ビジネスの成功と継続的な発展は、売上に直接依存します。製品やサービスをいかに効率的に販売しているかは、あらゆるプロジェクトに対する準備と取り組みを示しています。これらのプロジェクトに資金を提供し、潜在的な買い手を獲得するには、魅力的なプロジェクト提案書を作成する必要があります。
この記事では、プロジェクト提案書とは何か、プロジェクト提案書が必要な理由、提案書の書き方、優れたプロジェクト提案書のテンプレートの作成方法について説明します。
企画提案書とは何ですか？
プロジェクト提案書 (ビジネス提案書とも呼ばれます) は、売り手から将来のスポンサーに送信される書面による文書です。提案書には、初期プロジェクトに関する重要な情報が含まれており、目的と目標を定義し、スケジュール、予算、作業条件と要件が含まれます。
企画書は企業とクライアントとの間の正式な文書として機能します。
なぜプロジェクト提案書が必要なのでしょうか?
プロジェクト提案書を作成する主な目的は、クライアントにサービスを購入してもらうことです。提案書を作成するときは、クライアントの立場になって考え、クライアントが何を必要とし、何を望んでいるのかを知る必要があります。
優れたプロジェクト提案書は、次のことに役立ちます。
- 新しい顧客を獲得する。
- 既存の契約を延長する。
- プロジェクトをサポートするためにリソースを割り当てるように投資家（マネージャー、上司）を説得します。
企画提案の種類
正式に募集しました。ビジネス提案書は、正式な要求に対する応答として送信されます。その場合、クライアントは提案依頼書（RFP）を提出し、ガイドラインを提供します。したがって、潜在的な買い手について必要な情報をすべて把握し、販売プロセスを進めるためのさらなる評価のための提案書を作成します。
非公式に募集しました。非公式に募集されたプロジェクト提案は正式な要請には応じられません。通常、書面による提案書は、将来の購入者があなたのビジネスに興味を示したときの非公式な会話から生まれます。公式な要請がない限り、非公式に募集された提案書では綿密な調査が必要となり、作成プロセスが長くなる可能性があります。
求められていない。要求されていない提案書を作成する場合、要求はまったくありません。このようにして、購入希望者にアプローチすることになります。このタイプのプロジェクト提案書は、コールドメールやパンフレットと比較できます。
企画書はどうやって書くの？
提案書を作成するときは、潜在的な購入者にプロジェクトの価値を提示することが目標であることを忘れないでください。執筆プロセスをセクションに分割すると、提案書テンプレートの構造としても機能します。事前に作成された提案書テンプレートを使用すると、提案書の作成プロセスを大幅に簡素化できます。これはすぐに使用できるパターンであり、すでに重要な情報が含まれており、少し編集する必要があります。
通常、プロジェクト提案書のテンプレートは標準的な部分に分かれています。無料の提案書テンプレートを多数見つけて、ニーズに合わせて調整できます。一般的なプロジェクト提案テンプレートには次の要素が含まれます。
- タイトルシート
- 目次
- エグゼクティブサマリー
- 問題文
- アプローチと解決策
- 資格
- タイムライン
- 予算
- 利用規約
提案書テンプレートのチェックリスト
上記のリストは、提案書テンプレートのチェックリストとして機能します。実際の提案書を作成する前に、チェックリストを作成することが実用的な準備ステップになる可能性があります。
上記のチェックリストは、あらゆるビジネス提案書テンプレートに使用できます。リクエストに応じて、テンプレートに詳細を追加または削除できます。提案書に何を含めるべきかわからない場合は、クライアントの質問をガイドラインとして使用してください。
心に留めておくべきことがたくさんあることは承知しています。そのため、すべてを追跡する最善の方法は、提案書テンプレートのチェックリストに従うことです。チェックリストを作成すると、プロセスを整理し、重要なものを見逃さないようにすることができます。
チェックリストの作成が難しい場合は、 Process Streetなどのソフトウェアを使用してみてください。 Process Street は、提案書チェックリスト テンプレートの作成、反復的なタスクの管理、個別のリストの作成に最適です。
プロジェクト提案書を書く
提案書をエッセイとして書き、チェックリストに従ってリストからポイントを削除します。ビジネス提案書には論理的な順序があり、購入者の質問に答える必要があります。
タイトルページ
タイトル ページからプロジェクト提案書のテンプレートを作成し始めます。タイトルページに何を反映させるか?
- あなたのお名前とあなたのビジネス/会社名。
- 潜在的な顧客の名前。
- 提案書を提出した日。
目次
目次を使って提案を続けます。目次があると提案書が読みやすくなります。これにより、購入者は自分のペースでテキストを読み進めたり、最も重要な部分に直接到達したりすることが容易になります。コンテンツ セクションのテンプレートにハイパーリンクを追加すると、クライアントが簡単に移動できるようになります。
エグゼクティブサマリー
一貫したエグゼクティブサマリーを作成します。提案書を最初の言葉から読者にとって刺激的で魅力的なものにすることが重要です。
このセクションを読むと、クライアントはあなたがどのようにサポートできるかを明確に理解できるはずです。
エグゼクティブサマリー作成チェックリスト:
- 会社概要と会社の目標。
- あなたのビジョンと計画。
- プロジェクトが解決する問題の背景。
- 問題解決へのアプローチ。
- 結果と結果。
これは導入部分であることを忘れないでください。あまり詳細を詰めすぎずに、プロジェクトのアイデアを適切に伝えることが最善です。提案テンプレートには、問題とその解決手法に関するより具体的な情報を共有するための他の部分もあります。
ただし、正確に、クライアントに価値を示す必要があります。たとえば、自分の会社が「大手」または「業界ナンバーワン」とだけ書いてはいけません。クライアントをどのように支援できるかについて、実際の例をいくつか用意してください。プロジェクトの目的が、クライアントのポートフォリオ用に独自のビジュアル コンテンツを作成することであると仮定します。自社が競合他社よりも優れている理由と、クライアントの問題点に合わせてどのようなカスタム サービスを提供しているかを説明します。
ここでの目標は、クライアントの注意を引き付け、関心を維持することです。
問題文
問題は何ですか?それがクライアントのビジネスにどのような影響を及ぼしますか?これをできるだけ簡単に定義します。プロジェクト提案書テンプレートのこの部分と次の「ソリューション」セクションは重要な部分です。
ここでの主なポイントは何ですか?
研究と追加の思考。下調べをしたことを示し、問題の背景を掘り下げ、自分の視点を提示する必要があります。提案をソリューション部分にスムーズに持っていく方法で組み立てます。
アプローチと解決策
あなたのソリューションがクライアントの問題を解決するための最良の選択肢である理由を話し合います。戦略を紹介し、プロジェクトを完了するためにこれらの正確な決定を下す「理由」を説明します。
プロジェクト提案書は、クライアントが抱くであろう質問のほとんどに答えられるはずです。問題に対処するすべての関連詳細を含めます。ソリューションを提供する方法、タイムライン、概要、成果物、そしてさらに重要なことに結果を見積もる方法についての計画を示します。
資格
潜在的な購入者があなたの言葉だけを受け入れる可能性は低いです。提案書で証拠を提示し、資格や成功したプロジェクトを共有してください。数値と統計を提供し、社会的証明を含めます。
チームがどの程度適格であるかを強調します。プロジェクト提案書はあなたの専門性を証明するものでなければなりません。優れたビジネス提案書のテンプレートには、十分な証拠が必要です。
資格部分をある提案テンプレートから別の提案テンプレートにコピーできます。
タイムライン
チームがいつ何を行うのかを明確に理解します。クライアントがプロジェクトを開始することに決めた場合に期待するさらなるステップを明確にする必要があります。
インフォグラフィック、グラフ、表を使用してコンテンツを視覚化します。特定の日付を割り当てる必要はありませんが、成果物を完了の週数で分割します。
予算
プロジェクト提案書テンプレートのこの部分では、料金と支払い条件を定義します。提供する詳細が多ければ多いほど良いです。
良い方法は、テンプレートで料金比較表を使用することです。高い価格で購入者を怖がらせたり、自分の仕事を過小評価したくない限り、価格設定のオプションを提供してください。顧客は最良の価格を選択することができます。
利用規約
提案書で以前に説明した内容をすべて要約し、契約の法的側面の概要を説明します。このテンプレート セクションには、開始日と終了日、支払いの詳細、緊急時対応計画が含まれる場合があります。提案の契約条件の概要を説明する際には、弁護士に依頼することをお勧めします。作業パターンを作成したら、それを将来のプロジェクト提案テンプレートに使用できます。
プロジェクト提案書を書くときに考慮すべきこと
執筆チェックリストに従うのは良いことですが、提案書を作成するときは、リストの項目をチェックするのではなく、分析するようにしてください。より良い提案書を作成するには、次の点を考慮してください。
あなたの視聴者。誰が提案をレビューするかに応じて、適切な言葉を使用してください。
拒否の潜在的な理由。これは次のようになります。
- 提案の定義が不十分。
- 提案概要とクライアントの目標との乖離。
- 満足のいかない提案プレゼンテーション。
データ。調査を行い、事実、チャート、グラフを提供します。購入者は信頼できる情報を確認する必要があります。
プロジェクト管理ソフトウェアはどうですか
提案管理ソフトウェアは非常に役立ちます。インターネットには、有料および無料の企画書作成アプリがたくさんあります。提案ソフトウェアを使用すると、プロジェクトのベースラインを作成できるため、誰もが開発段階を追跡できます。以下にいくつかの有名な例を示します。
Formstack — 数回クリックするだけで提案の生産性が向上し、オンラインでデータを収集してプロジェクトを調整し、手動プロセスを自動化し、アイデアからワークフローに数分で移行できます。
より良い提案 — ビジネス提案、最適化、プロジェクトの保護のための 200 を超える無料テンプレートを提供します。
Proposify — オファー、見積書、契約書の作成と追跡、およびオンラインでの文書への署名を支援するワークフローの自動化。
RFPIO — ビジネス ツール、レポート、ユーザーフレンドリーなインターフェイスの統合による提案依頼の自動化。
提案ソフトウェアは他に何をするのですか?
- Web ベースの形式を使用して、さまざまなデバイスに最適化された提案を送信します。
- 無料の提案テンプレートへのアクセスを提供します。
- 分析ツールを提供し、クライアントが提案に対して行ったすべてのことを追跡します。提案が読まれたとき、署名されたとき、転送されたとき、どのセクションが最も閲覧されているかが通知されます。
- 電子的に拘束力のある署名を作成し、クライアントが提案書に即座に署名できるようにします。
- 統合を使用して、提案ソフトウェアを CRM、時間追跡、またはその他の内部サービスと接続します。
- インライン決済機能と統合します。
- レポートを収集し、テンプレートの何が機能し、何を改善する必要があるかを評価します。
- 購入者が提案内容を検討している間、リアルタイムでチャットを使用します。
- 無料のテンプレートと自動化されたソフトウェアを使用して、提案書をより迅速に作成します。
無料の提案書作成サービスを試して、結果を評価してください。既成のテンプレートを使用して作業することで時間が解放され、プロセスが速くなった場合は、より専門的なソリューションを見つけて提案書の作成を自動化してください。
買い手は、プロジェクトに資金を提供するというあなたの提案に気づく必要があります。魅力的で刺激的なものにし、結果に集中してください。タイムリーに優れた結果を提供することは、最終的にクライアントが期待していることです。
