Der Erfolg und die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihres Unternehmens hängen direkt vom Umsatz ab. Wie effizient Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, zeigt Ihre Vorbereitung und Ihr Engagement für jedes Projekt. Um die Finanzierung dieser Projekte zu erhalten und den potenziellen Käufer zu gewinnen, sollten Sie einen überzeugenden Projektvorschlag verfassen.
In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektvorschlag ist, warum Sie Projektvorschläge benötigen, wie man Vorschläge schreibt und wie man gute Vorlagen für Projektvorschläge erstellt.
Was ist der Projektvorschlag?
Ein Projektvorschlag (manchmal auch als Geschäftsvorschlag bezeichnet) ist ein schriftliches Dokument, das ein Verkäufer an potenzielle Sponsoren sendet. Der Vorschlag enthält wichtige Informationen über das ursprüngliche Projekt, definiert Ziele und Vorgaben und umfasst Zeitrahmen, Budget sowie Arbeitsbedingungen und -anforderungen.
Der Projektvorschlag fungiert als offizielles Dokument zwischen dem Unternehmen und dem Kunden.
Warum brauchen Sie einen Projektvorschlag?
Das Hauptziel beim Verfassen des Projektvorschlags besteht darin, den Kunden zum Kauf Ihrer Dienstleistungen zu bewegen. Beim Verfassen des Angebots müssen Sie wie Ihr Kunde denken und wissen, was er braucht und will.
Ein guter Projektvorschlag hilft Ihnen:
- neue Kunden gewinnen;
- einen bestehenden Vertrag verlängern;
- Überzeugen Sie Investoren (Manager, Chef), Ressourcen zur Unterstützung des Projekts bereitzustellen.
Arten von Projektvorschlägen
Förmlich erbeten. Als Antwort auf eine offizielle Anfrage wird ein Geschäftsvorschlag verschickt. In diesem Fall reicht ein Kunde eine Angebotsanfrage (RFP) ein und stellt die Richtlinie bereit. So kennen Sie alle notwendigen Informationen über den potenziellen Käufer und können ein Angebot zur weiteren Bewertung verfassen, um mit dem Verkaufsprozess fortzufahren.
Informell erbeten. Informell eingeholte Projektvorschläge entsprechen keiner offiziellen Anfrage. Normalerweise entsteht ein schriftliches Angebot aus einem informellen Gespräch, wenn ein potenzieller Käufer Interesse an Ihrem Unternehmen zeigt. Solange keine offizielle Anfrage vorliegt, erfordert ein informell eingeholtes Angebot eine gründliche Recherche Ihrerseits und der Prozess des Verfassens kann länger dauern.
Unaufgefordert. Wenn Sie ein unaufgefordertes Angebot erstellen, gibt es überhaupt keine Anfrage. Auf diese Weise wenden Sie sich an einen potenziellen Käufer. Sie können diese Art von Projektvorschlag mit einer kalten E-Mail oder Broschüre vergleichen.
Wie schreibe ich Vorschläge?
Denken Sie beim Verfassen eines Angebots daran, dass Ihr Ziel darin besteht, dem potenziellen Käufer den Wert des Projekts zu präsentieren. Teilen Sie den Schreibprozess in Abschnitte auf, die auch als Struktur für Ihre Angebotsvorlage dienen können. Eine vorgefertigte Angebotsvorlage kann den Prozess des Verfassens von Angeboten erheblich vereinfachen. Es handelt sich um ein gebrauchsfertiges Muster, das bereits wichtige Informationen enthält und ein wenig bearbeitet werden muss.
Normalerweise sind Projektvorschlagsvorlagen in Standardteile unterteilt. Sie können viele kostenlose Angebotsvorlagen finden und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen. Eine typische Vorlage für einen Projektvorschlag umfasst die folgenden Elemente:
- Titelblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Zusammenfassung
- Problemstellung
- Ansatz und Lösung
- Qualifikation
- Zeitleiste
- Budget
- Geschäftsbedingungen
Die Checkliste für Angebotsvorlagen
Die obige Liste kann als Checkliste für eine Angebotsvorlage dienen. Bevor Sie den eigentlichen Vorschlag verfassen, kann das Verfassen von Checklisten ein praktischer Vorbereitungsschritt sein.
Sie können die genannte Checkliste für jede Geschäftsvorschlagsvorlage verwenden. Abhängig von der Anfrage können Sie einige Details zur Vorlage hinzufügen oder daraus entfernen. Wenn Sie unsicher sind, was im Angebot enthalten sein soll, orientieren Sie sich an den Fragen des Kunden.
Wir wissen, dass es viel zu beachten gibt. Um den Überblick zu behalten, ist es daher am besten, die Checkliste für Angebotsvorlagen zu befolgen. Das Schreiben von Checklisten hilft bei der Organisation des Prozesses und stellt sicher, dass Sie nichts Wichtiges verpassen.
Wenn Sie Schwierigkeiten beim Erstellen von Checklisten haben, versuchen Sie es mit einer Software wie Process Street . Process Street eignet sich hervorragend zum Schreiben von Checklisten-Vorlagen für Vorschläge, zur Verwaltung sich wiederholender Aufgaben und zum Erstellen individueller Listen.
Projektvorschlag schreiben
Schreiben Sie Ihren Vorschlag als Aufsatz und folgen Sie der Checkliste, indem Sie Punkte aus der Liste entfernen. Ihr Geschäftsvorschlag sollte einen logischen Ablauf haben und die Fragen des Käufers beantworten.
Titelblatt
Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer Projektvorschlagsvorlage mit der Titelseite. Was ist auf der Titelseite zu reflektieren?
- Ihr Name und der Name Ihres Unternehmens/Ihrer Firma.
- Der Name Ihres potenziellen Kunden.
- Datum der Einreichung des Vorschlags.
Inhaltsverzeichnis
Setzen Sie den Vorschlag mit dem Inhaltsverzeichnis fort. Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Lesbarkeit des Vorschlags. Dadurch wird es für den Käufer einfacher, den Text in seinem eigenen Tempo durchzugehen oder ihn direkt auf die wichtigsten Teile zu bringen. Erleichtern Sie Ihren Kunden die Navigation, indem Sie der Vorlage im Inhaltsbereich Hyperlinks hinzufügen.
Zusammenfassung
Schreiben Sie eine zusammenhängende Zusammenfassung. Es ist wichtig, dass Sie den Vorschlag von den ersten Worten an spannend und fesselnd für den Leser gestalten.
Nachdem Sie diesen Abschnitt gelesen haben, sollte Ihr Kunde eine klare Vorstellung davon haben, wie Sie ihm helfen können.
Die Checkliste für das Verfassen einer Executive Summary:
- Unternehmensüberblick und Unternehmensziele;
- Ihre Vision und Pläne;
- Hintergrund des Problems, das Ihr Projekt löst;
- Ansatz zur Problemlösung.
- Ergebnisse und Ergebnisse.
Denken Sie daran, dass dies ein Einführungsteil ist. Am besten wäre es, wenn Sie eine angemessene Vorstellung des Projekts ohne zu viele Details liefern würden. Die Vorschlagsvorlage enthält weitere Teile, in denen konkretere Informationen zum Problem und seinen Lösungstechniken weitergegeben werden.
Sie sollten jedoch präzise sein und dem Kunden einen Mehrwert bieten. Schreiben Sie beispielsweise nicht einfach, dass Ihr Unternehmen „das führende Unternehmen“ oder „die Nummer 1 in der Branche“ ist. Bereiten Sie einige reale Beispiele dafür vor, was und wie Sie dem Kunden helfen können. Nehmen wir an, Ihr Projektziel besteht darin, einzigartige visuelle Inhalte für das Portfolio des Kunden zu erstellen. Beschreiben Sie, warum Sie besser als Ihr Mitbewerber sind und welche maßgeschneiderten Dienstleistungen Sie anbieten, die auf die Probleme des Kunden zugeschnitten sind.
Ihr Ziel ist es, die Aufmerksamkeit eines Kunden zu erregen und sein Interesse zu wecken.
Problemstellung
Was ist das Problem und wie wirkt es sich auf das Geschäft des Kunden aus? Definieren Sie dies so einfach wie möglich. Dieser Teil und der folgende Abschnitt „Lösung“ jeder Projektvorschlagsvorlage sind die wesentlichen Teile.
Was sind hier die Hauptpunkte?
Recherche und zusätzliche Überlegungen. Sie müssen zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, sich mit dem Hintergrund des Problems befassen und Ihre Sichtweise darlegen. Formulieren Sie es so, dass der Vorschlag reibungslos in den Lösungsteil übergeht.
Ansatz und Lösung
Besprechen Sie, warum Ihre Lösung die beste Option zur Lösung des Problems des Kunden ist. Stellen Sie Ihre Strategien vor und erklären Sie , „warum“ Sie genau diese Entscheidungen treffen, um das Projekt abzuschließen.
Der Projektvorschlag sollte die meisten Fragen beantworten, die Ihr Kunde wahrscheinlich haben wird. Geben Sie alle relevanten Details an, die sich auf das Problem beziehen. Zeigen Sie den Plan auf, wie Sie die Lösung liefern werden, schätzen Sie den Zeitplan, die Umrisse, die zu erbringenden Leistungen und, was noch wichtiger ist, die Ergebnisse ein.
Qualifikation
Es ist unwahrscheinlich, dass sich der potenzielle Käufer nur auf Ihr Wort verlassen wird. Belegen Sie sie direkt im Angebot, teilen Sie Ihre Qualifikationen und erfolgreichen Projekte. Stellen Sie Zahlen und Statistiken bereit und fügen Sie einige soziale Beweise hinzu.
Heben Sie hervor, wie qualifiziert Ihr Team ist. Der Projektvorschlag sollte Ihre Professionalität bestätigen. In einer guten Geschäftsvorschlagsvorlage müssen Sie über ausreichende Beweise verfügen.
Sie können den Qualifikationsteil von einer Vorschlagsvorlage in eine andere kopieren.
Zeitleiste
Machen Sie klar, was und wann Ihr Team tun wird. Sie sollten klären, mit welchen weiteren Schritten Kunden rechnen müssen, wenn sie sich für die Initiierung des Projekts entscheiden.
Visualisieren Sie den Inhalt, verwenden Sie Infografiken, Diagramme oder Tabellen. Sie müssen keine konkreten Termine festlegen, sondern die Ergebnisse nach Fertigstellungswochen aufteilen.
Budget
In diesem Teil der Projektvorschlagsvorlage werden Gebühren und Zahlungsbedingungen definiert. Je mehr Details Sie angeben, desto besser.
Ein guter Trick ist die Verwendung einer Gebührenvergleichstabelle in der Vorlage. Solange Sie den Käufer nicht mit hohen Preisen abschrecken und Ihren Job unterbewerten möchten, bieten Sie Preisoptionen an. Der Kunde kann den besten Preis wählen.
Geschäftsbedingungen
Fassen Sie alles zusammen, was Sie zuvor im Angebot beschrieben haben, und erläutern Sie die rechtlichen Aspekte des Vertrags. Dieser Vorlagenabschnitt kann das Start- und Enddatum, Zahlungsdetails und einen Notfallplan enthalten. Wir empfehlen Ihnen, bei der Festlegung der Geschäftsbedingungen für Ihr Angebot einen Anwalt zu beauftragen. Sobald Sie ein Arbeitsmuster erstellt haben, können Sie es für zukünftige Projektvorschlagsvorlagen verwenden.
Was ist beim Verfassen von Projektvorschlägen zu beachten?
Das Befolgen der Schreib-Checkliste ist gut, aber versuchen Sie beim Verfassen von Vorschlägen, die Punkte auf der Liste zu analysieren, anstatt sie zu überprüfen. Berücksichtigen Sie Folgendes, um einen besseren Vorschlag zu verfassen.
Ihr Publikum. Je nachdem, wer den Vorschlag prüfen wird, verwenden Sie die entsprechende Sprache.
Mögliche Gründe für eine Ablehnung. Das könnte sein:
- schlechte Definition des Vorschlags;
- die Diskrepanz zwischen den Angebotsskizzen und den Zielen des Kunden;
- unbefriedigende Angebotspräsentation.
Daten. Recherchieren Sie, stellen Sie Fakten, Diagramme und Grafiken zur Verfügung. Der Käufer sollte die Informationen sehen, denen er vertrauen kann.
Wie wäre es mit einer Projektmanagement-Software?
Eine Angebotsverwaltungssoftware kann Ihnen sehr helfen. Das Internet ist voll von kostenpflichtigen und kostenlosen Apps zum Verfassen von Vorschlägen. Mit der Angebotssoftware können Sie eine Projektbasislinie erstellen, sodass jeder die Entwicklungsphasen verfolgen kann. Nachfolgend finden Sie einige berühmte Beispiele.
Formstack – steigert die Produktivität Ihres Angebots, sammelt Daten und gleicht Projekte online ab, automatisiert manuelle Prozesse und geht in wenigen Minuten von der Idee zum Workflow über – alles mit ein paar Klicks.
Bessere Vorschläge – bieten Sie über 200 kostenlose Vorlagen für Geschäftsvorschläge, Optimierung und Schutz Ihrer Projekte.
Proposify – Workflow-Automatisierung, die Ihnen hilft, Angebote und Verträge zu erstellen und zu verfolgen sowie Dokumente online zu unterzeichnen.
RFPIO – Automatisierung von Angebotsanfragen mit der Integration von Geschäftstools, Berichten und einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
Was macht die Angebotssoftware sonst noch?
- Verwendet ein webbasiertes Format, um für verschiedene Geräte optimierte Vorschläge zu senden;
- Bietet Zugriff auf kostenlose Angebotsvorlagen.
- Bietet Analysetools und verfolgt alles, was Ihr Kunde mit dem Angebot macht: Sie werden benachrichtigt, wenn Angebote gelesen, unterzeichnet oder weitergeleitet werden und welche Abschnitte am häufigsten angesehen werden.
- Erstellt elektronisch verbindliche Signaturen und ermöglicht Kunden die sofortige Unterzeichnung von Angeboten
- Nutzt Integrationen und verbindet die Angebotssoftware mit Ihrem CRM, Ihrer Zeiterfassung oder anderen internen Diensten.
- Integriert sich in Inline-Zahlungsausflüge.
- Sammelt Berichte und bewertet, was in der Vorlage funktioniert und was Sie verbessern sollten.
- Nutzt Chat in Echtzeit, während der Käufer Ihr Angebot durchsieht.
- Verfasst Vorschläge schneller mit kostenlosen Vorlagen und automatisierter Software.
Probieren Sie einen kostenlosen Service zum Verfassen von Vorschlägen aus und bewerten Sie das Ergebnis. Wenn die Arbeit mit vorgefertigten Vorlagen Zeit spart und den Prozess beschleunigt, finden Sie eine professionellere Lösung und automatisieren Sie die Angebotserstellung.
Der Käufer muss Ihren Vorschlag zur Bereitstellung von Mitteln für das Projekt zur Kenntnis nehmen. Machen Sie es fesselnd und spannend und konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse. Pünktlich gute Ergebnisse liefern – das erwartet Ihr Kunde am Ende.
