İş verimliliğinizi artıracak bir proje yönetimi uygulamasına sahip olmak ister misiniz? Evet ise, aşağıdaki metinde sizin için bir çözümüm var.
Dünya çapındaki pandemi sanal ekip çalışmasına olan talebi artırdığında, uzak işyerleri istikrarlı bir şekilde genişleme ve inovasyon yolunda ilerliyordu. Neredeyse bir gecede, dünya çapındaki ekipler arasında uzaktan iletişimi kolaylaştıracak uzaktan proje yönetimi araçlarına talep vardı. Bir zamanlar birçok yönetim ekibi tarafından bir avantaj veya ayrıcalık olarak görülen uzaktan çalışma kültürü, üretkenliğin vazgeçilmez bir özelliği haline geldi. Verimli ve etkili sanal işbirliği ve uzaktan çalışma, işyerinde üretkenlik ölçütlerinin ani gelişimi ile eşanlamlı terimler haline geldi.
Bir projenin başarısı, ekiplerin etkin bir şekilde bağlantı kurma ve işbirliği yapma yeteneğine bağlı olduğundan, uzaktan proje yönetimi araçları daha fazla öncelik kazanmıştır. Uzaktan proje yönetimi araçları, iş rollerinin organizasyonunu, performans yönetimini ve ekipler arasında işbirliğini kolaylaştırır. Uzaktan proje yönetimi araçları, çalışma grupları arasında etkin iletişim sağlar. Bu uzaktan proje yönetimi çalışma grupları, genellikle işyeri içinde, çoğu zaman birbiriyle örtüşen belirli işlevleri yerine getirir. Uzaktan proje yönetimi uygulamaları, yönetimin ekiplerinin iş akışını gerçek zamanlı olarak düzenlemesini, izlemesini ve denetlemesini sağlar.
Toplanan verilere dayanarak, yönetim ekipleri projenin kapsamı boyunca idari kararlar alabilir. Örneğin bazı şirketler, dünya çapında çeşitli ülkelerden veya bölgelerden çalışan ekipleriyle yüzde yüz uzaklara gitmeyi tercih ediyor. Diğer yönetim ekipleri, mesajlaşma ve iş akışı araçları aracılığıyla günlük çevrimiçi iletişimle yüz yüze çalışmayı seçer. Yine de diğerleri, hibrit ekipleri kullanarak her ikisinin de yönetilebilir bir karışımını seçebilir. Herhangi bir üretkenlik tarzında olduğu gibi, uzaktan çalışma ekipleri de kendi avantajları ve zorluklarıyla karşı karşıyadır.
Proje Yönetimi Uygulaması Geliştirme Adımları
Bir proje yönetimi uygulamasının geliştirilmesinde aşağıdakiler dahil olmak üzere 4 ana adım yer alır:
1. Adım: Bir Konsept Oluşturun
İşletmenizin ihtiyaçlarına göre bir uzaktan proje yönetimi uygulaması konsepti oluşturun. Bu aracı ne tür kullanıcıların veya ekip üyelerinin kullanacağını belirleyin. Bu verilere dayanarak, bu aracın özelliklerini de kavramsallaştırın. Uzaktan proje yönetimi aracının türünü tanımlayın. Uzaktan proje yönetimi uygulamasının tasarımı, zaman takibi, performans yönetimi veya iletişim gibi amaçlanan işlevlerine dayalı olacaktır.
2. Adım: Kitlenizi Ayarlayın
Uygulama geliştirmenin keşif aşamasında uygulamanın son kullanıcılarını tanımlayın. Bu, amaçlanan son kullanıcılara göre farklı özelliklere sahip olacak uygulama tasarımına bilgi verecektir. Bu uzak proje aracına tüm ekip üyeleri mi yoksa yalnızca proje yöneticileri mi erişebilir? Ne tür bir veri güvenliğine ihtiyaç duyacak? Uygulamanın arayüzüne parola korumalı özellikler eklenecek mi? Bunun gibi soruların cevabı, uzaktan proje yönetimi aracının gelişimini belirleyecektir.
3. Adım: Arayüz Oluşturun veya Özelleştirin
Proje yöneticileri, kuruluş için özel proje yönetimi araçları oluşturmayı seçebilir. Ancak boyut ve özelliklere bağlı olarak bu gerekli olmayabilir. Uzaktan proje yönetimi araçlarının yaygınlaşmasıyla, sizin için doğru olan bir araç mutlaka vardır!
4. Adım: Test Et ve Başlat
Uzaktan proje yönetimi aracınızı gerçek bir ortamda test edin. Bu, dahil edilen özelliklerin ihtiyaçlarınız için yeterli olup olmadığını veya ek proje yönetimi özellikleri eklemeniz gerekip gerekmediğini belirleyecektir. Proje yönetim aracınızın işinize uygun olacağından emin olduğunuzda, başlatmanız ve avantajlardan yararlanmanız yeterlidir!
Kuruluşunuz için doğru üretkenlik ve uzaktan proje yönetimi aracını seçmek çok önemlidir. Doğru proje yönetimi aracı, iş süreçlerini düzene sokacak, iletişimi kolaylaştıracak ve ekip üyeleri arasında genel üretkenliği artıracaktır.
Uzaktan Çalışmanın Avantajları
Uzaktan çalışmanın birçok avantajı vardır, ancak en iyi 4 tanesi aşağıda listelenmiştir:
Verimlilik Düzeyleri
Bir organizasyon içindeki ekip üyeleri, ofis gürültü seviyeleri veya mikro-yönetim ofis proje yöneticileri tarafından rahatsız edilmeden yalnız çalışmayı tercih edebilir. Uzaktan çalışma ortamı, bazı uzaktan çalışanların üretkenlik düzeylerine katkıda bulunabilir. Bu kişiler, bir ofiste fiziksel olarak çalışmaktan daha uzak bir çalışma ortamında daha fazla çıktı üretirler. Yüksek üretkenlik seviyeleri her şirketin ana hedefi olduğundan, bu kişilerden artan proje çıktılarından yararlanırlar.
İş-Yaşam Dengesi & Moral
Birçok çalışan, uzaktan çalışmanın bir faydası olarak iş-yaşam dengelerinde artan memnuniyet bildirmiştir. Uzak bir çalışma ortamında, çalışanlara üretkenliklerini verimli bir şekilde kontrol etme ve zaman içinde daha fazla özerkliğe sahip olma yetkisi verilir. Sonuç olarak, Indeed gibi popüler iş sitelerinde birçok çalışan adayı iş düzenlemeleri için uzaktan seçenekleri tercih ediyor.
Uygun Maliyetli
Uzaktan çalışan çalışanlar, genel giderler, kamu hizmetleri, personel ve üniforma ve nakliye ödeneği gibi sübvansiyonlardan kaynaklanan masrafları azaltarak şirketlerden tasarruf sağlar. Uzaktan çalışma, ekip üyelerine işe gidip gelmek için harcadıkları zamanın azalmasından ve aileleriyle geçirdikleri zamanın artmasından yararlandıkları için zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Ekipler ayrıca yemek, gaz, iş kıyafetleri ve ofiste her gün görünmekle ilgili diğer harcamalar için daha az harcama yapar.
Özgürlük
Her çalışanın işin çeşitli yönleri için doğrudan sorumlulukları olduğundan, uzaktan çalışma özgürlüğü proje ekipleri için güven ve hesap verebilirlik yaratır. Yönetim ekipleri, çalışanlarını nasıl daha iyi yöneteceklerini ve mikro yönetime veya fazla müsamahakar olmaya yönelik eğilimleri nasıl düzelteceklerini öğrenirler. Çalışanların ek işleri takip etme ve kişisel projeler üzerinde çalışma konusunda daha fazla özgürlüğü vardır, bu da onları daha mutlu kılar. Mutlu bir çalışanın ekiplerinin üretkenliğine katkıda bulunma ve görevlerini daha verimli yönetme olasılığı daha yüksektir.
Uzaktan Çalışmanın Dezavantajları
Avantajların yanında, uzaktan çalışmanın dezavantajları da vardır ve ilk 3 aşağıda listelenmiştir:
Sorumsuzluk
Uzak bir çalışma ortamının kolaylaştırdığı aynı özgürlük, aynı zamanda bir dezavantaj haline gelebilir. Yönetim, bir çalışanın bir proje üzerinde çalışmak için harcadığı zamanı hesaba katacak doğru bir yoldan yoksun bırakılır. Bir üretkenlik uygulamasının uygulanması olmadan, yönetim ekiplerinin uzaktan çalışanların kendileri tarafından oluşturulan ilerleme raporlarını kullanmaktan başka seçeneği yoktur. Bu, hatalı raporlara, üretkenliğin azalmasına ve çalışma ekipleri arasında bir güvensizlik duygusuna yol açabilir.
Çeviride Kaybolmak
Uzaktan çalışma kültürü, işverenlere dünyanın her yerinden, genellikle farklı zaman dilimlerinde işçileri işe alma özgürlüğü verir. Bununla birlikte, uzaktan çalışma, fiziksel olarak birlikte çalışmaktan elde edilen beden dili ipuçlarına erişim sağlamaz. Dış kaynaklı çağrı merkezi ekip üyeleri gibi uzaktan çalışanlar genellikle farklı kültürel geçmişlere, dillere ve inanç sistemlerine sahiptir. Sonuç olarak, etkili iletişim eksikliği nedeniyle uzaktan çalışma ortamlarında ekip ruhunu geliştirmek zor olabilir. Uzaktan çalışan ekipler arasında etkili bir işbirliği kurmak zor olabilir ve bu da ekip üyeleri arasında sürtüşmelere neden olabilir.
Teknolojik Açık
Uzaktan çalışma kültürü son yıllarda ne kadar gelişmiş olursa olsun, hala ortaya çıkabilecek teknolojik eksikliklerin insafına kalmış durumda. 2020- 2021 için Zoom platformunu rahatsız eden en sinir bozucu iş toplantısı sorusu "Beni duyabiliyor musun?" oldu. pandemi sırasında yakın zamanda yapılan bir çalışma çalışmasında. Bunun nedeni, uzaktan çalışmanın, uzaktan çalışanlar için iletişim ve işbirliğinin kalitesini etkileyen teknolojik zorluklarla gelmesidir. İnternet eksikliği, yavaş yükleme ve indirme hızları, mikrofon ve kamera kalitesi sorunları ve diğer birçok sorun, ekip üyelerinin işbirliği sürecini engelleyebilir.
Proje Yöneticileri Uzaktan Nasıl Çalışır?
İşbirlikçi Toplantılar
Uzaktan proje yönetimi araçları, yöneticilerin proje durumu hakkında aynı anda veya bireysel olarak çalışanlarla iletişim kurmasına yardımcı olur. Bunlar, popüler Zoom toplantı uygulamasında kullanılan sanal ekip toplantıları aracılığıyla kolaylaştırılabilir. Bu uygulamada, yönetim ekibi lideri video, mesajlaşma veya sesli arama yoluyla iletişim kurabilir ve platformları aracılığıyla ücretsiz iletişim akışını kolaylaştırabilir. Yönetim, ekiplerinden raporlar ve projeyle ilgili diğer verileri alabilir ve proje görüşlerini iletebilir.
Hedefler belirlemek
Etkili proje yöneticileri, yönettikleri uzak ekipler için periyodik üretkenlik hedefleri belirler. Yöneticiler, uzaktaki ekipleri için proje hedefleri belirleyerek ekiplerinin üretkenlik düzeylerini ölçmek için tartışılmaz bir ölçüye sahip olur. Bu proje, uzaktan çalışanları kendilerine atanan görevleri yerine getirirken belirlenen parametreleri karşılamaya motive etmeyi hedefler. Proje için hedefler belirlemek, yöneticilere proje durumu ve iş akışının fizibilitesi hakkında değerli bilgiler sağlar. Trello gibi üretkenlik yönetimi araçları, projenin tamamlanmasıyla ilgili durum ve süreçler hakkında gerekli verileri sağlamak için mükemmeldir.
Durum güncellemeleri
Salesforce gibi üretkenlik yönetimi araçları, projelerde gerçek zamanlı durum güncellemeleri sağlar ve hatta ekip üyelerinden çıktı düzeyi hakkında ayrıntılı raporlar oluşturabilir. Bu uzaktan proje yönetimi aracı, görev tamamlamanın dökümünü sağlar ve hatta projenin tamamlanmasındaki darboğazlar hakkında rapor verebilir. Uygulamanın mesajlaşma özellikleri, proje yöneticileri ve ekipleri arasında hızlı, gerçek zamanlı iletişimi kolaylaştırır. Bu durum güncellemelerine ek olarak, ekip üyeleri bu uzaktan çalışma platformları arasında verileri gerçek zamanlı olarak paylaşabilir. İşbirliğine dayalı proje araçlarıyla ekip üyeleri gerekli görevi tamamlamak için uzaktan bağlantı kurabilir, iletişim kurabilir ve işbirliği yapabilir.
Uzaktan Çalışırken Bir Projenin Başarılı Olduğundan Nasıl Emin Olursunuz?
Etkili iletişim
Yönetim, ekipleriyle etkili iletişim kurarak iş projelerini uzaktan başarıyla organize edebilir. Çalışma alanı üretkenlik araçları dünyasında, tüm iletişim eşit yaratılmamıştır. Bazı uzaktan çalışanlar, ekip üyeleriyle görüntülü görüşme yaparak proje güncellemelerini almayı tercih edebilir. Diğer ekip üyeleri, e-posta ve anlık mesajlaşma gibi geleneksel mesajlaşma araçları aracılığıyla proje görünümlerini ve güncellemelerini iletmeyi tercih edebilir. Başka bir ekip üyesi, telefon veya web aramaları yoluyla proje tabanlı talimatları almaya öncelik verebilir.
Sanal Toplantı Alanı Oluşturun
Başarılı proje yöneticileri, görevi anlamalarını sağlamak için ekip üyeleriyle etkili bir şekilde işbirliği yapabilir. Uzaktan proje yönetimi araçları, ekip üyelerinin projeye katkıda bulunabilmesi için çevrimiçi toplantıları kolaylaştırmalıdır. Uzaktan proje yönetimi aracının özellikleri şunları içerir:
- Bir mesajlaşma platformu
- Uyumlu bir görsel-işitsel arayüz
- Gerçek zamanlı bir veri paylaşım aracı
Verimlilik Yönetim Araçlarını Kullanın
Verimlilik yönetimi araçları, ekip üyelerini başarılı bir şekilde yönetmek için gereklidir. Bu araçlar, kullanışlı özelliklere sahip oldukları için ofis içindeki ve dışındaki çalışma ekiplerini yönetmek için önemlidir. Uzaktan proje yönetimi araçları, ekip üyeleri için veri erişimini kolaylaştırır, gerçek zamanlı raporlar oluşturmaya yardımcı olur ve etkili iletişim sağlar. Ayrıca yöneticilerin projenin durumunu kontrol etmelerine ve ekipleri uzaktan denetlemelerine olanak tanır. Bu uzak proje araçları, farklı saat dilimlerinde yaşayabilen ekip üyeleri arasında senkronize takvim planlamasına da olanak tanır.
Proje Yönetimi Uzaktan Yapılabilir mi?
Uzaktan proje yönetimi, sanal üretkenlik yönetimi araçlarıyla başarılı bir şekilde yapılabilir. Uzaktan çalışmayı daha verimli hale getiren birçok proje tabanlı araç türü vardır. Etkili bir uzaktan proje yönetimi aracının etkisi daha üretken, mutlu çalışanlarda görülecektir. Başarılı uzaktan proje yönetimi, doğru türde üretkenlik araçlarının seçilmesine bağlıdır.
Performans Yönetimi Araçları
Salesforce gibi uzaktan proje yönetimi araçları, uzaktaki ekiplerin performansını izler ve performansları hakkında doğru veriler sağlar. Paneldeki görsel düzen, bu ekiplerin her biri arasındaki üretkenlik düzeylerini kolayca karşılaştırır ve karşılaştırır. Proje yöneticileri, uzak ekipler için teşvikler oluşturmak için performans göstergesini kullanabilir. Bu onları proje hedeflerine ulaşmaya ve görevlerini verimli bir şekilde tamamlamaya teşvik eder. Yöneticiler bu verileri gerçek zamanlı olarak uzaktan izleyebilir ve gerektiğinde ekipleri hakkında raporlar oluşturabilir.
Zaman Takip Araçları
Etkili yöneticilerin, uzaktaki ekip üyelerinin nerede olduklarını hesaplayabilmeleri gerekir. Bu üretkenlik ölçütü, yöneticilerin uzaktan proje yönetimi aracından alınan verilerle ekipler için ödül ve takdir programları oluşturmasına da olanak tanır. Yöneticiler, ekip üyelerinin sistemlerinde ne zaman oturum açıp kapattığını bilir ve dakikliklerini takip edebilir. Çağrı merkezi VoIP veri sistemleri, uzaktaki ekiplerini yönetmek için bu programları kullanır.
İş Akışını Basitleştirin
Bazı uzaktan proje yönetimi araçları, ekip üyelerinin iş akışı sürecini kolaylaştırır. Sonuç olarak, sıradan görevler otomatikleştirilebilir, böylece çalışanın tamamen projeye odaklanması için ek zaman kazanılır. Basitleştirilmiş proje tabanlı iş akışı, yönetim ekipleri için de işbirliğini kolaylaştırır. Günlük görevleri ve olayları doğru bir şekilde takip edebilirler ve ayrıca yaklaşan proje son tarihlerini hatırlatabilirler. Bu uzaktan proje yönetimi araçlarının özellikleri, ekip takvimlerini senkronize etmeyi ve planlamayı içerir.
Popüler Uzaktan Proje Yönetim Araçları
yakınlaştır
Evden çalışma işlerindeki son artış, Zoom platformunun olağanüstü yükselişine yol açtı. Sanal platformunda işbirliğini kolaylaştıran düşük maliyetli bir uzaktan proje yönetimi aracıdır. Ekiplerin uygulama içinde video, ses ve anlık mesajlaşma özelliklerini ve gerçek zamanlı veri paylaşımını kullanmalarına olanak tanır. Proje yöneticileri, aynı anda doğrudan ekiplerle doğrudan iletişim kurma ihtiyacı olduğunda bu tür uzaktan proje yönetimi aracını kullanmayı tercih edebilir. Nakit sıkıntısı olan şirketler ücretsiz sürümü kullanmayı tercih edebilir; ancak, premium (ücretli) özellikler almak için yükseltme seçeneği mevcuttur.
Trello
Bu uzaktan proje yönetimi aracı, iş akışı içindeki görevleri düzenlemeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olur. Her ekip üyesi için Trello 'panoları' ve 'kartları' oluşturulabilir. Ayrıca, bireysel ekip üyelerinin daha tatmin edici bir iş akışı için projenin görsel düzenini özelleştirmesine ve etiketlemesine olanak tanır. Büyük kuruluşlar, görevleri gerçek zamanlı olarak izlemek ve planlamak için bu uzaktan proje yönetimi aracını uygulayabilir. Hem ekip üyeleri hem de yöneticiler proje görevlerini ve raporlama yapısını bir bakışta tanımlayabilir.
Gevşek
Arayüzü, uzaktaki ekip üyeleri arasında gerçek zamanlı olarak anında iletişimi kolaylaştırır. Uzak proje ekiplerinin platformları arasında verileri uygun bir şekilde depolamasına ve paylaşmasına yardımcı olur. Bu uzaktan proje yönetimi aracı, ekibinizin veya ofis alanınızın boyutu ne olursa olsun etkilidir. Slack, yöneticilerin zamanında proje güncellemeleri ve raporları almak için ekip üyeleriyle etkili bir şekilde iletişim kurmasına yardımcı olan verimli bir uzaktan çalışma yönetimi aracıdır.
Microsoft
Microsoft ekiplerinin sunduğu proje yönetimi araçları paketi geride kalmamalı. Çalışma alanının arayüzü, entegrasyon kolaylığı ve popülerliği, Microsoft Teams'in en iyi uzaktan proje yönetimi aracı olmasına yol açtı. Toplantı özelliklerinde Zoom platformuna benzer şekilde proje ekibi üyeleri ile eş zamanlı iletişime de olanak tanır. Aynı zamanda bir anlık mesajlaşma özelliği kullanır ve platformunda güvenli veri paylaşımını kolaylaştırır. Bu üretkenlik aracını proje yönetimi kaynaklarına ekleyen proje yöneticileri, serbest modda bile, genellikle özelliklerinden etkilenir.
Çözüm
Proje yönetimi uygulamaları, projenizi ve ekip etkinliğinizi yönetmek ve projenin başarılı olmasına yardımcı olmak için kolaydır. Ancak bu uygulamaları yapmak çok fazla kodlama ve teknik bilgi gerektiriyor, üstelik fiyatı da oldukça yüksek. Bunun yerine neden kodsuz bir çözüme geçmiyorsunuz? Ekibinizi ve projenizi kodsuz bir çözümle yönetmek için mükemmel bir çözüm istiyorsanız, AppMaster üzerinden bize ulaşın. Profesyonel olarak deneyimli personelimiz, sizin için en iyi kodsuz çözümle size yardımcı olmak ve iş ihtiyaçlarınızı düşük maliyetli bir şekilde eksiksiz bir şekilde yerine getirerek uzak işletmenizin ölçeğini büyütmek ve başarılı kılmak için hazırdır.
