El éxito y el desarrollo continuo de su negocio dependen directamente de las ventas. La eficiencia con la que vende productos o servicios demuestra su preparación y compromiso con cada proyecto. Para financiar esos proyectos y ganar al comprador potencial, debe escribir una propuesta de proyecto convincente.

En este artículo, discutimos cuál es la propuesta de proyecto, por qué necesita propuestas de proyecto, cómo escribir propuestas y cómo crear buenas plantillas de propuesta de proyecto.

¿Cuál es la propuesta de proyecto?

Una propuesta de proyecto (a veces denominada propuesta comercial) es un documento escrito que un vendedor envía a los posibles patrocinadores. La propuesta contiene información vital sobre el proyecto inicial, define objetivos y metas e incluye cronograma, presupuesto y condiciones y requisitos de trabajo.

La propuesta de proyecto funciona como un documento oficial entre la empresa y el cliente.

¿Por qué necesitas una propuesta de proyecto?

El objetivo principal de redactar la propuesta de proyecto es conseguir que el cliente compre sus servicios. Al escribir la propuesta, debe pensar como su cliente y saber lo que necesita y quiere.

Una buena propuesta de proyecto te ayudará a:

  • ganar nuevos clientes;
  • extender un contrato existente;
  • convencer a los inversores (gerentes, jefes) de que asignen recursos para apoyar el proyecto.

Tipos de propuesta de proyecto

Solicitado formalmente. Se envía una propuesta comercial como respuesta a una solicitud oficial. En ese caso, un cliente envía una solicitud de propuesta (RFP) y proporciona la guía. Para que conozca toda la información necesaria sobre el comprador potencial y redacte una propuesta para una evaluación adicional para continuar con el proceso de venta.

Solicitado informalmente. Las propuestas de proyectos solicitadas de manera informal no responden a una solicitud oficial. Por lo general, una propuesta escrita es el resultado de una conversación informal en la que un posible comprador muestra interés en su negocio. Siempre que no haya una solicitud oficial, una propuesta solicitada de manera informal requiere una investigación exhaustiva de su parte, y el proceso de redacción puede ser más largo.

No solicitado. Cuando prepara una propuesta no solicitada, no hay ninguna solicitud. De esa manera, se está comunicando con un posible comprador. Puede comparar este tipo de propuesta de proyecto con un correo electrónico frío o un folleto.

¿Cómo redactar propuestas?

Al escribir una propuesta, recuerde que su objetivo es presentar el valor del proyecto al comprador potencial. Divida el proceso de redacción en secciones que también pueden funcionar como estructura para la plantilla de su propuesta. Una plantilla de propuesta prediseñada puede simplificar drásticamente el proceso de redacción de propuestas. Es un patrón listo para usar que ya tiene información importante incluida y necesita un poco de edición.

Por lo general, las plantillas de propuesta de proyecto se dividen en partes estándar. Puede encontrar muchas plantillas de propuestas gratuitas y adaptarlas a sus necesidades. Una plantilla de propuesta de proyecto típica incluye los siguientes elementos:

  1. Hoja de título
  2. Tabla de contenido
  3. Resumen ejecutivo
  4. Planteamiento del problema
  5. Enfoque y solución
  6. Calificación
  7. Cronología
  8. Presupuesto
  9. Términos y condiciones

La lista de verificación de la plantilla de propuesta

La lista anterior puede servir como una lista de verificación de la plantilla de propuesta. Antes de escribir la propuesta real, escribir listas de verificación podría ser un paso de preparación práctica.

Puede utilizar la lista de verificación mencionada para cualquier plantilla de propuesta comercial. Dependiendo de la solicitud, puede agregar o eliminar algunos detalles de la plantilla. Si no está seguro de qué debe incluirse en la propuesta, utilice las preguntas del cliente como guía.

Sabemos que es mucho para tener en cuenta. Es por eso que la mejor opción para realizar un seguimiento de todo es seguir la lista de verificación de la plantilla de propuesta. Escribir listas de verificación ayuda a organizar el proceso y se asegura de que no se pierda nada importante.

Si tiene dificultades para crear listas de verificación, intente utilizar un software como Process Street . Process Street es ideal para escribir plantillas de listas de verificación de propuestas, administrar tareas repetitivas y crear listas individuales.

Propuesta de proyecto de redacción

Project proposal checklist

Escriba la propuesta como un ensayo y siga la lista de verificación eliminando puntos de la lista. Su propuesta comercial debe tener una secuencia lógica y responder a las preguntas del comprador.

Pagina del titulo

Comience a escribir su plantilla de propuesta de proyecto con la página de título. ¿Qué reflejar en la portada?

  • Su nombre y el nombre de su negocio / empresa.
  • El nombre de su cliente potencial.
  • Fecha de presentación de la propuesta.

Tabla de contenido

Continuar propuesta con el índice. El índice facilita la lectura de la propuesta. Facilita que el comprador lea el texto a su propio ritmo o lo dirija directamente a las partes más críticas. Ayude a sus clientes a navegar más fácilmente agregando hipervínculos a la plantilla en la sección de contenido.

Resumen ejecutivo

Escribe un resumen ejecutivo coherente. Es vital que la propuesta sea emocionante y atractiva para el lector desde las primeras palabras.

Después de leer esta sección, su cliente debe tener una idea clara de cómo puede ayudarlo.

La lista de verificación de redacción del resumen ejecutivo:

  • descripción general de la empresa y objetivos de la empresa;
  • su visión y planes;
  • antecedentes del problema que resuelve su proyecto;
  • enfoque para la resolución de problemas.
  • resultados y resultados.

Recuerde, esta es una parte introductoria. Sería mejor si entregara adecuadamente una idea del proyecto sin demasiados detalles. Hay otras partes en la plantilla de propuesta para compartir información más concreta sobre el problema y sus técnicas de resolución.

Sin embargo, debe ser preciso y mostrar valor al cliente. Por ejemplo, no escriba simplemente que su empresa "es la líder" o "# 1 en la industria". Prepare algunos ejemplos reales de qué y cómo puede ayudar al cliente. Supongamos que el objetivo de su proyecto es crear contenido visual único para la cartera del cliente. Describa por qué es mejor que su competidor y qué servicios personalizados ofrece que coinciden con el punto débil del cliente.

Su objetivo aquí es atraer la atención de un cliente y retener su interés.

Planteamiento del problema

¿Cuál es el problema y cómo afecta el negocio del cliente? Defina esto de la manera más sencilla posible. Esta parte y la siguiente sección de "solución" de cualquier plantilla de propuesta de proyecto son las partes esenciales.

¿Cuáles son los puntos principales aquí?

Investigación y pensamiento adicional. Necesita demostrar que hizo su tarea, profundizar en los antecedentes del problema y presentar su perspectiva. Enmárquelo de una manera que lleve sin problemas la propuesta a la parte de la solución.

Enfoque y solución

Analice por qué su solución es la mejor opción para resolver el problema del cliente. Presente sus estrategias y explique "por qué" está tomando estas decisiones exactas para completar el proyecto.

La propuesta de proyecto debe responder a la mayoría de las preguntas que probablemente tendrá su cliente. Incluya todos los detalles relevantes que se dirigen al problema. Muestre el plan sobre cómo entregará la solución, estime el cronograma, los esquemas, los entregables y, lo que es más importante, los resultados.

Calificación

No es probable que el comprador potencial tome solo su palabra. Deles prueba en la propuesta, comparta sus calificaciones y proyectos exitosos. Proporcione números y estadísticas e incluya alguna prueba social.

Resalta qué tan calificado está tu equipo. La propuesta de proyecto debe verificar su profesionalismo. En una buena plantilla de propuesta comercial, debe tener pruebas suficientes.

Puede copiar la parte de calificación de una plantilla de propuesta a otra.

Cronología

Dé una idea clara de qué y cuándo hará su equipo. Debe aclarar los pasos adicionales que deben esperar los clientes si deciden iniciar el proyecto.

Visualice el contenido, utilice infografías, gráficos o tablas. No necesita asignar fechas específicas, sino dividir los entregables por semanas de finalización.

Presupuesto

Esta parte de la plantilla de propuesta de proyecto define tarifas y condiciones de pago. Cuantos más detalles proporciones, mejor.

Un buen truco es utilizar una tabla de comparación de tarifas en la plantilla. Siempre que no desee asustar al comprador con precios altos y subestimar su trabajo, proporcione opciones de precios. El cliente podrá elegir el mejor precio.

Términos y condiciones

Resuma todo lo que describió anteriormente en la propuesta y describa los aspectos legales del contrato. Esta sección de plantilla puede incluir las fechas de inicio y finalización, detalles de pago, plan de contingencia. Recomendamos utilizar un abogado cuando describa los términos y condiciones de su propuesta. Una vez que cree un patrón de trabajo, puede usarlo para futuras plantillas de propuestas de proyectos.

Qué considerar al escribir propuestas de proyectos

Seguir la lista de verificación de redacción es bueno, pero intente analizar en lugar de verificar los elementos de la lista cuando escriba propuestas. Considere lo siguiente para escribir una mejor propuesta.

Tu audiencia. Dependiendo de quién revisará la propuesta, use el lenguaje apropiado.

Posibles motivos de rechazo. Esto podría ser:

  • mala definición de la propuesta;
  • la discrepancia entre los esquemas de la propuesta y los objetivos del cliente;
  • presentación de propuesta insatisfactoria.

Datos. Haga la investigación, proporcione hechos, tablas y gráficos. El comprador debe ver la información en la que puede confiar.

¿Qué tal el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de propuestas puede ayudarte mucho. Internet está lleno de aplicaciones de redacción de propuestas gratuitas y de pago. software de propuesta, puede crear una línea de base del proyecto, para que todos puedan realizar un seguimiento de las etapas de desarrollo. A continuación se muestran algunos ejemplos famosos.

Project proposal software

Formstack : aumenta la productividad de su propuesta, recopila datos y concilia proyectos en línea, automatiza los procesos manuales, pasa de la idea al flujo de trabajo en minutos, todo con un par de clics.

Mejores propuestas : ofrezca más de 200 plantillas gratuitas para propuestas comerciales, optimización y protección de sus proyectos.

Proponer : automatización del flujo de trabajo que le ayuda a crear y realizar un seguimiento de ofertas, cotizaciones y contratos, así como a firmar documentos en línea.

RFPIO : automatización de solicitudes de propuestas con la integración de herramientas comerciales, informes, interfaz fácil de usar.

¿Qué más hace el software de propuesta?

  • Utiliza formato basado en web para enviar propuestas optimizadas para diferentes dispositivos;
  • Proporciona acceso a plantillas de propuestas gratuitas.
  • Proporciona herramientas analíticas y realiza un seguimiento de todo lo que su cliente hace con la propuesta: reciba notificaciones cuando las propuestas se lean, firmen, reenvíen, qué secciones son más vistas.
  • Crea firmas vinculantes electrónicamente y permite que los clientes firmen propuestas instantáneamente
  • Utiliza integraciones y conecta el software de propuesta con su CRM, seguimiento del tiempo u otros servicios internos.
  • Se integra con escapadas de pago en línea.
  • Recopila informes y evalúa qué funciona y qué debería mejorar en la plantilla.
  • Utiliza el chat en tiempo real mientras el comprador revisa su propuesta.
  • Escribe propuestas más rápido con plantillas gratuitas y software automatizado.

Pruebe cualquier servicio gratuito de redacción de propuestas y evalúe el resultado. Si trabajar con plantillas prefabricadas le ahorra tiempo y acelera el proceso, busque una solución más profesional y automatice la redacción de propuestas.

El comprador debe tener en cuenta su propuesta de proporcionar fondos para el proyecto. Hágalo atractivo, emocionante y concéntrese en los resultados. Buenos resultados proporcionados a tiempo: es lo que su cliente espera al final.