Apakah Anda bersedia memiliki aplikasi manajemen proyek untuk meningkatkan produktivitas kerja Anda? Jika Ya, saya punya solusi untuk Anda dalam teks di bawah ini.
Tempat kerja jarak jauh terus menuju ekspansi dan inovasi ketika pandemi di seluruh dunia meningkatkan permintaan akan kerja tim virtual. Hampir dalam semalam, ada permintaan untuk alat manajemen proyek jarak jauh untuk memfasilitasi komunikasi jarak jauh antar tim di seluruh dunia. Budaya kerja jarak jauh, yang pernah dilihat sebagai keuntungan atau hak istimewa oleh banyak tim manajemen, menjadi ciri produktivitas yang tak tergantikan. Kolaborasi virtual yang efisien dan efektif serta kerja jarak jauh menjadi kata kunci yang identik dengan evolusi metrik produktivitas yang tiba-tiba di tempat kerja.
Karena keberhasilan suatu proyek bergantung pada kemampuan tim untuk terhubung dan berkolaborasi secara efektif, alat manajemen proyek jarak jauh telah menjadi prioritas yang lebih besar. Alat manajemen proyek jarak jauh memfasilitasi pengorganisasian peran kerja, manajemen kinerja, dan kolaborasi antar tim. Alat manajemen proyek jarak jauh memungkinkan komunikasi yang efektif di antara kelompok kerja. Kelompok kerja manajemen proyek jarak jauh ini sering menjalankan fungsi tertentu di tempat kerja, sering kali tumpang tindih satu sama lain. Aplikasi manajemen proyek jarak jauh memungkinkan manajemen untuk mengatur, melacak, dan mengawasi alur kerja tim mereka secara real-time.
Berdasarkan data yang dikumpulkan, tim manajemen dapat membuat keputusan eksekutif di seluruh lingkup proyek. Beberapa perusahaan, misalnya, memilih untuk pergi seratus persen dari jarak jauh, dengan tim mereka bekerja dari berbagai negara atau wilayah di seluruh dunia. Tim manajemen lainnya memilih bekerja tatap muka dengan komunikasi online harian melalui alat perpesanan dan alur kerja. Namun, yang lain dapat memilih campuran yang dapat dikelola dari keduanya, menggunakan tim hibrida. Seperti halnya gaya produktivitas lainnya, tim kerja jarak jauh menghadapi serangkaian keuntungan dan tantangan mereka sendiri.
Langkah-langkah untuk Mengembangkan Aplikasi Manajemen Proyek
4 langkah utama yang terlibat dalam pengembangan aplikasi manajemen proyek, termasuk:
Langkah 1: Buat Konsep
Buat konsep aplikasi manajemen proyek jarak jauh berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Identifikasi jenis pengguna atau anggota tim yang akan menggunakan alat ini. Berdasarkan data ini, juga konsep fitur alat ini. Tentukan jenis alat manajemen proyek jarak jauh itu. Desain aplikasi manajemen proyek jarak jauh akan didasarkan pada fungsi yang dimaksudkan, seperti pelacakan waktu, manajemen kinerja, atau komunikasi.
Langkah 2: Tetapkan Pemirsa Anda
Tentukan pengguna akhir aplikasi selama fase penemuan pengembangan aplikasi. Ini akan menginformasikan desain aplikasi, yang akan memiliki fitur berbeda berdasarkan pengguna akhir yang dituju. Apakah alat proyek jarak jauh ini dapat diakses oleh semua anggota tim atau hanya manajer proyek? Jenis keamanan data apa yang dibutuhkan? Apakah fitur yang dilindungi kata sandi akan disertakan dalam antarmuka aplikasi? Jawaban atas pertanyaan seperti ini akan menentukan pengembangan alat manajemen proyek jarak jauh.
Langkah 3: Bangun atau Sesuaikan Antarmuka
Manajer proyek dapat memilih untuk membuat alat manajemen proyek khusus untuk organisasi. Namun, ini mungkin tidak diperlukan berdasarkan ukuran dan fitur. Dengan proliferasi alat manajemen proyek jarak jauh, pasti ada alat yang tersedia yang tepat untuk Anda!
Langkah 4: Uji & Luncurkan
Uji alat manajemen proyek jarak jauh Anda di lingkungan nyata. Ini akan menentukan apakah fitur yang disertakan cukup untuk kebutuhan Anda atau apakah Anda perlu menambahkan fitur manajemen proyek tambahan. Setelah Anda puas bahwa alat manajemen proyek Anda akan cocok untuk bisnis Anda, cukup luncurkan dan nikmati manfaatnya!
Memilih produktivitas yang tepat dan alat manajemen proyek jarak jauh untuk organisasi Anda sangat penting. Alat manajemen proyek yang tepat akan merampingkan proses bisnis, memfasilitasi komunikasi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan di antara anggota tim.
Keuntungan Kerja Jarak Jauh
Ada banyak keuntungan untuk bekerja dari jarak jauh, tetapi 4 yang terbaik tercantum di bawah ini:
Tingkat Produktivitas
Anggota tim dalam suatu organisasi mungkin lebih suka bekerja dalam kesendirian tanpa terganggu oleh tingkat kebisingan kantor atau manajer proyek kantor yang mengelola mikro. Lingkungan kerja jarak jauh dapat berkontribusi pada tingkat produktivitas beberapa pekerja jarak jauh. Orang-orang ini menghasilkan lebih banyak output di lingkungan kerja jarak jauh daripada bekerja secara fisik di kantor. Karena tingkat produktivitas yang tinggi adalah tujuan utama setiap perusahaan, mereka mendapat manfaat dari peningkatan hasil proyek dari individu-individu ini.
Keseimbangan & Semangat Kerja-Kehidupan
Banyak karyawan telah melaporkan peningkatan kepuasan dalam keseimbangan kehidupan kerja mereka sebagai manfaat dari kerja jarak jauh. Dalam lingkungan kerja jarak jauh, karyawan diberdayakan untuk mengontrol produktivitas mereka secara efisien dan memiliki otonomi yang lebih besar dari waktu ke waktu. Akibatnya, di situs pekerjaan populer seperti Memang, banyak calon pekerja memilih opsi jarak jauh untuk pengaturan kerja mereka.
Hemat Biaya
Karyawan yang bekerja dari jarak jauh menghemat uang perusahaan dengan mengurangi pengeluaran dari overhead, utilitas, staf, dan subsidi seperti seragam dan tunjangan transportasi. Bekerja jarak jauh menghemat waktu dan uang anggota tim, karena mereka mendapat manfaat dari pengurangan waktu yang dihabiskan dalam perjalanan dan peningkatan waktu yang dihabiskan bersama keluarga mereka. Tim juga menghabiskan lebih sedikit untuk pengeluaran seperti makanan, bensin, pakaian kerja, dan pengeluaran lain yang terkait dengan kehadiran di kantor setiap hari.
Kebebasan
Kebebasan bekerja jarak jauh menciptakan kepercayaan dan akuntabilitas bagi tim proyek, karena setiap pekerja memiliki tanggung jawab langsung untuk berbagai aspek pekerjaan. Tim manajemen belajar bagaimana mengelola karyawan mereka dengan lebih baik dan memperbaiki segala kecenderungan ke arah manajemen mikro atau menjadi terlalu permisif. Karyawan memiliki lebih banyak kebebasan untuk mengejar pekerjaan tambahan dan mengerjakan proyek pribadi, membuat mereka lebih bahagia. Seorang pekerja yang bahagia lebih mungkin untuk berkontribusi pada produktivitas tim mereka dan lebih efisien mengelola tugas-tugas mereka.
Kekurangan Kerja Jarak Jauh
Dengan kelebihan, ada juga kerugian untuk bekerja dari jarak jauh, dan 3 teratas tercantum di bawah ini:
Kurangnya Akuntabilitas
Kebebasan yang sama yang difasilitasi oleh lingkungan kerja jarak jauh juga dapat menjadi kerugian. Manajemen dibiarkan tanpa cara yang akurat untuk memperhitungkan waktu yang dihabiskan karyawan untuk mengerjakan sebuah proyek. Tanpa penerapan aplikasi produktivitas, tim manajemen tidak punya pilihan selain menggunakan laporan kemajuan yang dibuat oleh pekerja jarak jauh itu sendiri. Hal ini dapat menyebabkan laporan yang tidak akurat, penurunan produktivitas, dan menciptakan rasa tidak percaya di antara tim kerja.
Hilang dalam terjemahan
Budaya kerja jarak jauh memberi pengusaha kebebasan untuk mempekerjakan pekerja dari seluruh dunia, seringkali di zona waktu yang berbeda. Namun, kerja jarak jauh tidak memberikan akses ke isyarat bahasa tubuh yang diperoleh dari bekerja bersama secara fisik. Pekerja jarak jauh, seperti anggota tim pusat panggilan yang dialihdayakan, biasanya memiliki latar belakang budaya, bahasa, dan sistem kepercayaan yang berbeda. Akibatnya, semangat tim mungkin sulit untuk dipupuk di lingkungan kerja jarak jauh karena kurangnya komunikasi yang efektif. Kolaborasi yang efektif di antara tim kerja jarak jauh mungkin sulit untuk dibangun, yang mengakibatkan gesekan di antara anggota tim.
Defisit Teknologi
Semaju apapun budaya kerja jarak jauh dalam beberapa tahun terakhir, masih ada kekurangan teknologi yang mungkin muncul. Pertanyaan rapat kerja paling menyebalkan yang mengganggu platform Zoom untuk 2020-2021 adalah "Bisakah Anda mendengar saya?" dalam studi kerja baru-baru ini selama pandemi. Ini karena pekerjaan jarak jauh hadir dengan tantangan teknologi yang memengaruhi kualitas komunikasi dan kolaborasi bagi pekerja jarak jauh. Kurangnya internet, kecepatan unggah dan unduh yang lambat, masalah kualitas mikrofon dan kamera, dan sejumlah masalah lainnya dapat menghambat proses kolaboratif anggota tim.
Bagaimana Manajer Proyek Bekerja dari Jarak Jauh?
Rapat Kolaborasi
Alat manajemen proyek jarak jauh membantu manajer berkomunikasi dengan karyawan secara bersamaan atau individual tentang status proyek. Ini dapat difasilitasi melalui rapat tim virtual seperti yang digunakan dalam aplikasi rapat Zoom yang populer. Dalam aplikasi ini, pemimpin tim manajemen dapat berkomunikasi melalui video, pesan, atau panggilan suara dan memfasilitasi aliran komunikasi yang bebas melalui platform mereka. Manajemen dapat menerima laporan dan data terkait proyek lainnya dari tim mereka dan mengomunikasikan pandangan proyek mereka.
Menentukan tujuan
Manajer proyek yang efektif menetapkan target produktivitas berkala untuk tim jarak jauh yang mereka kelola. Dengan menetapkan tujuan proyek untuk tim jarak jauh mereka, manajer memiliki metrik yang tak terbantahkan untuk mengukur tingkat produktivitas tim mereka. Target proyek ini memotivasi pekerja jarak jauh untuk memenuhi parameter yang ditetapkan saat menjalankan tugas yang diberikan. Menetapkan tujuan untuk proyek juga memberi manajer wawasan berharga tentang status proyek dan kelayakan alur kerja. Alat manajemen produktivitas seperti Trello sangat baik untuk menyediakan data yang diperlukan tentang status dan proses yang terkait dengan penyelesaian proyek.
Pembaruan Status
Alat manajemen produktivitas seperti Salesforce memberikan pembaruan status waktu nyata pada proyek dan bahkan dapat menghasilkan laporan terperinci tentang tingkat keluaran dari anggota tim. Alat manajemen proyek jarak jauh ini memungkinkan perincian penyelesaian tugas dan bahkan dapat melaporkan kemacetan dalam menyelesaikan proyek. Fitur perpesanan aplikasi memfasilitasi komunikasi yang cepat dan real-time antara manajer proyek dan tim mereka. Selain pembaruan status ini, anggota tim dapat berbagi data secara real-time di seluruh platform kerja jarak jauh ini. Dengan alat proyek kolaboratif, anggota tim dapat terhubung, berkomunikasi, dan berkolaborasi dari jarak jauh untuk menyelesaikan tugas yang diperlukan.
Bagaimana Anda Memastikan Proyek Berhasil Saat Bekerja dari Jarak Jauh?
Berkomunikasi secara efektif
Manajemen dapat berhasil mengatur proyek kerja dari jarak jauh melalui komunikasi yang efektif dengan tim mereka. Dalam dunia alat produktivitas ruang kerja, tidak semua komunikasi diciptakan sama. Beberapa pekerja jarak jauh mungkin lebih suka mendapatkan pembaruan proyek melalui panggilan video dengan anggota tim mereka. Anggota tim lain mungkin lebih suka mengomunikasikan pandangan proyek dan pembaruan melalui alat perpesanan tradisional seperti email dan pesan instan. Anggota tim lain mungkin memprioritaskan menerima instruksi berbasis proyek melalui telepon atau panggilan web.
Buat Ruang Rapat Virtual
Manajer proyek yang sukses dapat berkolaborasi secara efektif dengan anggota tim mereka untuk memastikan mereka semua memahami tugas. Alat manajemen proyek jarak jauh harus memfasilitasi pertemuan online sehingga anggota tim dapat berkontribusi pada proyek. Fitur alat manajemen proyek jarak jauh meliputi:
- Platform perpesanan
- Antarmuka audio-visual yang kompatibel
- Alat berbagi data waktu nyata
Gunakan Alat Manajemen Produktivitas
Alat manajemen produktivitas sangat penting untuk berhasil mengelola anggota tim. Alat ini penting untuk mengelola tim kerja di dalam dan di luar kantor, karena memiliki fitur yang berguna. Alat manajemen proyek jarak jauh memfasilitasi akses data untuk anggota tim, membantu menghasilkan laporan waktu nyata, dan memungkinkan komunikasi yang efektif. Mereka juga memungkinkan manajer untuk memeriksa status proyek dan mengawasi tim dari jarak jauh. Alat proyek jarak jauh ini juga memungkinkan penjadwalan kalender yang disinkronkan di antara anggota tim yang mungkin tinggal di zona waktu yang berbeda.
Bisakah Manajemen Proyek Dilakukan dari Jarak Jauh?
Manajemen proyek jarak jauh dapat dilakukan dengan sukses melalui alat manajemen produktivitas virtual. Ada banyak jenis alat berbasis proyek yang membuat pekerjaan jarak jauh lebih produktif. Dampak dari alat manajemen proyek jarak jauh yang efektif akan terlihat pada karyawan yang lebih produktif dan bahagia. Manajemen proyek jarak jauh yang berhasil bergantung pada pemilihan jenis alat produktivitas yang tepat.
Alat Manajemen Kinerja
Alat manajemen proyek jarak jauh seperti Salesforce melacak kinerja tim jarak jauh dan memberikan data akurat tentang kinerja mereka. Tata letak visual pada panel dengan mudah membandingkan dan membedakan tingkat produktivitas di antara masing-masing tim ini. Manajer proyek dapat menggunakan indikator kinerja untuk menciptakan insentif bagi tim jarak jauh. Hal ini mendorong mereka untuk mencapai target proyek mereka dan menyelesaikan tugas mereka secara efisien. Manajer dapat melacak data ini dari jarak jauh secara real-time dan membuat laporan tentang tim mereka sesuai kebutuhan.
Alat Pelacakan Waktu
Manajer yang efektif harus dapat menjelaskan keberadaan anggota tim jarak jauh mereka. Metrik produktivitas ini juga memungkinkan manajer untuk membuat program penghargaan dan pengakuan untuk tim dengan data dari alat manajemen proyek jarak jauh. Manajer dapat mengetahui kapan anggota tim mereka masuk atau keluar dari sistem mereka dan melacak ketepatan waktu mereka. Sistem data VoIP pusat panggilan menggunakan program ini untuk mengelola tim jarak jauh mereka.
Sederhanakan Alur Kerja
Beberapa alat manajemen proyek jarak jauh merampingkan proses alur kerja anggota tim. Akibatnya, tugas-tugas biasa dapat diotomatisasi, sehingga membebaskan waktu tambahan bagi karyawan untuk fokus sepenuhnya pada proyek. Alur kerja berbasis proyek yang disederhanakan juga membuat kolaborasi menjadi lebih mudah bagi tim manajemen. Mereka dapat secara akurat melacak tugas dan acara harian dan juga diingatkan tentang tenggat waktu proyek yang akan datang. Fitur alat manajemen proyek jarak jauh ini mencakup sinkronisasi dan penjadwalan kalender tim.
Alat Manajemen Proyek Jarak Jauh Populer
Perbesar
Peningkatan baru-baru ini dalam pekerjaan dari rumah telah menyebabkan peningkatan fenomenal platform Zoom. Ini adalah alat manajemen proyek jarak jauh berbiaya rendah yang memfasilitasi kolaborasi pada platform virtualnya. Ini memungkinkan tim untuk menggunakan fitur video, audio, dan pesan instan serta berbagi data secara real-time dalam aplikasinya. Manajer proyek dapat memilih untuk menggunakan jenis alat manajemen proyek jarak jauh ini ketika ada kebutuhan untuk berkomunikasi langsung dengan tim simultan sekaligus. Perusahaan yang kekurangan uang dapat memilih untuk menggunakan versi gratis; namun, opsi untuk meningkatkan untuk menerima fitur premium (berbayar) tersedia.
Trello
Alat manajemen proyek jarak jauh ini membantu mengatur dan merampingkan tugas dalam alur kerja. Papan Trello' dan 'kartu' dapat dibuat untuk setiap anggota tim. Ini juga memungkinkan anggota tim individu untuk menyesuaikan dan memberi label tata letak visual proyek untuk alur kerja yang lebih memuaskan. Organisasi besar dapat menerapkan alat manajemen proyek jarak jauh ini untuk melacak dan menjadwalkan tugas secara real-time. Baik anggota tim maupun manajer dapat mengidentifikasi tugas proyek dan struktur pelaporan secara sekilas.
Kendur
Antarmukanya memfasilitasi komunikasi instan di antara anggota tim jarak jauh secara real-time. Ini membantu tim proyek jarak jauh dengan mudah menyimpan dan berbagi data di seluruh platformnya. Alat manajemen proyek jarak jauh ini efektif terlepas dari ukuran tim atau ruang kantor Anda. Slack adalah alat manajemen kerja jarak jauh yang efisien yang membantu manajer berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim mereka untuk menerima pembaruan dan laporan proyek tepat waktu.
Microsoft
Tidak mau kalah adalah rangkaian alat manajemen proyek yang tersedia dari tim Microsoft. Antarmuka ruang kerjanya, kemudahan integrasi, dan popularitasnya telah membuat Microsoft Teams menjadi alat manajemen proyek jarak jauh teratas. Mirip dengan platform Zoom dalam fitur pertemuannya, ini juga memungkinkan komunikasi simultan dengan anggota tim proyek. Itu juga menggunakan fitur pesan instan dan memfasilitasi berbagi data yang aman di seluruh platformnya. Manajer proyek yang telah menambahkan alat produktivitas ini ke sumber daya manajemen proyek mereka sering kali terkesan dengan fitur-fiturnya, bahkan dalam mode gratis.
Kesimpulan
Aplikasi manajemen proyek mudah untuk mengelola proyek dan efektivitas tim Anda serta membantu membuat proyek berhasil. Namun, pembuatan aplikasi ini membutuhkan banyak coding dan pengetahuan teknis, ditambah harganya yang cukup tinggi. Mengapa tidak beralih ke solusi tanpa kode saja? Jika Anda menginginkan solusi sempurna untuk mengelola tim dan proyek Anda dengan solusi tanpa kode, hubungi kami di AppMaster. Staf kami yang berpengalaman secara profesional siap membantu Anda dengan solusi tanpa kode terbaik untuk Anda dan membuat bisnis jarak jauh Anda meningkat dan berhasil dengan pemenuhan kebutuhan bisnis Anda secara lengkap dengan cara yang hemat biaya.
