Keberhasilan dan pengembangan berkelanjutan bisnis Anda bergantung langsung pada penjualan. Seberapa efisien Anda menjual produk atau layanan menunjukkan persiapan dan komitmen Anda terhadap setiap proyek. Untuk mendapatkan dana proyek tersebut dan memenangkan pembeli potensial, Anda harus menulis proposal proyek yang menarik.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu proposal proyek, mengapa Anda membutuhkan proposal proyek, cara menulis proposal, dan cara membuat template proposal proyek yang baik.

Apa proposal proyeknya?

Proposal proyek (kadang-kadang disebut sebagai proposal bisnis) adalah dokumen tertulis yang dikirim ke calon sponsor dari penjual. Proposal berisi informasi penting tentang proyek awal, mendefinisikan tujuan dan sasaran, dan mencakup garis waktu, anggaran, serta kondisi dan persyaratan kerja.

Proposal proyek berfungsi sebagai dokumen resmi antara perusahaan dan klien.

Mengapa Anda membutuhkan proposal proyek?

Tujuan utama menulis proposal proyek adalah untuk membuat klien membeli layanan Anda. Saat menulis proposal, Anda harus berpikir seperti klien Anda dan tahu apa yang mereka butuhkan dan inginkan.

Proposal proyek yang baik akan membantu Anda:

  • memenangkan klien baru;
  • memperpanjang kontrak yang ada;
  • meyakinkan investor (manajer, bos) untuk mengalokasikan sumber daya untuk mendukung proyek.

Jenis proposal proyek

Secara formal diminta. Proposal bisnis dikirim sebagai tanggapan atas permintaan resmi. Dalam hal ini, klien mengajukan permintaan proposal (RFP) dan memberikan panduan. Jadi Anda mengetahui semua informasi yang diperlukan tentang calon pembeli dan menulis proposal untuk evaluasi lebih lanjut untuk melanjutkan proses penjualan.

Diminta secara informal. Proposal proyek yang diminta secara informal tidak menanggapi permintaan resmi. Biasanya, proposal tertulis dihasilkan dari percakapan informal ketika calon pembeli menunjukkan minat pada bisnis Anda. Selama tidak ada permintaan resmi, proposal yang diajukan secara informal memerlukan penelitian menyeluruh dari Anda, dan proses penulisan bisa lebih lama.

Tidak diminta. Saat Anda menyiapkan proposal yang tidak diminta, tidak ada permintaan sama sekali. Dengan cara itu, Anda menjangkau calon pembeli. Anda dapat membandingkan jenis proposal proyek ini dengan email atau brosur dingin.

Bagaimana cara menulis proposal?

Saat menulis proposal, ingatlah bahwa tujuan Anda adalah menyajikan nilai proyek kepada calon pembeli. Bagi proses penulisan menjadi beberapa bagian yang juga dapat berfungsi sebagai struktur untuk template proposal Anda. Template proposal yang dibuat sebelumnya dapat secara drastis menyederhanakan proses penulisan proposal. Ini adalah pola siap pakai yang sudah memiliki informasi penting yang disertakan dan perlu sedikit pengeditan.

Biasanya, template proposal proyek dibagi menjadi bagian-bagian standar. Anda dapat menemukan banyak template proposal gratis dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Template proposal proyek yang khas mencakup elemen-elemen berikut:

  1. lembar judul
  2. Daftar Isi
  3. Ringkasan bisnis plan
  4. Pernyataan masalah
  5. Pendekatan dan solusi
  6. Kualifikasi
  7. Linimasa
  8. Anggaran
  9. Syarat dan Ketentuan

Daftar periksa template proposal

Daftar di atas dapat berfungsi sebagai daftar periksa template proposal. Sebelum menulis proposal yang sebenarnya, menulis daftar periksa bisa menjadi langkah persiapan praktis.

Anda dapat menggunakan daftar periksa yang disebutkan untuk template proposal bisnis apa pun. Bergantung pada permintaan, Anda dapat menambahkan atau menghapus beberapa detail dari template. Jika Anda tidak yakin apa yang harus disertakan dalam proposal, gunakan pertanyaan klien sebagai pedoman.

Kami tahu banyak yang harus diingat. Itulah mengapa pilihan terbaik untuk melacak semuanya adalah dengan mengikuti daftar periksa template proposal. Menulis daftar periksa membantu mengatur proses dan memastikan Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting.

Jika Anda kesulitan membuat daftar periksa, coba gunakan perangkat lunak seperti Process Street . Process Street sangat bagus untuk menulis templat daftar periksa proposal, mengelola tugas yang berulang, membuat daftar individual.

Menulis proposal proyek

Project proposal checklist

Tulis proposal sebagai esai dan ikuti daftar periksa yang menghapus poin dari daftar. Proposal bisnis Anda harus memiliki urutan yang logis dan menjawab pertanyaan pembeli.

Judul Halaman

Mulailah menulis template proposal proyek Anda dengan halaman judul. Apa yang harus direfleksikan pada halaman judul?

  • Nama Anda dan nama bisnis/perusahaan Anda.
  • Nama klien potensial Anda.
  • Tanggal pengajuan proposal.

Daftar Isi

Lanjutkan proposal dengan daftar isi. Daftar isi membuat proposal mudah dibaca. Itu memudahkan pembeli untuk membaca teks dengan kecepatan mereka sendiri, atau membuatnya langsung ke bagian yang paling penting. Bantu klien Anda untuk bernavigasi lebih mudah dengan menambahkan hyperlink ke template di bagian konten.

Ringkasan bisnis plan

Tulis ringkasan eksekutif yang koheren. Sangat penting bahwa Anda membuat proposal menarik dan menarik bagi pembaca dari kata-kata pertama.

Setelah membaca bagian ini, klien Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang bagaimana Anda dapat membantu mereka.

Daftar periksa penulisan ringkasan eksekutif:

  • gambaran umum perusahaan dan tujuan perusahaan;
  • visi dan rencana Anda;
  • latar belakang masalah yang dipecahkan proyek Anda;
  • pendekatan untuk memecahkan masalah.
  • hasil dan hasil.

Ingat, ini adalah bagian pengantar. Akan lebih baik jika Anda menyampaikan gagasan proyek secara memadai tanpa terlalu banyak detail. Ada bagian lain dalam template proposal untuk berbagi informasi yang lebih konkret tentang masalah dan teknik pemecahannya.

Namun, Anda harus tepat dan menunjukkan nilai kepada klien. Misalnya, jangan hanya menulis bahwa perusahaan Anda "adalah yang terdepan" atau "#1 di industri". Siapkan beberapa contoh nyata tentang apa dan bagaimana Anda dapat membantu klien. Mari kita asumsikan tujuan proyek Anda adalah untuk membuat konten visual yang unik untuk portofolio klien. Jelaskan mengapa Anda lebih baik daripada pesaing Anda dan layanan khusus apa yang Anda tawarkan yang sesuai dengan titik kesulitan klien.

Tujuan Anda di sini adalah untuk menarik perhatian klien dan mempertahankan minatnya.

Pernyataan masalah

Apa masalahnya, dan bagaimana hal itu mempengaruhi bisnis klien? Definisikan ini sesederhana mungkin. Bagian ini dan bagian "solusi" berikut dari setiap template proposal proyek adalah bagian penting.

Apa poin utama di sini?

Penelitian dan pemikiran ekstra. Anda perlu menunjukkan bahwa Anda melakukan pekerjaan rumah Anda, menggali latar belakang masalah, dan menyajikan perspektif Anda. Bingkai dengan cara yang mulus membawa proposal ke bagian solusi.

Pendekatan dan solusi

Diskusikan mengapa solusi Anda adalah pilihan terbaik untuk memecahkan masalah klien. Perkenalkan strategi Anda dan jelaskan “mengapa” Anda membuat keputusan yang tepat ini untuk menyelesaikan proyek.

Proposal proyek harus menjawab sebagian besar pertanyaan yang mungkin dimiliki klien Anda. Sertakan semua detail relevan yang ditujukan untuk masalah tersebut. Tunjukkan rencana tentang bagaimana Anda akan memberikan solusi, memperkirakan garis waktu, garis besar, hasil, dan, yang lebih penting, hasilnya.

Kualifikasi

Tidak mungkin calon pembeli hanya akan menerima kata-kata Anda. Beri mereka bukti tepat dalam proposal, bagikan kualifikasi Anda dan proyek yang sukses. Berikan angka dan statistik dan sertakan beberapa bukti sosial.

Soroti seberapa berkualitas tim Anda. Proposal proyek harus memverifikasi profesionalisme Anda. Dalam template proposal bisnis yang baik, Anda harus memiliki bukti yang cukup.

Anda dapat menyalin bagian kualifikasi dari satu template proposal ke template lainnya.

Linimasa

Berikan pemahaman yang jelas tentang apa dan kapan akan dilakukan oleh tim Anda. Anda harus mengklarifikasi langkah lebih lanjut yang diharapkan klien jika mereka memutuskan untuk memulai proyek.

Visualisasikan konten, gunakan infografis, bagan, atau tabel. Anda tidak perlu membagikan tanggal tertentu, tetapi bagi hasil dengan minggu penyelesaian.

Anggaran

Bagian dari template proposal proyek ini mendefinisikan biaya dan syarat pembayaran. Semakin banyak detail yang Anda berikan, semakin baik.

Trik yang bagus adalah menggunakan tabel perbandingan biaya di template. Selama Anda tidak ingin menakut-nakuti pembeli dengan harga tinggi, dan meremehkan pekerjaan Anda, berikan opsi harga. Klien akan dapat memilih harga terbaik.

Syarat dan Ketentuan

Ringkas semua yang Anda jelaskan sebelumnya dalam proposal dan garis besar aspek hukum kontrak. Bagian template ini dapat mencakup tanggal mulai dan berakhir, detail pembayaran, rencana kontinjensi. Sebaiknya gunakan pengacara saat menguraikan syarat dan ketentuan untuk proposal Anda. Setelah Anda membuat pola kerja, Anda dapat menggunakannya untuk templat proposal proyek di masa mendatang.

Apa yang harus dipertimbangkan saat menulis proposal proyek

Mengikuti daftar periksa menulis itu baik, tetapi cobalah untuk menganalisis daripada memeriksa item pada daftar saat Anda menulis proposal. Pertimbangkan hal berikut untuk menulis proposal yang lebih baik.

Audiens Anda. Bergantung pada siapa yang akan meninjau proposal, gunakan bahasa yang sesuai.

Kemungkinan alasan penolakan. Ini bisa jadi:

  • definisi proposal yang buruk;
  • perbedaan antara garis besar proposal dan tujuan klien;
  • presentasi proposal yang tidak memuaskan.

Data. Lakukan penelitian, berikan fakta, bagan, dan grafik. Pembeli harus melihat informasi yang bisa dia percaya.

Bagaimana dengan perangkat lunak manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proposal dapat banyak membantu Anda. Internet penuh dengan aplikasi penulisan proposal berbayar dan gratis. perangkat lunak proposal, Anda dapat membuat baseline proyek, sehingga semua orang dapat melacak tahap pengembangan. Di bawah ini adalah beberapa contoh terkenal.

Project proposal software

Formstack — meningkatkan produktivitas proposal Anda, mengumpulkan data dan merekonsiliasi proyek secara online, mengotomatiskan proses manual, transisi dari ide ke alur kerja dalam hitungan menit - semua dengan beberapa klik.

Proposal yang Lebih Baik — menawarkan lebih dari 200 templat gratis untuk proposal bisnis, pengoptimalan, dan perlindungan proyek Anda.

Proposify — otomatisasi alur kerja yang membantu Anda membuat dan melacak penawaran, penawaran, dan kontrak, serta menandatangani dokumen secara online.

RFPIO — otomatisasi permintaan proposal dengan integrasi alat bisnis, laporan, antarmuka yang ramah pengguna.

Apa lagi yang dilakukan perangkat lunak proposal?

  • Menggunakan format berbasis web untuk mengirim proposal yang dioptimalkan untuk perangkat yang berbeda;
  • Menyediakan akses ke template proposal gratis.
  • Menyediakan alat analisis dan melacak semua yang dilakukan klien Anda dengan proposal: diberi tahu saat proposal dibaca, ditandatangani, diteruskan, bagian mana yang paling banyak dilihat.
  • Membuat tanda tangan yang mengikat secara elektronik dan membiarkan klien menandatangani proposal secara instan
  • Menggunakan integrasi dan menghubungkan perangkat lunak proposal dengan CRM Anda, pelacakan waktu, atau layanan internal lainnya.
  • Terintegrasi dengan liburan pembayaran inline.
  • Mengumpulkan laporan dan mengevaluasi apa yang berhasil dan apa yang harus Anda tingkatkan dalam template.
  • Menggunakan obrolan secara waktu nyata saat pembeli melihat proposal Anda.
  • Menulis proposal lebih cepat dengan template gratis dan perangkat lunak otomatis.

Cobalah layanan penulisan proposal gratis dan evaluasi hasilnya. Jika bekerja dengan template siap pakai dapat menghemat waktu Anda dan membuat prosesnya lebih cepat, temukan solusi yang lebih profesional dan otomatisasi penulisan proposal.

Pembeli harus memperhatikan proposal Anda untuk menyediakan dana untuk proyek tersebut. Buatlah menarik, menggairahkan dan berkonsentrasi pada hasil. Hasil bagus yang diberikan tepat waktu — itulah yang diharapkan klien Anda pada akhirnya.