Bạn có sẵn sàng có một ứng dụng quản lý dự án để nâng cao năng suất công việc của mình không? Nếu Có, tôi có một giải pháp cho bạn trong văn bản dưới đây.
Các nơi làm việc từ xa đang dần mở rộng và đổi mới khi đại dịch toàn cầu làm tăng nhu cầu làm việc theo nhóm ảo. Gần như chỉ sau một đêm, nhu cầu về các công cụ quản lý dự án từ xa để tạo điều kiện giao tiếp từ xa giữa các nhóm trên toàn thế giới. Văn hóa làm việc từ xa, từng được nhiều đội ngũ quản lý coi là đặc quyền hoặc đặc quyền, đã trở thành một dấu ấn không thể thiếu của năng suất. Hợp tác ảo hiệu quả và hiệu quả và làm việc từ xa đã trở thành từ thông dụng đồng nghĩa với sự phát triển đột ngột của các chỉ số năng suất tại nơi làm việc.
Vì sự thành công của một dự án phụ thuộc vào khả năng kết nối và cộng tác hiệu quả của các nhóm, các công cụ quản lý dự án từ xa đã được ưu tiên hơn. Các công cụ quản lý dự án từ xa tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các vai trò công việc, quản lý hiệu suất và cộng tác giữa các nhóm. Các công cụ quản lý dự án từ xa cho phép giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm làm việc. Các nhóm công việc quản lý dự án từ xa này thường thực hiện các chức năng cụ thể bên trong nơi làm việc, thường chồng chéo lẫn nhau. Các ứng dụng quản lý dự án từ xa cho phép quản lý tổ chức, theo dõi và giám sát quy trình làm việc của nhóm của họ trong thời gian thực.
Dựa trên dữ liệu thu thập được, các nhóm quản lý có thể đưa ra các quyết định điều hành trong toàn bộ phạm vi của dự án. Ví dụ, một số công ty chọn đi từ xa một trăm phần trăm, với các nhóm của họ làm việc từ các quốc gia hoặc khu vực khác nhau trên toàn thế giới. Các nhóm quản lý khác chọn cách làm việc trực tiếp với giao tiếp trực tuyến hàng ngày thông qua các công cụ nhắn tin và quy trình làm việc. Tuy nhiên, những người khác có thể chọn một kết hợp có thể quản lý được của cả hai, bằng cách sử dụng các nhóm kết hợp. Như với bất kỳ phong cách năng suất nào, các nhóm làm việc từ xa phải đối mặt với những lợi thế và thách thức riêng của họ.
Các bước phát triển ứng dụng quản lý dự án
4 bước chính liên quan đến việc phát triển ứng dụng quản lý dự án, bao gồm:
Bước 1: Tạo khái niệm
Tạo khái niệm về ứng dụng quản lý dự án từ xa dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Xác định loại người dùng hoặc thành viên nhóm sẽ sử dụng công cụ này. Dựa trên dữ liệu này, hãy khái niệm hóa các tính năng của công cụ này. Xác định loại công cụ quản lý dự án từ xa. Thiết kế của ứng dụng quản lý dự án từ xa sẽ dựa trên các chức năng dự kiến của nó, chẳng hạn như theo dõi thời gian, quản lý hiệu suất hoặc giao tiếp.
Bước 2: Đặt đối tượng của bạn
Xác định người dùng cuối của ứng dụng trong giai đoạn khám phá phát triển ứng dụng. Điều này sẽ thông báo cho thiết kế ứng dụng, sẽ có các tính năng khác nhau dựa trên người dùng cuối dự định. Công cụ dự án từ xa này có thể được truy cập bởi tất cả các thành viên trong nhóm hay chỉ những người quản lý dự án không? Nó sẽ cần loại bảo mật dữ liệu nào? Các tính năng được bảo vệ bằng mật khẩu có được đưa vào giao diện của ứng dụng không? Câu trả lời cho những câu hỏi như thế này sẽ quyết định sự phát triển của công cụ quản lý dự án từ xa.
Bước 3: Xây dựng hoặc tùy chỉnh giao diện
Người quản lý dự án có thể chọn xây dựng các công cụ quản lý dự án tùy chỉnh cho tổ chức. Tuy nhiên, điều này có thể không cần thiết dựa trên kích thước và tính năng. Với sự gia tăng của các công cụ quản lý dự án từ xa, chắc chắn sẽ có một công cụ phù hợp với bạn!
Bước 4: Kiểm tra & Khởi chạy
Thử nghiệm công cụ quản lý dự án từ xa của bạn trong môi trường thực tế. Điều này sẽ xác định xem các tính năng được bao gồm có đủ cho nhu cầu của bạn hay không hoặc bạn có cần thêm các tính năng quản lý dự án bổ sung hay không. Một khi bạn hài lòng rằng công cụ quản lý dự án sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn, chỉ cần khởi chạy và tận hưởng những lợi ích!
Lựa chọn công cụ quản lý dự án từ xa và năng suất phù hợp cho tổ chức của bạn là rất quan trọng. Công cụ quản lý dự án phù hợp sẽ hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, tạo điều kiện giao tiếp và tăng năng suất tổng thể giữa các thành viên trong nhóm.
Ưu điểm của làm việc từ xa
Có nhiều lợi thế khi làm việc từ xa, nhưng 4 ưu điểm tốt nhất được liệt kê dưới đây:
Mức năng suất
Các thành viên nhóm trong một tổ chức có thể thích làm việc trong sự cô độc mà không bị khó chịu bởi mức độ ồn ào của văn phòng hoặc các nhà quản lý dự án văn phòng vi mô. Môi trường làm việc từ xa có thể góp phần vào mức năng suất của một số người làm việc từ xa. Những người này tạo ra nhiều sản lượng hơn trong môi trường làm việc từ xa hơn là làm việc thực tế trong văn phòng. Vì mức năng suất cao là điểm mấu chốt của mọi công ty, họ được hưởng lợi từ sản lượng dự án tăng lên từ những cá nhân này.
Cân bằng công việc và cuộc sống & tinh thần
Nhiều nhân viên đã báo cáo rằng sự hài lòng ngày càng tăng trong sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ là lợi ích của việc làm việc từ xa. Trong môi trường làm việc từ xa, nhân viên được trao quyền để kiểm soát hiệu quả năng suất của họ và có quyền tự chủ cao hơn theo thời gian. Do đó, trên các trang web việc làm nổi tiếng như Indeed, nhiều ứng viên tuyển dụng lựa chọn các phương án từ xa để sắp xếp công việc của họ.
Hiệu quả về chi phí
Nhân viên làm việc từ xa tiết kiệm tiền cho công ty bằng cách giảm chi phí từ tổng chi phí, điện nước, nhân viên và các khoản trợ cấp như đồng phục và phụ cấp đi lại. Làm việc từ xa giúp các thành viên trong nhóm tiết kiệm thời gian và tiền bạc, vì họ được hưởng lợi từ việc giảm thời gian đi làm và tăng thời gian dành cho gia đình. Các nhóm cũng chi tiêu ít hơn cho các chi phí như thực phẩm, khí đốt, quần áo làm việc và các chi phí khác liên quan đến việc xuất hiện tại văn phòng hàng ngày.
Sự tự do
Quyền tự do làm việc từ xa tạo ra niềm tin và trách nhiệm giải trình cho các nhóm dự án, vì mỗi công nhân có trách nhiệm trực tiếp đối với các khía cạnh khác nhau của công việc. Các nhóm quản lý học cách quản lý nhân viên của họ tốt hơn và sửa chữa mọi khuynh hướng đối với quản lý vi mô hoặc quá dễ dãi. Nhân viên có nhiều quyền tự do hơn để theo đuổi các công việc bổ sung và thực hiện các dự án cá nhân, khiến họ hạnh phúc hơn. Một công nhân hạnh phúc có nhiều khả năng đóng góp vào năng suất của nhóm và quản lý hiệu quả hơn các nhiệm vụ của họ.
Nhược điểm của làm việc từ xa
Với những ưu điểm, nhưng cũng có những nhược điểm khi làm việc từ xa, và 3 danh sách hàng đầu được liệt kê dưới đây:
Thiếu trách nhiệm giải trình
Sự tự do tương tự được tạo điều kiện bởi môi trường làm việc từ xa cũng có thể trở thành một bất lợi. Việc quản lý bị bỏ lại mà không có cách chính xác để tính toán thời gian của một nhân viên làm việc cho một dự án. Nếu không có ứng dụng năng suất, các nhóm quản lý không có lựa chọn nào khác ngoài việc sử dụng các báo cáo tiến độ do chính nhân viên từ xa tạo ra. Điều này có thể dẫn đến báo cáo không chính xác, giảm năng suất và tạo ra cảm giác không tin tưởng giữa các nhóm làm việc.
Bị mất trong bản dịch
Văn hóa làm việc từ xa cho phép người sử dụng lao động tự do thuê nhân công từ khắp nơi trên thế giới, thường ở các múi giờ khác nhau. Tuy nhiên, làm việc từ xa không cho phép truy cập các tín hiệu ngôn ngữ cơ thể có được khi làm việc cùng nhau về thể chất. Những người làm việc từ xa, chẳng hạn như các thành viên trong nhóm trung tâm cuộc gọi thuê ngoài, thường có nền tảng văn hóa, ngôn ngữ và hệ thống tín ngưỡng khác nhau. Kết quả là, tinh thần đồng đội có thể khó được nuôi dưỡng trong môi trường làm việc từ xa do thiếu giao tiếp hiệu quả. Sự hợp tác hiệu quả giữa các nhóm làm việc từ xa có thể khó thiết lập, dẫn đến xích mích giữa các thành viên trong nhóm.
Thâm hụt công nghệ
Văn hóa làm việc từ xa có thể đã trở nên tiên tiến trong những năm gần đây, nó vẫn còn tiềm ẩn những khiếm khuyết về công nghệ có thể phát sinh. Câu hỏi cuộc họp làm việc khó chịu nhất gây khó chịu cho nền tảng Zoom cho giai đoạn 2020-2021 là "Bạn có nghe thấy tôi nói không?" trong một nghiên cứu làm việc gần đây trong đại dịch. Điều này là do làm việc từ xa đi kèm với những thách thức về công nghệ ảnh hưởng đến chất lượng giao tiếp và cộng tác của những người làm việc từ xa. Thiếu kết nối Internet, tốc độ tải lên và tải xuống chậm, vấn đề về chất lượng micrô và camera và một loạt các vấn đề khác có thể cản trở quá trình cộng tác của các thành viên trong nhóm.
Làm thế nào để người quản lý dự án làm việc từ xa?
Các cuộc họp hợp tác
Các công cụ quản lý dự án từ xa giúp người quản lý giao tiếp với nhân viên đồng thời hoặc riêng lẻ về tình trạng của dự án. Điều này có thể được tạo điều kiện thông qua các cuộc họp nhóm ảo như được sử dụng trong ứng dụng cuộc họp Zoom phổ biến. Trong ứng dụng này, trưởng nhóm quản lý có thể giao tiếp bằng video, tin nhắn hoặc cuộc gọi thoại và tạo điều kiện cho luồng giao tiếp miễn phí thông qua nền tảng của họ. Ban quản lý có thể nhận báo cáo và các dữ liệu khác liên quan đến dự án từ nhóm của họ và truyền đạt quan điểm dự án của họ.
Mục tiêu đề ra
Các nhà quản lý dự án hiệu quả đặt ra các mục tiêu năng suất định kỳ cho các nhóm từ xa mà họ quản lý. Bằng cách đặt mục tiêu dự án cho các nhóm từ xa của họ, các nhà quản lý có một số liệu không thể chối cãi để đo lường mức năng suất của nhóm của họ. Các mục tiêu dự án này thúc đẩy những người làm việc từ xa đáp ứng các thông số đặt ra trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Đặt mục tiêu cho dự án cũng cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn sâu sắc có giá trị về tình trạng dự án và tính khả thi của quy trình làm việc. Các công cụ quản lý năng suất như Trello rất tuyệt vời để cung cấp dữ liệu cần thiết về trạng thái và quy trình liên quan đến việc hoàn thành dự án.
Cập nhật trạng thái
Các công cụ quản lý năng suất như Salesforce cung cấp cập nhật trạng thái theo thời gian thực về các dự án và thậm chí có thể tạo báo cáo chi tiết về mức sản lượng từ các thành viên trong nhóm. Công cụ quản lý dự án từ xa này cho phép phân tích hoàn thành nhiệm vụ và thậm chí có thể báo cáo về những tắc nghẽn trong việc hoàn thành dự án. Các tính năng nhắn tin của ứng dụng tạo điều kiện giao tiếp nhanh chóng, theo thời gian thực giữa các nhà quản lý dự án và nhóm của họ. Ngoài các cập nhật trạng thái này, các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ dữ liệu trong thời gian thực trên các nền tảng làm việc từ xa này. Với các công cụ dự án cộng tác, các thành viên trong nhóm có thể kết nối, giao tiếp và cộng tác từ xa để hoàn thành nhiệm vụ cần thiết.
Làm thế nào để bạn đảm bảo một dự án thành công khi làm việc từ xa?
Giao tiếp hiệu quả
Ban quản lý có thể tổ chức thành công các dự án công việc từ xa thông qua giao tiếp hiệu quả với nhóm của họ. Trong thế giới của các công cụ năng suất không gian làm việc, không phải tất cả các giao tiếp đều được tạo ra như nhau. Một số nhân viên làm việc từ xa có thể thích nhận thông tin cập nhật về dự án bằng cuộc gọi điện video với các thành viên trong nhóm của họ. Các thành viên khác trong nhóm có thể thích thông báo các quan điểm và cập nhật của dự án thông qua các công cụ nhắn tin truyền thống như email và tin nhắn tức thì. Một thành viên khác trong nhóm có thể ưu tiên nhận các hướng dẫn dựa trên dự án qua các cuộc gọi điện thoại hoặc web.
Tạo không gian họp ảo
Các nhà quản lý dự án thành công có thể cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm của họ để đảm bảo tất cả họ đều hiểu nhiệm vụ. Các công cụ quản lý dự án từ xa phải tạo điều kiện cho các cuộc họp trực tuyến để các thành viên trong nhóm có thể đóng góp cho dự án. Các tính năng của một công cụ quản lý dự án từ xa bao gồm:
- Một nền tảng nhắn tin
- Giao diện nghe nhìn tương thích
- Công cụ chia sẻ dữ liệu thời gian thực
Sử dụng các công cụ quản lý năng suất
Các công cụ quản lý năng suất rất cần thiết để quản lý thành công các thành viên trong nhóm. Những công cụ này rất quan trọng để quản lý các nhóm làm việc bên trong và bên ngoài văn phòng, vì chúng có các tính năng hữu ích. Các công cụ quản lý dự án từ xa tạo điều kiện truy cập dữ liệu cho các thành viên trong nhóm, hỗ trợ tạo báo cáo thời gian thực và cho phép giao tiếp hiệu quả. Chúng cũng cho phép các nhà quản lý kiểm tra trạng thái của dự án và giám sát các nhóm từ xa. Các công cụ dự án từ xa này cũng cho phép lập lịch đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm, những người có thể sống trên các múi giờ khác nhau.
Quản lý dự án có thể được thực hiện từ xa không?
Quản lý dự án từ xa có thể được thực hiện thành công thông qua các công cụ quản lý năng suất ảo. Có nhiều loại công cụ dựa trên dự án giúp làm việc từ xa hiệu quả hơn. Tác động của một công cụ quản lý dự án từ xa hiệu quả sẽ được nhìn thấy ở những nhân viên làm việc hiệu quả và hạnh phúc hơn. Quản lý dự án từ xa thành công phụ thuộc vào việc chọn đúng loại công cụ năng suất.
Công cụ quản lý hiệu suất
Các công cụ quản lý dự án từ xa như Salesforce theo dõi hiệu suất của các nhóm từ xa và cung cấp dữ liệu chính xác về hiệu suất của họ. Bố cục trực quan trên bảng điều khiển dễ dàng so sánh và đối chiếu mức năng suất giữa từng nhóm này. Người quản lý dự án có thể sử dụng chỉ báo hiệu suất để tạo động lực cho các nhóm làm việc từ xa. Điều này khuyến khích họ đạt được các mục tiêu dự án và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Người quản lý có thể theo dõi từ xa dữ liệu này trong thời gian thực và tạo báo cáo về nhóm của họ nếu cần.
Công cụ theo dõi thời gian
Các nhà quản lý hiệu quả cần phải có khả năng giải thích nơi ở của các thành viên trong nhóm từ xa của họ. Chỉ số năng suất này cũng cho phép người quản lý tạo các chương trình khen thưởng và công nhận cho các nhóm bằng dữ liệu từ công cụ quản lý dự án từ xa. Người quản lý có thể biết khi nào các thành viên trong nhóm của họ đăng nhập hoặc đăng xuất khỏi hệ thống của họ và theo dõi sự đúng giờ của họ. Hệ thống dữ liệu VoIP của trung tâm cuộc gọi sử dụng các chương trình này để quản lý các nhóm từ xa của họ.
Đơn giản hóa quy trình làm việc
Một số công cụ quản lý dự án từ xa hợp lý hóa quy trình xử lý công việc của các thành viên trong nhóm. Do đó, các nhiệm vụ thông thường có thể được tự động hóa, do đó giải phóng thêm thời gian để nhân viên tập trung hoàn toàn vào dự án. Quy trình làm việc dựa trên dự án được đơn giản hóa giúp các nhóm quản lý cộng tác dễ dàng hơn. Họ có thể theo dõi chính xác các nhiệm vụ và sự kiện hàng ngày và cũng được nhắc nhở về thời hạn của dự án sắp tới. Các tính năng của các công cụ quản lý dự án từ xa này bao gồm đồng bộ hóa và sắp xếp lịch nhóm.
Các công cụ quản lý dự án từ xa phổ biến
Phóng
Sự gia tăng gần đây về việc làm tại nhà đã dẫn đến sự nổi lên đáng kinh ngạc của nền tảng Zoom. Đây là một công cụ quản lý dự án từ xa chi phí thấp tạo điều kiện cho việc cộng tác trên nền tảng ảo của nó. Nó cho phép các nhóm sử dụng các tính năng video, âm thanh và nhắn tin tức thời cũng như chia sẻ dữ liệu thời gian thực trong ứng dụng của nó. Người quản lý dự án có thể chọn sử dụng loại công cụ quản lý dự án từ xa này khi có nhu cầu giao tiếp trực tiếp với các nhóm đồng thời cùng một lúc. Các công ty thiếu tiền có thể chọn sử dụng phiên bản miễn phí; tuy nhiên, có sẵn tùy chọn nâng cấp để nhận các tính năng cao cấp (trả phí).
Trello
Công cụ quản lý dự án từ xa này giúp tổ chức và sắp xếp các nhiệm vụ trong quy trình làm việc. Trello 'bảng' và 'thẻ' có thể được tạo cho mỗi thành viên trong nhóm. Nó cũng cho phép các thành viên trong nhóm tùy chỉnh và gắn nhãn bố cục trực quan của dự án để có quy trình làm việc hài lòng hơn. Các tổ chức lớn có thể triển khai công cụ quản lý dự án từ xa này để theo dõi và lên lịch nhiệm vụ trong thời gian thực. Cả thành viên trong nhóm và người quản lý đều có thể xác định các nhiệm vụ và cấu trúc báo cáo của dự án trong nháy mắt.
Slack
Giao diện của nó tạo điều kiện giao tiếp tức thì giữa các thành viên trong nhóm từ xa trong thời gian thực. Nó giúp các nhóm dự án từ xa lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trên các nền tảng của nó một cách thuận tiện. Công cụ quản lý dự án từ xa này có hiệu quả bất kể quy mô của nhóm hoặc không gian văn phòng của bạn. Slack là một công cụ quản lý công việc từ xa hiệu quả giúp người quản lý giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm của họ để nhận được các bản cập nhật và báo cáo dự án kịp thời.
Microsoft
Không thua kém là bộ công cụ quản lý dự án có sẵn từ các nhóm của Microsoft. Giao diện không gian làm việc, tính dễ tích hợp và tính phổ biến của nó đã khiến Microsoft Teams trở thành một công cụ quản lý dự án từ xa hàng đầu. Tương tự như nền tảng Zoom trong các tính năng họp của nó, nó cũng cho phép giao tiếp đồng thời với các thành viên trong nhóm dự án. Nó cũng sử dụng tính năng nhắn tin tức thì và tạo điều kiện chia sẻ dữ liệu an toàn trên nền tảng của nó. Các nhà quản lý dự án đã thêm công cụ năng suất này vào tài nguyên quản lý dự án của họ thường rất ấn tượng với các tính năng của nó, ngay cả ở chế độ miễn phí.
Sự kết luận
Các ứng dụng quản lý dự án dễ dàng quản lý hiệu quả dự án và nhóm của bạn, đồng thời giúp dự án thành công. Tuy nhiên, việc tạo ra các ứng dụng này đòi hỏi nhiều kiến thức về mã hóa và kỹ thuật, cộng với giá thành khá cao. Tại sao không chuyển sang giải pháp không có mã thay thế? Nếu bạn muốn có một giải pháp hoàn hảo để quản lý nhóm và dự án của mình bằng giải pháp không mã, hãy liên hệ với chúng tôi trên AppMaster. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm chuyên nghiệp của chúng tôi sẵn sàng trợ giúp bạn với giải pháp không mã tốt nhất cho bạn và giúp doanh nghiệp từ xa của bạn mở rộng quy mô và thành công với việc đáp ứng đầy đủ các nhu cầu kinh doanh của bạn một cách hiệu quả về chi phí.
