Keberhasilan dan perkembangan berkelanjutan bisnis Anda bergantung langsung pada penjualan. Seberapa efisien Anda menjual produk atau layanan menunjukkan persiapan dan komitmen Anda terhadap setiap proyek. Agar proyek tersebut didanai dan memenangkan calon pembeli, Anda harus menulis proposal proyek yang menarik.
Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang apa itu proposal proyek, mengapa Anda membutuhkan proposal proyek, cara menulis proposal, dan cara membuat template proposal proyek yang baik.
Apa proposal proyeknya?
Proposal proyek (terkadang disebut proposal bisnis) adalah dokumen tertulis yang dikirimkan kepada calon sponsor dari penjual. Proposal berisi informasi penting tentang proyek awal, mendefinisikan tujuan dan sasaran, dan mencakup jadwal, anggaran, serta kondisi dan persyaratan kerja.
Proposal proyek berfungsi sebagai dokumen resmi antara perusahaan dan klien.
Mengapa Anda memerlukan proposal proyek?
Tujuan utama penulisan proposal proyek adalah membuat klien membeli layanan Anda. Saat menulis proposal, Anda perlu berpikir seperti klien Anda dan mengetahui apa yang mereka butuhkan dan inginkan.
Proposal proyek yang bagus akan membantu Anda:
- memenangkan klien baru;
- memperpanjang kontrak yang sudah ada;
- meyakinkan investor (manajer, bos) untuk mengalokasikan sumber daya untuk mendukung proyek.
Jenis proposal proyek
Diminta secara formal. Proposal bisnis dikirim sebagai tanggapan atas permintaan resmi. Dalam hal ini, klien mengajukan permintaan proposal (RFP) dan memberikan pedoman. Jadi, Anda mengetahui semua informasi yang diperlukan tentang calon pembeli dan menulis proposal untuk evaluasi lebih lanjut guna melanjutkan proses penjualan.
Diminta secara informal. Proposal proyek yang diminta secara informal tidak menanggapi permintaan resmi. Biasanya proposal tertulis dihasilkan dari percakapan informal ketika calon pembeli menunjukkan ketertarikan pada bisnis Anda. Selama tidak ada permintaan resmi, proposal yang diminta secara informal memerlukan penelitian menyeluruh dari Anda, dan proses penulisannya bisa lebih lama.
Tidak diminta. Saat Anda menyiapkan proposal yang tidak diminta, tidak ada permintaan sama sekali. Dengan cara itu, Anda menjangkau calon pembeli. Anda dapat membandingkan proposal proyek jenis ini dengan email atau brosur dingin.
Bagaimana cara menulis proposal?
Saat menulis proposal, ingatlah bahwa tujuan Anda adalah menyajikan nilai proyek kepada calon pembeli. Bagi proses penulisan menjadi beberapa bagian yang juga dapat berfungsi sebagai struktur template proposal Anda. Templat proposal yang telah dibuat sebelumnya dapat menyederhanakan proses penulisan proposal secara drastis. Ini adalah pola siap pakai yang sudah menyertakan informasi penting dan memerlukan sedikit pengeditan.
Biasanya template proposal proyek dibagi menjadi beberapa bagian standar. Anda dapat menemukan banyak templat proposal gratis dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Templat proposal proyek pada umumnya mencakup elemen-elemen berikut:
- Lembar judul
- Daftar isi
- Ringkasan bisnis plan
- Pernyataan masalah
- Pendekatan dan solusi
- Kualifikasi
- Linimasa
- Anggaran
- Syarat dan Ketentuan
Daftar periksa template proposal
Daftar di atas dapat berfungsi sebagai daftar periksa template proposal. Sebelum menulis proposal sebenarnya, menulis daftar periksa dapat menjadi langkah persiapan praktis.
Anda dapat menggunakan daftar periksa yang disebutkan untuk template proposal bisnis apa pun. Tergantung pada permintaan, Anda dapat menambah atau menghapus beberapa detail dari template. Jika Anda tidak yakin apa yang harus dimasukkan dalam proposal, gunakan pertanyaan klien sebagai pedoman.
Kami tahu ada banyak hal yang perlu diingat. Itu sebabnya pilihan terbaik untuk melacak semuanya adalah dengan mengikuti daftar periksa template proposal. Menulis daftar periksa membantu mengatur proses dan memastikan Anda tidak melewatkan hal penting.
Jika Anda kesulitan membuat daftar periksa, coba gunakan perangkat lunak seperti Process Street . Process Street sangat bagus untuk menulis templat daftar periksa proposal, mengelola tugas yang berulang, membuat daftar individual.
Menulis proposal proyek
Tulis proposal sebagai esai dan ikuti daftar periksa dengan menghapus poin dari daftar. Proposal bisnis Anda harus memiliki urutan yang logis dan menjawab pertanyaan pembeli.
Judul Halaman
Mulailah menulis template proposal proyek Anda dengan halaman judul. Apa yang harus dicerminkan pada halaman judul?
- Nama Anda dan nama bisnis/perusahaan Anda.
- Nama klien potensial Anda.
- Tanggal penyerahan proposal.
Daftar isi
Lanjutkan proposal dengan daftar isi. Daftar isi membuat proposal mudah dibaca. Ini memudahkan pembeli untuk membaca teks sesuai keinginan mereka, atau langsung ke bagian yang paling penting. Bantu klien Anda untuk bernavigasi lebih mudah dengan menambahkan hyperlink ke template di bagian konten.
Ringkasan bisnis plan
Tulis ringkasan eksekutif yang koheren. Sangat penting bagi Anda untuk membuat proposal menarik dan memikat pembaca sejak kata pertama.
Setelah membaca bagian ini, klien Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang bagaimana Anda dapat membantu mereka.
Daftar periksa penulisan ringkasan eksekutif:
- gambaran umum perusahaan dan tujuan perusahaan;
- visi dan rencana Anda;
- latar belakang masalah yang dipecahkan oleh proyek Anda;
- pendekatan pemecahan masalah.
- hasil dan hasil.
Ingat, ini adalah bagian perkenalan. Akan lebih baik jika Anda menyampaikan ide proyek secara memadai tanpa terlalu banyak detail. Terdapat bagian lain dalam template proposal untuk berbagi informasi yang lebih konkrit mengenai masalah dan teknik penyelesaiannya.
Namun, Anda harus tepat dan menunjukkan nilai kepada klien. Misalnya, jangan hanya menulis bahwa perusahaan Anda "terkemuka" atau "#1 di industri". Siapkan beberapa contoh nyata tentang apa dan bagaimana Anda dapat membantu klien. Anggaplah tujuan proyek Anda adalah membuat konten visual unik untuk portofolio klien. Jelaskan mengapa Anda lebih baik daripada pesaing Anda dan layanan khusus apa yang Anda tawarkan yang sesuai dengan permasalahan klien.
Tujuan Anda di sini adalah untuk menarik perhatian klien dan mempertahankan minatnya.
Pernyataan masalah
Apa masalahnya, dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis klien? Definisikan ini sesederhana mungkin. Bagian ini dan bagian “solusi” berikut dari setiap templat proposal proyek adalah bagian yang penting.
Apa poin utamanya di sini?
Penelitian dan pemikiran ekstra. Anda perlu menunjukkan bahwa Anda telah mengerjakan pekerjaan rumah Anda, menggali latar belakang masalahnya, dan menyajikan perspektif Anda. Susunlah sedemikian rupa sehingga dengan lancar membawa proposal ke bagian solusi.
Pendekatan dan solusi
Diskusikan mengapa solusi Anda merupakan pilihan terbaik untuk memecahkan masalah klien. Perkenalkan strategi Anda dan jelaskan “mengapa” Anda membuat keputusan yang tepat untuk menyelesaikan proyek.
Proposal proyek harus menjawab sebagian besar pertanyaan yang mungkin dimiliki klien Anda. Cantumkan semua detail relevan yang ditujukan pada masalah tersebut. Tunjukkan rencana bagaimana Anda akan memberikan solusi, perkirakan garis waktu, garis besar, hasil yang dapat dicapai, dan, yang lebih penting, hasilnya.
Kualifikasi
Bukan tidak mungkin calon pembeli akan menuruti kata-kata Anda begitu saja. Beri mereka bukti tepat dalam proposal, bagikan kualifikasi dan proyek sukses Anda. Berikan angka dan statistik dan sertakan beberapa bukti sosial.
Soroti seberapa berkualitas tim Anda. Proposal proyek harus memverifikasi profesionalisme Anda. Dalam template proposal bisnis yang baik, Anda harus memiliki bukti yang cukup.
Anda dapat menyalin bagian kualifikasi dari satu template proposal ke template lainnya.
Linimasa
Berikan pemahaman yang jelas tentang apa dan kapan akan dilakukan oleh tim Anda. Anda harus memperjelas langkah-langkah lebih lanjut yang diharapkan klien jika mereka memutuskan untuk memulai proyek.
Visualisasikan konten, gunakan infografis, bagan, atau tabel. Anda tidak perlu menentukan tanggal tertentu, tetapi membagi hasil berdasarkan minggu penyelesaiannya.
Anggaran
Bagian dari templat proposal proyek ini menjelaskan biaya dan syarat pembayaran. Semakin banyak detail yang Anda berikan, semakin baik.
Trik yang bagus adalah menggunakan tabel perbandingan biaya di template. Selama Anda tidak ingin menakut-nakuti pembeli dengan harga tinggi, dan meremehkan pekerjaan Anda, berikan opsi harga. Klien akan dapat memilih harga terbaik.
Syarat dan Ketentuan
Ringkaslah semua yang Anda jelaskan sebelumnya dalam proposal dan uraikan aspek hukum kontrak. Bagian templat ini mungkin mencakup tanggal mulai dan berakhir, rincian pembayaran, rencana darurat. Kami merekomendasikan untuk menggunakan pengacara saat menguraikan syarat dan ketentuan proposal Anda. Setelah Anda membuat pola kerja, Anda dapat menggunakannya untuk templat proposal proyek mendatang.
Apa yang harus dipertimbangkan ketika menulis proposal proyek
Mengikuti daftar periksa penulisan adalah hal yang baik, tetapi cobalah menganalisis daripada memeriksa item-item dalam daftar ketika Anda menulis proposal. Pertimbangkan hal berikut untuk menulis proposal yang lebih baik.
Audiens Anda. Tergantung pada siapa yang akan meninjau proposal, gunakan bahasa yang sesuai.
Kemungkinan alasan penolakan. Ini bisa jadi:
- definisi proposal yang buruk;
- ketidaksesuaian antara garis besar proposal dan tujuan klien;
- presentasi proposal yang tidak memuaskan.
Data. Lakukan penelitian, berikan fakta, bagan, dan grafik. Pembeli harus melihat informasi yang dapat dipercaya.
Bagaimana dengan perangkat lunak manajemen proyek
Perangkat lunak manajemen proposal dapat banyak membantu Anda. Internet penuh dengan aplikasi penulisan proposal berbayar dan gratis. perangkat lunak proposal, Anda dapat membuat dasar proyek, sehingga semua orang dapat melacak tahapan pengembangan. Di bawah ini adalah beberapa contoh terkenal.
Formstack — meningkatkan produktivitas proposal Anda, mengumpulkan data dan merekonsiliasi proyek secara online, mengotomatiskan proses manual, transisi dari ide ke alur kerja dalam hitungan menit - semuanya hanya dengan beberapa klik.
Proposal Lebih Baik — menawarkan lebih dari 200 templat gratis untuk proposal bisnis, pengoptimalan, dan perlindungan proyek Anda.
Proposify — otomatisasi alur kerja yang membantu Anda membuat dan melacak penawaran, penawaran harga, dan kontrak, serta menandatangani dokumen secara online.
RFPIO — otomatisasi permintaan proposal dengan integrasi alat bisnis, laporan, antarmuka yang ramah pengguna.
Apa lagi yang dilakukan perangkat lunak proposal?
- Menggunakan format berbasis web untuk mengirim proposal yang dioptimalkan untuk perangkat berbeda;
- Memberikan akses ke templat proposal gratis.
- Menyediakan alat analisis dan melacak semua yang dilakukan klien Anda dengan proposal: diberi tahu saat proposal dibaca, ditandatangani, diteruskan, bagian mana yang paling banyak dilihat.
- Membuat tanda tangan yang mengikat secara elektronik dan memungkinkan klien langsung menandatangani proposal
- Menggunakan integrasi dan menghubungkan perangkat lunak proposal dengan CRM Anda, pelacakan waktu, atau layanan internal lainnya.
- Terintegrasi dengan pembayaran inline.
- Mengumpulkan laporan dan mengevaluasi apa yang berhasil dan apa yang harus Anda tingkatkan dalam template.
- Menggunakan obrolan secara real-time saat pembeli melihat proposal Anda.
- Menulis proposal lebih cepat dengan templat gratis dan perangkat lunak otomatis.
Cobalah layanan penulisan proposal gratis apa pun dan evaluasi hasilnya. Jika bekerja dengan templat siap pakai menghemat waktu Anda dan mempercepat proses, temukan solusi yang lebih profesional dan otomatiskan penulisan proposal.
Pembeli harus memperhatikan proposal Anda untuk menyediakan dana untuk proyek tersebut. Jadikan itu menarik, mengasyikkan, dan berkonsentrasilah pada hasilnya. Memberikan hasil yang baik tepat waktu - itulah yang diharapkan klien Anda pada akhirnya.
