¿Estás dispuesto a tener una aplicación de gestión de proyectos para disparar tu productividad laboral? Si es así, tengo una solución para ti en el siguiente texto.
Los lugares de trabajo remotos estaban en camino hacia la expansión y la innovación cuando la pandemia mundial aumentó la demanda de trabajo en equipo virtual. Casi de la noche a la mañana, hubo una demanda de herramientas de gestión de proyectos remotos para facilitar la comunicación a distancia entre equipos de todo el mundo. La cultura del trabajo a distancia, que antes era vista como una ventaja o un privilegio por muchos equipos directivos, se convirtió en un sello indispensable de la productividad. La colaboración virtual eficiente y eficaz y el trabajo a distancia se convirtieron en palabras de moda, sinónimo de la repentina evolución de las métricas de productividad en el lugar de trabajo.
Dado que el éxito de un proyecto depende de la capacidad de los equipos para conectarse y colaborar eficazmente, las herramientas de gestión remota de proyectos han adquirido mayor prioridad. Las herramientas de gestión remota de proyectos facilitan la organización de los roles de trabajo, la gestión del rendimiento y la colaboración entre equipos. Las herramientas de gestión remota de proyectos permiten una comunicación eficaz entre los grupos de trabajo. Estos grupos de trabajo de gestión remota de proyectos suelen desempeñar funciones específicas en el lugar de trabajo, que a menudo se solapan entre sí. Las aplicaciones de gestión remota de proyectos permiten a la dirección organizar, seguir y supervisar el flujo de trabajo de sus equipos en tiempo real.
A partir de los datos recopilados, los equipos de dirección pueden tomar decisiones ejecutivas en todo el ámbito del proyecto. Algunas empresas, por ejemplo, optan por ser cien por cien remotas, con sus equipos trabajando desde varios países o zonas del mundo. Otros equipos de gestión optan por el trabajo presencial con comunicación diaria en línea a través de herramientas de mensajería y flujo de trabajo. Y otros optan por una mezcla manejable de ambos, utilizando equipos híbridos. Al igual que con cualquier estilo de productividad, los equipos de trabajo remotos se enfrentan a su propio conjunto de ventajas y desafíos.
Pasos para desarrollar una app de gestión de proyectos
En el desarrollo de una app de gestión de proyectos intervienen 4 pasos principales, entre los que se encuentran:
Paso 1: Crear un concepto
Crear un concepto de la app de gestión de proyectos remotos basado en las necesidades de su empresa. Identifica qué tipo de usuarios o miembros del equipo utilizarán esta herramienta. A partir de estos datos, conceptualice también las características de esta herramienta. Defina el tipo de herramienta de gestión remota de proyectos que es. El diseño de la app de gestión remota de proyectos se basará en sus funcionalidades previstas, como el seguimiento del tiempo, la gestión del rendimiento o la comunicación.
Paso 2: Establezca su audiencia
Defina los usuarios finales de la aplicación durante la fase de descubrimiento del desarrollo de la app. Esto informará el diseño de la aplicación, que tendrá diferentes características basadas en los usuarios finales previstos. ¿Esta herramienta de proyecto remota debe ser accesible para todos los miembros del equipo o sólo para los gestores del proyecto? ¿Qué tipo de seguridad de datos necesitará? ¿Se incluirán funciones protegidas por contraseña en la interfaz de la aplicación? La respuesta a preguntas como éstas determinará el desarrollo de la herramienta de gestión remota de proyectos.
Paso 3: Construir o personalizar la interfaz
Los gestores de proyectos pueden optar por construir herramientas de gestión de proyectos personalizadas para la organización. Sin embargo, esto puede no ser necesario en función del tamaño y las características. Con la proliferación de herramientas de gestión remota de proyectos, seguro que existe una herramienta adecuada para usted. Esto determinará si las características incluidas son suficientes para sus necesidades o si necesita añadir características adicionales de gestión de proyectos. Una vez que esté satisfecho de que su herramienta de gestión de proyectos sea adecuada para su negocio, simplemente láncela y disfrute de los beneficios
Seleccionar la herramienta de productividad y gestión remota de proyectos adecuada para su organización es muy importante. La herramienta de gestión de proyectos adecuada agilizará los procesos empresariales, facilitará la comunicación y aumentará la productividad general entre los miembros del equipo.
Ventajas del trabajo a distancia
Hay muchas ventajas de trabajar a distancia, pero las 4 mejores se enumeran a continuación:
Niveles de productividad
Los miembros de un equipo dentro de una organización pueden preferir trabajar en soledad sin que les molesten los niveles de ruido de la oficina o los gestores de proyectos de la oficina que los microgestionan. Un entorno de trabajo a distancia puede contribuir a los niveles de productividad de algunos trabajadores remotos. Estas personas generan más rendimiento en un entorno de trabajo remoto que trabajando físicamente en una oficina. Dado que los altos niveles de productividad son la línea de fondo de cada empresa, se benefician del aumento de la producción de proyectos de estas personas.
Equilibrio entre la vida laboral y personal y la moral
Muchos empleados han informado de una mayor satisfacción en su equilibrio entre la vida laboral y personal como beneficio del trabajo a distancia. En un entorno de trabajo a distancia, los empleados tienen la posibilidad de controlar eficazmente su productividad y disponer de mayor autonomía en el tiempo. Como resultado, en sitios de empleo populares como Indeed, muchos candidatos al empleo seleccionan opciones remotas para sus acuerdos de trabajo.
Cost-efectivo
Los empleados que trabajan a distancia ahorran dinero a las empresas al reducir los gastos de gastos generales, servicios públicos, personal y subsidios como el uniforme y el subsidio de transporte. El trabajo a distancia ahorra tiempo y dinero a los miembros del equipo, ya que se benefician de la reducción del tiempo dedicado a los desplazamientos y del aumento del tiempo que pasan con sus familias. Los equipos también gastan menos en gastos como la comida, la gasolina, la ropa de trabajo y otros gastos asociados a la presencia diaria en la oficina.
Libertad
La libertad del trabajo a distancia crea confianza y responsabilidad para los equipos de proyecto, ya que cada trabajador tiene responsabilidades directas en varios aspectos del trabajo. Los equipos directivos aprenden a gestionar mejor a sus empleados y a corregir cualquier tendencia a la microgestión o a ser demasiado permisivos. Los empleados tienen más libertad para realizar trabajos adicionales y trabajar en proyectos personales, lo que les hace más felices. Un trabajador feliz es más probable que contribuya a la productividad de sus equipos y que gestione sus tareas de forma más eficiente.
Desventajas del trabajo a distancia
Además de las ventajas, también hay desventajas en el trabajo a distancia, y las 3 principales se enumeran a continuación:
Falta de responsabilidad
La misma libertad facilitada por un entorno de trabajo a distancia puede convertirse también en una desventaja. La dirección se queda sin una forma precisa de contabilizar el tiempo que un empleado dedica a un proyecto. Sin la implementación de una aplicación de productividad, los equipos de gestión no tienen más remedio que utilizar los informes de progreso generados por los propios trabajadores remotos. Esto puede dar lugar a informes inexactos, reducir la productividad y crear una sensación de desconfianza entre los equipos de trabajo.
Perdido en la traducción
La cultura del trabajo a distancia da a los empleadores la libertad de contratar trabajadores de todo el mundo, a menudo en diferentes zonas horarias. Sin embargo, el trabajo a distancia no da acceso a las señales de lenguaje corporal que se obtienen al trabajar juntos físicamente. Los trabajadores remotos, como los miembros del equipo de los centros de llamadas subcontratados, suelen tener orígenes culturales, idiomas y sistemas de creencias diferentes. Como resultado, el espíritu de equipo puede ser difícil de fomentar en entornos de trabajo a distancia debido a la falta de comunicación efectiva. La colaboración efectiva entre los equipos de trabajo a distancia puede ser difícil de establecer, dando lugar a la fricción entre los miembros del equipo.
Déficit tecnológico
Por muy avanzada que esté la cultura del trabajo a distancia en los últimos años, todavía está a merced de las deficiencias tecnológicas que puedan surgir. La pregunta más molesta de la reunión de trabajo que plagó la plataforma Zoom para 2020- 2021 fue "¿Me oyes?" en un reciente estudio de trabajo durante la pandemia. Esto se debe a que el trabajo a distancia viene acompañado de retos tecnológicos que afectan a la calidad de la comunicación y la colaboración de los trabajadores remotos. La falta de Internet, la lentitud de las velocidades de carga y descarga, los problemas de calidad del micrófono y la cámara, y una serie de otros factores pueden dificultar el proceso de colaboración de los miembros del equipo.
¿Cómo trabajan los gestores de proyectos a distancia?
Reuniones de colaboración
Las herramientas de gestión de proyectos a distancia ayudan a los gestores a comunicarse con los empleados de forma simultánea o individual sobre el estado del proyecto. Éstas pueden facilitarse a través de reuniones virtuales de equipo, como las que se utilizan en la popular aplicación de reuniones Zoom. En esta aplicación, el jefe del equipo de gestión puede comunicarse por vídeo, mensajes o llamadas de voz y facilitar el libre flujo de comunicación a través de su plataforma. La dirección puede recibir informes y otros datos relacionados con el proyecto de sus equipos y comunicar sus puntos de vista sobre el proyecto.
Fijar objetivos
Los gestores de proyectos eficaces establecen objetivos de productividad periódicos para los equipos remotos que gestionan. Al establecer objetivos de proyecto para sus equipos remotos, los gestores tienen una métrica indiscutible para medir los niveles de productividad de sus equipos. Estos objetivos de proyecto motivan a los trabajadores remotos a cumplir los parámetros establecidos mientras realizan las tareas asignadas. El establecimiento de objetivos para el proyecto también proporciona a los gestores una valiosa información sobre el estado del proyecto y la viabilidad del flujo de trabajo. Las herramientas de gestión de la productividad, como Trello, son excelentes para proporcionar los datos necesarios sobre el estado y los procesos asociados a la finalización de los proyectos.
Actualización del estado
Las herramientas de gestión de la productividad, como Salesforce, proporcionan actualizaciones del estado de los proyectos en tiempo real e incluso pueden generar informes detallados sobre el nivel de rendimiento de los miembros del equipo. Esta herramienta de gestión de proyectos a distancia permite desglosar la finalización de las tareas e incluso puede informar sobre los cuellos de botella en la finalización del proyecto. Las funciones de mensajería de la aplicación facilitan una comunicación rápida y en tiempo real entre los gestores de proyectos y sus equipos. Además de estas actualizaciones de estado, los miembros del equipo pueden compartir datos en tiempo real a través de estas plataformas de trabajo remoto. Con las herramientas de proyectos colaborativos, los miembros del equipo pueden conectarse, comunicarse y colaborar de forma remota para completar la tarea necesaria.
¿Cómo asegurarse de que un proyecto sea exitoso mientras se trabaja de forma remota?
Comunicarse de forma efectiva
La dirección puede organizar con éxito proyectos de trabajo de forma remota a través de una comunicación efectiva con sus equipos. En el mundo de las herramientas de productividad del espacio de trabajo, no toda la comunicación es igual. Algunos trabajadores remotos pueden preferir recibir actualizaciones del proyecto mediante videollamadas con los miembros de su equipo. Otros miembros del equipo pueden preferir comunicar las opiniones y actualizaciones del proyecto a través de las herramientas de mensajería tradicionales, como el correo electrónico y la mensajería instantánea. Otro miembro del equipo puede priorizar recibir instrucciones basadas en el proyecto a través de llamadas telefónicas o web.
Crear un espacio de reunión virtual
Los gestores de proyectos exitosos pueden colaborar eficazmente con los miembros de su equipo para asegurarse de que todos entienden la tarea. Las herramientas de gestión de proyectos remotos deben facilitar las reuniones en línea para que los miembros del equipo puedan contribuir al proyecto. Las características de una herramienta de gestión remota de proyectos incluyen:
- Una plataforma de mensajería
- Una interfaz audiovisual compatible
- Una herramienta para compartir datos en tiempo real
Utilizar herramientas de gestión de la productividad
Las herramientas de gestión de la productividad son esenciales para gestionar con éxito a los miembros del equipo. Estas herramientas son importantes para la gestión de equipos de trabajo dentro y fuera de la oficina, ya que cuentan con características útiles. Las herramientas de gestión de proyectos a distancia facilitan el acceso a los datos de los miembros del equipo, ayudan a generar informes en tiempo real y permiten una comunicación eficaz. También permiten a los gestores comprobar el estado del proyecto y supervisar a distancia a los equipos. Estas herramientas de proyectos remotos también permiten la sincronización de calendarios entre los miembros del equipo que pueden vivir en diferentes zonas horarias.
¿Se puede realizar la gestión de proyectos a distancia?
La gestión de proyectos a distancia puede realizarse con éxito a través de herramientas de gestión de la productividad virtual. Hay muchos tipos de herramientas basadas en proyectos que hacen que el trabajo a distancia sea más productivo. El impacto de una herramienta eficaz de gestión de proyectos a distancia se verá en empleados más productivos y felices. El éxito de la gestión de proyectos a distancia depende de la selección del tipo adecuado de herramientas de productividad.
Herramientas de gestión del rendimiento
Las herramientas de gestión de proyectos a distancia, como Salesforce, realizan un seguimiento del rendimiento de los equipos remotos y proporcionan datos precisos sobre su rendimiento. La disposición visual del panel compara y contrasta fácilmente los niveles de productividad entre cada uno de estos equipos. Los gestores de proyectos pueden utilizar el indicador de rendimiento para crear incentivos para los equipos remotos. Esto les anima a alcanzar los objetivos del proyecto y a completar sus tareas de forma eficiente. Los gestores pueden realizar un seguimiento remoto de estos datos en tiempo real y generar informes sobre sus equipos según sea necesario.
Herramientas de seguimiento del tiempo
Los gestores eficaces deben ser capaces de dar cuenta del paradero de los miembros de sus equipos remotos. Esta métrica de productividad también permite a los gestores crear programas de recompensa y reconocimiento para los equipos con los datos de la herramienta de gestión de proyectos remotos. Los gestores pueden saber cuándo los miembros de su equipo entran o salen de sus sistemas y hacer un seguimiento de su puntualidad. Los sistemas de datos de VoIP para centros de llamadas utilizan estos programas para gestionar sus equipos remotos.
Simplificar el flujo de trabajo
Algunas herramientas de gestión de proyectos remotos agilizan el proceso de flujo de trabajo de los miembros del equipo. Como resultado, las tareas mundanas pueden ser automatizadas, liberando así tiempo adicional para que el empleado se centre por completo en el proyecto. Un flujo de trabajo simplificado basado en el proyecto facilita también la colaboración de los equipos de gestión. Pueden hacer un seguimiento preciso de las tareas y eventos diarios y también recibir recordatorios de los próximos plazos del proyecto. Las características de estas herramientas de gestión de proyectos remotos incluyen la sincronización y programación de los calendarios del equipo.
Herramientas populares de gestión de proyectos remotos
Zoom
El reciente aumento de los trabajos desde casa ha provocado el fenomenal ascenso de la plataforma Zoom. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos a distancia de bajo coste que facilita la colaboración en su plataforma virtual. Permite a los equipos utilizar funciones de vídeo, audio y mensajería instantánea y compartir datos en tiempo real dentro de su aplicación. Los gestores de proyectos pueden optar por utilizar este tipo de herramienta de gestión remota de proyectos cuando sea necesario comunicarse directamente con equipos simultáneos a la vez. Las empresas que tienen poco dinero pueden optar por utilizar la versión gratuita; sin embargo, existe la opción de actualizar para recibir funciones premium (de pago).
Trello
Esta herramienta de gestión de proyectos a distancia ayuda a organizar y agilizar las tareas dentro del flujo de trabajo. Se pueden crear "tableros" y "tarjetas" de Trello para cada miembro del equipo. También permite a los miembros individuales del equipo personalizar y etiquetar el diseño visual del proyecto para un flujo de trabajo más satisfactorio. Las grandes organizaciones pueden implementar esta herramienta de gestión de proyectos a distancia para hacer un seguimiento y programar las tareas en tiempo real. Tanto los miembros del equipo como los directores pueden identificar las tareas del proyecto y la estructura de informes de un vistazo.
Slack
Su interfaz facilita la comunicación instantánea entre los miembros del equipo remoto en tiempo real. Ayuda a los equipos de proyectos remotos a almacenar y compartir convenientemente los datos a través de sus plataformas. Esta herramienta de gestión de proyectos remotos es eficaz independientemente del tamaño de su equipo o del espacio de la oficina. Slack es una eficiente herramienta de gestión de trabajo a distancia que ayuda a los gerentes a comunicarse eficazmente con los miembros de su equipo para recibir actualizaciones e informes oportunos del proyecto.
Microsoft
No se queda atrás el conjunto de herramientas de gestión de proyectos disponibles en los equipos de Microsoft. La interfaz de su espacio de trabajo, la facilidad de integración y su popularidad han llevado a Microsoft Teams a convertirse en una de las principales herramientas de gestión de proyectos a distancia. Similar a la plataforma Zoom en sus funciones de reunión, también permite la comunicación simultánea con los miembros del equipo del proyecto. También utiliza una función de mensajería instantánea y facilita el intercambio seguro de datos en su plataforma. Los gestores de proyectos que han añadido esta herramienta de productividad a sus recursos de gestión de proyectos suelen quedar impresionados con sus características, incluso en el modo gratuito.
Conclusión
Las apps de gestión de proyectos son fáciles de gestionar la efectividad de tu proyecto y de tu equipo y ayudan a que el proyecto tenga éxito. Sin embargo, hacer estas aplicaciones requiere una gran cantidad de codificación y conocimientos técnicos, además de que el precio es bastante alto. ¿Por qué no cambiar a una solución sin código? Si quiere una solución perfecta para gestionar su equipo y su proyecto con una solución sin código, póngase en contacto con nosotros en AppMaster. Nuestro personal profesionalmente experimentado está disponible para ayudarle con la mejor solución sin código para usted y hacer que su negocio remoto escale y tenga éxito con el cumplimiento completo de sus necesidades de negocio de una manera rentable.
