona
- Oferta zaakceptowana
Jakie są korzyści z tablic Kanban?
Poniżej przedstawiamy główne korzyści płynące z posiadania tablicy Kanban:
Zwiększona widoczność
Tablica Kanban zwiększa widoczność przepływu pracy i poszczególnych działań wchodzących w skład Twojego projektu. Używając różnych kolorów, kart, kolumn i linii poziomych można podzielić każdy znaczący projekt na małe czynności widoczne dla wszystkich.
Zwiększona produktywność
Nie ma szans na przeoczenie jakiejkolwiek czynności, gdy wszystko jest rozłożone na tablicy Kanban, a każde zadanie jest przypisane do konkretnej osoby. Podobnie, szanse na powielanie zadań są ograniczone, co zwiększa ogólną produktywność organizacji. Ponadto, dodatkowe koszty administracyjne i inne koszty ogólne mogą być również ograniczone.
Większa elastyczność
Kanban oferuje większą elastyczność w projekcie. Jeśli jakiś aspekt nie jest zarządzany prawidłowo w odpowiednim czasie, można zmienić harmonogram całego zadania lub jego części lub przydzielić je innym z większą łatwością w tablicy Kanban.
Lepsza koncentracja zespołu
Kiedy każdy w zespole agile zna zadania, które musi wykonać, można oczekiwać wyższego skupienia i lepszych wyników dzięki tablicom Kanban.
Zmniejszony poziom marnotrawstwa
Ponieważ szanse na wykorzystanie różnych zasobów na tej samej czynności są zmniejszone ze względu na widoczny charakter systemu Kanban, nie musisz ponosić marnotrawstwa lub innego wykorzystania zasobów.
Lepsza współpraca
Cały zespół zna kompletny proces, więc możesz oczekiwać lepszej współpracy z zespołem agile, aby płynnie prowadzić projekt. Poza tym, informacje zwrotne mogą być oferowane w odpowiednim czasie i sprawnie włączane do trwającego procesu bez trudu dzięki tablicy Kanban.
Większa przewidywalność
Kiedy podzielisz projekt na krótsze zadania, najprawdopodobniej będziesz znał czas potrzebny na ukończenie procesu i inne przeszkody, z którymi możesz się zmierzyć. Nie będzie więc żadnych szoków podczas zarządzania projektem.
Kanban vs Scrum board
Różnica między tablicą Kanban a tablicą scrumową jest ponura. MetodykaScrum wykorzystuje karty Kanban z kilkoma zmianami. Oto różnice. Kanban tablica jest procesem ciągłym, bez dat rozpoczęcia i zakończenia, podczas gdy zespoły scrumowe mają określony początek i datę zakończenia. Proces w Kanban pozostaje podobny i jest powtarzany wielokrotnie, ale w tablicach scrumowych sprinty muszą być poddane recyklingowi po każdej rundzie. Scrum tablice mają jasno zdefiniowane zespoły agile lub zespoły zdalne, podkreślając role w procesie. Ale te role nie są konieczne w przypadku tablicy Kanban. Zespoły Scrum wykorzystują ścisłe terminy do utrzymania, podczas gdy w procesie Kanban można łatwo zmieniać, przydzielać i ustalać priorytety działań. Ogólnie rzecz biorąc, Kanban jest bardziej elastyczną opcją w ramach zwinnych technik zarządzania projektami niż tablice scrumowe.
Jak używać tablicy Kanban?
Oto kompletna procedura korzystania z tablicy kanban:
Mapuj swój przepływ pracy na tablicy Kanban
Możesz zwizualizować swój przepływ pracy na tablicy Kanban. Utwórz krytyczne kolumny związane z Twoją pracą i dodaj zadania pozorne, aby upewnić się, że przepływ wygląda na kompletny i nie pomija żadnego kluczowego kroku.
Zauważ wąskie gardła w przepływie pracy
Kiedy masz coś na pokładzie, będziesz w lepszej pozycji, aby zidentyfikować wąskie gardła w systemie. Pomocne może być tutaj zastosowanie prostego sprawdzenia. Przeanalizuj, czy szybkość przenoszenia zadań do kolumny na tablicy Kanban jest większa niż przenoszenia z niej kartek. Jeśli tak się dzieje, oznacza to, że obecny proces nie jest wystarczająco wydajny, a Ty będziesz ciągle spiętrzał karty w tej kolumnie.
Taka sytuacja wymaga znalezienia tego, co powoduje opóźnienie w przejściu do kolejnego etapu. Czy potrzebujesz więcej zasobów lub materiałów itp. A może to brak zaangażowania ze strony Twojego zespołu? Wszystkie te informacje pomogą w optymalizacji tablicy Kanban.
Ustal limity na poszczególnych etapach
W zależności od zadania, możesz ustawić limity dla poszczególnych etapów; na przykład, jeśli nie chcesz, aby prace pozostawały w toku i zakończyć istniejące przed rozpoczęciem nowych, możesz ograniczyć karty, które mogą pozostać w kolumnie work in progress. Pomoże to wygładzić przepływ.
Ustaw tablicę rozdzielczą Kanban
Używanie właściwych metryk do oceny może pomóc zredukować czas poświęcony na niepotrzebne spotkania i omawianie postępów zadania. Wszystko jest widoczne na desce rozdzielczej dla wszystkich interesariuszy, aby mogli zobaczyć i śledzić postępy.
Automatyzacja procesów pracy
Jedną z innych korzyści, które można uzyskać dzięki metodologii Kanban jest automatyzacja przepływu pracy. Wystarczy dodać reguły, aby określone zadanie miało miejsce, a karty mogą poruszać się automatycznie bez konieczności ich ręcznego dostosowywania. Taka funkcja pozwala zautomatyzować powtarzalne procesy i zaoszczędzić czas.
Wykorzystaj metryki do poprawy
Po opracowaniu metody Kanban nie pozostawiaj jej w takim stanie; zamiast tego szukaj kolejnych problemów i wprowadzaj zmiany w celu ulepszenia; w ciągu 2-3 prób będziesz miał doskonały system.
Jakie oprogramowanie do tablic Kanban wybrać?
Jeśli masz projekt lub wiele projektów do obsługi i szukasz odpowiedniego oprogramowania, które zapewni Ci wszystkie te funkcje z intuicyjnym interfejsem użytkownika, możesz wybrać AppMaster. AppMaster nie jest oprogramowaniem Kanban lub narzędziem do przepływu pracy. Zamiast tego jest to platforma, której możesz użyć do zbudowania własnej, dostosowanej Kanban metodologii z wielką łatwością. Możesz oczekiwać wyższej produktywności i lepszej wydajności pracowników, dostosowując swoją aplikację do swoich potrzeb. Poza tym kontrola, jaką uzyskasz nad swoim narzędziem, będzie bezprecedensowa, co ułatwi ci skalowanie Kanban. Najlepszą częścią korzystania z metodologii Kanban poprzez AppMaster jest to, że nie potrzebujesz programistów na żadnym etapie.
Podsumowując
Kanban tablica przedstawia jedną ze zwinnych technik zarządzania projektami. W ramach kolumn możesz dodawać działania i zadania związane z Twoim projektem i wizualizować całą metodę Kanban. Może ona przyspieszyć Twój aktualny proces i ograniczyć wszelkie wąskie gardła. Cyfrowe tablice kanban i fizyczne tablice kanban to dwie opcje. Możesz stworzyć własną cyfrową tablicę za pośrednictwem strony AppMaster bez konieczności korzystania z pomocy programistów.
