আপনার ব্যবসার সাফল্য এবং ক্রমাগত বিকাশ সরাসরি বিক্রয়ের উপর নির্ভর করে। আপনি কতটা দক্ষতার সাথে পণ্য বা পরিষেবা বিক্রি করেন তা প্রতিটি প্রকল্পে আপনার প্রস্তুতি এবং প্রতিশ্রুতি দেখায়। এই প্রকল্পগুলিকে অর্থায়ন করতে এবং সম্ভাব্য ক্রেতাকে জিততে, আপনাকে একটি বাধ্যতামূলক প্রকল্প প্রস্তাব লিখতে হবে।
এই নিবন্ধে, আমরা প্রকল্প প্রস্তাব কি, কেন আপনি প্রকল্প প্রস্তাব প্রয়োজন, কিভাবে প্রস্তাব লিখতে হবে, এবং কিভাবে ভাল প্রকল্প প্রস্তাব টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে আলোচনা.
প্রকল্প প্রস্তাব কি?
একটি প্রকল্প প্রস্তাব (কখনও কখনও একটি ব্যবসা প্রস্তাব হিসাবে উল্লেখ করা হয়) একটি বিক্রেতার কাছ থেকে সম্ভাব্য স্পনসরদের কাছে পাঠানো একটি লিখিত নথি। প্রস্তাবটিতে প্রাথমিক প্রকল্প সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রয়েছে, উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্যগুলি সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে এবং সময়রেখা, বাজেট এবং কাজের শর্ত এবং প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
প্রকল্প প্রস্তাব কোম্পানি এবং ক্লায়েন্টের মধ্যে একটি অফিসিয়াল নথি হিসাবে কাজ করে।
কেন আপনি একটি প্রকল্প প্রস্তাব প্রয়োজন?
প্রকল্প প্রস্তাব লেখার মূল লক্ষ্য হল ক্লায়েন্টকে আপনার পরিষেবাগুলি কিনতে পাওয়া। প্রস্তাবটি লেখার সময়, আপনাকে আপনার ক্লায়েন্টের মতো চিন্তা করতে হবে এবং তাদের কী প্রয়োজন এবং চান তা জানতে হবে।
একটি ভাল প্রকল্প প্রস্তাব আপনাকে সাহায্য করবে:
- নতুন ক্লায়েন্ট জয়;
- একটি বিদ্যমান চুক্তি প্রসারিত;
- বিনিয়োগকারীদের (ব্যবস্থাপক, বস) প্রকল্পকে সমর্থন করার জন্য সংস্থান বরাদ্দ করতে রাজি করান।
প্রকল্প প্রস্তাবের ধরন
আনুষ্ঠানিকভাবে অনুরোধ করা হয়েছে. একটি ব্যবসায়িক প্রস্তাব একটি অফিসিয়াল অনুরোধের প্রতিক্রিয়া হিসাবে পাঠানো হয়। সেই ক্ষেত্রে, একজন ক্লায়েন্ট প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ (RFP) জমা দেয় এবং নির্দেশিকা প্রদান করে। তাই আপনি সম্ভাব্য ক্রেতা সম্পর্কে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য জানেন এবং বিক্রয় প্রক্রিয়ার সাথে এগিয়ে যাওয়ার জন্য আরও মূল্যায়নের জন্য প্রস্তাব লিখুন।
অনানুষ্ঠানিকভাবে অনুরোধ করা হয়েছে. অনানুষ্ঠানিকভাবে চাওয়া প্রকল্প প্রস্তাবগুলি একটি অফিসিয়াল অনুরোধে সাড়া দেয় না। সাধারণত, একটি লিখিত প্রস্তাব একটি অনানুষ্ঠানিক কথোপকথনের ফলে যখন একজন সম্ভাব্য ক্রেতা আপনার ব্যবসায় আগ্রহ দেখায়। যতক্ষণ পর্যন্ত কোনও অফিসিয়াল অনুরোধ না থাকে, অনানুষ্ঠানিকভাবে চাওয়া প্রস্তাবের জন্য আপনার কাছ থেকে পুঙ্খানুপুঙ্খ গবেষণার প্রয়োজন হয় এবং লেখার প্রক্রিয়াটি দীর্ঘতর হতে পারে।
অযাচিত। আপনি যখন একটি অযাচিত প্রস্তাব প্রস্তুত করেন, তখন কোন অনুরোধ নেই। এইভাবে, আপনি একজন সম্ভাব্য ক্রেতার কাছে পৌঁছাচ্ছেন। আপনি একটি ঠান্ডা ইমেল বা ব্রোশারের সাথে এই ধরনের প্রকল্প প্রস্তাবের তুলনা করতে পারেন।
কিভাবে প্রস্তাব লিখতে?
একটি প্রস্তাব লেখার সময়, মনে রাখবেন যে আপনার লক্ষ্য হল সম্ভাব্য ক্রেতার কাছে প্রকল্পের মূল্য উপস্থাপন করা। লেখার প্রক্রিয়াটিকে ভাগে ভাগ করুন যা আপনার প্রস্তাবের টেমপ্লেটের কাঠামো হিসাবেও কাজ করতে পারে। একটি পূর্বনির্ধারিত প্রস্তাবের টেমপ্লেট প্রস্তাবনা লেখার প্রক্রিয়াটিকে ব্যাপকভাবে সরল করতে পারে। এটি একটি রেডি-টু-ব্যবহারের প্যাটার্ন যাতে ইতিমধ্যে উল্লেখযোগ্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে এবং সামান্য সম্পাদনা প্রয়োজন৷
সাধারণত, প্রকল্প প্রস্তাব টেমপ্লেট মান অংশে বিভক্ত করা হয়. আপনি প্রচুর বিনামূল্যে প্রস্তাব টেমপ্লেট খুঁজে পেতে পারেন এবং আপনার প্রয়োজনের জন্য তাদের মানিয়ে নিতে পারেন। একটি সাধারণ প্রকল্প প্রস্তাব টেমপ্লেট নিম্নলিখিত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:
- শিরোনাম পত্রক
- সুচিপত্র
- নির্বাহী সারসংক্ষেপ
- সমস্যা বিবৃতি
- পন্থা এবং সমাধান
- যোগ্যতা
- টাইমলাইন
- বাজেট
- শর্তাবলী
প্রস্তাব টেমপ্লেট চেকলিস্ট
উপরের তালিকাটি একটি প্রস্তাব টেমপ্লেট চেকলিস্ট হিসাবে কাজ করতে পারে। প্রকৃত প্রস্তাব লেখার আগে, চেকলিস্ট লেখা একটি ব্যবহারিক প্রস্তুতির পদক্ষেপ হতে পারে।
আপনি যে কোনো ব্যবসায়িক প্রস্তাব টেমপ্লেটের জন্য উল্লিখিত চেকলিস্ট ব্যবহার করতে পারেন। অনুরোধের উপর নির্ভর করে, আপনি টেমপ্লেট থেকে কিছু বিবরণ যোগ করতে বা সরাতে পারেন। প্রস্তাবে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা আপনি যদি নিশ্চিত না হন তবে ক্লায়েন্টের প্রশ্নগুলিকে একটি নির্দেশিকা হিসাবে ব্যবহার করুন।
আমরা জানি এটা মনে রাখা অনেক. এই কারণেই সবকিছুর উপর নজর রাখার সর্বোত্তম বিকল্প হল প্রস্তাবনা টেমপ্লেট চেকলিস্ট অনুসরণ করে। চেকলিস্ট লেখা প্রক্রিয়া সংগঠিত করতে সাহায্য করে এবং নিশ্চিত করে যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস করবেন না।
চেকলিস্ট তৈরি করতে আপনার সমস্যা হলে, প্রসেস স্ট্রিট- এর মতো সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে দেখুন। প্রসেস স্ট্রিট প্রস্তাবনা চেকলিস্ট টেমপ্লেট লেখার জন্য, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি পরিচালনা করার জন্য, পৃথক তালিকা তৈরি করার জন্য দুর্দান্ত।
প্রকল্প প্রস্তাব লেখা
একটি প্রবন্ধ হিসাবে প্রস্তাব লিখুন এবং তালিকা থেকে পয়েন্ট অপসারণ চেকলিস্ট অনুসরণ করুন. আপনার ব্যবসার প্রস্তাবের একটি যৌক্তিক ক্রম থাকতে হবে এবং ক্রেতার প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে।
নামপত্র
শিরোনাম পৃষ্ঠার সাথে আপনার প্রকল্প প্রস্তাব টেমপ্লেট লেখা শুরু করুন. শিরোনাম পৃষ্ঠায় প্রতিফলিত কি?
- আপনার নাম এবং আপনার ব্যবসা/কোম্পানীর নাম।
- আপনার সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের নাম।
- প্রস্তাব জমা দেওয়ার তারিখ।
সুচিপত্র
বিষয়বস্তুর টেবিলের সাথে প্রস্তাব চালিয়ে যান। বিষয়বস্তুর সারণী প্রস্তাবটি পড়া সহজ করে তোলে। এটি ক্রেতার জন্য তাদের নিজস্ব গতিতে পাঠ্যের মধ্য দিয়ে যেতে বা এটিকে সরাসরি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশে নিয়ে যাওয়া সহজ করে তোলে। বিষয়বস্তু বিভাগে টেমপ্লেটে হাইপারলিঙ্ক যোগ করে আপনার ক্লায়েন্টদের সহজে নেভিগেট করতে সাহায্য করুন।
নির্বাহী সারসংক্ষেপ
একটি সুসংগত কার্যনির্বাহী সারাংশ লিখুন। এটি অত্যাবশ্যক যে আপনি প্রস্তাবটিকে প্রথম শব্দ থেকে পাঠকের জন্য উত্তেজনাপূর্ণ এবং আকর্ষণীয় করে তুলুন।
এই বিভাগটি পড়ার পরে, আপনার ক্লায়েন্টকে কীভাবে আপনি তাদের সাহায্য করতে পারেন সে সম্পর্কে একটি পরিষ্কার ধারণা থাকা উচিত।
এক্সিকিউটিভ সারাংশ লেখার চেকলিস্ট:
- কোম্পানির ওভারভিউ এবং কোম্পানির লক্ষ্য;
- আপনার দৃষ্টি এবং পরিকল্পনা;
- আপনার প্রকল্পের সমাধান করা সমস্যার পটভূমি;
- সমস্যা সমাধানের পদ্ধতি।
- ফলাফল এবং ফলাফল।
মনে রাখবেন, এটি একটি পরিচায়ক অংশ। আপনি যদি খুব বেশি বিশদ বিবরণ ছাড়াই পর্যাপ্তভাবে প্রকল্পের একটি ধারণা প্রদান করেন তবে এটি সর্বোত্তম হবে। সমস্যা এবং এর সমাধানের কৌশল সম্পর্কে আরও সুনির্দিষ্ট তথ্য শেয়ার করার জন্য প্রস্তাবের টেমপ্লেটে অন্যান্য অংশ রয়েছে।
যাইহোক, আপনাকে সুনির্দিষ্ট হতে হবে এবং ক্লায়েন্টের কাছে মূল্য দেখাতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, শুধু লিখবেন না যে আপনার কোম্পানি "নেতৃস্থানীয়" বা "শিল্পে #1"। আপনি ক্লায়েন্টকে কী এবং কীভাবে সাহায্য করতে পারেন তার কিছু বাস্তব উদাহরণ তৈরি করুন। ধরুন আপনার প্রকল্পের উদ্দেশ্য হল ক্লায়েন্টের পোর্টফোলিওর জন্য অনন্য ভিজ্যুয়াল সামগ্রী তৈরি করা। বর্ণনা করুন কেন আপনি আপনার প্রতিযোগীর চেয়ে ভালো এবং আপনি কোন কাস্টম পরিষেবাগুলি অফার করেন যা ক্লায়েন্টের ব্যথার পয়েন্টের সাথে মেলে।
এখানে আপনার লক্ষ্য হল একজন ক্লায়েন্টের দৃষ্টি আকর্ষণ করা এবং তার আগ্রহ ধরে রাখা।
সমস্যা বিবৃতি
সমস্যা কি, এবং কিভাবে এটি ক্লায়েন্টের ব্যবসা প্রভাবিত করে? এটি যতটা সম্ভব সহজবোধ্যভাবে সংজ্ঞায়িত করুন। এই অংশ এবং যেকোনো প্রকল্প প্রস্তাব টেমপ্লেটের নিম্নলিখিত "সমাধান" বিভাগটি অপরিহার্য অংশ।
এখানে প্রধান পয়েন্ট কি?
গবেষণা এবং অতিরিক্ত চিন্তা. আপনাকে দেখাতে হবে যে আপনি আপনার হোমওয়ার্ক করেছেন, সমস্যার পটভূমিতে খনন করুন এবং আপনার দৃষ্টিভঙ্গি উপস্থাপন করুন। এটিকে এমনভাবে ফ্রেম করুন যাতে প্রস্তাবটি সমাধানের অংশে মসৃণভাবে নিয়ে আসে।
পন্থা এবং সমাধান
ক্লায়েন্টের সমস্যা সমাধানের জন্য আপনার সমাধান কেন সেরা বিকল্প তা আলোচনা করুন। আপনার কৌশলগুলি উপস্থাপন করুন এবং ব্যাখ্যা করুন "কেন" আপনি প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করার জন্য এই সঠিক সিদ্ধান্তগুলি নিচ্ছেন।
আপনার ক্লায়েন্ট সম্ভবত থাকবে এমন বেশিরভাগ প্রশ্নের উত্তর প্রকল্পের প্রস্তাবে দেওয়া উচিত। সমস্যার সমাধান করা সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি কীভাবে সমাধানটি সরবরাহ করবেন তার পরিকল্পনাটি দেখান, সময়রেখা, রূপরেখা, বিতরণযোগ্য এবং আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে ফলাফলগুলি অনুমান করুন।
যোগ্যতা
সম্ভাব্য ক্রেতা শুধু আপনার কথাই নেবে এমনটা হয় না। প্রস্তাবে তাদের সঠিক প্রমাণ দিন, আপনার যোগ্যতা এবং সফল প্রকল্পগুলি ভাগ করুন। সংখ্যা এবং পরিসংখ্যান প্রদান করুন এবং কিছু সামাজিক প্রমাণ অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার দল কতটা যোগ্য তা হাইলাইট করুন। প্রকল্প প্রস্তাব আপনার পেশাদারি যাচাই করা উচিত. একটি ভাল ব্যবসায়িক প্রস্তাব টেমপ্লেটে, আপনার যথেষ্ট প্রমাণ থাকতে হবে।
আপনি একটি প্রস্তাব টেমপ্লেট থেকে অন্য যোগ্যতা অংশ অনুলিপি করতে পারেন.
টাইমলাইন
আপনার দল কী এবং কখন করবে সে সম্পর্কে একটি পরিষ্কার ধারণা দিন। ক্লায়েন্টরা যদি প্রজেক্ট শুরু করার সিদ্ধান্ত নেয় তাহলে তাদের আশা করার জন্য আপনার পরবর্তী পদক্ষেপগুলি স্পষ্ট করা উচিত।
বিষয়বস্তু ভিজ্যুয়ালাইজ করুন, ইনফোগ্রাফিক্স, চার্ট বা টেবিল ব্যবহার করুন। আপনাকে নির্দিষ্ট তারিখগুলি বরাদ্দ করতে হবে না, তবে ডেলিভারেবলগুলিকে শেষ হওয়ার সপ্তাহগুলিতে ভাগ করুন৷
বাজেট
প্রকল্প প্রস্তাব টেমপ্লেটের এই অংশটি ফি এবং অর্থপ্রদানের শর্তাবলী সংজ্ঞায়িত করে। আপনি যত বেশি বিশদ প্রদান করবেন তত ভাল।
একটি ভাল কৌশল হল টেমপ্লেটে একটি ফি তুলনা টেবিল ব্যবহার করা। যতক্ষণ না আপনি উচ্চ মূল্য দিয়ে ক্রেতাকে ভয় দেখাতে চান না এবং আপনার কাজের অবমূল্যায়ন করতে চান না, মূল্যের বিকল্পগুলি প্রদান করুন। ক্লায়েন্ট সেরা মূল্য চয়ন করতে সক্ষম হবে.
শর্তাবলী
আপনি প্রস্তাবে আগে বর্ণিত সমস্ত কিছুর সংক্ষিপ্তসার করুন এবং চুক্তির আইনি দিকগুলিকে রূপরেখা করুন। এই টেমপ্লেট বিভাগে শুরু এবং শেষের তারিখ, অর্থপ্রদানের বিশদ বিবরণ, আকস্মিক পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আপনার প্রস্তাবের শর্তাবলীর রূপরেখা দেওয়ার সময় আমরা একজন আইনজীবী ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। একবার আপনি একটি কাজের প্যাটার্ন তৈরি করলে, আপনি এটি ভবিষ্যতের প্রকল্প প্রস্তাব টেমপ্লেটের জন্য ব্যবহার করতে পারেন।
প্রকল্প প্রস্তাব লেখার সময় কি বিবেচনা করা উচিত
লেখার চেকলিস্ট অনুসরণ করা ভাল, তবে আপনি যখন প্রস্তাবগুলি লিখবেন তখন তালিকার আইটেমগুলি পরীক্ষা করার পরিবর্তে বিশ্লেষণ করার চেষ্টা করুন। একটি ভাল প্রস্তাব লিখতে নিম্নলিখিত বিবেচনা করুন.
আপনার শ্রোতা. কে প্রস্তাবটি পর্যালোচনা করবে তার উপর নির্ভর করে উপযুক্ত ভাষা ব্যবহার করুন।
প্রত্যাখ্যানের সম্ভাব্য কারণ। এটা হতে পারত:
- প্রস্তাবের দুর্বল সংজ্ঞা;
- প্রস্তাবের রূপরেখা এবং ক্লায়েন্টের লক্ষ্যগুলির মধ্যে পার্থক্য;
- অসন্তোষজনক প্রস্তাব উপস্থাপন।
ডেটা। গবেষণা করুন, তথ্য, চার্ট এবং গ্রাফ প্রদান করুন। ক্রেতার সেই তথ্য দেখতে হবে যা সে বিশ্বাস করতে পারে।
কিভাবে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার সম্পর্কে
প্রস্তাব ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার আপনাকে অনেক সাহায্য করতে পারে। ইন্টারনেট পেইড এবং ফ্রি প্রস্তাব লেখার অ্যাপে পূর্ণ। প্রস্তাব সফ্টওয়্যার, আপনি একটি প্রকল্প বেসলাইন তৈরি করতে পারেন, যাতে প্রত্যেকে বিকাশের পর্যায়গুলি ট্র্যাক করতে পারে। নিচে কিছু বিখ্যাত উদাহরণ দেওয়া হল।
ফর্মস্ট্যাক — আপনার প্রস্তাবের উত্পাদনশীলতা বাড়ায়, ডেটা সংগ্রহ করে এবং অনলাইনে প্রকল্পগুলিকে পুনর্মিলন করে, ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে, ধারণা থেকে কয়েক মিনিটের মধ্যে ওয়ার্কফ্লোতে রূপান্তর করে - সব কিছু ক্লিকের মাধ্যমে।
আরও ভাল প্রস্তাবগুলি — ব্যবসায়িক প্রস্তাব, অপ্টিমাইজেশান এবং আপনার প্রকল্পগুলির সুরক্ষার জন্য 200 টিরও বেশি বিনামূল্যের টেমপ্লেট অফার করুন৷
প্রস্তাবনা — ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন যা আপনাকে অফার, উদ্ধৃতি এবং চুক্তিগুলি তৈরি এবং ট্র্যাক করতে এবং সেইসাথে অনলাইনে নথিতে স্বাক্ষর করতে সহায়তা করে।
RFPIO — ব্যবসার সরঞ্জাম, প্রতিবেদন, ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেসের একীকরণের সাথে প্রস্তাবের অনুরোধের স্বয়ংক্রিয়তা।
প্রস্তাব সফ্টওয়্যার আর কি করে?
- বিভিন্ন ডিভাইসের জন্য অপ্টিমাইজ করা প্রস্তাব পাঠাতে ওয়েব-ভিত্তিক বিন্যাস ব্যবহার করে;
- বিনামূল্যে প্রস্তাব টেমপ্লেট অ্যাক্সেস প্রদান করে.
- বিশ্লেষণাত্মক সরঞ্জাম সরবরাহ করে এবং প্রস্তাবের সাথে আপনার ক্লায়েন্ট যা কিছু করে তার ট্র্যাক রাখে: যখন প্রস্তাবগুলি পড়া, স্বাক্ষর করা, ফরোয়ার্ড করা হয়, কোন বিভাগগুলি সবচেয়ে বেশি দেখা হয় তা জানানো হয়৷
- বৈদ্যুতিনভাবে আবদ্ধ স্বাক্ষর তৈরি করে এবং ক্লায়েন্টদের অবিলম্বে প্রস্তাবে স্বাক্ষর করতে দেয়
- ইন্টিগ্রেশন ব্যবহার করে এবং প্রস্তাব সফ্টওয়্যারটিকে আপনার CRM, সময় ট্র্যাকিং বা অন্যান্য অভ্যন্তরীণ পরিষেবাগুলির সাথে সংযুক্ত করে৷
- ইনলাইন পেমেন্ট getaways সঙ্গে একীভূত.
- প্রতিবেদন সংগ্রহ করে এবং টেমপ্লেটে কী কাজ করে এবং আপনার কী উন্নতি করা উচিত তা মূল্যায়ন করে।
- ক্রেতা যখন আপনার প্রস্তাবটি দেখছে তখন রিয়েল-টাইমে চ্যাট ব্যবহার করে।
- বিনামূল্যে টেমপ্লেট এবং স্বয়ংক্রিয় সফ্টওয়্যার দিয়ে দ্রুত প্রস্তাব লেখে।
যেকোনো বিনামূল্যের প্রস্তাব লেখার পরিষেবা ব্যবহার করে দেখুন এবং ফলাফলের মূল্যায়ন করুন। যদি প্রিমেড টেমপ্লেটগুলির সাথে কাজ করে আপনার সময় খালি করে এবং প্রক্রিয়াটিকে দ্রুততর করে তোলে, তাহলে আরও পেশাদার সমাধান খুঁজুন এবং প্রস্তাবনা লেখা স্বয়ংক্রিয় করুন৷
প্রকল্পের জন্য তহবিল সরবরাহ করার জন্য ক্রেতাকে আপনার প্রস্তাবটি লক্ষ্য করতে হবে। এটিকে আকর্ষক, উত্তেজনাপূর্ণ করুন এবং ফলাফলগুলিতে মনোনিবেশ করুন। সময়মত ভাল ফলাফল প্রদান করা - আপনার ক্লায়েন্ট শেষ পর্যন্ত কি আশা.
