你是否愿意拥有一个项目管理应用程序来提高你的工作效率?

当世界范围内的大流行病增加了对虚拟团队工作的需求时,远程工作场所正稳步地走向扩张和创新。几乎在一夜之间,就出现了对远程项目管理工具的需求,以促进全球团队之间的远程沟通。远程工作文化,曾经被许多管理团队视为一种福利或特权,成为生产力不可或缺的标志。高效和有效的虚拟协作和远程工作成为了工作场所内生产力指标突飞猛进的同义词。

由于项目的成功取决于团队有效连接和协作的能力,远程项目管理工具已经占据了更大的优先权。远程项目管理工具促进了工作角色的组织、绩效管理和团队之间的协作。远程项目管理工具使工作小组之间能够有效沟通。这些远程项目管理工作小组通常在工作场所内执行特定的职能,往往相互重叠。远程项目管理应用程序使管理层能够实时组织、跟踪和监督其团队的工作流程。


根据收集的数据,管理团队可以在整个项目范围内做出执行决定。例如,一些公司选择百分之百的远程工作,他们的团队在全球各个国家或地区工作。其他管理团队选择面对面的工作,并通过消息和工作流程工具进行日常在线交流。还有一些人可能会选择两者的可控组合,使用混合团队。与任何生产力风格一样,远程工作团队面临着他们自己的一系列优势和挑战。

开发项目管理应用程序的步骤

在开发项目管理应用程序时,主要涉及4个步骤,包括:

步骤1:创建一个概念

根据您的业务需求创建一个远程项目管理应用程序的概念。确定哪些类型的用户或团队成员将使用这一工具。基于这些数据,也要将这个工具的功能概念化。界定它是哪种类型的远程项目管理工具。远程项目管理应用程序的设计将基于其预期的功能,如时间跟踪、绩效管理或沟通。

步骤2:设定你的受众

在应用程序开发的发现阶段,确定应用程序的最终用户。这将为应用程序的设计提供信息,该应用程序将根据预期的最终用户具有不同的功能。这个远程项目工具是由所有团队成员访问还是只有项目经理访问?它需要什么类型的数据安全?在应用程序的界面中是否会包括密码保护的功能?诸如此类问题的答案将决定远程项目管理工具的开发。

步骤3:建立或定制界面

项目经理可以选择为组织建立定制的项目管理工具。然而,根据规模和功能,这可能没有必要。随着远程项目管理工具的激增,一定会有一个适合你的工具!

步骤4:测试& 启动

在实际环境中测试你的远程项目管理工具。这将确定所包含的功能是否足以满足您的需求,或者您是否需要添加额外的项目管理功能。一旦你对你的项目管理工具适合你的业务感到满意,只需启动并享受其好处!

为你的组织选择合适的生产力和远程项目管理工具是非常重要的。正确的项目管理工具将简化业务流程,促进沟通并提高团队成员的整体生产力。 

远程工作的优势

远程工作有很多优势,但最好的4个优势列举如下:

生产力水平

组织内的团队成员可能更喜欢在孤独中工作,而不被办公室噪音水平或办公室项目经理的微观管理所困扰。远程工作环境可以促进一些远程工作者的生产力水平。这些人在远程工作环境中产生的产出比在办公室工作的产出要多。由于高生产力水平是每个公司的底线,他们从这些人增加的项目产出中受益。

工作-生活平衡和士气

许多员工报告说,作为远程工作的好处,他们对工作和生活平衡的满意度有所提高。在远程工作环境中,员工被授权有效地控制他们的生产力,并在一段时间内拥有更大的自主权。

成本效益

远程工作的员工通过减少管理费用、水电费、人员配置以及制服和交通津贴等补贴,为公司节省开支。远程工作可以为团队成员节省时间和金钱,因为他们可以从减少通勤时间和增加与家人相处的时间中受益。团队也减少了食品、汽油、工作服和其他与每天出现在办公室有关的开支。

自由

远程工作的自由为项目团队创造了信任和责任,因为每个工人对工作的各个方面都有直接责任。管理团队学会如何更好地管理他们的员工,并纠正任何微观管理或过于放任的倾向。员工有更多的自由去追求额外的工作和从事个人项目,使他们更加快乐。

远程工作的缺点

尽管有优点,远程工作也有缺点,下面列出了前三名:

缺乏责任感

远程工作环境带来的自由也可能成为缺点。管理层没有一个准确的方法来说明员工在项目上花费的时间。如果不实施生产力应用程序,管理团队别无选择,只能使用远程工人自己生成的进度报告。这可能会导致报告不准确,生产力下降,并在工作团队中产生不信任感。

在翻译中丢失

远程工作文化使雇主能够自由地从世界各地雇用工人,而且往往是在不同的时区。然而,远程工作并不能获得身体语言的线索,而这些线索是通过实际工作获得的。远程工作者,例如外包呼叫中心团队成员,通常有不同的文化背景、语言和信仰体系。因此,在远程工作环境中,由于缺乏有效沟通,团队精神可能难以培养。远程工作团队之间的有效协作可能很棘手,导致团队成员之间出现摩擦。

技术缺陷

尽管近年来远程工作文化可能已经变得很先进,但它仍然受制于可能出现的技术缺陷。在最近一次大流行期间的工作学习中,困扰Zoom平台的最恼人的工作会议问题是 "你能听到我吗?"。这是因为远程工作伴随着技术挑战,影响了远程工作者的沟通和协作质量。

项目经理如何进行远程工作?

协作会议

远程项目管理工具帮助管理人员与员工同时或单独沟通项目的状况。这些可以通过虚拟团队会议来促进,就像在流行的Zoom会议应用程序中所利用的那样。在这个应用程序中,管理团队领导可以通过视频、信息或语音通话进行沟通,并通过其平台促进沟通的自由流动。管理层可以从他们的团队接收报告和其他与项目有关的数据,并传达他们的项目观点。

设定目标

有效的项目经理为他们管理的远程团队设定定期的生产力目标。通过为他们的远程团队设定项目目标,经理们有了一个无可争议的指标来衡量他们团队的生产力水平。这些项目目标激励着远程工作人员在执行指定任务时达到所设定的参数。为项目设定目标也为管理者提供了对项目状态和工作流程可行性的宝贵洞察力。Trello等生产力管理工具在提供与项目完成相关的状态和流程的必要数据方面非常出色。

状态更新

Salesforce等生产力管理工具提供项目的实时状态更新,甚至可以生成关于团队成员的产出水平的详细报告。这种远程项目管理工具允许对任务完成情况进行细分,甚至可以报告完成项目的瓶颈问题。该应用程序的消息传递功能促进了项目经理和他们的团队之间的快速、实时沟通。除了这些状态更新外,团队成员还可以在这些远程工作平台上实时分享数据。通过协作项目工具,团队成员可以远程连接、沟通和协作,以完成必要的任务。

如何在远程工作时确保项目成功?

有效沟通

管理层可以通过与团队的有效沟通成功组织工作项目。在工作空间生产力工具的世界里,并非所有的沟通都是平等的。一些远程工作者可能更喜欢通过与团队成员的视频通话获得项目更新。其他团队成员可能更喜欢通过传统的信息传递工具,如电子邮件和即时通讯,来沟通项目观点和更新。另一个团队成员可能优先考虑通过电话或网络电话接收基于项目的指示。

创建一个虚拟会议空间

成功的项目经理可以与团队成员有效协作,确保他们都理解任务。远程项目管理工具必须为在线会议提供便利,以便团队成员能够为项目作出贡献。远程项目管理工具的特点包括:

  • 一个信息传递平台
  • 一个兼容的视听界面
  • 一个实时数据共享工具

使用生产力管理工具

生产力管理工具对于成功管理团队成员至关重要。这些工具对于管理办公室内外的工作团队都很重要,因为它们具有有用的功能。远程项目管理工具便于团队成员访问数据,协助生成实时报告,并实现有效沟通。它们还允许管理人员检查项目的状态并远程监督团队。这些远程项目工具还可以在可能生活在不同时区的团队成员之间实现同步的日历安排。

项目管理可以远程完成吗?

远程项目管理可以通过虚拟生产力管理工具成功完成。有许多类型的基于项目的工具,使远程工作更有成效。一个有效的远程项目管理工具的影响将体现在更多的生产力和快乐的员工身上。成功的远程项目管理取决于选择正确类型的生产力工具。

绩效管理工具

Salesforce等远程项目管理工具跟踪远程团队的绩效,并提供有关其绩效的准确数据。面板上的可视化布局很容易比较和对比每个团队之间的生产力水平。项目经理可以使用绩效指标来为远程团队建立激励机制。这鼓励他们实现项目目标,高效完成任务。经理们可以远程实时跟踪这一数据,并根据需要生成团队报告。

时间跟踪工具

有效的经理们需要能够说明其远程团队成员的行踪。这一生产力指标也使管理者能够利用远程项目管理工具的数据为团队创建奖励和表彰计划。管理人员可以知道他们的团队成员何时登录或退出他们的系统,并跟踪他们的守时情况。呼叫中心VoIP数据系统利用这些程序来管理他们的远程团队。

简化工作流程

一些远程项目管理工具简化了团队成员的工作流程过程。因此,平凡的任务可以被自动化,从而释放出额外的时间,让员工完全专注于项目。一个简化的基于项目的工作流程使管理团队的合作也更加容易。他们可以准确地跟踪日常任务和事件,还可以提醒他们即将到来的项目截止日期。这些远程项目管理工具的功能包括同步和安排团队日历。

流行的远程项目管理工具

Zoom


最近,在家工作的兴起导致Zoom平台的惊人崛起。它是一种低成本的远程项目管理工具,促进了其虚拟平台上的协作。它允许团队在其应用程序中使用视频、音频和即时通讯功能以及实时数据共享。当需要与同时进行的团队直接沟通时,项目经理可以选择利用这种类型的远程项目管理工具。现金不足的公司可以选择使用免费版本;但是,可以选择升级以获得高级(付费)功能。

Trello

这个远程项目管理工具有助于在工作流程中组织和简化任务。Trello "板 "和 "卡 "可以为每个团队成员创建。它还允许个别团队成员定制和标记项目的视觉布局,以获得更令人满意的工作流程。大型组织可以实施这种远程项目管理工具,实时跟踪和安排任务。团队成员和管理人员都可以一目了然地识别项目任务和报告结构。

Slack

它的界面有利于远程团队成员之间的实时即时沟通。它帮助远程项目团队在其平台上方便地存储和共享数据。这个远程项目管理工具是有效的,无论你的团队规模或办公空间如何。Slack是一个高效的远程工作管理工具,帮助管理者与团队成员有效沟通,及时接收项目更新和报告。

微软

不甘示弱的是微软团队提供的一套项目管理工具。其工作空间的界面、整合的便利性和受欢迎程度,使微软团队成为顶级的远程项目管理工具。与Zoom平台的会议功能类似,它也允许与项目团队成员同时进行交流。它还使用了即时通讯功能,并促进了其平台上的安全数据共享。将这一生产力工具加入其项目管理资源的项目经理往往对其功能印象深刻,即使是在免费模式下。 

结论

项目管理应用程序易于管理您的项目和团队的有效性,并有助于使项目取得成功。然而,制作这些应用程序需要大量的编码和技术知识,另外价格也相当高。为什么不转而使用无代码的解决方案呢?如果你想要一个完美的无代码解决方案来管理你的团队和项目,请在AppMaster上联系我们。我们的专业人员经验丰富,可以帮助您提供最佳的无代码解决方案,并以经济有效的方式完全满足您的业务需求,使您的远程业务规模扩大并取得成功。