Etes-vous prêt à avoir une application de gestion de projet pour faire monter en flèche votre productivité au travail ? Si Oui, j'ai une solution pour vous dans le texte ci-dessous.
Les lieux de travail à distance étaient régulièrement sur la voie de l'expansion et de l'innovation lorsque la pandémie mondiale a augmenté la demande de travail en équipe virtuelle. Presque du jour au lendemain, il y eut une demande d'outils de gestion de projet à distance pour faciliter la communication à distance entre les équipes du monde entier. La culture du travail à distance, autrefois considérée comme un avantage ou un privilège par de nombreuses équipes de direction, est devenue une caractéristique indispensable de la productivité. Une collaboration virtuelle et un travail à distance efficaces et efficients sont devenus des mots à la mode synonymes de l'évolution soudaine des mesures de productivité au sein du lieu de travail.
Puisque la réussite d'un projet dépend de la capacité des équipes à se connecter et à collaborer efficacement, les outils de gestion de projet à distance sont devenus plus prioritaires. Les outils de gestion de projet à distance facilitent l'organisation des rôles de travail, la gestion des performances et la collaboration entre les équipes. Les outils de gestion de projet à distance permettent une communication efficace entre les groupes de travail. Ces groupes de travail de gestion de projet à distance remplissent souvent des fonctions spécifiques sur le lieu de travail, qui se chevauchent souvent. Les applications de gestion de projet à distance permettent à la direction d'organiser, de suivre et de superviser le flux de travail de leurs équipes en temps réel.
Sur la base des données collectées, les équipes de direction peuvent prendre des décisions exécutives tout au long de la portée du projet. Certaines entreprises, par exemple, choisissent de travailler à distance à 100 %, leurs équipes travaillant depuis différents pays ou régions du monde. D'autres équipes de direction choisissent le travail en face à face avec une communication en ligne quotidienne par le biais d'outils de messagerie et de flux de travail. D'autres encore choisissent un mélange gérable des deux, en utilisant des équipes hybrides. Comme pour tout style de productivité, les équipes de travail à distance sont confrontées à leur propre ensemble d'avantages et de défis.
Étapes du développement d'une appli de gestion de projet
4 étapes principales sont impliquées dans le développement d'une appli de gestion de projet, notamment :
Étape 1 : créer un concept
Créer un concept de l'appli de gestion de projet à distance en fonction des besoins de votre entreprise. Identifiez le type d'utilisateurs ou de membres de l'équipe qui utiliseront cet outil. Sur la base de ces données, conceptualisez également les fonctionnalités de cet outil. Définissez le type d'outil de gestion de projet à distance dont il s'agit. La conception de l'appli de gestion de projet à distance sera basée sur les fonctionnalités prévues, telles que le suivi du temps, la gestion des performances ou la communication.
Étape 2 : Définissez votre public
Définissez les utilisateurs finaux de l'application pendant la phase de découverte du développement de l'appli. Cela éclairera la conception de l'app, qui aura des fonctionnalités différentes en fonction des utilisateurs finaux visés. Cet outil de projet à distance doit-il être accessible à tous les membres de l'équipe ou seulement aux chefs de projet ? De quel type de sécurité des données aura-t-il besoin ? L'interface de l'application comportera-t-elle des fonctions protégées par un mot de passe ? La réponse à des questions comme celles-ci déterminera le développement de l'outil de gestion de projet à distance.
Étape 3 : Construire ou personnaliser l'interface
Les chefs de projet peuvent choisir de construire des outils de gestion de projet personnalisés pour l'organisation. Cependant, cela peut ne pas être nécessaire en fonction de la taille et des fonctionnalités. Avec la prolifération des outils de gestion de projet à distance, il y a forcément un outil disponible qui vous convient!
Etape 4 : Test & ; Launch
Tester votre outil de gestion de projet à distance dans un environnement réel. Cela permettra de déterminer si les fonctionnalités incluses sont suffisantes pour vos besoins ou si vous devez ajouter des fonctionnalités de gestion de projet supplémentaires. Une fois que vous êtes convaincu que votre outil de gestion de projet conviendra à votre entreprise, il vous suffit de le lancer et de profiter des avantages !
Sélectionner l'outil de productivité et de gestion de projet à distance qui convient à votre organisation est très important. Le bon outil de gestion de projet rationalisera les processus d'affaires, facilitera la communication et augmentera la productivité globale des membres de l'équipe.
Avantages du travail à distance
Il existe de nombreux avantages à travailler à distance, mais les 4 meilleurs sont énumérés ci-dessous :
Niveaux de productivité
Les membres de l'équipe au sein d'une organisation peuvent préférer travailler dans la solitude sans être gênés par les niveaux de bruit du bureau ou les chefs de projet de bureau micro-managers. Un environnement de travail à distance peut contribuer aux niveaux de productivité de certains travailleurs à distance. Ces personnes génèrent davantage de résultats dans un environnement de travail à distance qu'en travaillant physiquement dans un bureau. Puisque les niveaux de productivité élevés sont le résultat net de chaque entreprise, elles bénéficient de l'augmentation de la production de projets de ces personnes.
Equilibre travail-vie privée & ; Moral
De nombreux employés ont signalé une satisfaction accrue dans leur équilibre travail-vie privée comme un avantage du travail à distance. Dans un environnement de travail à distance, les employés sont habilités à contrôler efficacement leur productivité et disposent d'une plus grande autonomie dans le temps. Par conséquent, sur les sites d'emploi populaires tels qu'Indeed, de nombreux candidats à l'emploi choisissent des options à distance pour leurs modalités de travail.
Cost-Efficient
Les employés qui travaillent à distance font économiser de l'argent aux entreprises en réduisant les dépenses liées aux frais généraux, aux services publics, à la dotation en personnel et aux subventions telles que l'uniforme et l'indemnité de transport. Le travail à distance permet aux membres de l'équipe d'économiser du temps et de l'argent, car ils bénéficient d'une réduction du temps passé dans les trajets et d'une augmentation du temps passé avec leur famille. Les équipes dépensent également moins en dépenses telles que la nourriture, l'essence, les vêtements de travail et d'autres dépenses associées au fait de se présenter quotidiennement au bureau.
Liberté
La liberté du travail à distance crée de la confiance et de la responsabilité pour les équipes de projet, car chaque travailleur a des responsabilités directes pour divers aspects du travail. Les équipes de direction apprennent à mieux gérer leurs employés et à corriger toute tendance à la microgestion ou à être trop permissif. Les employés ont plus de liberté pour occuper d'autres emplois et travailler sur des projets personnels, ce qui les rend plus heureux. Un travailleur heureux est plus susceptible de contribuer à la productivité de ses équipes et de gérer plus efficacement ses tâches.
Inconvénients du travail à distance
Avec les avantages, il y a aussi des inconvénients à travailler à distance, et les 3 principaux sont énumérés ci-dessous :
Manque de responsabilité
La même liberté facilitée par un environnement de travail à distance peut devenir un inconvénient également. La direction se retrouve sans moyen précis de comptabiliser le temps passé par un employé à travailler sur un projet. Sans la mise en œuvre d'une application de productivité, les équipes de gestion n'ont d'autre choix que d'utiliser les rapports d'avancement générés par les travailleurs à distance eux-mêmes. Cela peut entraîner des rapports inexacts, une baisse de la productivité et créer un sentiment de méfiance au sein des équipes de travail.
Lost in Translation
La culture du travail à distance donne aux employeurs la liberté d'embaucher des travailleurs du monde entier, souvent dans des fuseaux horaires différents. Cependant, le travail à distance ne donne pas accès aux indices de langage corporel que l'on obtient en travaillant ensemble physiquement. Les travailleurs à distance, tels que les membres de l'équipe du centre d'appels externalisé, ont généralement des origines culturelles, des langues et des systèmes de croyance différents. Par conséquent, il peut être difficile de favoriser l'esprit d'équipe dans les environnements de travail à distance en raison d'un manque de communication efficace. Une collaboration efficace entre les équipes de travail à distance peut être délicate à établir, ce qui entraîne des frictions entre les membres de l'équipe.
Déficience technologique
Aussi avancée que la culture du travail à distance ait pu devenir ces dernières années, elle est toujours à la merci des déficiences technologiques qui peuvent survenir. La question de réunion de travail la plus ennuyeuse qui a affligé la plateforme Zoom pour 2020- 2021 était "Can you hear me ?" lors d'une récente étude de travail pendant la pandémie. En effet, le travail à distance s'accompagne de défis technologiques qui affectent la qualité de la communication et de la collaboration des travailleurs à distance. Le manque d'internet, la lenteur des vitesses de chargement et de téléchargement, les problèmes de qualité des micros et des caméras, et bien d'autres encore, peuvent entraver le processus de collaboration des membres de l'équipe.
Comment les chefs de projet travaillent-ils à distance ?
Réunions de collaboration
Les outils de gestion de projet à distance aident les responsables à communiquer avec les employés simultanément ou individuellement sur l'état du projet. Ces communications peuvent être facilitées par des réunions d'équipe virtuelles, comme c'est le cas avec l'application populaire Zoom. Dans cette application, le responsable de l'équipe de gestion peut communiquer par vidéo, messagerie ou appel vocal et faciliter la libre circulation de la communication via sa plateforme. La direction peut recevoir des rapports et d'autres données liées au projet de la part de leurs équipes et communiquer leurs points de vue sur le projet.
Définir des objectifs
Les chefs de projet efficaces fixent des objectifs de productivité périodiques pour les équipes à distance qu'ils gèrent. En fixant des objectifs de projet pour leurs équipes à distance, les gestionnaires disposent d'une métrique indiscutable pour mesurer les niveaux de productivité de leurs équipes. Ces objectifs de projet motivent les travailleurs à distance à respecter les paramètres fixés lors de l'exécution des tâches qui leur sont confiées. La fixation d'objectifs pour le projet fournit également aux managers un aperçu précieux de l'état d'avancement du projet et de la faisabilité du flux de travail. Les outils de gestion de la productivité tels que Trello sont excellents pour fournir les données nécessaires sur l'état d'avancement et les processus associés à l'achèvement du projet.
Mises à jour de l'état d'avancement
Les outils de gestion de la productivité tels que Salesforce fournissent des mises à jour de l'état d'avancement des projets en temps réel et peuvent même générer des rapports détaillés sur le niveau de production des membres de l'équipe. Cet outil de gestion de projet à distance permet de ventiler l'achèvement des tâches et peut même signaler les goulots d'étranglement dans la réalisation du projet. Les fonctions de messagerie de l'application facilitent la communication rapide et en temps réel entre les chefs de projet et leurs équipes. En plus de ces mises à jour de statut, les membres de l'équipe peuvent partager des données en temps réel sur ces plateformes de travail à distance. Grâce aux outils de projet collaboratif, les membres de l'équipe peuvent se connecter, communiquer et collaborer à distance pour accomplir la tâche nécessaire.
Comment s'assurer de la réussite d'un projet tout en travaillant à distance ?
Communiquer efficacement
La direction peut réussir à organiser des projets de travail à distance grâce à une communication efficace avec ses équipes. Dans le monde des outils de productivité de l'espace de travail, toutes les communications ne sont pas égales. Certains travailleurs à distance peuvent préférer obtenir des mises à jour de projet par des appels vidéo avec les membres de leur équipe. D'autres membres de l'équipe peuvent préférer communiquer les points de vue et les mises à jour du projet par le biais d'outils de messagerie traditionnels tels que les e-mails et la messagerie instantanée. Un autre membre de l'équipe peut donner la priorité à la réception d'instructions liées au projet par le biais d'appels téléphoniques ou Web.
Créer un espace de réunion virtuel
Les chefs de projet qui réussissent peuvent collaborer efficacement avec les membres de leur équipe pour s'assurer qu'ils comprennent tous la tâche. Les outils de gestion de projet à distance doivent faciliter les réunions en ligne afin que les membres de l'équipe puissent contribuer au projet. Les caractéristiques d'un outil de gestion de projet à distance comprennent :
- Une plateforme de messagerie
- Une interface audiovisuelle compatible
- Un outil de partage de données en temps réel
Utiliser des outils de gestion de la productivité
Les outils de gestion de la productivité sont essentiels pour gérer avec succès les membres de l'équipe. Ces outils sont importants pour gérer les équipes de travail à l'intérieur et à l'extérieur du bureau, car ils présentent des fonctionnalités utiles. Les outils de gestion de projet à distance facilitent l'accès aux données pour les membres de l'équipe, aident à générer des rapports en temps réel et permettent une communication efficace. Ils permettent également aux responsables de vérifier l'état d'avancement du projet et de superviser les équipes à distance. Ces outils de projet à distance permettent également de synchroniser les calendriers des membres de l'équipe qui peuvent vivre dans des fuseaux horaires différents.
La gestion de projet peut-elle être effectuée à distance ?
La gestion de projet à distance peut être effectuée avec succès grâce à des outils de gestion de la productivité virtuelle. Il existe de nombreux types d'outils basés sur les projets qui rendent le travail à distance plus productif. L'impact d'un outil de gestion de projet à distance efficace se verra dans des employés plus productifs et heureux. La réussite de la gestion de projet à distance dépend de la sélection du bon type d'outils de productivité.
Outils de gestion de la performance
Les outils de gestion de projet à distance tels que Salesforce suivent la performance des équipes à distance et fournissent des données précises sur leur performance. La présentation visuelle du panneau permet de comparer et de contraster facilement les niveaux de productivité de chacune de ces équipes. Les chefs de projet peuvent utiliser l'indicateur de performance pour créer des incitations pour les équipes distantes. Cela les encourage à atteindre les objectifs de leur projet et à accomplir leurs tâches efficacement. Les gestionnaires peuvent suivre ces données à distance en temps réel et générer des rapports sur leurs équipes selon les besoins.
Outils de suivi du temps
Les gestionnaires efficaces doivent pouvoir rendre compte des allées et venues des membres de leurs équipes à distance. Cette mesure de productivité permet également aux managers de créer des programmes de récompense et de reconnaissance pour les équipes grâce aux données de l'outil de gestion de projet à distance. Les responsables peuvent savoir quand les membres de leur équipe se connectent ou se déconnectent de leurs systèmes et suivre leur ponctualité. Les systèmes de données VoIP des centres d'appels utilisent ces programmes pour gérer leurs équipes à distance.
Simplifier le flux de travail
Certains outils de gestion de projet à distance rationalisent le processus de flux de travail des membres de l'équipe. Ainsi, les tâches banales peuvent être automatisées, ce qui libère du temps supplémentaire pour que l'employé puisse se concentrer entièrement sur le projet. Un flux de travail simplifié par projet facilite également la collaboration des équipes de gestion. Elles peuvent suivre avec précision les tâches et les événements quotidiens et se voir rappeler les échéances à venir des projets. Les fonctionnalités de ces outils de gestion de projet à distance incluent la synchronisation et la programmation des calendriers de l'équipe.
Outils de gestion de projet à distance populaires
Zoom
L'augmentation récente des emplois à domicile a entraîné l'essor phénoménal de la plateforme Zoom. Il s'agit d'un outil de gestion de projet à distance peu coûteux qui facilite la collaboration sur sa plateforme virtuelle. Il permet aux équipes d'utiliser des fonctions de vidéo, d'audio, de messagerie instantanée et de partage de données en temps réel au sein de son application. Les chefs de projet peuvent choisir d'utiliser ce type d'outil de gestion de projet à distance lorsqu'il est nécessaire de communiquer directement avec plusieurs équipes à la fois. Les entreprises qui sont à court d'argent peuvent opter pour la version gratuite ; cependant, l'option de mise à niveau pour recevoir des fonctionnalités premium (payantes) est disponible.
Trello
Cet outil de gestion de projet à distance permet d'organiser et de rationaliser les tâches au sein du flux de travail. Des " tableaux " et des " cartes " Trello peuvent être créés pour chaque membre de l'équipe. Il permet également à chaque membre de l'équipe de personnaliser et d'étiqueter la présentation visuelle du projet pour un flux de travail plus satisfaisant. Les grandes organisations peuvent mettre en œuvre cet outil de gestion de projet à distance pour suivre et planifier les tâches en temps réel. Les membres de l'équipe et les responsables peuvent identifier les tâches du projet et la structure des rapports en un coup d'œil.
Slack
Son interface facilite la communication instantanée entre les membres de l'équipe à distance en temps réel. Il aide les équipes de projet à distance à stocker et à partager commodément les données sur ses plateformes. Cet outil de gestion de projet à distance est efficace quelle que soit la taille de votre équipe ou de votre espace de bureau. Slack est un outil de gestion de travail à distance efficace qui aide les gestionnaires à communiquer efficacement avec les membres de leur équipe pour recevoir des mises à jour et des rapports de projet en temps opportun.
Microsoft
La suite d'outils de gestion de projet disponible auprès des équipes Microsoft n'est pas en reste. L'interface de son espace de travail, sa facilité d'intégration et sa popularité ont permis à Microsoft Teams de devenir un outil de gestion de projet à distance de premier plan. Similaire à la plateforme Zoom dans ses fonctions de réunion, il permet également la communication simultanée avec les membres de l'équipe de projet. Il utilise également une fonction de messagerie instantanée et facilite le partage sécurisé des données sur sa plateforme. Les chefs de projet qui ont ajouté cet outil de productivité à leurs ressources de gestion de projet sont souvent impressionnés par ses fonctionnalités, même en mode gratuit.
Conclusion
Les apps de gestion de projet permettent de gérer facilement l'efficacité de votre projet et de votre équipe et contribuent à la réussite du projet. Cependant, la fabrication de ces apps nécessite beaucoup de codage et de connaissances techniques, en plus le prix est assez élevé. Pourquoi ne pas opter plutôt pour une solution sans code ? Si vous voulez une solution parfaite pour gérer votre équipe et votre projet avec une solution no-code, contactez-nous sur AppMaster. Notre personnel professionnellement expérimenté est disponible pour vous aider avec la meilleure solution no-code pour vous et faire votre entreprise à distance échelle vers le haut et le succès avec la réalisation complète de vos besoins d'affaires d'une manière rentable.
