Sự thành công và phát triển liên tục của doanh nghiệp bạn phụ thuộc trực tiếp vào doanh số bán hàng. Việc bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ hiệu quả như thế nào cho thấy sự chuẩn bị và cam kết của bạn đối với mọi dự án. Để những dự án đó được tài trợ và giành được người mua tiềm năng, bạn nên viết một đề xuất dự án hấp dẫn.
Trong bài viết này, chúng ta thảo luận về đề xuất dự án là gì, tại sao bạn cần đề xuất dự án, cách viết đề xuất và cách tạo mẫu đề xuất dự án tốt.
Đề xuất dự án là gì?
Đề xuất dự án (đôi khi được gọi là đề xuất kinh doanh) là một tài liệu bằng văn bản được người bán gửi đến các nhà tài trợ tiềm năng. Đề xuất chứa thông tin quan trọng về dự án ban đầu, xác định mục tiêu và mục tiêu, đồng thời bao gồm dòng thời gian, ngân sách cũng như các điều kiện và yêu cầu làm việc.
Đề xuất dự án có chức năng như một tài liệu chính thức giữa công ty và khách hàng.
Tại sao bạn cần một đề xuất dự án?
Mục tiêu chính của việc viết đề xuất dự án là thu hút khách hàng mua dịch vụ của bạn. Trong khi viết đề xuất, bạn cần suy nghĩ giống như khách hàng của mình và biết họ cần và muốn gì.
Một đề xuất dự án tốt sẽ giúp bạn:
- giành được khách hàng mới;
- gia hạn hợp đồng hiện có;
- thuyết phục các nhà đầu tư (người quản lý, ông chủ) phân bổ nguồn lực hỗ trợ dự án.
Các loại đề xuất dự án
Chính thức yêu cầu. Một đề xuất kinh doanh được gửi dưới dạng phản hồi cho một yêu cầu chính thức. Trong trường hợp đó, khách hàng gửi yêu cầu đề xuất (RFP) và cung cấp hướng dẫn. Vì vậy, bạn biết tất cả các thông tin cần thiết về người mua tiềm năng và viết đề xuất đánh giá thêm để tiến hành quá trình bán hàng.
Được yêu cầu một cách không chính thức. Các đề xuất dự án được trưng cầu không chính thức không đáp ứng yêu cầu chính thức. Thông thường, một đề xuất bằng văn bản là kết quả của một cuộc trò chuyện thân mật khi người mua tiềm năng thể hiện sự quan tâm đến doanh nghiệp của bạn. Miễn là không có yêu cầu chính thức, một đề xuất được đưa ra không chính thức đòi hỏi bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng và quá trình viết có thể lâu hơn.
Không được yêu cầu. Khi bạn chuẩn bị một lời đề nghị tự nguyện, sẽ không có yêu cầu nào cả. Bằng cách đó, bạn đang tiếp cận với một người mua tiềm năng. Bạn có thể so sánh loại đề xuất dự án này với một email hoặc tài liệu quảng cáo lạnh lùng.
Làm thế nào để viết đề xuất?
Khi viết đề xuất, hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là trình bày giá trị của dự án cho người mua tiềm năng. Chia quá trình viết thành các phần cũng có thể dùng làm cấu trúc cho mẫu đề xuất của bạn. Mẫu đề xuất được tạo sẵn có thể đơn giản hóa đáng kể quá trình viết đề xuất. Đây là mẫu sẵn sàng sử dụng đã có sẵn thông tin quan trọng và cần chỉnh sửa một chút.
Thông thường, các mẫu đề xuất dự án được chia thành các phần tiêu chuẩn. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu đề xuất miễn phí và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của mình. Một mẫu đề xuất dự án điển hình bao gồm các yếu tố sau:
- Tờ tiêu đề
- Mục lục
- Tóm tắt điều hành
- Báo cáo vấn đề
- Cách tiếp cận và giải pháp
- Trình độ chuyên môn
- Mốc thời gian
- Ngân sách
- Các điều khoản và điều kiện
Danh sách kiểm tra mẫu đề xuất
Danh sách trên có thể dùng làm danh sách kiểm tra mẫu đề xuất. Trước khi viết đề xuất thực tế, việc viết danh sách kiểm tra có thể là một bước chuẩn bị thực tế.
Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra được đề cập cho bất kỳ mẫu đề xuất kinh doanh nào. Tùy theo yêu cầu, bạn có thể thêm hoặc bớt một số chi tiết khỏi mẫu. Nếu bạn không chắc chắn nên đưa những gì vào đề xuất, hãy sử dụng các câu hỏi của khách hàng làm hướng dẫn.
Chúng tôi biết có rất nhiều điều cần ghi nhớ. Đó là lý do tại sao cách tốt nhất để theo dõi mọi thứ là làm theo danh sách kiểm tra mẫu đề xuất. Viết danh sách kiểm tra giúp tổ chức quy trình và đảm bảo bạn không bỏ lỡ điều gì quan trọng.
Nếu bạn gặp khó khăn khi tạo danh sách kiểm tra, hãy thử sử dụng phần mềm như Process Street . Process Street rất phù hợp để viết các mẫu danh sách kiểm tra đề xuất, quản lý các tác vụ lặp đi lặp lại, tạo danh sách riêng lẻ.
Viết đề xuất dự án
Viết đề xuất dưới dạng một bài luận và làm theo danh sách kiểm tra để loại bỏ các điểm khỏi danh sách. Đề xuất kinh doanh của bạn phải có trình tự hợp lý và trả lời được các câu hỏi của người mua.
Trang tiêu đề
Bắt đầu viết mẫu đề xuất dự án của bạn với trang tiêu đề. Điều gì cần phản ánh trên trang tiêu đề?
- Tên của bạn và tên doanh nghiệp/công ty của bạn.
- Tên của khách hàng tiềm năng của bạn.
- Ngày nộp đề xuất.
Mục lục
Tiếp tục đề xuất với mục lục. Mục lục làm cho đề xuất dễ đọc. Nó giúp người mua dễ dàng xem qua văn bản theo tốc độ của riêng họ hoặc đi thẳng vào những phần quan trọng nhất. Giúp khách hàng của bạn điều hướng dễ dàng hơn bằng cách thêm siêu liên kết vào mẫu trong phần nội dung.
Tóm tắt điều hành
Viết một bản tóm tắt điều hành mạch lạc. Điều quan trọng là bạn phải đưa ra lời đề xuất thú vị và hấp dẫn người đọc ngay từ những từ đầu tiên.
Sau khi đọc phần này, khách hàng của bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng về cách bạn có thể giúp đỡ họ.
Danh sách kiểm tra viết tóm tắt điều hành:
- tổng quan về công ty và mục tiêu của công ty;
- tầm nhìn và kế hoạch của bạn;
- nền tảng của vấn đề mà dự án của bạn giải quyết;
- cách tiếp cận giải quyết vấn đề.
- kết quả và kết quả.
Hãy nhớ rằng, đây là phần giới thiệu. Sẽ tốt nhất nếu bạn đưa ra đầy đủ ý tưởng về dự án mà không cần quá nhiều chi tiết. Có những phần khác trong mẫu đề xuất để chia sẻ thông tin cụ thể hơn về vấn đề và kỹ thuật giải quyết nó.
Tuy nhiên, bạn phải chính xác và thể hiện giá trị cho khách hàng. Ví dụ: đừng chỉ viết rằng công ty của bạn "dẫn đầu" hoặc "số 1 trong ngành". Chuẩn bị một số ví dụ thực tế về những gì và làm thế nào bạn có thể giúp đỡ khách hàng. Giả sử mục tiêu dự án của bạn là tạo nội dung trực quan độc đáo cho danh mục đầu tư của khách hàng. Mô tả lý do tại sao bạn giỏi hơn đối thủ cạnh tranh và những dịch vụ tùy chỉnh nào bạn cung cấp phù hợp với điểm khó khăn của khách hàng.
Mục tiêu của bạn ở đây là thu hút sự chú ý của khách hàng và duy trì sự quan tâm của họ.
Báo cáo vấn đề
Vấn đề là gì và nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng như thế nào? Hãy xác định điều này một cách đơn giản nhất có thể. Phần này và phần “giải pháp” sau đây của bất kỳ mẫu đề xuất dự án nào đều là những phần thiết yếu.
Những điểm chính ở đây là gì?
Nghiên cứu và suy nghĩ thêm. Bạn cần chứng tỏ rằng bạn đã làm bài tập về nhà, tìm hiểu sâu hơn về vấn đề và trình bày quan điểm của mình. Đóng khung nó theo cách đưa đề xuất đến phần giải pháp một cách suôn sẻ.
Cách tiếp cận và giải pháp
Thảo luận tại sao giải pháp của bạn là lựa chọn tốt nhất để giải quyết vấn đề của khách hàng. Giới thiệu các chiến lược của bạn và giải thích “tại sao” bạn lại đưa ra những quyết định chính xác này để hoàn thành dự án.
Đề xuất dự án sẽ trả lời hầu hết các câu hỏi mà khách hàng của bạn có thể sẽ có. Bao gồm tất cả các chi tiết có liên quan được giải quyết vấn đề. Trình bày kế hoạch về cách bạn sẽ đưa ra giải pháp, ước tính tiến độ, phác thảo, sản phẩm bàn giao và quan trọng hơn là kết quả.
Trình độ chuyên môn
Không có khả năng người mua tiềm năng sẽ tin lời bạn. Cung cấp cho họ bằng chứng ngay trong đề xuất, chia sẻ trình độ chuyên môn và dự án thành công của bạn. Cung cấp số liệu và số liệu thống kê và bao gồm một số bằng chứng xã hội.
Làm nổi bật trình độ của nhóm của bạn. Đề xuất dự án sẽ xác minh tính chuyên nghiệp của bạn. Trong một mẫu đề xuất kinh doanh tốt, bạn cần có đủ bằng chứng.
Bạn có thể sao chép phần đánh giá chất lượng từ mẫu đề xuất này sang mẫu đề xuất khác.
Mốc thời gian
Cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về những gì và khi nào nhóm của bạn sẽ thực hiện. Bạn nên làm rõ các bước tiếp theo mà khách hàng mong đợi nếu họ quyết định bắt đầu dự án.
Trực quan hóa nội dung, sử dụng đồ họa thông tin, biểu đồ hoặc bảng. Bạn không cần phải phân bổ ngày cụ thể mà hãy chia sản phẩm được giao cho số tuần hoàn thành.
Ngân sách
Phần này của mẫu đề xuất dự án xác định phí và điều khoản thanh toán. Bạn cung cấp càng nhiều chi tiết thì càng tốt.
Một mẹo hay là sử dụng bảng so sánh phí trong mẫu. Miễn là bạn không muốn khiến người mua sợ hãi với mức giá cao và đánh giá thấp công việc của mình, hãy cung cấp các lựa chọn về giá. Khách hàng sẽ được lựa chọn mức giá tốt nhất.
Các điều khoản và điều kiện
Tóm tắt mọi thứ bạn đã mô tả trước đó trong đề xuất và phác thảo các khía cạnh pháp lý của hợp đồng. Phần mẫu này có thể bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc, chi tiết thanh toán, kế hoạch dự phòng. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng luật sư khi phác thảo các điều khoản và điều kiện cho đề xuất của mình. Sau khi tạo mẫu làm việc, bạn có thể sử dụng mẫu đó cho các mẫu đề xuất dự án trong tương lai.
Những điều cần cân nhắc khi viết đề xuất dự án
Làm theo danh sách kiểm tra viết là tốt, nhưng hãy cố gắng phân tích thay vì kiểm tra các mục trong danh sách khi bạn viết đề xuất. Hãy xem xét những điều sau đây để viết một đề xuất tốt hơn.
Khán giả của bạn. Tùy thuộc vào người sẽ xem xét đề xuất, hãy sử dụng ngôn ngữ thích hợp.
Những lý do có thể bị từ chối. Đây có thể là:
- định nghĩa kém về đề xuất;
- sự khác biệt giữa đề cương đề xuất và mục tiêu của khách hàng;
- trình bày đề xuất không đạt yêu cầu.
Dữ liệu. Thực hiện nghiên cứu, cung cấp sự kiện, biểu đồ và đồ thị. Người mua nên xem thông tin mà anh ta có thể tin tưởng.
Phần mềm quản lý dự án như thế nào
Phần mềm quản lý đề xuất có thể giúp bạn rất nhiều. Internet có đầy đủ các ứng dụng viết đề xuất trả phí và miễn phí. phần mềm đề xuất, bạn có thể tạo đường cơ sở của dự án để mọi người có thể theo dõi các giai đoạn phát triển. Dưới đây là một số ví dụ nổi tiếng.
Formstack — tăng năng suất đề xuất của bạn, thu thập dữ liệu và điều chỉnh các dự án trực tuyến, tự động hóa các quy trình thủ công, chuyển đổi từ ý tưởng sang quy trình làm việc trong vài phút - tất cả chỉ với vài cú nhấp chuột.
Đề xuất tốt hơn — cung cấp hơn 200 mẫu miễn phí cho đề xuất kinh doanh, tối ưu hóa và bảo vệ dự án của bạn.
Đề xuất — tự động hóa quy trình làm việc giúp bạn tạo và theo dõi các ưu đãi, báo giá và hợp đồng cũng như ký tài liệu trực tuyến.
RFPIO — tự động hóa các yêu cầu đề xuất bằng cách tích hợp các công cụ kinh doanh, báo cáo, giao diện thân thiện với người dùng.
Phần mềm đề xuất còn có tác dụng gì nữa?
- Sử dụng định dạng dựa trên web để gửi đề xuất được tối ưu hóa cho các thiết bị khác nhau;
- Cung cấp quyền truy cập vào các mẫu đề xuất miễn phí.
- Cung cấp các công cụ phân tích và theo dõi mọi thứ khách hàng của bạn thực hiện với đề xuất: được thông báo khi đề xuất được đọc, ký, chuyển tiếp, phần nào được xem nhiều nhất.
- Tạo chữ ký ràng buộc điện tử và cho phép khách hàng ký ngay các đề xuất
- Sử dụng tích hợp và kết nối phần mềm đề xuất với CRM, theo dõi thời gian hoặc các dịch vụ nội bộ khác của bạn.
- Tích hợp với các nơi nghỉ ngơi thanh toán nội tuyến.
- Thu thập báo cáo và đánh giá những gì hiệu quả cũng như những gì bạn nên cải thiện trong mẫu.
- Sử dụng trò chuyện trong thời gian thực trong khi người mua đang xem qua đề xuất của bạn.
- Viết đề xuất nhanh hơn với các mẫu miễn phí và phần mềm tự động.
Hãy thử bất kỳ dịch vụ viết đề xuất miễn phí nào và đánh giá kết quả. Nếu làm việc với các mẫu tạo sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và thực hiện quy trình nhanh hơn, hãy tìm giải pháp chuyên nghiệp hơn và tự động hóa việc viết đề xuất.
Người mua phải nhận thấy đề xuất của bạn về việc cung cấp vốn cho dự án. Làm cho nó hấp dẫn, thú vị và tập trung vào kết quả. Kết quả tốt được cung cấp kịp thời - cuối cùng là điều mà khách hàng của bạn mong đợi.
