您业务的成功和持续发展直接取决于销售额。您销售产品或服务的效率表明您对每个项目的准备和承诺。为了让这些项目获得资金并赢得潜在买家,您应该撰写一份引人注目的项目提案。

在本文中,我们将讨论什么是项目建议书、为什么需要项目建议书、如何编写建议书以及如何创建好的项目建议书模板。

项目建议书是什么?

项目建议书(有时称为商业建议书)是卖方发送给潜在赞助商的书面文件。提案包含有关初始项目的重要信息,定义目标和目标,并包括时间表、预算以及工作条件和要求。

项目建议书是公司与客户之间的正式文件。

为什么需要项目建议书?

编写项目提案的主要目标是让客户购买您的服务。在撰写提案时,您需要像客户一样思考并了解他们的需要和想要的东西。

一个好的项目提案将帮助您:

  • 赢得新客户;
  • 延长现有合同;
  • 说服投资者(经理、老板)分配资源来支持项目。

项目提案类型

正式征集。商业提案是作为对正式请求的响应而发送的。在这种情况下,客户提交提案请求 (RFP) 并提供指南。因此,您了解有关潜在买家的所有必要信息,并编写提案以进行进一步评估以继续进行销售过程。

非正式征集。非正式征集的项目提案不响应正式请求。通常,当潜在买家对您的业务表现出兴趣时,书面提案来自非正式对话。只要没有官方要求,非正式征集的提案需要你深入研究,而且写作的过程可能会更长。

不请自来。当您准备一份未经请求的提案时,根本没有任何请求。通过这种方式,您正在接触潜在买家。您可以将此类项目提案与冷电子邮件或小册子进行比较。

如何写提案?

在撰写提案时,请记住您的目标是向潜在买家展示项目的价值。将写作过程分解为多个部分,这些部分也可以作为您的提案模板的结构。预制的提案模板可以大大简化撰写提案的过程。它是一种即用型模式,已经包含重要信息,需要稍加编辑。

通常,项目提案模板分为标准部分。您可以找到许多免费的提案模板并根据您的需要进行调整。典型的项目提案模板包括以下元素:

  1. 标题表
  2. 目录
  3. 执行摘要
  4. 问题陈述
  5. 方法和解决方案
  6. 资质
  7. 时间线
  8. 预算
  9. 条款和条件

提案模板清单

上述清单可以作为提案模板清单。在编写实际提案之前,编写清单可能是一个实际的准备步骤。

您可以将上述清单用于任何业务提案模板。根据请求,您可以在模板中添加或删除一些详细信息。如果您不确定提案中应包含哪些内容,请使用客户的问题作为指导。

我们知道有很多事情要记住。这就是为什么跟踪所有内容的最佳选择是遵循提案模板清单。编写清单有助于组织流程并确保您不会错过任何重要的事情。

如果您在创建清单时遇到困难,请尝试使用Process Street之类的软件。 Process Street 非常适合编写提案清单模板、管理重复性任务、创建个人列表。

撰写项目建议书

Project proposal checklist

将提案写成一篇文章,并按照清单从清单中删除要点。您的商业提案应该有一个逻辑顺序并回答买家的问题。

封面

使用标题页开始编写您的项目提案模板。标题页要反映什么?

  • 您的姓名和您的企业/公司的名称。
  • 您的潜在客户的姓名。
  • 提交提案的日期。

目录

用目录继续提案。目录使提案易于阅读。它使买家可以更轻松地按照自己的节奏浏览文本,或者直接阅读最关键的部分。通过向内容部分中的模板添加超链接,帮助您的客户更轻松地导航。

执行摘要

写一个连贯的执行摘要。至关重要的是,您要使提案从第一句话开始就令人兴奋和吸引读者。

阅读完本节后,您的客户应该清楚地知道您可以如何帮助他们。

执行摘要写作清单:

  • 公司概况和公司目标;
  • 您的愿景和计划;
  • 你的项目解决的问题的背景;
  • 解决问题的方法。
  • 结果和结果。

请记住,这是一个介绍部分。如果您充分地传达了项目的想法而没有太多细节,那将是最好的。提案模板中还有其他部分可以分享有关问题及其解决技术的更具体信息。

但是,您应该准确无误,并向客户展示价值。例如,不要只写您的公司“处于领先地位”或“行业第一”。准备一些真实的例子,说明您可以帮助客户的内容和方式。假设您的项目目标是为客户的投资组合创建独特的视觉内容。描述为什么您比竞争对手更好,以及您提供哪些符合客户痛点的定制服务。

您的目标是吸引客户的注意力并保持他的兴趣。

问题陈述

问题是什么,它如何影响客户的业务?尽可能简单地定义它。这部分和任何项目提案模板的以下“解决方案”部分都是必不可少的部分。

这里的要点是什么?

研究和额外的思考。你需要证明你做了功课,挖掘问题背景,并提出你的观点。以一种将提案顺利地带到解决方案部分的方式来构建它。

方法和解决方案

讨论为什么您的解决方案是解决客户问题的最佳选择。介绍您的策略并解释“为什么”您要做出这些确切的决定来完成项目。

项目提案应该回答您的客户可能会提出的大部分问题。包括解决问题的所有相关细节。展示您将如何交付解决方案、估计时间表、大纲、可交付成果以及更重要的结果的计划。

资质

潜在买家不太可能只相信你的话。在提案中为他们提供证明,分享您的资格和成功的项目。提供数字和统计数据,并包括一些社会证明。

突出您的团队的资质。项目建议书应验证您的专业性。在一个好的商业提案模板中,你需要有足够的证据。

您可以将资格部分从一个提案模板复制到另一个。

时间线

清楚地了解您的团队将在什么时候完成什么工作。如果客户决定启动该项目,您应该阐明他们期望采取的进一步步骤。

可视化内容,使用信息图表、图表或表格。您不需要分配特定日期,而是将可交付成果按完成周数划分。

预算

项目提案模板的这一部分定义了费用和付款条件。你提供的细节越多越好。

一个很好的技巧是在模板中使用费用比较表。只要您不想以高价吓跑买家,也不想低估您的工作价值,请提供定价选项。客户将能够选择最优惠的价格。

条款和条件

总结您之前在提案中描述的所有内容,并概述合同的法律方面。此模板部分可能包括开始和结束日期、付款详细信息、应急计划。我们建议您在概述提案的条款和条件时使用律师。创建工作模式后,您可以将其用于未来的项目提案模板。

撰写项目建议书时应考虑的事项

遵循写作清单是好的,但在写提案时尽量分析而不是检查清单上的项目。考虑以下内容以编写更好的提案。

你的听众。根据谁将审查提案,使用适当的语言。

拒绝的潜在原因。这可能是:

  • 提案定义不当;
  • 提案大纲与客户目标之间的差异;
  • 不满意的提案介绍。

数据。做研究,提供事实、图表和图形。买家应该看到他可以信任的信息。

项目管理软件怎么样

提案管理软件可以为您提供很多帮助。互联网上充斥着付费和免费的提案写作应用程序。提案软件,您可以创建项目基线,以便每个人都可以跟踪开发阶段。下面是一些著名的例子。

Project proposal software

Formstack - 提高您的提案生产力,在线收集数据和协调项目,自动化手动流程,在几分钟内从想法过渡到工作流程 - 只需点击几下。

Better Proposals — 提供 200 多个免费模板,用于商业提案、优化和项目保护。

Proposify — 工作流自动化,可帮助您创建和跟踪报价、报价和合同,以及在线签署文件。

RFPIO — 通过集成业务工具、报告、用户友好界面来自动化征求建议书。

提案软件还有什么作用?

  • 使用基于网络的格式发送针对不同设备优化的提案;
  • 提供对免费提案模板的访问。
  • 提供分析工具并跟踪您的客户对提案所做的一切:在提案被阅读、签署、转发时收到通知,哪些部分被查看最多。
  • 创建具有电子约束力的签名并让客户立即签署提案
  • 使用集成并将提案软件与您的 CRM、时间跟踪或其他内部服务连接起来。
  • 与在线支付度假集成。
  • 收集报告并评估模板中哪些有效以及您应该改进哪些。
  • 在买方查看您的提案时使用实时聊天。
  • 使用免费模板和自动化软件更快地编写提案。

尝试任何免费的提案写作服务并评估结果。如果使用预制模板可以节省您的时间并使流程更快,请找到更专业的解决方案并自动编写提案。

买方必须注意您为项目提供资金的建议。让它引人注目、令人兴奋并专注于结果。及时提供良好的结果——这是您的客户最终所期望的。