Het succes en de voortdurende ontwikkeling van uw bedrijf zijn rechtstreeks afhankelijk van de omzet. Hoe efficiënt u producten of diensten verkoopt, toont uw voorbereiding en betrokkenheid bij elk project. Om deze projecten gefinancierd te krijgen en de potentiële koper te winnen, moet u een overtuigend projectvoorstel schrijven.
In dit artikel bespreken we wat het projectvoorstel is, waarom u projectvoorstellen nodig heeft, hoe u voorstellen schrijft en hoe u goede projectvoorstelsjablonen maakt.
Wat is het projectvoorstel?
Een projectvoorstel (ook wel een zakelijk voorstel genoemd) is een schriftelijk document dat door een verkoper naar potentiële sponsors wordt gestuurd. Het voorstel bevat essentiële informatie over het oorspronkelijke project, definieert doelstellingen en doelstellingen, en omvat een tijdlijn, budget en werkomstandigheden en -vereisten.
Het projectvoorstel fungeert als officieel document tussen het bedrijf en de klant.
Waarom heeft u een projectvoorstel nodig?
Het belangrijkste doel van het schrijven van het projectvoorstel is om de klant uw diensten te laten kopen. Terwijl u het voorstel schrijft, moet u denken als uw klant en weten wat hij nodig heeft en wil.
Een goed projectvoorstel helpt u:
- nieuwe klanten winnen;
- een bestaand contract verlengen;
- investeerders (managers, baas) overtuigen om middelen toe te wijzen om het project te ondersteunen.
Soorten projectvoorstellen
Formeel gevraagd. Als reactie op een officieel verzoek wordt een zakelijk voorstel verzonden. In dat geval dient een opdrachtgever een Request for Proposal (RFP) in en geeft de richtlijn aan. Zo ken je alle benodigde informatie over de potentiële koper en schrijf je een voorstel voor verdere evaluatie om door te gaan met het verkoopproces.
Informeel gevraagd. Informeel aangevraagde projectvoorstellen reageren niet op een officieel verzoek. Meestal komt een schriftelijk voorstel voort uit een informeel gesprek wanneer een potentiële koper interesse toont in uw bedrijf. Zolang er geen officieel verzoek is, vereist een informeel gevraagd voorstel grondig onderzoek van u, en kan het schrijfproces langer duren.
Ongevraagd. Wanneer u een ongevraagd voorstel opstelt, is er helemaal geen verzoek. Op die manier bereik je een potentiële koper. Dit type projectvoorstel kun je vergelijken met een koude e-mail of brochure.
Hoe schrijf je voorstellen?
Houd er bij het schrijven van een voorstel rekening mee dat het uw doel is om de waarde van het project aan de potentiële koper te presenteren. Verdeel het schrijfproces in secties die ook kunnen dienen als structuur voor uw voorstelsjabloon. Een kant-en-klaar voorstelsjabloon kan het proces van het schrijven van voorstellen drastisch vereenvoudigen. Het is een kant-en-klaar patroon dat al aanzienlijke informatie bevat en een beetje moet worden bewerkt.
Meestal zijn projectvoorstelsjablonen onderverdeeld in standaardonderdelen. U kunt veel gratis voorstelsjablonen vinden en deze aanpassen aan uw behoeften. Een typisch projectvoorstelsjabloon bevat de volgende elementen:
- Titelblad
- Inhoudsopgave
- Managementsamenvatting
- Probleemstelling
- Aanpak en oplossing
- Kwalificatie
- Tijdlijn
- Begroting
- Voorwaarden
De checklist voor het voorstelsjabloon
De bovenstaande lijst kan dienen als checklist voor een voorstelsjabloon. Voordat u het daadwerkelijke voorstel schrijft, kan het schrijven van checklists een praktische voorbereidingsstap zijn.
U kunt de genoemde checklist gebruiken voor elk sjabloon voor zakelijke voorstellen. Afhankelijk van de aanvraag kunt u enkele details uit de sjabloon toevoegen of verwijderen. Als u niet zeker weet wat er in het voorstel moet staan, gebruik dan de vragen van de klant als leidraad.
We weten dat het veel is om in gedachten te houden. Daarom is de beste optie om alles bij te houden het volgen van de checklist voor het voorstelsjabloon. Het schrijven van checklists helpt bij het organiseren van het proces en zorgt ervoor dat u niets belangrijks mist.
Als u problemen ondervindt bij het maken van checklists, probeer dan software zoals Process Street . Process Street is ideaal voor het schrijven van sjablonen voor checklists voor voorstellen, het beheren van repetitieve taken en het maken van individuele lijsten.
Projectvoorstel schrijven
Schrijf het voorstel als een essay en volg de checklist om punten uit de lijst te verwijderen. Uw bedrijfsvoorstel moet een logische volgorde hebben en de vragen van de koper beantwoorden.
Titelpagina
Begin met het schrijven van uw projectvoorstelsjabloon met de titelpagina. Wat te reflecteren op de titelpagina?
- Uw naam en de naam van uw bedrijf/bedrijf.
- De naam van uw potentiële klant.
- Datum indiening van het voorstel.
Inhoudsopgave
Ga verder met het voorstel met de inhoudsopgave. De inhoudsopgave maakt het voorstel gemakkelijk leesbaar. Het maakt het voor de koper eenvoudiger om de tekst in zijn eigen tempo door te nemen, of direct naar de meest kritische delen te gaan. Help uw klanten gemakkelijker te navigeren door hyperlinks toe te voegen aan de sjabloon in de inhoudssectie.
Managementsamenvatting
Schrijf een samenhangende samenvatting. Het is essentieel dat u het voorstel vanaf de eerste woorden spannend en boeiend maakt voor de lezer.
Na het lezen van dit gedeelte moet uw cliënt een duidelijk idee hebben van hoe u hem kunt helpen.
De checklist voor het schrijven van een samenvatting:
- bedrijfsoverzicht en bedrijfsdoelen;
- uw visie en plannen;
- achtergrond van het probleem dat uw project oplost;
- aanpak van probleemoplossing.
- uitkomsten en resultaten.
Vergeet niet dat dit een inleidend deel is. Het zou het beste zijn als u een goed idee van het project geeft, zonder al te veel details. Er zijn andere delen in het voorstelsjabloon om meer concrete informatie over het probleem en de oplossingstechnieken ervan te delen.
Je moet echter nauwkeurig zijn en waarde tonen voor de klant. Schrijf bijvoorbeeld niet alleen maar dat uw bedrijf "de leidende" of "#1 in de branche" is. Bereid enkele echte voorbeelden voor van wat en hoe u de klant kunt helpen. Laten we aannemen dat het doel van uw project is om unieke visuele inhoud te creëren voor de portefeuille van de klant. Beschrijf waarom u beter bent dan uw concurrent en welke maatwerkdiensten u aanbiedt die aansluiten bij het pijnpunt van de klant.
Jouw doel hier is om de aandacht van een klant te trekken en zijn interesse vast te houden.
Probleemstelling
Wat is het probleem en welke invloed heeft dit op de bedrijfsvoering van de klant? Definieer dit zo eenvoudig mogelijk. Dit deel en het volgende gedeelte 'Oplossing' van elk projectvoorstelsjabloon zijn de essentiële onderdelen.
Wat zijn hier de belangrijkste punten?
Onderzoek en extra nadenken. Je moet laten zien dat je je huiswerk hebt gedaan, je verdiepen in de achtergrond van het probleem en je perspectief presenteren. Kadreer het op een manier die het voorstel soepel naar het oplossingsgedeelte brengt.
Aanpak en oplossing
Bespreek waarom jouw oplossing de beste optie is om het probleem van de klant op te lossen. Introduceer uw strategieën en leg uit “waarom” u precies deze beslissingen neemt om het project te voltooien.
Het projectvoorstel moet een antwoord bieden op de meeste vragen die uw klant waarschijnlijk heeft. Vermeld alle relevante details die betrekking hebben op het probleem. Laat het plan zien over hoe u de oplossing gaat opleveren, schat de tijdlijn, de hoofdlijnen, de resultaten en, nog belangrijker, de resultaten.
Kwalificatie
Het is niet waarschijnlijk dat de potentiële koper u alleen maar op uw woord zal geloven. Geef ze het bewijs direct in het voorstel, deel uw kwalificaties en succesvolle projecten. Geef cijfers en statistieken en voeg wat sociaal bewijs toe.
Benadruk hoe gekwalificeerd uw team is. Het projectvoorstel moet uw professionaliteit bevestigen. Voor een goed sjabloon voor een zakelijk voorstel moet u over voldoende bewijs beschikken.
U kunt het kwalificatiegedeelte van de ene voorstelsjabloon naar de andere kopiëren.
Tijdlijn
Geef duidelijk aan wat en wanneer uw team gaat doen. U moet de verdere stappen verduidelijken die klanten kunnen verwachten als zij besluiten het project te starten.
Visualiseer de inhoud, gebruik infographics, grafieken of tabellen. U hoeft geen specifieke datums toe te kennen, maar deelt de resultaten op in weken van voltooiing.
Begroting
In dit deel van de projectvoorstelsjabloon worden de vergoedingen en betalingsvoorwaarden gedefinieerd. Hoe meer details u verstrekt, hoe beter.
Een goede truc is het gebruik van een kostenvergelijkingstabel in de sjabloon. Zolang u de koper niet wilt afschrikken met hoge prijzen en uw baan niet wilt onderwaarderen, biedt u prijsopties. De klant kan de beste prijs kiezen.
Voorwaarden
Vat alles samen wat u eerder in het voorstel hebt beschreven en schets de juridische aspecten van het contract. Dit sjabloongedeelte kan de begin- en einddatum, betalingsgegevens en een noodplan bevatten. Wij raden u aan een advocaat in te schakelen bij het opstellen van de voorwaarden voor uw voorstel. Nadat u een werkpatroon hebt gemaakt, kunt u dit gebruiken voor toekomstige projectvoorstelsjablonen.
Waar u op moet letten bij het schrijven van projectvoorstellen
Het is goed om de schrijfchecklist te volgen, maar probeer bij het schrijven van voorstellen de items op de lijst te analyseren in plaats van deze te controleren. Overweeg het volgende om een beter voorstel te schrijven.
Jouw publiek. Gebruik de juiste taal, afhankelijk van wie het voorstel gaat beoordelen.
Mogelijke redenen voor afwijzing. Dit zou kunnen zijn:
- slechte definitie van het voorstel;
- de discrepantie tussen de contouren van het voorstel en de doelstellingen van de klant;
- onbevredigende voorstelpresentatie.
Gegevens. Doe het onderzoek, verstrek feiten, grafieken en diagrammen. De koper moet de informatie zien waarop hij kan vertrouwen.
Hoe zit het met projectmanagementsoftware?
Software voor voorstelbeheer kan u veel helpen. Internet staat vol met betaalde en gratis apps voor het schrijven van voorstellen. Met de offertesoftware kunt u een projectbasislijn maken, zodat iedereen de ontwikkelingsfasen kan volgen. Hieronder staan enkele bekende voorbeelden.
Formstack — verhoogt de productiviteit van uw voorstellen, verzamelt gegevens en stemt projecten online af, automatiseert handmatige processen en gaat binnen enkele minuten over van idee naar workflow - allemaal met een paar klikken.
Betere voorstellen — bied meer dan 200 gratis sjablonen voor zakelijke voorstellen, optimalisatie en bescherming van uw projecten.
Proposify – workflowautomatisering waarmee u aanbiedingen, offertes en contracten kunt maken en volgen, en documenten online kunt ondertekenen.
RFPIO — automatisering van aanvragen voor voorstellen met de integratie van bedrijfstools, rapporten en gebruiksvriendelijke interface.
Wat doet de voorstelsoftware nog meer?
- Gebruikt een webgebaseerd formaat om voorstellen te verzenden die zijn geoptimaliseerd voor verschillende apparaten;
- Biedt toegang tot gratis voorstelsjablonen.
- Biedt analytische hulpmiddelen en houdt alles bij wat uw klant met het voorstel doet: ontvang een melding wanneer voorstellen worden gelezen, ondertekend, doorgestuurd en welke secties het meest worden bekeken.
- Creëert elektronisch bindende handtekeningen en laat klanten onmiddellijk voorstellen ondertekenen
- Maakt gebruik van integraties en verbindt de voorstelsoftware met uw CRM, urenregistratie of andere interne diensten.
- Integreert met inline betalingsuitjes.
- Verzamelt rapporten en evalueert wat werkt en wat u zou moeten verbeteren in de sjabloon.
- Maakt gebruik van chat in realtime terwijl de koper uw voorstel bekijkt.
- Schrijft sneller voorstellen met gratis sjablonen en geautomatiseerde software.
Probeer een gratis dienst voor het schrijven van voorstellen en evalueer het resultaat. Als u door het werken met kant-en-klare sjablonen tijd vrijmaakt en het proces sneller maakt, zoek dan een professionelere oplossing en automatiseer het schrijven van voorstellen.
De koper moet kennis nemen van uw voorstel om geld voor het project te verstrekken. Maak het boeiend en spannend en concentreer u op de uitkomsten. Op tijd goede resultaten leveren, dat is wat uw klant uiteindelijk verwacht.
