هل أنت على استعداد لامتلاك تطبيق لإدارة المشاريع لزيادة إنتاجية عملك؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فلدي حل لك في النص أدناه.
كانت أماكن العمل البعيدة في طريقها بثبات نحو التوسع والابتكار عندما أدى الوباء العالمي إلى زيادة الطلب على العمل الجماعي الافتراضي. بين عشية وضحاها تقريبًا ، كان هناك طلب على أدوات إدارة المشاريع عن بُعد لتسهيل الاتصال عن بُعد بين الفرق في جميع أنحاء العالم. أصبحت ثقافة العمل عن بُعد ، التي كان ينظر إليها في السابق على أنها ميزة أو امتياز من قبل العديد من فرق الإدارة ، سمة مميزة للإنتاجية لا غنى عنها. أصبح التعاون الافتراضي الفعال والفعال والعمل عن بُعد كلمات رنانة مرادفة للتطور المفاجئ لمقاييس الإنتاجية في مكان العمل.
نظرًا لأن نجاح المشروع يعتمد على قدرة الفرق على الاتصال والتعاون بشكل فعال ، فقد اتخذت أدوات إدارة المشروع عن بُعد أولوية أكبر. تسهل أدوات إدارة المشروع عن بُعد تنظيم أدوار العمل وإدارة الأداء والتعاون بين الفرق. تتيح أدوات إدارة المشروع عن بُعد الاتصال الفعال بين مجموعات العمل. غالبًا ما تقوم مجموعات عمل إدارة المشروع عن بُعد هذه بوظائف محددة داخل مكان العمل ، وغالبًا ما تتداخل مع بعضها البعض. تتيح تطبيقات إدارة المشاريع عن بُعد للإدارة تنظيم سير عمل فرقهم وتعقبه والإشراف عليه في الوقت الفعلي.
بناءً على البيانات التي تم جمعها ، يمكن لفرق الإدارة اتخاذ قرارات تنفيذية في جميع أنحاء نطاق المشروع. تختار بعض الشركات ، على سبيل المثال ، الانتقال عن بُعد بنسبة مائة بالمائة ، حيث تعمل فرقها من دول أو مناطق مختلفة حول العالم. تختار فرق الإدارة الأخرى العمل وجهًا لوجه مع الاتصال اليومي عبر الإنترنت من خلال أدوات المراسلة وسير العمل. ومع ذلك ، قد يختار الآخرون مزيجًا يمكن التحكم فيه من الاثنين ، باستخدام فرق مختلطة. كما هو الحال مع أي نمط إنتاجي ، تواجه فرق العمل عن بُعد مجموعة المزايا والتحديات الخاصة بها.
خطوات تطوير تطبيق إدارة المشاريع
يتم تضمين 4 خطوات رئيسية في تطوير تطبيق إدارة المشاريع ، بما في ذلك:
الخطوة 1: إنشاء مفهوم
أنشئ مفهومًا لتطبيق إدارة المشاريع عن بُعد بناءً على احتياجات عملك. حدد نوع المستخدمين أو أعضاء الفريق الذين سيستخدمون هذه الأداة. بناءً على هذه البيانات ، ضع تصورًا لميزات هذه الأداة أيضًا. تحديد نوع أداة إدارة المشروع عن بعد. سيعتمد تصميم تطبيق إدارة المشاريع عن بُعد على الوظائف المقصودة ، مثل تتبع الوقت أو إدارة الأداء أو الاتصال.
الخطوة 2: حدد جمهورك
حدد المستخدمين النهائيين للتطبيق أثناء مرحلة الاكتشاف لتطوير التطبيق. سيؤدي ذلك إلى إعلام تصميم التطبيق ، والذي سيكون له ميزات مختلفة بناءً على المستخدمين النهائيين المقصودين. هل يمكن الوصول إلى أداة المشروع البعيدة هذه بواسطة جميع أعضاء الفريق أم مديري المشروع فقط؟ ما نوع أمن البيانات الذي ستحتاجه؟ هل سيتم تضمين الميزات المحمية بكلمة مرور في واجهة التطبيق؟ ستحدد الإجابة على أسئلة مثل هذه تطوير أداة إدارة المشروع عن بُعد.
الخطوة 3: إنشاء الواجهة أو تخصيصها
يمكن لمديري المشاريع اختيار إنشاء أدوات مخصصة لإدارة المشاريع للمؤسسة. ومع ذلك ، قد لا يكون هذا ضروريًا بناءً على الحجم والميزات. مع انتشار أدوات إدارة المشاريع عن بعد ، لا بد أن تكون هناك أداة متاحة مناسبة لك!
الخطوة 4: الاختبار والتشغيل
اختبر أداة إدارة المشروع عن بُعد في بيئة حقيقية. سيحدد هذا ما إذا كانت الميزات المضمنة كافية لاحتياجاتك أو إذا كنت بحاجة إلى إضافة ميزات إضافية لإدارة المشروع. بمجرد أن تشعر بالرضا عن أن أداة إدارة المشروع الخاصة بك ستكون مناسبة لعملك ، ما عليك سوى الإطلاق والتمتع بالمزايا!
يعد اختيار أداة إدارة المشروع عن بُعد والإنتاجية المناسبة لمؤسستك أمرًا في غاية الأهمية. ستعمل أداة إدارة المشروع الصحيحة على تبسيط العمليات التجارية وتسهيل الاتصال وزيادة الإنتاجية الإجمالية بين أعضاء الفريق.
مزايا العمل عن بعد
هناك العديد من المزايا للعمل عن بعد ، ولكن أفضل 4 مذكورة أدناه:
مستويات الإنتاجية
قد يفضل أعضاء الفريق داخل المنظمة العمل في عزلة دون أن ينزعجوا من مستويات ضوضاء المكتب أو مديري مشاريع المكاتب الصغيرة. يمكن لبيئة العمل عن بعد أن تساهم في مستويات إنتاجية بعض العمال عن بعد. يولد هؤلاء الأشخاص ناتجًا أكبر في بيئة العمل عن بُعد أكثر من العمل الجسدي في المكتب. نظرًا لأن مستويات الإنتاجية العالية هي المحصلة النهائية لكل شركة ، فإنها تستفيد من زيادة إنتاج المشروع من هؤلاء الأفراد.
التوازن بين العمل والحياة والروح المعنوية
أبلغ العديد من الموظفين عن زيادة رضاهم عن التوازن بين العمل والحياة الخاصة بهم كميزة للعمل عن بعد. في بيئة العمل عن بعد ، يتم تمكين الموظفين للتحكم بكفاءة في إنتاجيتهم والحصول على قدر أكبر من الاستقلالية بمرور الوقت. نتيجة لذلك ، في مواقع العمل الشهيرة مثل إنديد ، يختار العديد من المرشحين للتوظيف خيارات عن بُعد لترتيبات عملهم.
فعاله من حيث التكلفه
يوفر الموظفون الذين يعملون عن بعد أموال الشركات عن طريق تقليل النفقات من النفقات العامة والمرافق والموظفين والإعانات مثل الزي الرسمي وبدل النقل. يوفر العمل عن بُعد الوقت والمال لأعضاء الفريق ، حيث يستفيدون من تقليل الوقت الذي يقضونه في التنقل وزيادة الوقت الذي يقضونه مع عائلاتهم. تنفق الفرق أيضًا أقل على النفقات مثل الطعام والغاز وملابس العمل والنفقات الأخرى المرتبطة بالذهاب إلى المكتب يوميًا.
حرية
تخلق حرية العمل عن بُعد الثقة والمساءلة لفرق المشروع ، حيث يتحمل كل عامل مسؤوليات مباشرة عن جوانب مختلفة من الوظيفة. تتعلم فرق الإدارة كيفية إدارة موظفيها بشكل أفضل وتصحيح أي ميول تجاه الإدارة الجزئية أو كونها متساهلة للغاية. يتمتع الموظفون بمزيد من الحرية لمتابعة وظائف إضافية والعمل في مشاريع شخصية ، مما يجعلهم أكثر سعادة. من المرجح أن يساهم العامل السعيد في إنتاجية فرقهم وإدارة مهامهم بكفاءة أكبر.
عيوب العمل عن بعد
مع المزايا ، هناك أيضًا عيوب للعمل عن بُعد ، وأفضل 3 مذكورة أدناه:
انعدام المساءلة
نفس الحرية التي توفرها بيئة العمل عن بعد يمكن أن تصبح عيبًا أيضًا. تُترك الإدارة بدون طريقة دقيقة لحساب الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل في المشروع. بدون تنفيذ تطبيق إنتاجي ، لن يكون أمام فرق الإدارة خيار سوى استخدام تقارير التقدم التي تم إنشاؤها بواسطة العمال عن بعد أنفسهم. قد يؤدي ذلك إلى تقارير غير دقيقة ، وانخفاض الإنتاجية ، وخلق شعور بعدم الثقة بين فرق العمل.
فقدت في الترجمة
تمنح ثقافة العمل عن بعد أصحاب العمل حرية توظيف عمال من جميع أنحاء العالم ، غالبًا في مناطق زمنية مختلفة. ومع ذلك ، لا يمنح العمل عن بُعد إمكانية الوصول إلى إشارات لغة الجسد التي يتم الحصول عليها من العمل معًا جسديًا. عادة ما يكون للعمال عن بعد ، مثل أعضاء فريق مركز الاتصال الخارجي ، خلفيات ثقافية ولغات وأنظمة معتقدات مختلفة. نتيجة لذلك ، قد يكون من الصعب تعزيز روح الفريق في بيئات العمل عن بعد بسبب نقص التواصل الفعال. قد يكون إنشاء التعاون الفعال بين فرق العمل عن بُعد أمرًا صعبًا ، مما يؤدي إلى حدوث احتكاك بين أعضاء الفريق.
عجز تكنولوجي
على الرغم من تقدم ثقافة العمل عن بعد في السنوات الأخيرة ، فإنها لا تزال تحت رحمة أوجه القصور التكنولوجية التي قد تنشأ. كان السؤال الأكثر إزعاجًا في اجتماع العمل الذي ابتليت به منصة Zoom للفترة 2020-2021 هو "هل تسمعني؟" في دراسة عمل حديثة أثناء الجائحة. وذلك لأن العمل عن بُعد يأتي مع تحديات تكنولوجية تؤثر على جودة الاتصال والتعاون للعاملين عن بُعد. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى الإنترنت وسرعات التحميل والتنزيل البطيئة ومشكلات جودة الميكروفون والكاميرا ومجموعة أخرى إلى إعاقة العملية التعاونية لأعضاء الفريق.
كيف يعمل مديرو المشروع عن بعد؟
اجتماعات تعاونية
تساعد أدوات إدارة المشروع عن بُعد المديرين على التواصل مع الموظفين في وقت واحد أو بشكل فردي بشأن حالة المشروع. يمكن تسهيل ذلك من خلال اجتماعات الفريق الافتراضية كما هو مستخدم في تطبيق اجتماعات Zoom الشهير. في هذا التطبيق ، يمكن لقائد فريق الإدارة التواصل عن طريق الفيديو أو الرسائل أو المكالمات الصوتية وتسهيل التدفق الحر للتواصل عبر النظام الأساسي الخاص بهم. يمكن للإدارة تلقي التقارير والبيانات الأخرى المتعلقة بالمشروع من فرقهم وإبلاغ طرق عرض المشروع الخاصة بهم.
حدد الأهداف
يضع مديرو المشاريع الفعالون أهدافًا إنتاجية دورية للفرق البعيدة التي يديرونها. من خلال تحديد أهداف المشروع لفرقهم البعيدة ، يكون لدى المديرين مقياس لا جدال فيه لقياس مستويات إنتاجية فرقهم. تحفز أهداف المشروع هذه العمال عن بُعد على تلبية المعايير المحددة أثناء تنفيذ المهام الموكلة إليهم. يوفر تحديد الأهداف للمشروع أيضًا للمديرين نظرة ثاقبة حول حالة المشروع وجدوى سير العمل. تعتبر أدوات إدارة الإنتاجية مثل Trello ممتازة لتوفير البيانات اللازمة عن الحالة والعمليات المرتبطة بإنجاز المشروع.
تحديثات الحالة
توفر أدوات إدارة الإنتاجية مثل Salesforce تحديثات لحالة المشاريع في الوقت الفعلي ويمكنها أيضًا إنشاء تقارير مفصلة عن مستوى المخرجات من أعضاء الفريق. تسمح أداة إدارة المشروع عن بُعد هذه بتفاصيل إكمال المهمة ويمكنها أيضًا الإبلاغ عن الاختناقات في إكمال المشروع. تسهل ميزات المراسلة في التطبيق الاتصال السريع في الوقت الفعلي بين مديري المشاريع وفرقهم. بالإضافة إلى تحديثات الحالة هذه ، يمكن لأعضاء الفريق مشاركة البيانات في الوقت الفعلي عبر منصات العمل عن بُعد هذه. باستخدام أدوات المشروع التعاوني ، يمكن لأعضاء الفريق الاتصال والتواصل والتعاون عن بُعد لإكمال المهمة الضرورية.
كيف تتأكد من نجاح المشروع أثناء العمل عن بُعد؟
يتواصل بفاعلية
يمكن للإدارة تنظيم مشاريع العمل بنجاح عن بعد من خلال التواصل الفعال مع فرقهم. في عالم أدوات إنتاجية مساحة العمل ، لا يتم إنشاء جميع الاتصالات على قدم المساواة. قد يفضل بعض العاملين عن بعد الحصول على تحديثات المشروع عن طريق مكالمات الفيديو مع أعضاء فريقهم. قد يفضل أعضاء الفريق الآخرون توصيل عروض المشروع والتحديثات من خلال أدوات المراسلة التقليدية مثل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية. قد يعطي عضو آخر في الفريق الأولوية لتلقي التعليمات المستندة إلى المشروع عبر مكالمات الهاتف أو الويب.
قم بإنشاء مساحة اجتماعات افتراضية
يمكن لمديري المشاريع الناجحين التعاون بشكل فعال مع أعضاء فريقهم للتأكد من أنهم جميعًا يفهمون المهمة. يجب أن تسهل أدوات إدارة المشروع عن بعد الاجتماعات عبر الإنترنت حتى يتمكن أعضاء الفريق من المساهمة في المشروع. تتضمن ميزات أداة إدارة المشروع عن بُعد ما يلي:
- منصة الرسائل
- واجهة صوتية ومرئية متوافقة
- أداة مشاركة البيانات في الوقت الفعلي
استخدم أدوات إدارة الإنتاجية
أدوات إدارة الإنتاجية ضرورية لإدارة أعضاء الفريق بنجاح. هذه الأدوات مهمة لإدارة فرق العمل داخل المكتب وخارجه ، حيث تحتوي على ميزات مفيدة. تسهل أدوات إدارة المشروع عن بُعد الوصول إلى البيانات لأعضاء الفريق ، وتساعد في إنشاء تقارير في الوقت الفعلي ، وتمكين الاتصال الفعال. كما أنها تسمح للمديرين بالتحقق من حالة المشروع والإشراف عن بعد على الفرق. تتيح أدوات المشروع البعيد هذه أيضًا جدولة تقويم متزامنة بين أعضاء الفريق الذين قد يعيشون عبر مناطق زمنية مختلفة.
هل يمكن إدارة المشروع عن بعد؟
يمكن إدارة المشروع عن بعد بنجاح من خلال أدوات إدارة الإنتاجية الافتراضية. هناك العديد من أنواع الأدوات المستندة إلى المشروعات التي تجعل العمل عن بُعد أكثر إنتاجية. سيظهر تأثير أداة فعالة لإدارة المشروع عن بعد في الموظفين الأكثر إنتاجية وسعداء. تعتمد إدارة المشروع عن بُعد الناجحة على اختيار النوع الصحيح من أدوات الإنتاجية.
أدوات إدارة الأداء
أدوات إدارة المشاريع عن بعد مثل Salesforce تتعقب أداء الفرق البعيدة وتوفر بيانات دقيقة عن أدائها. التصميم المرئي على اللوحة يقارن ويباين بسهولة مستويات الإنتاجية بين كل فريق من هذه الفرق. يمكن لمديري المشاريع استخدام مؤشر الأداء لإنشاء حوافز للفرق البعيدة. هذا يشجعهم على تحقيق أهداف مشروعهم وإكمال مهامهم بكفاءة. يمكن للمديرين تتبع هذه البيانات عن بُعد في الوقت الفعلي وإنشاء تقارير عن فرقهم حسب الحاجة.
أدوات تتبع الوقت
يجب أن يكون المديرون الفعالون قادرين على تحديد مكان وجود أعضاء فريقهم البعيدين. يتيح مقياس الإنتاجية هذا أيضًا للمديرين إنشاء برامج مكافآت وتقدير للفرق باستخدام البيانات من أداة إدارة المشروع عن بُعد. يمكن للمديرين معرفة متى يقوم أعضاء فريقهم بتسجيل الدخول أو الخروج من أنظمتهم وتتبع الالتزام بالمواعيد. تستخدم أنظمة بيانات VoIP لمركز الاتصال هذه البرامج لإدارة فرقهم البعيدة.
تبسيط سير العمل
تعمل بعض أدوات إدارة المشروع عن بُعد على تبسيط عملية سير العمل لأعضاء الفريق. نتيجة لذلك ، يمكن أتمتة المهام العادية ، وبالتالي توفير وقت إضافي للموظف للتركيز كليًا على المشروع. إن سير العمل المبسط المستند إلى المشروع يجعل التعاون أسهل لفرق الإدارة أيضًا. يمكنهم تتبع المهام والأحداث اليومية بدقة وأيضًا تذكيرهم بالمواعيد النهائية القادمة للمشروع. تتضمن ميزات أدوات إدارة المشروع عن بُعد هذه مزامنة تقويمات الفريق وجدولتها.
أدوات إدارة المشاريع عن بعد الشعبية
تكبير
أدى الارتفاع الأخير في وظائف العمل من المنزل إلى الارتفاع الهائل لمنصة Zoom. إنها أداة إدارة مشروع عن بعد منخفضة التكلفة تسهل التعاون على نظامها الأساسي الافتراضي. يسمح للفرق باستخدام ميزات الفيديو والصوت والمراسلة الفورية ومشاركة البيانات في الوقت الفعلي داخل تطبيقه. يمكن لمديري المشاريع اختيار استخدام هذا النوع من أدوات إدارة المشاريع عن بعد عندما تكون هناك حاجة للتواصل مباشرة مع الفرق المتزامنة في وقت واحد. يمكن للشركات التي تعاني من نقص السيولة أن تختار استخدام الإصدار المجاني ؛ ومع ذلك ، يتوفر خيار الترقية لتلقي الميزات المميزة (المدفوعة).
تريلو
تساعد أداة إدارة المشروع عن بُعد هذه في تنظيم المهام وتبسيطها ضمن سير العمل. يمكن إنشاء "لوحات" و "بطاقات" تريلو لكل عضو في الفريق. كما يسمح لأعضاء الفريق الفرديين بتخصيص التخطيط المرئي للمشروع وتسميته للحصول على سير عمل أكثر إرضاءً. يمكن للمؤسسات الكبيرة تنفيذ أداة إدارة المشروع عن بُعد هذه لتتبع المهام وجدولتها في الوقت الفعلي. يمكن لكل من أعضاء الفريق والمديرين تحديد مهام المشروع وهيكل التقارير في لمحة.
تثاقل
تسهل واجهته الاتصال الفوري بين أعضاء الفريق البعيدين في الوقت الفعلي. يساعد فرق المشروع البعيدة على تخزين البيانات ومشاركتها بشكل ملائم عبر أنظمتها الأساسية. تعتبر أداة إدارة المشروع عن بُعد هذه فعالة بغض النظر عن حجم فريقك أو مساحة مكتبك. Slack هي أداة فعالة لإدارة العمل عن بُعد تساعد المديرين على التواصل بشكل فعال مع أعضاء فريقهم لتلقي تحديثات وتقارير المشروع في الوقت المناسب.
مايكروسوفت
لا ينبغي التفوق على مجموعة أدوات إدارة المشاريع المتوفرة من فرق Microsoft. أدت واجهة مساحة العمل وسهولة التكامل والشعبية إلى أن تصبح Microsoft Teams من أفضل أدوات إدارة المشاريع عن بُعد. على غرار منصة Zoom في ميزات الاجتماع الخاصة بها ، فهي تتيح أيضًا التواصل المتزامن مع أعضاء فريق المشروع. كما تستخدم ميزة المراسلة الفورية وتسهل مشاركة البيانات بشكل آمن عبر نظامها الأساسي. غالبًا ما ينبهر مديرو المشاريع الذين أضافوا أداة الإنتاجية هذه إلى موارد إدارة المشاريع الخاصة بهم بميزاتها ، حتى في الوضع الحر.
استنتاج
تطبيقات إدارة المشاريع سهلة لإدارة مشروعك وفعالية الفريق وتساعد في إنجاح المشروع. ومع ذلك ، فإن صنع هذه التطبيقات يتطلب الكثير من الترميز والمعرفة التقنية ، بالإضافة إلى أن السعر مرتفع للغاية. لماذا لا تتحول إلى حل بدون رمز بدلاً من ذلك؟ إذا كنت تريد حلاً مثاليًا لإدارة فريقك ومشروعك باستخدام حل بدون رمز ، فاتصل بنا على AppMaster. يتوفر موظفونا ذوو الخبرة المهنية لمساعدتك في الحصول على أفضل حل بدون رمز لك ولزيادة نطاق عملك عن بُعد ونجاحه من خلال الإيفاء الكامل باحتياجات عملك بطريقة فعالة من حيث التكلفة.
