El éxito y el desarrollo continuo de su negocio dependen directamente de las ventas. La eficiencia con la que vendes productos o servicios demuestra tu preparación y compromiso con cada proyecto. Para obtener financiación para esos proyectos y atraer al comprador potencial, debe redactar una propuesta de proyecto convincente.
En este artículo, analizamos qué es la propuesta de proyecto, por qué necesita propuestas de proyecto, cómo escribir propuestas y cómo crear buenas plantillas de propuestas de proyecto.
¿Cuál es la propuesta del proyecto?
Una propuesta de proyecto (a veces denominada propuesta comercial) es un documento escrito que un vendedor envía a posibles patrocinadores. La propuesta contiene información vital sobre el proyecto inicial, define objetivos y metas e incluye cronograma, presupuesto y condiciones y requisitos de trabajo.
La propuesta de proyecto funciona como documento oficial entre la empresa y el cliente.
¿Por qué necesitas una propuesta de proyecto?
El objetivo principal al redactar la propuesta de proyecto es lograr que el cliente compre sus servicios. Al redactar la propuesta, debe pensar como su cliente y saber lo que necesita y quiere.
Una buena propuesta de proyecto te ayudará a:
- ganar nuevos clientes;
- extender un contrato existente;
- convencer a los inversores (gerentes, jefes) para que asignen recursos para apoyar el proyecto.
Tipos de propuesta de proyecto
Solicitado formalmente. Se envía una propuesta comercial como respuesta a una solicitud oficial. En ese caso, un cliente envía una solicitud de propuesta (RFP) y proporciona la guía. Así conocerás toda la información necesaria sobre el potencial comprador y redactarás una propuesta para su posterior evaluación para proceder con el proceso de venta.
Solicitado informalmente. Las propuestas de proyectos solicitadas informalmente no responden a una solicitud oficial. Por lo general, una propuesta escrita es el resultado de una conversación informal cuando un posible comprador muestra interés en su negocio. Siempre que no exista una solicitud oficial, una propuesta solicitada informalmente requiere una investigación exhaustiva por su parte y el proceso de redacción puede ser más largo.
No solicitado. Cuando preparas una propuesta no solicitada, no hay ninguna solicitud. De esa manera, se acercará a un posible comprador. Puede comparar este tipo de propuesta de proyecto con un correo electrónico frío o un folleto.
¿Cómo redactar propuestas?
Al escribir una propuesta, recuerde que su objetivo es presentar el valor del proyecto al comprador potencial. Divida el proceso de redacción en secciones que también puedan funcionar como estructura para la plantilla de su propuesta. Una plantilla de propuesta prefabricada puede simplificar drásticamente el proceso de redacción de propuestas. Es un patrón listo para usar que ya incluye información importante y necesita un poco de edición.
Normalmente, las plantillas de propuestas de proyectos se dividen en partes estándar. Puedes encontrar muchas plantillas de propuestas gratuitas y adaptarlas a tus necesidades. Una plantilla típica de propuesta de proyecto incluye los siguientes elementos:
- Hoja de título
- Tabla de contenido
- Resumen ejecutivo
- Planteamiento del problema
- Enfoque y solución
- Calificación
- Línea de tiempo
- Presupuesto
- Términos y condiciones
La lista de verificación de la plantilla de propuesta
La lista anterior puede servir como lista de verificación de modelo de propuesta. Antes de redactar la propuesta real, redactar listas de verificación podría ser un paso de preparación práctico.
Puede utilizar la lista de verificación mencionada para cualquier plantilla de propuesta comercial. Dependiendo de la solicitud, puede agregar o eliminar algunos detalles de la plantilla. Si no está seguro de qué se debe incluir en la propuesta, utilice las preguntas del cliente como guía.
Sabemos que es mucho a tener en cuenta. Por eso, la mejor opción para realizar un seguimiento de todo es seguir la lista de verificación de la plantilla de propuesta. Escribir listas de verificación ayuda a organizar el proceso y garantiza que no se pierda nada importante.
Si tiene dificultades para crear listas de verificación, intente utilizar software como Process Street . Process Street es ideal para escribir plantillas de listas de verificación de propuestas, gestionar tareas repetitivas y crear listas individuales.
Redacción de propuesta de proyecto.
Escriba la propuesta como un ensayo y siga la lista de verificación eliminando puntos de la lista. Su propuesta de negocio debe tener una secuencia lógica y responder a las preguntas del comprador.
Pagina del titulo
Comience a escribir la plantilla de propuesta de proyecto con la página de título. ¿Qué reflejar en la portada?
- Su nombre y el nombre de su negocio/empresa.
- El nombre de su cliente potencial.
- Fecha de presentación de la propuesta.
Tabla de contenido
Continuar propuesta con el índice. El índice facilita la lectura de la propuesta. Hace que sea más sencillo para el comprador leer el texto a su propio ritmo o ir directamente a las partes más críticas. Ayude a sus clientes a navegar más fácilmente agregando hipervínculos a la plantilla en la sección de contenidos.
Resumen ejecutivo
Redactar un resumen ejecutivo coherente. Es vital que hagas que la propuesta sea emocionante y atractiva para el lector desde las primeras palabras.
Después de leer esta sección, tu cliente debería tener una idea clara de cómo puedes ayudarlo.
La lista de verificación para la redacción del resumen ejecutivo:
- descripción general de la empresa y objetivos de la empresa;
- su visión y planes;
- antecedentes del problema que resuelve su proyecto;
- enfoque para la resolución de problemas.
- consecuencias y resultados.
Recuerde, esta es una parte introductoria. Lo mejor sería que entregaras adecuadamente una idea del proyecto sin demasiados detalles. Hay otras partes en la plantilla de propuesta para compartir información más concreta sobre el problema y sus técnicas de resolución.
Sin embargo, debes ser preciso y mostrar valor al cliente. Por ejemplo, no se limite a escribir que su empresa "es la líder" o "la número uno en la industria". Prepara algunos ejemplos reales de qué y cómo puedes ayudar al cliente. Supongamos que el objetivo de su proyecto es crear contenido visual único para la cartera del cliente. Describe por qué eres mejor que tu competidor y qué servicios personalizados ofreces que coinciden con el problema del cliente.
Su objetivo aquí es atraer la atención de un cliente y retener su interés.
Planteamiento del problema
¿Cuál es el problema y cómo afecta el negocio del cliente? Defina esto lo más sencillo posible. Esta parte y la siguiente sección de "solución" de cualquier plantilla de propuesta de proyecto son las partes esenciales.
¿Cuáles son los puntos principales aquí?
Investigación y reflexión adicional. Debe demostrar que hizo su tarea, profundizar en el trasfondo del problema y presentar su perspectiva. Enmárquelo de manera que lleve la propuesta a la parte de solución sin problemas.
Enfoque y solución
Discuta por qué su solución es la mejor opción para resolver el problema del cliente. Presente sus estrategias y explique "por qué" está tomando estas decisiones exactas para completar el proyecto.
La propuesta de proyecto debe responder a la mayoría de las preguntas que probablemente tendrá su cliente. Incluya todos los detalles relevantes que estén dirigidos al problema. Muestre el plan sobre cómo entregará la solución, calcule el cronograma, los esquemas, los entregables y, lo que es más importante, los resultados.
Calificación
No es probable que el comprador potencial acepte simplemente su palabra. Bríndeles pruebas directamente en la propuesta, comparta sus calificaciones y proyectos exitosos. Proporcione números y estadísticas e incluya alguna prueba social.
Resalte cuán calificado está su equipo. La propuesta de proyecto debe verificar su profesionalismo. En una buena plantilla de propuesta de negocio, es necesario tener pruebas suficientes.
Puede copiar la parte de calificación de una plantilla de propuesta a otra.
Línea de tiempo
Proporcione una comprensión clara de qué y cuándo hará su equipo. Debe aclarar los pasos adicionales que los clientes deben esperar si deciden iniciar el proyecto.
Visualice el contenido, utilice infografías, gráficos o tablas. No es necesario asignar fechas específicas, pero divida los entregables por semanas de finalización.
Presupuesto
Esta parte de la plantilla de propuesta de proyecto define las tarifas y las condiciones de pago. Cuantos más detalles proporciones, mejor.
Un buen truco es utilizar una tabla comparativa de tarifas en la plantilla. Siempre que no quiera asustar al comprador con precios altos y subvaluar su trabajo, proporcione opciones de precios. El cliente podrá elegir el mejor precio.
Términos y condiciones
Resuma todo lo que describió anteriormente en la propuesta y describa los aspectos legales del contrato. Esta sección de plantilla puede incluir las fechas de inicio y finalización, detalles de pago y plan de contingencia. Recomendamos utilizar un abogado al describir los términos y condiciones de su propuesta. Una vez que cree un patrón de trabajo, podrá usarlo para futuras plantillas de propuestas de proyectos.
Qué considerar al escribir propuestas de proyectos
Seguir la lista de verificación de redacción es bueno, pero trate de analizar en lugar de verificar los elementos de la lista cuando escriba propuestas. Considere lo siguiente para escribir una mejor propuesta.
Tu audiencia. Dependiendo de quién revisará la propuesta, utilice el lenguaje apropiado.
Posibles motivos de rechazo. Esto podría ser:
- mala definición de la propuesta;
- la discrepancia entre los esquemas de la propuesta y los objetivos del cliente;
- presentación de propuesta insatisfactoria.
Datos. Investigue, proporcione datos, cuadros y gráficos. El comprador debe ver la información en la que puede confiar.
¿Qué tal el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de propuestas puede ayudarle mucho. Internet está lleno de aplicaciones de redacción de propuestas gratuitas y de pago. software de propuesta, puede crear una línea base del proyecto, para que todos puedan realizar un seguimiento de las etapas de desarrollo. A continuación se muestran algunos ejemplos famosos.
Formstack: aumenta la productividad de su propuesta, recopila datos y concilia proyectos en línea, automatiza procesos manuales y realiza transiciones de una idea a un flujo de trabajo en minutos, todo con un par de clics.
Mejores propuestas: ofrezca más de 200 plantillas gratuitas para propuestas comerciales, optimización y protección de sus proyectos.
Proposify: automatización del flujo de trabajo que le ayuda a crear y realizar un seguimiento de ofertas, cotizaciones y contratos, así como a firmar documentos en línea.
RFPIO: automatización de solicitudes de propuestas con la integración de herramientas comerciales, informes e interfaz fácil de usar.
¿Qué más hace el software de propuestas?
- Utiliza formato basado en web para enviar propuestas optimizadas para diferentes dispositivos;
- Proporciona acceso a plantillas de propuestas gratuitas.
- Proporciona herramientas analíticas y realiza un seguimiento de todo lo que hace su cliente con la propuesta: reciba notificaciones cuando las propuestas se lean, firmen, envíen y qué secciones se ven más.
- Crea firmas vinculantes electrónicamente y permite a los clientes firmar propuestas instantáneamente
- Utiliza integraciones y conecta el software de propuestas con su CRM, seguimiento del tiempo u otros servicios internos.
- Se integra con escapadas de pago en línea.
- Recopila informes y evalúa qué funciona y qué deberías mejorar en la plantilla.
- Utiliza el chat en tiempo real mientras el comprador revisa su propuesta.
- Escribe propuestas más rápido con plantillas gratuitas y software automatizado.
Pruebe cualquier servicio gratuito de redacción de propuestas y evalúe el resultado. Si trabajar con plantillas prediseñadas le libera tiempo y agiliza el proceso, busque una solución más profesional y automatice la redacción de propuestas.
El comprador debe tener en cuenta su propuesta para proporcionar fondos para el proyecto. Hágalo convincente, emocionante y concéntrese en los resultados. Buenos resultados proporcionados a tiempo: eso es lo que su cliente espera al final.
