İşletmenizin başarısı ve sürekli gelişimi doğrudan satışlara bağlıdır. Ürün veya hizmetleri ne kadar verimli sattığınız, her projeye hazırlığınızı ve bağlılığınızı gösterir. Bu projeleri finanse etmek ve potansiyel alıcıyı kazanmak için çekici bir proje teklifi yazmalısınız.

Bu yazımızda proje teklifinin ne olduğunu, neden proje tekliflerine ihtiyaç duyduğunuzu, tekliflerin nasıl yazılacağını ve iyi proje teklif şablonlarının nasıl oluşturulacağını tartışıyoruz.

Proje önerisi nedir?

Bir proje teklifi (bazen bir iş teklifi olarak anılır), bir satıcıdan muhtemel sponsorlara gönderilen yazılı bir belgedir. Teklif, ilk proje hakkında hayati bilgiler içerir, amaçları ve hedefleri tanımlar ve zaman çizelgesini, bütçeyi ve çalışma koşullarını ve gerekliliklerini içerir.

Proje teklifi, şirket ile müşteri arasında resmi bir belge işlevi görür.

Neden bir proje teklifine ihtiyacınız var?

Proje teklifi yazmanın temel amacı, müşterinin hizmetlerinizi satın almasını sağlamaktır. Teklifi yazarken müşteriniz gibi düşünmeli, neye ihtiyaç duyduğunu ve ne istediğini bilmelisiniz.

İyi bir proje önerisi size şu konularda yardımcı olacaktır:

  • yeni müşteriler kazanın;
  • mevcut bir sözleşmeyi uzatmak;
  • yatırımcıları (yöneticiler, patron) projeyi desteklemek için kaynak ayırmaya ikna edin.

Proje teklifi türleri

Resmi olarak talep edildi. Resmi bir talebe yanıt olarak bir iş teklifi gönderilir. Bu durumda, müşteri bir teklif talebi (RFP) gönderir ve kılavuzu sağlar. Böylece potansiyel alıcı hakkında gerekli tüm bilgileri biliyor ve satış sürecine devam etmek için daha fazla değerlendirme için teklif yazıyorsunuz.

Gayri resmi olarak talep edildi. Gayri resmi olarak istenen proje teklifleri, resmi bir talebe yanıt vermez. Genellikle, yazılı bir teklif, olası bir alıcı işletmenize ilgi gösterdiğinde gayri resmi bir görüşmeden kaynaklanır. Resmi bir talep olmadığı sürece, gayri resmi olarak istenen bir teklif sizden kapsamlı bir araştırma gerektirir ve yazma süreci daha uzun olabilir.

İstenmemiş. İstenmeyen bir teklif hazırladığınızda, hiçbir talep yoktur. Bu şekilde, potansiyel bir alıcıya ulaşıyorsunuz. Bu tür proje tekliflerini soğuk bir e-posta veya broşürle karşılaştırabilirsiniz.

Teklifler nasıl yazılır?

Bir teklif yazarken, amacınızın projenin değerini potansiyel alıcıya sunmak olduğunu unutmayın. Yazma sürecini, teklif şablonunuzun yapısı olarak da çalışabilecek bölümlere ayırın. Önceden hazırlanmış bir teklif şablonu, teklif yazma sürecini büyük ölçüde basitleştirebilir. Halihazırda önemli bilgiler içeren ve biraz düzenleme gerektiren kullanıma hazır bir kalıptır.

Genellikle proje teklif şablonları standart bölümlere ayrılır. Çok sayıda ücretsiz teklif şablonu bulabilir ve bunları ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilirsiniz. Tipik bir proje teklif şablonu aşağıdaki unsurları içerir:

  1. Başlık sayfası
  2. İçindekiler
  3. Yönetici Özeti
  4. Sorun bildirimi
  5. Yaklaşım ve çözüm
  6. Vasıf
  7. Zaman çizelgesi
  8. Bütçe
  9. Şartlar ve koşullar

Teklif şablonu kontrol listesi

Yukarıdaki liste, bir teklif şablonu kontrol listesi işlevi görebilir. Gerçek teklifi yazmadan önce, kontrol listeleri yazmak pratik bir hazırlık adımı olabilir.

Söz konusu kontrol listesini herhangi bir iş teklifi şablonu için kullanabilirsiniz. İsteğe bağlı olarak, şablondan bazı ayrıntılar ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz. Teklife nelerin dahil edilmesi gerektiğinden emin değilseniz, müşterinin sorularını bir kılavuz olarak kullanın.

Akılda tutulması gereken çok şey olduğunu biliyoruz. Bu nedenle, her şeyi takip etmenin en iyi seçeneği, teklif şablonu kontrol listesini takip etmektir. Kontrol listeleri yazmak, süreci düzenlemeye yardımcı olur ve önemli hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlar.

Kontrol listeleri oluşturmakta zorluk çekiyorsanız, Process Street gibi bir yazılım kullanmayı deneyin. Process Street, teklif kontrol listesi şablonları yazmak, tekrarlayan görevleri yönetmek, bireysel listeler oluşturmak için harikadır.

Proje önerisi yazma

Project proposal checklist

Teklifi bir kompozisyon olarak yazın ve listeden noktaları kaldırarak kontrol listesini takip edin. İş teklifiniz mantıklı bir sıraya sahip olmalı ve alıcının sorularını yanıtlamalıdır.

Baş sayfa

Başlık sayfası ile proje teklif şablonunuzu yazmaya başlayın. Başlık sayfasında ne yansıtılmalı?

  • Adınız ve işletmenizin/şirketinizin adı.
  • Potansiyel müşterinizin adı.
  • Teklifin sunulma tarihi.

İçindekiler

İçindekiler tablosu ile teklife devam edin. İçindekiler, teklifin okunmasını kolaylaştırır. Alıcının metni kendi hızında gözden geçirmesini veya en kritik kısımlara doğrudan yapmasını kolaylaştırır. İçindekiler bölümünde şablona köprüler ekleyerek müşterilerinizin daha kolay gezinmesine yardımcı olun.

Yönetici Özeti

Tutarlı bir yönetici özeti yazın. Teklifi ilk kelimelerden okuyucu için heyecan verici ve ilgi çekici hale getirmeniz çok önemlidir.

Bu bölümü okuduktan sonra, müşteriniz onlara nasıl yardımcı olabileceğiniz konusunda net bir fikre sahip olmalıdır.

Yönetici özeti yazma kontrol listesi:

  • şirkete genel bakış ve şirketin hedefleri;
  • vizyonunuz ve planlarınız;
  • projenizin çözdüğü sorunun arka planı;
  • problem çözme yaklaşımı.
  • sonuçlar ve sonuçlar.

Unutmayın, bu bir giriş bölümüdür. Çok fazla ayrıntı olmadan proje hakkında yeterince fikir verirseniz daha iyi olur. Teklif şablonunda, sorun ve çözme teknikleri hakkında daha somut bilgiler paylaşmak için başka bölümler de bulunmaktadır.

Ancak, kesin olmalı ve müşteriye değer göstermelisiniz. Örneğin, sadece şirketinizin "sektörde lider" veya "1 numara" olduğunu yazmayın. Müşteriye ne ve nasıl yardımcı olabileceğinize dair gerçek örnekler hazırlayın. Proje hedefinizin müşterinin portföyü için benzersiz görsel içerik oluşturmak olduğunu varsayalım. Rakibinizden neden daha iyi olduğunuzu ve müşterinin acı noktasına uyan hangi özel hizmetleri sunduğunuzu açıklayın.

Buradaki amacınız, bir müşterinin dikkatini çekmek ve ilgisini korumaktır.

Sorun bildirimi

Sorun nedir ve müşterinin işini nasıl etkiler? Bunu mümkün olduğunca basit tanımlayın. Herhangi bir proje teklif şablonunun bu bölümü ve onu takip eden “çözüm” bölümü temel kısımlardır.

Buradaki ana noktalar nelerdir?

Araştırma ve ekstra düşünce. Ödevini yaptığını göstermen, problemin arka planını araştırman ve bakış açını sunman gerekiyor. Öneriyi sorunsuzca çözüm kısmına getirecek şekilde çerçeveleyin.

Yaklaşım ve çözüm

Çözümünüzün müşterinin sorununu çözmek için neden en iyi seçenek olduğunu tartışın. Stratejilerinizi tanıtın ve projeyi tamamlamak için bu kesin kararları "neden" aldığınızı açıklayın.

Proje teklifi, müşterinizin muhtemelen sahip olacağı soruların çoğuna cevap vermelidir. Soruna yönelik tüm ilgili ayrıntıları ekleyin. Çözümü nasıl sunacağınıza ilişkin planı gösterin, zaman çizelgesini, ana hatları, çıktıları ve daha da önemlisi sonuçları tahmin edin.

Vasıf

Potansiyel alıcının sadece sözünüzü alması pek olası değildir. Teklifte onlara kanıt verin, niteliklerinizi ve başarılı projelerinizi paylaşın. Rakamlar ve istatistikler sağlayın ve bazı sosyal kanıtlar ekleyin.

Ekibinizin ne kadar nitelikli olduğunu vurgulayın. Proje teklifi profesyonelliğinizi doğrulamalıdır. İyi bir iş teklifi şablonunda yeterli kanıta sahip olmanız gerekir.

Kalifikasyon bölümünü bir teklif şablonundan diğerine kopyalayabilirsiniz.

Zaman çizelgesi

Ekibiniz tarafından ne ve ne zaman yapılacağı konusunda net bir anlayış verin. Müşterilerin projeyi başlatmaya karar verirlerse bekleyecekleri diğer adımları netleştirmelisiniz.

İçeriği görselleştirin, bilgi grafikleri, çizelgeler veya tablolar kullanın. Belirli tarihleri tahsis etmenize gerek yoktur, ancak çıktıları haftalarca tamamlamaya bölmeniz gerekir.

Bütçe

Proje teklif şablonunun bu kısmı, ücretleri ve ödeme koşullarını tanımlar. Ne kadar çok ayrıntı verirseniz o kadar iyi.

İyi bir hile, şablonda bir ücret karşılaştırma tablosu kullanmaktır. Yüksek fiyatlar ile alıcıyı korkutup işinizi küçümsemek istemediğiniz sürece fiyatlandırma seçenekleri sunun. Müşteri en iyi fiyatı seçebilecek.

Şartlar ve koşullar

Teklifte daha önce tanımladığınız her şeyi özetleyin ve sözleşmenin yasal yönlerini ana hatlarıyla belirtin. Bu şablon bölümü, başlangıç ve bitiş tarihlerini, ödeme ayrıntılarını, acil durum planını içerebilir. Teklifiniz için hüküm ve koşulları belirlerken bir avukat kullanmanızı öneririz. Bir çalışma modeli oluşturduğunuzda, bunu gelecekteki proje teklifi şablonları için kullanabilirsiniz.

Proje teklifleri yazarken nelere dikkat edilmelidir?

Yazma kontrol listesini takip etmek iyidir, ancak teklif yazarken listedeki maddeleri kontrol etmek yerine analiz etmeye çalışın. Daha iyi bir teklif yazmak için aşağıdakileri göz önünde bulundurun.

Seyirciniz. Teklifi kimin gözden geçireceğine bağlı olarak uygun dili kullanın.

Reddetmenin olası nedenleri. Bu olabilir:

  • teklifin yetersiz tanımı;
  • teklif ana hatları ile müşterinin hedefleri arasındaki tutarsızlık;
  • yetersiz teklif sunumu.

Veri. Araştırma yapın, gerçekleri, çizelgeleri ve grafikleri sağlayın. Alıcı güvenebileceği bilgileri görmelidir.

Proje yönetim yazılımı nasıl olur?

Teklif yönetimi yazılımı size çok yardımcı olabilir. İnternet, ücretli ve ücretsiz teklif yazma uygulamalarıyla doludur. teklif yazılımı, bir proje temeli oluşturabilirsiniz, böylece herkes geliştirme aşamalarını takip edebilir. Aşağıda bazı ünlü örnekler verilmiştir.

Project proposal software

Formstack — teklif üretkenliğinizi artırır, verileri çevrimiçi olarak toplar ve projeleri çevrimiçi olarak uzlaştırır, manuel süreçleri, fikirden iş akışına geçişleri dakikalar içinde otomatikleştirir - tümü birkaç tıklamayla.

Daha İyi Teklifler — iş teklifleri, optimizasyon ve projelerinizin korunması için 200'den fazla ücretsiz şablon sunun.

Teklif Et — teklifleri, teklifleri ve sözleşmeleri oluşturmanıza ve izlemenize ve ayrıca belgeleri çevrimiçi olarak imzalamanıza yardımcı olan iş akışı otomasyonu.

RFPIO — iş araçlarının, raporların, kullanıcı dostu arayüzün entegrasyonu ile teklif taleplerinin otomasyonu.

Teklif yazılımı başka ne yapar?

  • Farklı cihazlar için optimize edilmiş teklifler göndermek için web tabanlı formatı kullanır;
  • Ücretsiz teklif şablonlarına erişim sağlar.
  • Analitik araçlar sağlar ve müşterinizin teklifle yaptığı her şeyi takip eder: teklifler okunduğunda, imzalandığında, iletildiğinde, en çok hangi bölümlerin görüntülendiğinde haberdar olun.
  • Elektronik olarak bağlayıcı imzalar oluşturur ve müşterilerin teklifleri anında imzalamasına olanak tanır
  • Entegrasyonları kullanır ve teklif yazılımını CRM, zaman takibi veya diğer dahili hizmetlerinizle birleştirir.
  • Satır içi ödeme kaçışlarıyla bütünleşir.
  • Raporlar toplar ve şablonda nelerin işe yaradığını ve neleri geliştirmeniz gerektiğini değerlendirir.
  • Alıcı teklifinizi incelerken sohbeti gerçek zamanlı olarak kullanır.
  • Ücretsiz şablonlar ve otomatik yazılımlarla teklifleri daha hızlı yazar.

Herhangi bir ücretsiz teklif yazma hizmetini deneyin ve sonucu değerlendirin. Hazır şablonlarla çalışmak size zaman kazandırıyor ve süreci hızlandırıyorsa, daha profesyonel bir çözüm bulun ve teklif yazmayı otomatikleştirin.

Alıcı, proje için fon sağlamak için teklifinizi fark etmelidir. Zorlayıcı, heyecan verici hale getirin ve sonuçlara konsantre olun. Zamanında sağlanan iyi sonuçlar - sonunda müşterinizin beklediği şeydir.