Volete avere un'app per la gestione dei progetti che faccia schizzare alle stelle la vostra produttività lavorativa? Se sì, ho la soluzione per voi nel testo che segue.
I luoghi di lavoro remoti erano in costante espansione e innovazione quando la pandemia mondiale ha aumentato la richiesta di lavoro di squadra virtuale. Quasi da un giorno all'altro è nata la richiesta di strumenti di gestione dei progetti a distanza per facilitare la comunicazione a distanza tra i team di tutto il mondo. La cultura del lavoro a distanza, un tempo vista come un vantaggio o un privilegio da molti team di gestione, è diventata un segno distintivo indispensabile per la produttività. Una collaborazione virtuale efficiente ed efficace e il lavoro a distanza sono diventate parole d'ordine sinonimo di un'improvvisa evoluzione delle metriche di produttività sul posto di lavoro.
Poiché il successo di un progetto dipende dalla capacità dei team di connettersi e collaborare in modo efficace, gli strumenti di gestione remota dei progetti hanno assunto una maggiore priorità. Gli strumenti di gestione remota dei progetti facilitano l'organizzazione dei ruoli lavorativi, la gestione delle prestazioni e la collaborazione tra i team. Gli strumenti di gestione remota dei progetti consentono una comunicazione efficace tra i gruppi di lavoro. Questi gruppi di lavoro per la gestione remota dei progetti svolgono spesso funzioni specifiche all'interno del luogo di lavoro, che spesso si sovrappongono l'una all'altra. Le app di gestione remota dei progetti consentono al management di organizzare, monitorare e controllare il flusso di lavoro dei team in tempo reale.
Sulla base dei dati raccolti, i team di gestione possono prendere decisioni esecutive per tutta la durata del progetto. Alcune aziende, ad esempio, scelgono di andare al cento per cento in remoto, con i loro team che lavorano da vari paesi o aree in tutto il mondo. Altri team di gestione scelgono il lavoro faccia a faccia con una comunicazione quotidiana online attraverso strumenti di messaggistica e di flusso di lavoro. Altri ancora possono scegliere un mix gestibile di entrambi, utilizzando team ibridi. Come per ogni stile di produttività, i team di lavoro a distanza presentano una serie di vantaggi e di sfide.
Fasi di sviluppo di un'app per la gestione dei progetti
Lo sviluppo di un'app per la gestione dei progetti prevede 4 fasi principali:
Fase 1: Creare un concetto
Creare un concetto di app per la gestione remota dei progetti in base alle esigenze della vostra azienda. Identificate il tipo di utenti o di membri del team che utilizzeranno questo strumento. Sulla base di questi dati, concettualizzate anche le caratteristiche di questo strumento. Definite il tipo di strumento di gestione remota dei progetti. Il design dell'applicazione per la gestione remota dei progetti si baserà sulle funzionalità previste, come il monitoraggio del tempo, la gestione delle prestazioni o la comunicazione.
Fase 2: Definire il pubblico
Definite gli utenti finali dell'applicazione durante la fase di scoperta dello sviluppo dell'app. In questo modo, si potrà definire il design dell'applicazione, che avrà caratteristiche diverse in base agli utenti finali a cui è destinata. Questo strumento di progetto remoto deve essere accessibile a tutti i membri del team o solo ai project manager? Di che tipo di sicurezza dei dati avrà bisogno? L'interfaccia dell'app includerà funzioni protette da password? La risposta a domande come queste determinerà lo sviluppo dello strumento di gestione remota dei progetti.
Fase 3: Creazione o personalizzazione dell'interfaccia
I project manager possono scegliere di creare strumenti di gestione dei progetti personalizzati per l'organizzazione. Tuttavia, questo potrebbe non essere necessario in base alle dimensioni e alle funzionalità. Con la proliferazione degli strumenti di gestione remota dei progetti, ci sarà sicuramente uno strumento che fa al caso vostro!
Fase 4: Test e lancio
Testate il vostro strumento di gestione remota dei progetti in un ambiente reale. In questo modo potrete determinare se le funzioni incluse sono sufficienti per le vostre esigenze o se è necessario aggiungere altre funzioni di gestione del progetto. Una volta accertato che lo strumento di gestione dei progetti è adatto alla vostra azienda, non vi resta che lanciarlo e goderne i benefici!
La scelta del giusto strumento di produttività e gestione remota dei progetti per la vostra organizzazione è molto importante. Il giusto strumento di gestione dei progetti snellisce i processi aziendali, facilita la comunicazione e aumenta la produttività complessiva dei membri del team.
Vantaggi del lavoro a distanza
I vantaggi del lavoro a distanza sono molti, ma i 4 migliori sono elencati di seguito:
Livelli di produttività
I membri di un team all'interno di un'organizzazione possono preferire lavorare in solitudine, senza essere infastiditi dai livelli di rumore dell'ufficio o dai project manager micro-manager dell'ufficio. Un ambiente di lavoro remoto può contribuire ai livelli di produttività di alcuni lavoratori a distanza. Queste persone generano più risultati in un ambiente di lavoro remoto che lavorando fisicamente in un ufficio. Poiché gli alti livelli di produttività sono l'obiettivo di ogni azienda, questa beneficia dell'aumento della produzione di progetti da parte di queste persone.
Equilibrio vita-lavoro e morale
Molti dipendenti hanno dichiarato di essere più soddisfatti del loro equilibrio tra lavoro e vita privata come vantaggio del lavoro a distanza. In un ambiente di lavoro remoto, i dipendenti hanno la possibilità di controllare in modo efficiente la propria produttività e di avere una maggiore autonomia nel tempo. Di conseguenza, su siti di lavoro popolari come Indeed, molti candidati selezionano opzioni di lavoro a distanza.
Efficienza in termini di costi
I dipendenti che lavorano a distanza fanno risparmiare le aziende riducendo le spese generali, le utenze, il personale e i sussidi come le uniformi e le indennità di trasporto. Il lavoro a distanza fa risparmiare tempo e denaro ai membri del team, che beneficiano di una riduzione dei tempi di spostamento e di un aumento del tempo trascorso con le loro famiglie. Inoltre, i team spendono meno in spese come cibo, gas, abbigliamento da lavoro e altre spese associate alla presenza quotidiana in ufficio.
Libertà
La libertà del lavoro a distanza crea fiducia e responsabilità per i team di progetto, in quanto ogni lavoratore ha responsabilità dirette per i vari aspetti del lavoro. I team di gestione imparano a gestire meglio i propri dipendenti e a correggere eventuali tendenze alla microgestione o all'eccessiva permissività. I dipendenti hanno più libertà di svolgere altre attività e di lavorare su progetti personali, il che li rende più felici. Un lavoratore felice è più propenso a contribuire alla produttività del proprio team e a gestire in modo più efficiente i propri compiti.
Svantaggi del lavoro a distanza
Oltre ai vantaggi, ci sono anche gli svantaggi del lavoro a distanza, e i 3 principali sono elencati di seguito:
Mancanza di responsabilità
La stessa libertà facilitata da un ambiente di lavoro remoto può diventare anche uno svantaggio. Il management non ha un modo accurato per rendersi conto del tempo trascorso da un dipendente a lavorare su un progetto. Senza l'implementazione di un'app per la produttività, i team di gestione non hanno altra scelta che utilizzare i rapporti di avanzamento generati dagli stessi lavoratori remoti. Questo può portare a rapporti imprecisi, a una riduzione della produttività e a creare un senso di sfiducia tra i team di lavoro.
Traduzione persa
La cultura del lavoro a distanza offre ai datori di lavoro la libertà di assumere lavoratori da tutto il mondo, spesso con fusi orari diversi. Tuttavia, il lavoro a distanza non dà accesso alle indicazioni del linguaggio del corpo che si ottengono lavorando insieme fisicamente. I lavoratori a distanza, come i membri di un team di call center in outsourcing, hanno solitamente background culturali, lingue e sistemi di credenze diversi. Di conseguenza, lo spirito di squadra può essere difficile da promuovere negli ambienti di lavoro remoti a causa della mancanza di una comunicazione efficace. Può essere difficile stabilire una collaborazione efficace tra i team di lavoro a distanza, con conseguenti attriti tra i membri del team.
Deficit tecnologico
Per quanto avanzata possa essere diventata negli ultimi anni, la cultura del lavoro a distanza è ancora in balia delle carenze tecnologiche che possono emergere. La domanda più fastidiosa che ha afflitto la piattaforma Zoom per il 2020-2021 è stata "Riesci a sentirmi?" in un recente studio di lavoro durante la pandemia. Questo perché il lavoro a distanza comporta sfide tecnologiche che influiscono sulla qualità della comunicazione e della collaborazione dei lavoratori a distanza. La mancanza di Internet, la lentezza di upload e download, i problemi di qualità del microfono e della telecamera e molti altri fattori possono ostacolare il processo di collaborazione dei membri del team.
Come lavorano i project manager da remoto?
Riunioni collaborative
Gli strumenti di gestione remota dei progetti aiutano i manager a comunicare con i dipendenti simultaneamente o individualmente sullo stato del progetto. Questi possono essere facilitati attraverso riunioni di team virtuali, come quelle utilizzate dalla popolare applicazione Zoom. In questa applicazione, il leader del team di gestione può comunicare tramite video, messaggistica o chiamata vocale e facilitare il libero flusso di comunicazione attraverso la sua piattaforma. La direzione può ricevere rapporti e altri dati relativi al progetto dai propri team e comunicare il proprio punto di vista sul progetto.
Stabilire gli obiettivi
I project manager più efficaci fissano obiettivi di produttività periodici per i team remoti che gestiscono. Stabilendo obiettivi di progetto per i loro team remoti, i manager hanno una metrica indiscutibile per misurare i livelli di produttività dei loro team. Questi obiettivi di progetto motivano i lavoratori remoti a rispettare i parametri stabiliti durante lo svolgimento dei compiti loro assegnati. La definizione di obiettivi per il progetto fornisce inoltre ai manager preziose informazioni sullo stato del progetto e sulla fattibilità del flusso di lavoro. Gli strumenti di gestione della produttività come Trello sono eccellenti per fornire i dati necessari sullo stato e sui processi associati al completamento del progetto.
Aggiornamenti sullo stato
Gli strumenti di gestione della produttività come Salesforce forniscono aggiornamenti sullo stato dei progetti in tempo reale e possono persino generare rapporti dettagliati sul livello di output dei membri del team. Questo strumento di gestione remota dei progetti consente di suddividere il completamento delle attività e può persino segnalare i colli di bottiglia nel completamento del progetto. Le funzioni di messaggistica dell'applicazione facilitano la comunicazione rapida e in tempo reale tra i project manager e i loro team. Oltre a questi aggiornamenti sullo stato di avanzamento, i membri del team possono condividere i dati in tempo reale su queste piattaforme di lavoro remoto. Con gli strumenti di collaborazione per i progetti, i membri del team possono connettersi, comunicare e collaborare a distanza per completare le attività necessarie.
Come assicurarsi che un progetto abbia successo mentre si lavora da remoto?
Comunicare in modo efficace
I dirigenti possono organizzare con successo i progetti di lavoro in remoto grazie a una comunicazione efficace con i loro team. Nel mondo degli strumenti di produttività dello spazio di lavoro, non tutte le comunicazioni sono uguali. Alcuni lavoratori remoti potrebbero preferire ricevere aggiornamenti sui progetti tramite videochiamate con i membri del loro team. Altri membri del team potrebbero preferire comunicare le opinioni e gli aggiornamenti sul progetto attraverso strumenti di messaggistica tradizionali, come le e-mail e la messaggistica istantanea. Un altro membro del team potrebbe dare la priorità a ricevere istruzioni sul progetto tramite chiamate telefoniche o via web.
Creare uno spazio per le riunioni virtuali
I project manager di successo possono collaborare efficacemente con i membri del loro team per assicurarsi che tutti comprendano il compito. Gli strumenti di gestione remota dei progetti devono facilitare le riunioni online in modo che i membri del team possano contribuire al progetto. Le caratteristiche di uno strumento di gestione remota dei progetti includono:
- Una piattaforma di messaggistica
- Un'interfaccia audiovisiva compatibile
- Uno strumento di condivisione dei dati in tempo reale
Utilizzare strumenti di gestione della produttività
Gli strumenti di gestione della produttività sono essenziali per gestire con successo i membri del team. Questi strumenti sono importanti per la gestione dei team di lavoro all'interno e all'esterno dell'ufficio, in quanto dispongono di funzioni utili. Gli strumenti di gestione remota dei progetti facilitano l'accesso ai dati per i membri del team, aiutano a generare rapporti in tempo reale e consentono una comunicazione efficace. Inoltre, consentono ai manager di controllare lo stato del progetto e di supervisionare i team da remoto. Questi strumenti per la gestione remota dei progetti consentono anche la programmazione sincronizzata del calendario tra i membri del team che possono vivere in fusi orari diversi.
La gestione dei progetti può essere fatta a distanza?
La gestione remota dei progetti può essere effettuata con successo attraverso strumenti di gestione della produttività virtuale. Esistono molti tipi di strumenti basati sui progetti che rendono più produttivo il lavoro a distanza. L'impatto di uno strumento di gestione dei progetti a distanza efficace si manifesta in dipendenti più produttivi e felici. Il successo della gestione remota dei progetti dipende dalla scelta del giusto tipo di strumenti di produttività.
Strumenti di gestione delle prestazioni
Gli strumenti di gestione dei progetti a distanza, come Salesforce, tengono traccia delle prestazioni dei team remoti e forniscono dati accurati sul loro rendimento. Il layout visivo del pannello confronta e contrappone facilmente i livelli di produttività di ciascuno di questi team. I project manager possono utilizzare l'indicatore di performance per creare incentivi per i team remoti. In questo modo li incoraggiano a raggiungere gli obiettivi del progetto e a completare i compiti in modo efficiente. I manager possono tenere traccia di questi dati in tempo reale e generare rapporti sui loro team in base alle necessità.
Strumenti di monitoraggio del tempo
I manager più efficienti devono essere in grado di tenere conto degli spostamenti dei membri dei loro team remoti. Questa metrica di produttività consente inoltre ai manager di creare programmi di ricompensa e riconoscimento per i team grazie ai dati provenienti dallo strumento di gestione remota dei progetti. I manager possono sapere quando i membri del team accedono o escono dai loro sistemi e tenere traccia della loro puntualità. I sistemi dati VoIP dei call center utilizzano questi programmi per gestire i loro team remoti.
Semplificare il flusso di lavoro
Alcuni strumenti di gestione remota dei progetti semplificano il processo di lavoro dei membri del team. Di conseguenza, le attività più banali possono essere automatizzate, liberando così tempo supplementare per il dipendente, che può concentrarsi interamente sul progetto. Un flusso di lavoro semplificato basato sul progetto facilita la collaborazione anche per i team di gestione. Questi ultimi possono tenere traccia con precisione delle attività e degli eventi quotidiani, oltre a ricevere un promemoria delle scadenze imminenti del progetto. Le caratteristiche di questi strumenti di gestione remota dei progetti includono la sincronizzazione e la programmazione dei calendari del team.
Strumenti di gestione remota dei progetti più diffusi
Zoom
Il recente aumento dei lavori da casa ha portato a una crescita fenomenale della piattaforma Zoom. Si tratta di uno strumento di gestione dei progetti a distanza a basso costo che facilita la collaborazione sulla sua piattaforma virtuale. Consente ai team di utilizzare funzioni di messaggistica video, audio e istantanea e di condividere dati in tempo reale all'interno della sua applicazione. I project manager possono scegliere di utilizzare questo tipo di strumento di gestione remota dei progetti quando è necessario comunicare direttamente con team simultanei. Le aziende che sono a corto di denaro possono scegliere di utilizzare la versione gratuita; tuttavia, è disponibile l'opzione di aggiornamento per ricevere funzioni premium (a pagamento).
Trello
Questo strumento di gestione remota dei progetti aiuta a organizzare e semplificare le attività all'interno del flusso di lavoro. È possibile creare 'bacheche' e 'schede' di Trello per ogni membro del team. Inoltre, consente ai singoli membri del team di personalizzare ed etichettare il layout visivo del progetto per un flusso di lavoro più soddisfacente. Le grandi organizzazioni possono implementare questo strumento di gestione remota dei progetti per tracciare e pianificare le attività in tempo reale. Sia i membri del team che i manager possono identificare a colpo d'occhio le attività del progetto e la struttura di reporting.
Slack
La sua interfaccia facilita la comunicazione istantanea tra i membri di team remoti in tempo reale. Aiuta i team di progetto remoti a memorizzare e condividere comodamente i dati sulle sue piattaforme. Questo strumento di gestione dei progetti a distanza è efficace indipendentemente dalle dimensioni del team o dell'ufficio. Slack è un efficiente strumento di gestione del lavoro a distanza che aiuta i manager a comunicare efficacemente con i membri del team per ricevere aggiornamenti e rapporti tempestivi sul progetto.
Microsoft
Non è da meno la suite di strumenti di gestione dei progetti disponibili per i team Microsoft. L'interfaccia del suo spazio di lavoro, la facilità di integrazione e la popolarità hanno fatto sì che Microsoft Teams diventasse uno dei principali strumenti di gestione remota dei progetti. Simile alla piattaforma Zoom per le sue funzioni di riunione, consente anche la comunicazione simultanea con i membri del team di progetto. Utilizza anche una funzione di messaggistica istantanea e facilita la condivisione sicura dei dati sulla sua piattaforma. I project manager che hanno aggiunto questo strumento di produttività alle loro risorse di gestione dei progetti sono spesso impressionati dalle sue caratteristiche, anche nella modalità gratuita.
Conclusione
Le app per la gestione dei progetti sono facili da gestire per l'efficacia del progetto e del team e contribuiscono al successo del progetto. Tuttavia, la realizzazione di queste app richiede molte conoscenze tecniche e di codifica, oltre a un prezzo piuttosto elevato. Perché non passare invece a una soluzione senza codice? Se volete una soluzione perfetta per gestire il vostro team e il vostro progetto con una soluzione no-code, contattateci su AppMaster. Il nostro personale esperto e professionale è a disposizione per aiutarvi a trovare la migliore soluzione no-code per voi e a far sì che la vostra attività a distanza cresca e abbia successo, soddisfacendo completamente le vostre esigenze aziendali in modo economicamente vantaggioso.
