İşletmenizin başarısı ve sürekli gelişimi doğrudan satışlara bağlıdır. Ürün veya hizmetleri ne kadar verimli bir şekilde sattığınız, her projeye hazırlığınızı ve bağlılığınızı gösterir. Bu projelerin finansmanını sağlamak ve potansiyel alıcıyı kazanmak için ilgi çekici bir proje teklifi yazmalısınız.
Bu yazımızda proje teklifinin ne olduğunu, proje tekliflerine neden ihtiyaç duyulduğunu, tekliflerin nasıl yazılacağını ve iyi proje teklifi şablonlarının nasıl oluşturulacağını tartışıyoruz.
Proje teklifi nedir?
Proje teklifi (bazen iş teklifi olarak da anılır), bir satıcının potansiyel sponsorlara gönderdiği yazılı bir belgedir. Teklif, ilk proje hakkında hayati bilgiler içerir, amaç ve hedefleri tanımlar ve zaman çizelgesini, bütçeyi, çalışma koşullarını ve gerekliliklerini içerir.
Proje teklifi, şirket ile müşteri arasında resmi bir belge işlevi görür.
Neden bir proje teklifine ihtiyacınız var?
Proje teklifini yazmanın temel amacı müşterinin hizmetlerinizi satın almasını sağlamaktır. Teklifi yazarken müşteriniz gibi düşünmeniz, onun neye ihtiyacı olduğunu ve ne istediğini bilmeniz gerekir.
İyi bir proje teklifi size yardımcı olacaktır:
- yeni müşteriler kazanın;
- mevcut bir sözleşmeyi uzatmak;
- Yatırımcıları (yöneticileri, patronları) projeyi desteklemek için kaynak ayırmaya ikna edin.
Proje teklifi türleri
Resmi olarak talep edildi. Resmi bir talebe yanıt olarak bir iş teklifi gönderilir. Bu durumda müşteri bir teklif talebi (RFP) gönderir ve kılavuzu sağlar. Böylece potansiyel alıcı hakkında gerekli tüm bilgileri biliyorsunuz ve satış sürecine devam etmek için daha fazla değerlendirme yapmak üzere teklif yazıyorsunuz.
Gayri resmi olarak talep edildi. Gayri resmi olarak talep edilen proje teklifleri resmi bir talebe yanıt vermez. Genellikle yazılı bir teklif, potansiyel bir alıcının işletmenize ilgi göstermesi durumunda yapılan resmi olmayan bir görüşmeden kaynaklanır. Resmi bir talep olmadığı sürece, resmi olmayan bir teklif için sizden kapsamlı bir araştırma yapılması gerekir ve yazma süreci daha uzun olabilir.
İstenmeden. İstenmeden teklif hazırladığınızda ortada hiçbir talep olmuyor. Bu şekilde potansiyel bir alıcıya ulaşıyorsunuz. Bu tür proje teklifini soğuk bir e-posta veya broşürle karşılaştırabilirsiniz.
Teklifler nasıl yazılır?
Teklif yazarken amacınızın projenin değerini potansiyel alıcıya sunmak olduğunu unutmayın. Yazma sürecini, teklif şablonunuzun yapısı olarak da kullanılabilecek bölümlere ayırın. Önceden hazırlanmış bir teklif şablonu, teklif yazma sürecini büyük ölçüde basitleştirebilir. Halihazırda önemli bilgilerin yer aldığı ve biraz düzenleme gerektiren, kullanıma hazır bir kalıptır.
Genellikle proje teklifi şablonları standart parçalara bölünür. Çok sayıda ücretsiz teklif şablonu bulabilir ve bunları ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilirsiniz. Tipik bir proje teklifi şablonu aşağıdaki unsurları içerir:
- Başlık sayfası
- İçindekiler
- Yönetici Özeti
- Sorun bildirimi
- Yaklaşım ve çözüm
- Vasıf
- Zaman çizelgesi
- Bütçe
- Şartlar ve koşullar
Teklif şablonu kontrol listesi
Yukarıdaki liste bir teklif şablonu kontrol listesi görevi görebilir. Gerçek teklifi yazmadan önce kontrol listeleri yazmak pratik bir hazırlık adımı olabilir.
Bahsi geçen kontrol listesini herhangi bir iş teklifi şablonu için kullanabilirsiniz. İsteğe bağlı olarak şablona bazı ayrıntılar ekleyebilir veya şablondan bazı ayrıntıları çıkarabilirsiniz. Teklife nelerin dahil edilmesi gerektiğinden emin değilseniz, müşterinin sorularını bir kılavuz olarak kullanın.
Akılda tutulması gereken çok şey olduğunu biliyoruz. Bu nedenle her şeyi takip etmenin en iyi seçeneği teklif şablonu kontrol listesini takip etmektir. Kontrol listeleri yazmak, süreci organize etmenize yardımcı olur ve önemli hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlar.
Kontrol listeleri oluşturmada zorluk yaşıyorsanız Process Street gibi yazılımları kullanmayı deneyin. Process Street, teklif kontrol listesi şablonları yazmak, tekrarlanan görevleri yönetmek, bireysel listeler oluşturmak için mükemmeldir.
Proje teklifi yazma
Teklifi bir makale olarak yazın ve listeden puanları çıkararak kontrol listesini takip edin. İş teklifiniz mantıksal bir sıraya sahip olmalı ve alıcının sorularını yanıtlamalıdır.
Baş sayfa
Proje teklifi şablonunuzu başlık sayfasıyla yazmaya başlayın. Başlık sayfasına ne yansıtılmalı?
- Adınız ve işletmenizin/şirketinizin adı.
- Potansiyel müşterinizin adı.
- Teklifin sunulduğu tarih.
İçindekiler
Teklife içindekiler tablosuyla devam edin. İçindekiler bölümü teklifin okunmasını kolaylaştırır. Alıcının metni kendi hızıyla incelemesini veya doğrudan en kritik kısımlara ulaşmasını kolaylaştırır. İçerik bölümündeki şablona köprüler ekleyerek müşterilerinizin daha kolay gezinmesine yardımcı olun.
Yönetici Özeti
Tutarlı bir yönetici özeti yazın. Teklifi ilk kelimesinden itibaren okuyucu için heyecan verici ve ilgi çekici hale getirmeniz çok önemlidir.
Bu bölümü okuduktan sonra müşteriniz ona nasıl yardımcı olabileceğiniz konusunda net bir fikre sahip olacaktır.
Yönetici özeti yazma kontrol listesi:
- şirkete genel bakış ve şirketin hedefleri;
- vizyonunuz ve planlarınız;
- projenizin çözdüğü sorunun arka planı;
- problem çözme yaklaşımı.
- sonuçlar ve sonuçlar.
Unutmayın bu bir giriş kısmıdır. Proje fikrini çok fazla ayrıntı olmadan yeterince sunmanız en iyisi olacaktır. Teklif şablonunda soruna ve çözüm tekniklerine ilişkin daha somut bilgilerin paylaşılacağı başka bölümler de bulunmaktadır.
Ancak kesin olmalı ve müşteriye değer göstermelisiniz. Örneğin, şirketinizin sadece "lider" veya "sektörde 1 numara" olduğunu yazmayın. Müşteriye neye ve nasıl yardımcı olabileceğinize dair bazı gerçek örnekler hazırlayın. Proje hedefinizin müşterinin portföyü için benzersiz görsel içerik oluşturmak olduğunu varsayalım. Neden rakibinizden daha iyi olduğunuzu ve müşterinin sıkıntılı noktasıyla eşleşen hangi özel hizmetleri sunduğunuzu açıklayın.
Burada amacınız müşterinin dikkatini çekmek ve ilgisini canlı tutmaktır.
Sorun bildirimi
Sorun nedir ve müşterinin işini nasıl etkiliyor? Bunu olabildiğince basit bir şekilde tanımlayın. Herhangi bir proje teklif şablonunun bu kısmı ve onu takip eden “çözüm” kısmı temel kısımlardır.
Buradaki ana noktalar nelerdir?
Araştırma ve ekstra düşünce. Ödevinizi yaptığınızı göstermeniz, problemin arka planını incelemeniz ve bakış açınızı sunmanız gerekiyor. Teklifi sorunsuz bir şekilde çözüm kısmına taşıyacak şekilde çerçeveleyin.
Yaklaşım ve çözüm
Çözümünüzün neden müşterinin sorununu çözmek için en iyi seçenek olduğunu tartışın. Stratejilerinizi tanıtın ve projeyi tamamlamak için bu kararları "neden" aldığınızı açıklayın.
Proje teklifi müşterinizin muhtemelen soracağı soruların çoğuna cevap vermelidir. Soruna yönelik tüm ilgili ayrıntıları ekleyin. Çözümü nasıl sunacağınıza ilişkin planı gösterin, zaman çizelgesini, ana hatları, teslimatları ve daha da önemlisi sonuçları tahmin edin.
Vasıf
Potansiyel alıcının sadece sizin sözünüzü dikkate alması pek olası değildir. Teklifte onlara kanıt verin, niteliklerinizi ve başarılı projelerinizi paylaşın. Sayılar ve istatistikler sağlayın ve bazı sosyal kanıtlar ekleyin.
Ekibinizin ne kadar nitelikli olduğunu vurgulayın. Proje teklifi profesyonelliğinizi doğrulamalıdır. İyi bir iş teklifi şablonunda yeterli kanıta sahip olmanız gerekir.
Yeterlilik kısmını bir teklif şablonundan diğerine kopyalayabilirsiniz.
Zaman çizelgesi
Ekibiniz tarafından ne ve ne zaman yapılacağına dair net bir anlayış verin. Müşterilerin projeyi başlatmaya karar vermeleri durumunda bekleyecekleri diğer adımları açıklığa kavuşturmalısınız.
İçeriği görselleştirin, infografikleri, grafikleri veya tabloları kullanın. Belirli tarihleri belirlemenize gerek yoktur, ancak teslimatları tamamlanma haftalarına bölmeniz gerekir.
Bütçe
Proje teklif şablonunun bu bölümü ücretleri ve ödeme koşullarını tanımlar. Ne kadar fazla ayrıntı sağlarsanız o kadar iyi olur.
İyi bir yöntem, şablonda bir ücret karşılaştırma tablosu kullanmaktır. Yüksek fiyatlar ile alıcıyı korkutmak ve işinizin değerini düşürmek istemiyorsanız, fiyatlandırma seçenekleri sunun. Müşteri en iyi fiyatı seçebilecektir.
Şartlar ve koşullar
Teklifte daha önce tanımladığınız her şeyi özetleyin ve sözleşmenin hukuki yönlerini ana hatlarıyla belirtin. Bu şablon bölümü başlangıç ve bitiş tarihlerini, ödeme ayrıntılarını, acil durum planını içerebilir. Teklifinizin hüküm ve koşullarını belirlerken bir avukat kullanmanızı öneririz. Bir çalışma modeli oluşturduğunuzda, bunu gelecekteki proje teklifi şablonları için kullanabilirsiniz.
Proje teklifi yazarken nelere dikkat edilmelidir?
Yazma kontrol listesini takip etmek iyidir, ancak teklifleri yazarken listedeki öğeleri kontrol etmek yerine analiz etmeye çalışın. Daha iyi bir teklif yazmak için aşağıdakileri göz önünde bulundurun.
Seyirciniz. Teklifi kimin inceleyeceğine bağlı olarak uygun dili kullanın.
Reddetmenin olası nedenleri. Bu olabilir:
- teklifin zayıf tanımı;
- teklifin ana hatları ile müşterinin hedefleri arasındaki tutarsızlık;
- Yetersiz teklif sunumu.
Veri. Araştırma yapın, gerçekleri, çizelgeleri ve grafikleri sağlayın. Alıcı güvenebileceği bilgileri görmelidir.
Proje yönetimi yazılımına ne dersiniz?
Teklif yönetimi yazılımı size çok yardımcı olabilir. İnternet ücretli ve ücretsiz teklif yazma uygulamalarıyla doludur. Teklif yazılımıyla, herkesin geliştirme aşamalarını takip edebilmesi için bir proje temeli oluşturabilirsiniz. Aşağıda bazı ünlü örnekler verilmiştir.
Formstack — teklif üretkenliğinizi artırır, verileri toplar ve projeleri çevrimiçi olarak uzlaştırır, manuel süreçleri otomatikleştirir, fikirden iş akışına dakikalar içinde geçiş yapar - üstelik hepsi birkaç tıklamayla.
Daha İyi Teklifler — projelerinizin iş teklifleri, optimizasyonu ve korunması için 200'den fazla ücretsiz şablon sunar.
Proposify — teklifleri, fiyat tekliflerini ve sözleşmeleri oluşturmanıza ve izlemenize, ayrıca belgeleri çevrimiçi olarak imzalamanıza yardımcı olan iş akışı otomasyonu.
RFPIO — iş araçlarının, raporların ve kullanıcı dostu arayüzün entegrasyonu ile teklif taleplerinin otomasyonu.
Teklif yazılımı başka ne yapar?
- Farklı cihazlar için optimize edilmiş teklifler göndermek için web tabanlı formatı kullanır;
- Ücretsiz teklif şablonlarına erişim sağlar.
- Analitik araçlar sağlar ve müşterinizin teklifle ilgili yaptığı her şeyi takip eder: teklifler okunduğunda, imzalandığında, iletildiğinde ve en çok hangi bölümlerin görüntülendiğine dair bildirim alın.
- Elektronik olarak bağlayıcı imzalar oluşturur ve müşterilerin teklifleri anında imzalamasına olanak tanır
- Entegrasyonları kullanır ve teklif yazılımını CRM'nize, zaman takibinize veya diğer dahili hizmetlere bağlar.
- Satır içi ödeme kaçışlarıyla bütünleşir.
- Raporları toplar ve şablonda nelerin işe yaradığını, neleri iyileştirmeniz gerektiğini değerlendirir.
- Alıcı teklifinizi incelerken sohbeti gerçek zamanlı olarak kullanır.
- Ücretsiz şablonlar ve otomatik yazılımla teklifleri daha hızlı yazar.
Herhangi bir ücretsiz teklif yazma hizmetini deneyin ve sonucu değerlendirin. Önceden hazırlanmış şablonlarla çalışmak size zaman kazandırıyor ve süreci hızlandırıyorsa daha profesyonel bir çözüm bulun ve teklif yazmayı otomatikleştirin.
Alıcının, projeye fon sağlamak için teklifinizi fark etmesi gerekir. İlgi çekici, heyecan verici hale getirin ve sonuçlara odaklanın. Zamanında sağlanan iyi sonuçlar, müşterinizin sonuçta beklediği şeydir.
