Czy chcesz mieć aplikację do zarządzania projektami, która zwiększy wydajność Twojej pracy? Jeśli tak, mam dla Ciebie rozwiązanie w poniższym tekście.
Zdalne miejsca pracy były stale na drodze do ekspansji i innowacji, gdy światowa pandemia zwiększyła zapotrzebowanie na wirtualną pracę zespołową. Prawie z dnia na dzień pojawiło się zapotrzebowanie na narzędzia do zdalnego zarządzania projektami, które ułatwiałyby zdalną komunikację między zespołami na całym świecie. Kultura pracy zdalnej, niegdyś postrzegana przez wiele zespołów zarządzających jako dodatek lub przywilej, stała się nieodzownym wyróżnikiem produktywności. Efektywna i skuteczna współpraca wirtualna oraz praca zdalna stały się synonimami nagłej ewolucji wskaźników produktywności w miejscu pracy.
Ponieważ sukces projektu zależy od zdolności zespołów do łączenia się i efektywnej współpracy, narzędzia do zdalnego zarządzania projektami nabrały większego znaczenia. Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami ułatwiają organizację ról roboczych, zarządzanie wydajnością i współpracę między zespołami. Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami umożliwiają skuteczną komunikację między grupami roboczymi. Te grupy robocze zarządzające projektami zdalnymi często wykonują określone funkcje w miejscu pracy, które często się ze sobą pokrywają. Aplikacje do zdalnego zarządzania projektami umożliwiają kierownictwu organizowanie, śledzenie i nadzorowanie przepływu pracy swoich zespołów w czasie rzeczywistym.
Na podstawie zebranych danych zespoły zarządzające mogą podejmować decyzje wykonawcze w całym zakresie projektu. Niektóre firmy decydują się na przykład na stuprocentową zdalność, a ich zespoły pracują z różnych krajów lub obszarów na całym świecie. Inne zespoły zarządzające wybierają pracę twarzą w twarz z codzienną komunikacją online za pomocą narzędzi do przesyłania wiadomości i przepływu pracy. Jeszcze inni mogą wybrać łatwe do opanowania połączenie obu tych stylów, wykorzystując zespoły hybrydowe. Jak w przypadku każdego stylu produktywności, zespoły pracujące zdalnie mają swój własny zestaw zalet i wyzwań.
Etapy tworzenia aplikacji do zarządzania projektami
W procesie tworzenia aplikacji do zarządzania projektami wykonywane są 4 główne kroki, w tym:
Krok 1: Tworzenie koncepcji
Stwórz koncepcję aplikacji do zdalnego zarządzania projektami w oparciu o potrzeby Twojej firmy. Określ, jakiego typu użytkownicy lub członkowie zespołu będą korzystać z tego narzędzia. W oparciu o te dane, skonceptualizuj również cechy tego narzędzia. Zdefiniuj typ narzędzia do zdalnego zarządzania projektami, którym jest. Projekt aplikacji do zdalnego zarządzania projektami będzie oparty na jej zamierzonych funkcjach, takich jak śledzenie czasu, zarządzanie wydajnością lub komunikacja.
Krok 2: Ustalenie grupy odbiorców
Zdefiniuj użytkowników końcowych aplikacji podczas fazy odkrywania aplikacji. W ten sposób powstanie projekt aplikacji, który będzie miał różne funkcje w zależności od zamierzonych użytkowników końcowych. Czy to zdalne narzędzie projektowe ma być dostępne dla wszystkich członków zespołu, czy tylko dla kierowników projektów? Jaki rodzaj bezpieczeństwa danych będzie potrzebny? Czy w interfejsie aplikacji znajdą się funkcje chronione hasłem? Odpowiedź na takie pytania będzie determinować rozwój narzędzia do zdalnego zarządzania projektami.
Krok 3: Rozbudowa lub dostosowanie interfejsu
Kierownicy projektów mogą zdecydować się na zbudowanie niestandardowych narzędzi do zarządzania projektami dla organizacji. Jednak może to nie być konieczne w oparciu o rozmiar i funkcje. Z rozprzestrzeniania zdalnych narzędzi zarządzania projektami, jest zobowiązany do być narzędzie dostępne, które jest prawo dla Ciebie!
Krok 4: Testowanie i uruchamianie
Przetestuj swoje narzędzie do zdalnego zarządzania projektami w rzeczywistym środowisku. Pozwoli to określić, czy zawarte w nim funkcje są wystarczające dla Twoich potrzeb, czy też musisz dodać dodatkowe funkcje zarządzania projektem. Kiedy już będziesz zadowolony, że Twoje narzędzie do zarządzania projektami będzie odpowiednie dla Twojej firmy, po prostu uruchom je i ciesz się korzyściami!
Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania produktywnością i zdalnym projektem dla Twojej organizacji jest bardzo ważny. Właściwe narzędzie do zarządzania projektami usprawni procesy biznesowe, ułatwi komunikację i zwiększy ogólną produktywność wśród członków zespołu.
Zalety pracy zdalnej
Istnieje wiele zalet pracy zdalnej, ale 4 najlepsze wymieniono poniżej:
Poziomy produktywności
Członkowie zespołu w organizacji mogą woleć pracować w samotności, bez irytowania się poziomem hałasu w biurze lub mikrozarządzaniem biurowych kierowników projektów. Zdalne środowisko pracy może przyczynić się do zwiększenia poziomu produktywności niektórych pracowników zdalnych. Osoby te generują więcej wyników w zdalnym środowisku pracy niż pracując fizycznie w biurze. Ponieważ wysoki poziom produktywności jest dla każdej firmy najważniejszy, korzystają one ze zwiększonej wydajności projektów realizowanych przez te osoby.
Równowaga między pracą a życiem prywatnym i morale
Wielu pracowników odnotowało wzrost satysfakcji z równowagi między życiem zawodowym a prywatnym jako korzyść z pracy zdalnej. W środowisku pracy zdalnej pracownicy mogą skutecznie kontrolować swoją produktywność i mają większą autonomię w czasie. W rezultacie, na popularnych stronach internetowych, takich jak Indeed, wielu kandydatów do pracy wybiera opcję pracy zdalnej.
Efektywne kosztowo
Pracownicy pracujący zdalnie oszczędzają pieniądze firmom poprzez redukcję wydatków związanych z kosztami ogólnymi, mediami, personelem oraz dotacjami takimi jak uniformy czy dodatek transportowy. Praca zdalna oszczędza czas i pieniądze członków zespołu, ponieważ korzystają oni z mniejszej ilości czasu spędzanego na dojazdach i większej ilości czasu spędzanego z rodziną. Zespoły wydają również mniej na takie wydatki jak jedzenie, paliwo, odzież robocza i inne wydatki związane z codziennym pojawianiem się w biurze.
Wolność
Swoboda pracy zdalnej tworzy zaufanie i odpowiedzialność dla zespołów projektowych, ponieważ każdy pracownik jest bezpośrednio odpowiedzialny za różne aspekty pracy. Zespoły zarządzające uczą się, jak lepiej zarządzać swoimi pracownikami i korygować wszelkie tendencje do mikrozarządzania lub bycia zbyt pobłażliwym. Pracownicy mają więcej swobody w wykonywaniu dodatkowych zajęć i pracy nad osobistymi projektami, co czyni ich szczęśliwszymi. Szczęśliwy pracownik jest bardziej skłonny przyczynić się do zwiększenia produktywności swojego zespołu i skuteczniej zarządzać swoimi zadaniami.
Wady pracy zdalnej
Wraz z zaletami, istnieją również wady pracy zdalnej, a 3 najważniejsze z nich zostały wymienione poniżej:
Brak odpowiedzialności
Ta sama swoboda, którą zapewnia środowisko pracy zdalnej, może stać się również wadą. Kierownictwo nie ma możliwości dokładnego rozliczenia czasu spędzonego przez pracownika nad projektem. Bez wdrożenia aplikacji zwiększającej produktywność, zespoły zarządzające nie mają innego wyboru, jak tylko korzystać z raportów o postępie prac generowanych przez samych pracowników zdalnych. Może to prowadzić do niedokładnych raportów, zmniejszenia produktywności i wywołać poczucie braku zaufania wśród zespołów roboczych.
Zagubienie w tłumaczeniu
Kultura pracy zdalnej daje pracodawcom swobodę zatrudniania pracowników z całego świata, często w różnych strefach czasowych. Jednak praca zdalna nie daje dostępu do wskazówek dotyczących języka ciała, które można uzyskać pracując razem fizycznie. Pracownicy zdalni, tacy jak członkowie zespołu outsourcowanego call center, zazwyczaj mają różne pochodzenie kulturowe, języki i systemy wierzeń. W rezultacie, duch zespołowy może być trudny do utrzymania w środowisku pracy zdalnej z powodu braku skutecznej komunikacji. Skuteczna współpraca między zespołami pracującymi zdalnie może być trudna do nawiązania, co powoduje tarcia między członkami zespołu.
Braki technologiczne
W ostatnich latach kultura pracy zdalnej stała się tak zaawansowana, że wciąż jest narażona na niedoskonałości technologiczne, które mogą się pojawić. Najbardziej irytującym pytaniem o spotkanie robocze, które nękało platformę Zoom w latach 2020- 2021, było "Czy mnie słyszysz?" w niedawnej pracy podczas pandemii. Dzieje się tak, ponieważ praca zdalna wiąże się z wyzwaniami technologicznymi, które wpływają na jakość komunikacji i współpracy pracowników zdalnych. Brak internetu, wolne prędkości wysyłania i pobierania danych, problemy z jakością mikrofonu i kamery oraz wiele innych czynników może utrudniać proces współpracy członków zespołu.
Jak kierownicy projektów pracują zdalnie?
Wspólne spotkania
Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami pomagają menedżerom komunikować się z pracownikami jednocześnie lub indywidualnie na temat statusu projektu. Można to ułatwić poprzez wirtualne spotkania zespołu, jak w przypadku popularnej aplikacji Zoom. W tej aplikacji lider zespołu zarządzającego może komunikować się za pomocą wideo, wiadomości lub połączeń głosowych i ułatwiać swobodny przepływ komunikacji za pośrednictwem swojej platformy. Kierownictwo może otrzymywać od swoich zespołów raporty i inne dane związane z projektem oraz przekazywać swoje poglądy na temat projektu.
Ustalanie celów
Skuteczni kierownicy projektów ustalają okresowe cele produktywności dla zespołów zdalnych, którymi zarządzają. Ustalając cele projektowe dla swoich zespołów zdalnych, menedżerowie mają niepodważalną metrykę do pomiaru poziomu produktywności swoich zespołów. Te cele projektowe motywują pracowników zdalnych do spełniania ustalonych parametrów podczas wykonywania przydzielonych im zadań. Ustalenie celów dla projektu zapewnia również menedżerom cenny wgląd w stan projektu i wykonalność przepływu pracy. Narzędzia do zarządzania produktywnością, takie jak Trello, doskonale nadają się do dostarczania niezbędnych danych na temat statusu i procesów związanych z realizacją projektu.
Aktualizacje statusu
Narzędzia do zarządzania produktywnością, takie jak Salesforce, zapewniają aktualizacje statusu projektów w czasie rzeczywistym, a nawet mogą generować szczegółowe raporty dotyczące poziomu wyjściowego od członków zespołu. To narzędzie do zdalnego zarządzania projektami umożliwia podział zadań na etapy i może nawet informować o wąskich gardłach w realizacji projektu. Funkcje przesyłania wiadomości w aplikacji ułatwiają szybką komunikację w czasie rzeczywistym między kierownikami projektów a ich zespołami. Oprócz tych aktualizacji statusu, członkowie zespołu mogą udostępniać dane w czasie rzeczywistym za pośrednictwem tych platform pracy zdalnej. Dzięki narzędziom do współpracy nad projektem członkowie zespołu mogą się łączyć, komunikować i współpracować zdalnie, aby wykonać niezbędne zadanie.
Jak upewnić się, że projekt zakończy się sukcesem podczas pracy zdalnej?
Skutecznie się komunikuj
Kierownictwo może z powodzeniem organizować projekty zdalne poprzez skuteczną komunikację ze swoimi zespołami. W świecie narzędzi zwiększających produktywność miejsca pracy nie wszystkie formy komunikacji są jednakowe. Niektórzy pracownicy zdalni mogą preferować otrzymywanie aktualizacji projektu poprzez rozmowy wideo z członkami zespołu. Inni członkowie zespołu mogą preferować przekazywanie poglądów na temat projektu i jego aktualizacji za pomocą tradycyjnych narzędzi do przesyłania wiadomości, takich jak wiadomości e-mail i komunikatory internetowe. Inny członek zespołu może preferować otrzymywanie instrukcji dotyczących projektu za pośrednictwem telefonu lub rozmów internetowych.
Stwórz wirtualną przestrzeń do spotkań
Skuteczni kierownicy projektów potrafią skutecznie współpracować z członkami swojego zespołu, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją zadanie. Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami muszą ułatwiać spotkania online, aby członkowie zespołu mogli wnieść swój wkład do projektu. Cechy narzędzia do zdalnego zarządzania projektami obejmują:
- Platforma do przesyłania wiadomości
- Kompatybilny interfejs audiowizualny
- Narzędzie do udostępniania danych w czasie rzeczywistym
Używaj narzędzi do zarządzania produktywnością
Narzędzia do zarządzania produktywnością są niezbędne do skutecznego zarządzania członkami zespołu. Narzędzia te są ważne dla zarządzania zespołami roboczymi w biurze i poza nim, ponieważ posiadają przydatne funkcje. Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami ułatwiają dostęp do danych dla członków zespołu, pomagają w generowaniu raportów w czasie rzeczywistym i umożliwiają skuteczną komunikację. Pozwalają one również kierownikom na sprawdzanie stanu projektu i zdalne nadzorowanie zespołów. Te zdalne narzędzia projektowe umożliwiają również synchronizację kalendarza wśród członków zespołu, którzy mogą mieszkać w różnych strefach czasowych.
Czy zarządzanie projektem może odbywać się zdalnie?
Zdalne zarządzanie projektami może być z powodzeniem realizowane poprzez wirtualne narzędzia do zarządzania wydajnością. Istnieje wiele rodzajów narzędzi projektowych, które sprawiają, że praca zdalna jest bardziej produktywna. Wpływ skutecznego narzędzia do zdalnego zarządzania projektami będzie widoczny w bardziej produktywnych, szczęśliwych pracownikach. Skuteczne zarządzanie projektami zdalnymi zależy od wyboru odpowiedniego typu narzędzi produktywności.
Narzędzia do zarządzania wydajnością
Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami, takie jak Salesforce, śledzą wydajność zespołów zdalnych i dostarczają dokładnych danych na temat ich wydajności. Układ wizualny na panelu łatwo porównuje i kontrastuje poziomy produktywności wśród każdego z tych zespołów. Kierownicy projektów mogą wykorzystać wskaźnik wydajności do tworzenia zachęt dla zespołów zdalnych. Zachęca ich to do osiągania celów projektowych i sprawnego wykonywania zadań. Kierownicy mogą zdalnie śledzić te dane w czasie rzeczywistym i generować raporty dotyczące swoich zespołów w zależności od potrzeb.
Narzędzia do śledzenia czasu pracy
Skuteczni menedżerowie muszą być w stanie określić miejsce pobytu członków swojego zdalnego zespołu. Ta metryka produktywności umożliwia również menedżerom tworzenie programów nagród i uznania dla zespołów z wykorzystaniem danych z narzędzia do zdalnego zarządzania projektami. Menedżerowie mogą wiedzieć, kiedy ich członkowie zespołu logują się lub wylogowują z systemów i śledzić ich punktualność. Systemy danych VoIP call center wykorzystują te programy do zarządzania swoimi zdalnymi zespołami.
Uproszczenie przepływu pracy
Niektóre narzędzia do zdalnego zarządzania projektami usprawniają proces przepływu pracy członków zespołu. W rezultacie prozaiczne zadania mogą zostać zautomatyzowane, dzięki czemu pracownik zyskuje dodatkowy czas, który może przeznaczyć na całkowite skupienie się na projekcie. Uproszczony, oparty na projekcie przepływ pracy ułatwia współpracę również zespołom zarządzającym. Mogą oni dokładnie śledzić codzienne zadania i wydarzenia, a także otrzymywać przypomnienia o zbliżających się terminach projektów. Funkcje tych narzędzi do zdalnego zarządzania projektami obejmują synchronizację i planowanie kalendarzy zespołów.
Popularne narzędzia do zdalnego zarządzania projektami
Zoom
Niedawny wzrost liczby miejsc pracy w domu spowodował fenomenalny rozwój platformy Zoom. Jest to niedrogie narzędzie do zdalnego zarządzania projektami, które ułatwia współpracę na swojej wirtualnej platformie. Umożliwia zespołom korzystanie z funkcji wideo, audio, komunikatorów oraz udostępnianie danych w czasie rzeczywistym w ramach aplikacji. Kierownicy projektów mogą zdecydować się na wykorzystanie tego typu narzędzia do zdalnego zarządzania projektami, gdy istnieje potrzeba bezpośredniej komunikacji z jednoczesnymi zespołami. Firmy, które nie dysponują dużą ilością gotówki, mogą zdecydować się na korzystanie z wersji darmowej, jednak istnieje możliwość uaktualnienia do funkcji premium (płatnych).
Trello
To narzędzie do zdalnego zarządzania projektami pomaga organizować i usprawniać zadania w ramach przepływu pracy. Tablice Trello" i "karty" mogą być tworzone dla każdego członka zespołu. Pozwala również poszczególnym członkom zespołu dostosować i oznaczyć wizualny układ projektu, aby uzyskać bardziej satysfakcjonujący przepływ pracy. Duże organizacje mogą wdrożyć to zdalne narzędzie do zarządzania projektami, aby śledzić i planować zadania w czasie rzeczywistym. Zarówno członkowie zespołu, jak i menedżerowie mogą zidentyfikować zadania projektu i strukturę raportowania na pierwszy rzut oka.
Slack
Jego interfejs ułatwia natychmiastową komunikację między członkami zdalnego zespołu w czasie rzeczywistym. Pomaga zdalnym zespołom projektowym wygodnie przechowywać i udostępniać dane na swoich platformach. To narzędzie do zdalnego zarządzania projektami jest skuteczne niezależnie od wielkości zespołu lub przestrzeni biurowej. Slack to skuteczne narzędzie do zarządzania pracą zdalną, które pomaga menedżerom skutecznie komunikować się z członkami zespołu, aby otrzymywać terminowe aktualizacje projektu i raporty.
Microsoft
Nie do prześcignięcia jest pakiet narzędzi do zarządzania projektami dostępny w zespołach Microsoft. Interfejs jego przestrzeni roboczej, łatwość integracji i popularność sprawiły, że Microsoft Teams stał się czołowym narzędziem do zarządzania projektami zdalnymi. Podobnie jak platforma Zoom pod względem funkcji spotkań, umożliwia również jednoczesną komunikację z członkami zespołu projektowego. Wykorzystuje również funkcję wiadomości błyskawicznych i ułatwia bezpieczne udostępnianie danych na całej platformie. Kierownicy projektów, którzy dodali to narzędzie do swoich zasobów zarządzania projektami, są często pod wrażeniem jego funkcji, nawet w trybie darmowym.
Wniosek
Aplikacje do zarządzania projektami ułatwiają zarządzanie projektem i efektywnością zespołu oraz pomagają w osiągnięciu sukcesu. Jednak tworzenie tych aplikacji wymaga dużo kodowania i wiedzy technicznej, plus cena jest dość wysoka. Dlaczego nie przenieść się do rozwiązania bez kodu zamiast? Jeśli chcesz mieć doskonałe rozwiązanie do zarządzania zespołem i projektem za pomocą rozwiązania no-code, skontaktuj się z nami na AppMaster. Nasz profesjonalnie doświadczony personel jest dostępny, aby pomóc Ci w najlepszym rozwiązaniu bez kodu dla Ciebie i sprawić, by Twoja zdalna firma skalowała się i odniosła sukces dzięki pełnemu spełnieniu potrzeb biznesowych w opłacalny sposób.
