Bent u bereid om een project management app om skyrocket uw werk productiviteit? Zo ja, dan heb ik in onderstaande tekst een oplossing voor je.
Werkplekken op afstand waren gestaag op weg naar uitbreiding en innovatie toen de wereldwijde pandemie de vraag naar virtueel teamwerk deed toenemen. Bijna van de ene op de andere dag ontstond er vraag naar tools voor projectbeheer op afstand om de communicatie tussen teams wereldwijd op afstand te vergemakkelijken. De cultuur van werken op afstand, door veel managementteams ooit gezien als een extraatje of voorrecht, werd een onmisbaar kenmerk van productiviteit. Efficiënte en effectieve virtuele samenwerking en werken op afstand werden modewoorden die synoniem waren met de plotselinge ontwikkeling van productiviteitsmetingen op de werkplek.
Aangezien het succes van een project afhangt van het vermogen van teams om verbinding te maken en effectief samen te werken, hebben tools voor projectbeheer op afstand meer prioriteit gekregen. Hulpmiddelen voor projectbeheer op afstand vergemakkelijken de organisatie van werkrollen, prestatiebeheer en samenwerking tussen teams. Hulpmiddelen voor projectbeheer op afstand maken effectieve communicatie tussen werkgroepen mogelijk. Deze remote project management werkgroepen voeren vaak specifieke functies uit binnen de werkplek, die elkaar vaak overlappen. Met remote project management apps kan het management de workflow van hun teams in real-time organiseren, volgen en overzien.
Op basis van de verzamelde gegevens kunnen managementteams uitvoerende beslissingen nemen gedurende het hele project. Sommige bedrijven kiezen bijvoorbeeld voor honderd procent remote, waarbij hun teams vanuit verschillende landen of gebieden wereldwijd werken. Andere managementteams kiezen voor face-to-face werken met dagelijkse online communicatie via messaging en workflow tools. Weer anderen kiezen voor een hanteerbare mix van beide, met hybride teams. Zoals bij elke productiviteitsstijl hebben teams die op afstand werken hun eigen voordelen en uitdagingen.
Stappen om een Project Management App te ontwikkelen
Bij de ontwikkeling van een project management app zijn 4 belangrijke stappen betrokken:
Stap 1: Creëer een concept
Maak een concept van de remote project management app op basis van de behoeften van uw bedrijf. Identificeer welk type gebruikers of teamleden deze tool zullen gebruiken. Bedenk op basis van deze gegevens ook de functies van deze tool. Definieer het type remote project management tool dat het is. Het ontwerp van de remote project management app zal gebaseerd zijn op de beoogde functionaliteiten, zoals time tracking, performance management of communicatie.
Stap 2: Bepaal uw publiek
Definieer de eindgebruikers van de applicatie tijdens de ontdekkingsfase van de app-ontwikkeling. Dit bepaalt het ontwerp van de app, die verschillende functies zal hebben op basis van de beoogde eindgebruikers. Moet deze projecttool op afstand toegankelijk zijn voor alle teamleden of alleen voor projectmanagers? Welk type gegevensbeveiliging is nodig? Zal de interface van de app met een wachtwoord worden beveiligd? Het antwoord op deze vragen bepaalt de ontwikkeling van de remote project management tool.
Stap 3: Interface uitbouwen of aanpassen
Projectmanagers kunnen ervoor kiezen om aangepaste projectmanagementtools voor de organisatie uit te bouwen. Op basis van de omvang en de mogelijkheden is dit echter misschien niet nodig. Met de proliferatie van remote project management tools is er zeker een tool beschikbaar die geschikt is voor u!
Stap 4: Testen en lanceren
Test uw tool voor projectbeheer op afstand in een echte omgeving. Zo kunt u bepalen of de meegeleverde functies voldoende zijn voor uw behoeften of dat u extra projectmanagementfuncties moet toevoegen. Als u ervan overtuigd bent dat uw projectmanagementtool geschikt is voor uw bedrijf, kunt u hem gewoon lanceren en van de voordelen genieten!
Het selecteren van de juiste tool voor productiviteit en projectbeheer op afstand voor uw organisatie is erg belangrijk. De juiste project management tool zal bedrijfsprocessen stroomlijnen, communicatie vergemakkelijken en de algehele productiviteit onder teamleden verhogen.
Voordelen van werken op afstand
Er zijn veel voordelen aan werken op afstand, maar de beste 4 worden hieronder opgesomd:
Productiviteitsniveaus
Teamleden binnen een organisatie kunnen er de voorkeur aan geven om in afzondering te werken zonder zich te ergeren aan het geluidsniveau op kantoor of aan micromanagerende projectmanagers op kantoor. Een werkomgeving op afstand kan bijdragen aan het productiviteitsniveau van sommige werknemers op afstand. Deze personen genereren meer output in een werkomgeving op afstand dan wanneer zij fysiek op kantoor werken. Aangezien hoge productiviteitsniveaus de bottom line van elk bedrijf zijn, profiteren zij van de verhoogde projectoutput van deze personen.
Work-Life Balance & moreel
Veel werknemers hebben gemeld dat hun werk-privé balans is verbeterd als voordeel van werken op afstand. In een werkomgeving op afstand zijn werknemers in staat hun productiviteit efficiënt te controleren en hebben ze meer autonomie in de tijd. Op populaire vacaturesites zoals Indeed kiezen veel kandidaten voor werk op afstand.
Kosteneffectief
Werknemers die op afstand werken, besparen bedrijven geld door de kosten van overhead, nutsvoorzieningen, personeel en subsidies zoals een uniform en vervoersvergoeding te verlagen. Werken op afstand bespaart teamleden tijd en geld, omdat ze minder tijd kwijt zijn aan woon-werkverkeer en meer tijd met hun gezin kunnen doorbrengen. Teams geven ook minder uit aan uitgaven als voedsel, benzine, werkkleding en andere kosten die gepaard gaan met het dagelijks op kantoor verschijnen.
Vrijheid
De vrijheid van werken op afstand schept vertrouwen en verantwoordelijkheid voor projectteams, omdat elke werknemer directe verantwoordelijkheden heeft voor verschillende aspecten van het werk. Managementteams leren hoe ze hun werknemers beter kunnen aansturen en eventuele neigingen tot micromanagement of te toegeeflijkheid kunnen corrigeren. Werknemers hebben meer vrijheid om bijbanen na te streven en aan persoonlijke projecten te werken, wat hen gelukkiger maakt. Een gelukkige werknemer zal eerder bijdragen tot de productiviteit van zijn team en zijn taken efficiënter beheren.
Nadelen van werken op afstand
Naast de voordelen zijn er ook nadelen aan werken op afstand, en de top 3 staat hieronder:
Gebrek aan verantwoordelijkheid
Dezelfde vrijheid die het werken op afstand biedt, kan ook een nadeel worden. Het management beschikt niet over een nauwkeurige manier om de tijd die een werknemer aan een project heeft besteed te verantwoorden. Zonder de implementatie van een productiviteitsapp hebben managementteams geen andere keuze dan de voortgangsrapporten te gebruiken die door de werknemers op afstand zelf worden gegenereerd. Dit kan leiden tot onnauwkeurige rapporten, verminderde productiviteit en een gevoel van wantrouwen tussen werkteams.
Verloren in de vertaling
De cultuur van werken op afstand geeft werkgevers de vrijheid om werknemers van over de hele wereld in te huren, vaak in verschillende tijdzones. Werken op afstand geeft echter geen toegang tot de lichaamstaalsignalen die je krijgt als je fysiek samenwerkt. Werknemers op afstand, zoals callcenter-teamleden, hebben meestal een andere culturele achtergrond, taal en geloofssysteem. Als gevolg daarvan kan teamgeest moeilijk te bevorderen zijn in werkomgevingen op afstand door een gebrek aan effectieve communicatie. Effectieve samenwerking tussen teams die op afstand werken kan moeilijk tot stand te brengen zijn, met wrijving tussen de teamleden tot gevolg.
Technologisch tekort
Hoe geavanceerd de cultuur van werken op afstand de laatste jaren ook is geworden, ze is nog steeds overgeleverd aan technologische tekortkomingen die zich kunnen voordoen. De meest vervelende werkoverlegvraag die het Zoom platform voor 2020- 2021 teisterde was "Kun je me horen?" in een recent werkoverleg tijdens de pandemie. Dit komt omdat werken op afstand gepaard gaat met technologische uitdagingen die de kwaliteit van de communicatie en samenwerking voor werknemers op afstand beïnvloeden. Gebrek aan internet, trage upload- en downloadsnelheden, problemen met microfoon- en camerakwaliteit en tal van andere zaken kunnen het samenwerkingsproces van teamleden belemmeren.
Hoe werken projectmanagers op afstand?
Samenwerkingsvergaderingen
Remote project management tools helpen managers om gelijktijdig of individueel met medewerkers te communiceren over de status van het project. Deze kunnen worden gefaciliteerd door middel van virtuele teamvergaderingen zoals gebruikt in de populaire Zoom meeting app. In deze app kan de leider van het managementteam communiceren via video, berichten of spraakoproepen en de vrije communicatiestroom via hun platform faciliteren. Het management kan rapporten en andere projectgerelateerde gegevens van hun teams ontvangen en hun projectoverzichten communiceren.
Doelen stellen
Effectieve projectmanagers stellen periodieke productiviteitsdoelen voor de externe teams die zij managen. Door projectdoelen te stellen voor hun externe teams, hebben managers een onbetwistbare metriek voor het meten van de productiviteitsniveaus van hun teams. Deze projectdoelen motiveren werknemers op afstand om aan de gestelde parameters te voldoen bij het uitvoeren van hun toegewezen taken. Het stellen van doelen voor het project geeft managers ook waardevol inzicht in de projectstatus en de haalbaarheid van de workflow. Tools voor productiviteitsbeheer zoals Trello zijn uitstekend geschikt om de nodige gegevens te verstrekken over de status en de processen in verband met de voltooiing van een project.
Statusupdates
Productiviteitsbeheertools zoals Salesforce bieden real-time statusupdates over projecten en kunnen zelfs gedetailleerde rapporten genereren over het outputniveau van teamleden. Deze tool voor projectbeheer op afstand maakt uitsplitsingen van de voltooiing van taken mogelijk en kan zelfs rapporteren over knelpunten bij de voltooiing van het project. De berichtenfuncties van de app vergemakkelijken snelle, real-time communicatie tussen projectmanagers en hun teams. Naast deze statusupdates kunnen teamleden in real-time gegevens delen via deze platforms voor werken op afstand. Met collaboratieve projecttools kunnen teamleden op afstand verbinding maken, communiceren en samenwerken om de noodzakelijke taak te voltooien.
Hoe zorgt u ervoor dat een project slaagt terwijl u op afstand werkt?
Effectief communiceren
Het management kan werkprojecten op afstand succesvol organiseren door effectieve communicatie met hun teams. In de wereld van productiviteitstools voor werkplekken is niet alle communicatie gelijk. Sommige telewerkers krijgen misschien liever projectupdates via videogesprekken met hun teamleden. Andere teamleden geven er misschien de voorkeur aan om projectoverzichten en -updates te communiceren via traditionele berichtentools zoals e-mails en instant messaging. Een ander teamlid kan prioriteit geven aan het ontvangen van projectinstructies via telefoon of webgesprekken.
Creëer een virtuele ontmoetingsruimte
Succesvolle projectmanagers kunnen effectief samenwerken met hun teamleden om ervoor te zorgen dat iedereen de taak begrijpt. Hulpmiddelen voor projectbeheer op afstand moeten online vergaderingen mogelijk maken, zodat teamleden kunnen bijdragen aan het project. Kenmerken van een remote project management tool zijn onder meer:
- Een berichtenplatform
- Een compatibele audiovisuele interface
- Een real-time tool voor het delen van gegevens
Productiviteitsbeheertools gebruiken
Tools voor productiviteitsbeheer zijn essentieel voor het succesvol managen van teamleden. Deze tools zijn belangrijk voor het beheren van werkteams binnen en buiten het kantoor, omdat ze nuttige functies hebben. Hulpmiddelen voor projectbeheer op afstand vergemakkelijken de toegang tot gegevens voor teamleden, helpen bij het genereren van rapporten in real time en maken effectieve communicatie mogelijk. Ze stellen managers ook in staat de status van het project te controleren en op afstand toezicht te houden op teams. Deze externe projecttools maken ook gesynchroniseerde agendaplanning mogelijk tussen teamleden die in verschillende tijdzones wonen.
Kan projectbeheer op afstand worden gedaan?
Projectbeheer op afstand kan met succes worden gedaan met behulp van virtuele productiviteitsmanagementtools. Er zijn vele soorten projectgebaseerde tools die werken op afstand productiever maken. Het effect van een effectief hulpmiddel voor projectbeheer op afstand is zichtbaar in productievere, tevreden werknemers. Succesvol projectbeheer op afstand hangt af van de keuze van het juiste type productiviteitstools.
Tools voor prestatiebeheer
Tools voor projectbeheer op afstand zoals Salesforce houden de prestaties van teams op afstand bij en leveren nauwkeurige gegevens over hun prestaties. De visuele lay-out op het paneel vergelijkt en contrasteert gemakkelijk de productiviteitsniveaus van elk van deze teams. Projectmanagers kunnen de prestatie-indicator gebruiken om stimulansen te creëren voor teams op afstand. Dit stimuleert hen om hun projectdoelen te halen en hun taken efficiënt af te ronden. Managers kunnen deze gegevens op afstand in real-time volgen en indien nodig rapporten over hun teams genereren.
Tools voor tijdregistratie
Effectieve managers moeten kunnen verantwoorden waar hun teamleden op afstand zich bevinden. Met deze productiviteitsmaatstaf kunnen managers ook belonings- en erkenningsprogramma's voor teams opstellen met de gegevens van de remote project management tool. Managers kunnen weten wanneer hun teamleden in- of uitloggen en hun stiptheid bijhouden. Call center VoIP data systemen gebruiken deze programma's om hun teams op afstand te beheren.
Workflow vereenvoudigen
Sommige remote project management tools stroomlijnen het workflow proces van teamleden. Daardoor kunnen alledaagse taken worden geautomatiseerd, zodat de medewerker meer tijd krijgt om zich volledig op het project te concentreren. Een vereenvoudigde projectworkflow maakt de samenwerking ook voor managementteams gemakkelijker. Zij kunnen nauwkeurig de dagelijkse taken en gebeurtenissen bijhouden en ook worden herinnerd aan komende projectdeadlines. Functies van deze remote project management tools omvatten het synchroniseren en plannen van team agenda's.
Populaire tools voor projectbeheer op afstand
Zoom
De recente toename van thuiswerkbanen heeft geleid tot de fenomenale opkomst van het Zoom-platform. Het is een goedkope tool voor projectbeheer op afstand die samenwerking op het virtuele platform vergemakkelijkt. Het stelt teams in staat gebruik te maken van video, audio en instant messaging functies en real-time gegevensdeling binnen de applicatie. Projectmanagers kunnen ervoor kiezen om dit type tool voor projectbeheer op afstand te gebruiken wanneer er behoefte is om rechtstreeks met gelijktijdige teams te communiceren. Bedrijven die krap bij kas zitten, kunnen kiezen voor de gratis versie; de optie om te upgraden naar premium (betaalde) functies is echter beschikbaar.
Trello
Deze tool voor projectbeheer op afstand helpt bij het organiseren en stroomlijnen van taken binnen de workflow. Trello' boards' en 'cards' kunnen voor elk teamlid worden aangemaakt. Ook kunnen individuele teamleden de visuele lay-out van het project aanpassen en labelen voor een meer bevredigende workflow. Grote organisaties kunnen deze remote project management tool implementeren om taken in real-time te volgen en te plannen. Zowel teamleden als managers kunnen in één oogopslag de projecttaken en de rapportagestructuur identificeren.
Slack
De interface vergemakkelijkt directe communicatie tussen teamleden op afstand in real-time. Het helpt externe projectteams gemakkelijk gegevens op te slaan en te delen via de platforms. Deze tool voor projectbeheer op afstand is effectief, ongeacht de grootte van uw team of kantoorruimte. Slack is een efficiënte tool voor werkbeheer op afstand die managers helpt effectief te communiceren met hun teamleden om tijdig projectupdates en rapporten te ontvangen.
Microsoft
Niet te overtreffen zijn de suite van project management tools beschikbaar van Microsoft teams. De interface van zijn werkruimte, het integratiegemak en de populariteit hebben ertoe geleid dat Microsoft Teams een topprogramma voor projectbeheer op afstand is geworden. Vergelijkbaar met het Zoom-platform in zijn vergaderfuncties, maakt het ook gelijktijdige communicatie met projectteamleden mogelijk. Het gebruikt ook een instant messaging functie en faciliteert het veilig delen van gegevens op het platform. Projectmanagers die deze productiviteitstool hebben toegevoegd aan hun projectmanagementmiddelen zijn vaak onder de indruk van de functies, zelfs in de gratis modus.
Conclusie
Project management apps zijn gemakkelijk om de effectiviteit van uw project en team te beheren en helpen het project succesvol te maken. Het maken van deze apps vereist echter veel codering en technische kennis, plus de prijs is vrij hoog. Waarom niet overschakelen naar een no-code oplossing? Wilt u een perfecte oplossing voor het beheer van uw team en project met een no-code-oplossing, neem dan contact met ons op via AppMaster. Onze professioneel ervaren medewerkers staan klaar om u te helpen met de beste no-code-oplossing voor u en uw bedrijf op afstand op te schalen en succesvol te maken met de volledige vervulling van uw zakelijke behoeften op een kosteneffectieve manier.
