Sukces i ciągły rozwój Twojego biznesu zależą bezpośrednio od sprzedaży. To, jak skutecznie sprzedajesz produkty lub usługi, świadczy o Twoim przygotowaniu i zaangażowaniu w każdy projekt. Aby uzyskać finansowanie tych projektów i pozyskać potencjalnego nabywcę, powinieneś napisać atrakcyjną propozycję projektu.
W tym artykule omawiamy, czym jest propozycja projektu, dlaczego potrzebujesz propozycji projektów, jak pisać propozycje i jak tworzyć dobre szablony propozycji projektów.
Jaka jest propozycja projektu?
Propozycja projektu (czasami nazywana propozycją biznesową) to pisemny dokument wysyłany do potencjalnych sponsorów od sprzedawcy. Propozycja zawiera istotne informacje na temat początkowego projektu, określa cele i cele, zawiera harmonogram, budżet oraz warunki i wymagania pracy.
Propozycja projektu pełni funkcję oficjalnego dokumentu pomiędzy firmą a klientem.
Dlaczego potrzebujesz propozycji projektu?
Głównym celem pisania propozycji projektu jest nakłonienie klienta do zakupu Twoich usług. Pisząc propozycję, musisz myśleć jak Twój klient i wiedzieć, czego potrzebuje i czego chce.
Dobra propozycja projektu pomoże Ci:
- zdobyć nowych klientów;
- przedłużyć istniejącą umowę;
- przekonać inwestorów (menedżerów, szefa) do przeznaczenia środków na wsparcie projektu.
Rodzaje propozycji projektów
Formalnie poproszono. Propozycja biznesowa jest wysyłana w odpowiedzi na oficjalne zapytanie. W takim przypadku klient składa zapytanie ofertowe (RFP) i przedstawia wytyczne. Dzięki temu znasz wszystkie niezbędne informacje o potencjalnym nabywcy i piszesz propozycję do dalszej oceny, aby móc przystąpić do procesu sprzedaży.
Nieformalnie poproszono. Propozycje projektów, o które prosino nieformalnie, nie odpowiadają na oficjalne prośby. Zwykle pisemna propozycja jest wynikiem nieformalnej rozmowy, podczas której potencjalny nabywca wykazuje zainteresowanie Twoją firmą. O ile nie ma oficjalnego wniosku, nieformalnie zamówiona propozycja wymaga od Ciebie dokładnych badań, a proces jej pisania może być dłuższy.
Dobrowolny. Kiedy przygotowujesz niezamówioną propozycję, nie ma w ogóle prośby. W ten sposób docierasz do potencjalnego nabywcy. Możesz porównać tego typu propozycję projektu z zimnym e-mailem lub broszurą.
Jak pisać propozycje?
Pisząc ofertę pamiętaj, że Twoim celem jest przedstawienie potencjalnemu nabywcy wartości projektu. Podziel proces pisania na sekcje, które mogą również służyć jako struktura szablonu propozycji. Gotowy szablon wniosku może drastycznie uprościć proces pisania wniosków. Jest to gotowy do użycia wzór, który zawiera już istotne informacje i wymaga niewielkiej edycji.
Zazwyczaj szablony propozycji projektów podzielone są na standardowe części. Możesz znaleźć wiele bezpłatnych szablonów ofert i dostosować je do swoich potrzeb. Typowy szablon propozycji projektu zawiera następujące elementy:
- Arkusz tytułowy
- Spis treści
- Podsumowanie wykonawcze
- Oświadczenie o problemie
- Podejście i rozwiązanie
- Kwalifikacja
- Oś czasu
- Budżet
- Regulamin
Lista kontrolna szablonu wniosku
Powyższa lista może służyć jako lista kontrolna szablonu wniosku. Praktycznym krokiem przygotowawczym może być napisanie list kontrolnych przed napisaniem samego wniosku.
Możesz użyć wspomnianej listy kontrolnej do dowolnego szablonu propozycji biznesowej. W zależności od żądania możesz dodać lub usunąć niektóre szczegóły z szablonu. Jeżeli nie jesteś pewien, co powinno znaleźć się we wniosku, potraktuj pytania klienta jako wskazówkę.
Wiemy, że jest o czym pamiętać. Dlatego najlepszą opcją śledzenia wszystkiego jest przestrzeganie listy kontrolnej szablonu wniosku. Pisanie list kontrolnych pomaga uporządkować proces i daje pewność, że nie przeoczysz niczego ważnego.
Jeśli masz trudności z tworzeniem list kontrolnych, spróbuj użyć oprogramowania takiego jak Process Street . Process Street doskonale nadaje się do pisania szablonów list kontrolnych propozycji, zarządzania powtarzalnymi zadaniami i tworzenia indywidualnych list.
Pisanie propozycji projektu
Napisz propozycję w formie eseju i postępuj zgodnie z listą kontrolną, usuwając punkty z listy. Twoja propozycja biznesowa powinna mieć logiczną sekwencję i odpowiadać na pytania kupującego.
Strona tytułowa
Zacznij pisać szablon propozycji projektu od strony tytułowej. Co uwzględnić na stronie tytułowej?
- Twoje imię i nazwisko oraz nazwa Twojej firmy/firmy.
- Imię i nazwisko Twojego potencjalnego klienta.
- Data złożenia wniosku.
Spis treści
Kontynuuj propozycję ze spisem treści. Spis treści ułatwia zapoznanie się z propozycją. Ułatwia to kupującemu przeglądanie tekstu we własnym tempie lub dotarcie od razu do najbardziej krytycznych części. Pomóż swoim klientom w łatwiejszej nawigacji, dodając hiperłącza do szablonu w sekcji spisu treści.
Podsumowanie wykonawcze
Napisz spójne streszczenie. Ważne jest, aby propozycja była ekscytująca i angażująca czytelnika od pierwszych słów.
Po przeczytaniu tej sekcji Twój klient powinien mieć jasny obraz tego, jak możesz mu pomóc.
Lista kontrolna dotycząca pisania podsumowania wykonawczego:
- przegląd firmy i cele firmy;
- Twoja wizja i plany;
- tło problemu, który rozwiązuje Twój projekt;
- podejście do rozwiązywania problemów.
- wyniki i wyniki.
Pamiętaj, że to część wprowadzająca. Najlepiej byłoby, gdybyś odpowiednio przedstawił pomysł na projekt, bez zbyt wielu szczegółów. Szablon wniosku zawiera inne części, w których można przekazać bardziej konkretne informacje na temat problemu i technik jego rozwiązywania.
Należy jednak zachować precyzję i pokazać wartość klientowi. Nie pisz na przykład, że Twoja firma jest „liderem” lub „numerem 1 w branży”. Przygotuj kilka realnych przykładów tego, co i jak możesz pomóc klientowi. Załóżmy, że celem Twojego projektu jest stworzenie unikalnej treści wizualnej dla portfolio klienta. Opisz, dlaczego jesteś lepszy od konkurencji i jakie niestandardowe usługi oferujesz, które odpowiadają potrzebom klienta.
Twoim celem jest przyciągnięcie uwagi klienta i utrzymanie jego zainteresowania.
Oświadczenie o problemie
Na czym polega problem i jaki ma on wpływ na biznes klienta? Zdefiniuj to tak prosto, jak to możliwe. Ta część i następująca po niej sekcja „rozwiązania” dowolnego szablonu propozycji projektu są zasadniczymi częściami.
Jakie są tutaj główne punkty?
Badania i dodatkowe przemyślenia. Musisz pokazać, że odrobiłeś pracę domową, zagłębić się w tło problemu i przedstawić swoją perspektywę. Sformułuj go w sposób, który płynnie doprowadzi propozycję do części z rozwiązaniem.
Podejście i rozwiązanie
Przedyskutuj, dlaczego Twoje rozwiązanie jest najlepszą opcją rozwiązania problemu klienta. Przedstaw swoje strategie i wyjaśnij, „dlaczego” podejmujesz dokładnie takie decyzje, aby ukończyć projekt.
Propozycja projektu powinna odpowiedzieć na większość pytań, jakie prawdopodobnie będzie miał Twój klient. Uwzględnij wszystkie istotne szczegóły dotyczące problemu. Pokaż plan dostarczenia rozwiązania, oszacuj harmonogram, zarysy, rezultaty i, co ważniejsze, wyniki.
Kwalifikacja
Jest mało prawdopodobne, że potencjalny nabywca uwierzy tylko Twojemu słowu. Daj im dowód bezpośrednio we wniosku, podziel się swoimi kwalifikacjami i udanymi projektami. Podaj liczby i statystyki oraz dołącz dowód społeczny.
Podkreśl, jak wykwalifikowany jest Twój zespół. Propozycja projektu powinna zweryfikować Twój profesjonalizm. W dobrym szablonie propozycji biznesowej musisz mieć wystarczający dowód.
Część kwalifikacyjną można skopiować z jednego szablonu wniosku do innego.
Oś czasu
Daj jasny obraz tego, co i kiedy będzie zrobione przez Twój zespół. Powinieneś wyjaśnić dalsze kroki, których klienci mogą się spodziewać, jeśli zdecydują się na rozpoczęcie projektu.
Wizualizuj treść, korzystaj z infografik, wykresów lub tabel. Nie musisz wyznaczać konkretnych dat, ale podziel rezultaty na tygodnie ukończenia.
Budżet
Ta część szablonu propozycji projektu określa opłaty i warunki płatności. Im więcej szczegółów podasz, tym lepiej.
Dobrym trikiem jest wykorzystanie w szablonie tabeli porównawczej opłat. Jeśli nie chcesz odstraszyć kupującego wysokimi cenami i zaniżać wartości swojej pracy, podaj opcje cenowe. Klient będzie mógł wybrać najlepszą cenę.
Regulamin
Podsumuj wszystko, co opisałeś wcześniej we wniosku i nakreśl prawne aspekty umowy. Ta sekcja szablonu może zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia, szczegóły płatności oraz plan awaryjny. Przy ustalaniu warunków oferty zalecamy skorzystanie z usług prawnika. Po utworzeniu wzorca roboczego możesz go użyć w przyszłych szablonach propozycji projektów.
Na co zwrócić uwagę pisząc propozycje projektów
Postępowanie zgodnie z pisemną listą kontrolną jest dobre, ale podczas pisania propozycji staraj się analizować, a nie sprawdzać pozycje na liście. Aby napisać lepszą propozycję, rozważ poniższe kwestie.
Twoja publiczność. W zależności od tego, kto będzie recenzował propozycję, użyj odpowiedniego języka.
Potencjalne powody odrzucenia. To mógłby być:
- zła definicja propozycji;
- rozbieżność pomiędzy zarysem propozycji a celami klienta;
- niezadowalająca prezentacja oferty.
Dane. Przeprowadź badania, podaj fakty, wykresy i wykresy. Kupujący powinien zobaczyć informacje, którym może zaufać.
A co powiesz na oprogramowanie do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania propozycjami może Ci bardzo pomóc. Internet jest pełen płatnych i bezpłatnych aplikacji do pisania propozycji. Propozycji, możesz stworzyć punkt odniesienia projektu, aby każdy mógł śledzić etapy rozwoju. Poniżej kilka znanych przykładów.
Formstack — zwiększa produktywność ofert, gromadzi dane i uzgadnia projekty online, automatyzuje procesy ręczne, przejścia od pomysłu do przepływu pracy w ciągu kilku minut - a wszystko to za pomocą kilku kliknięć.
Lepsze propozycje — zaoferuj ponad 200 bezpłatnych szablonów propozycji biznesowych, optymalizacji i ochrony swoich projektów.
Proposify — automatyzacja przepływu pracy, która pomaga tworzyć i śledzić oferty, wyceny i umowy, a także podpisywać dokumenty online.
RFPIO — automatyzacja zapytań ofertowych z integracją narzędzi biznesowych, raportów, przyjaznym interfejsem.
Co jeszcze potrafi oprogramowanie ofertowe?
- Wykorzystuje format internetowy do wysyłania propozycji zoptymalizowanych dla różnych urządzeń;
- Zapewnia dostęp do bezpłatnych szablonów ofert.
- Zapewnia narzędzia analityczne i śledzi wszystko, co Twój klient robi z propozycją: otrzymuj powiadomienia, gdy propozycje są czytane, podpisywane, przekazywane, jakie sekcje są najczęściej oglądane.
- Tworzy elektronicznie wiążące podpisy i umożliwia klientom natychmiastowe podpisywanie wniosków
- Korzysta z integracji i łączy oprogramowanie ofertowe z Twoim CRM, śledzeniem czasu lub innymi usługami wewnętrznymi.
- Integruje się z płatnościami inline.
- Zbiera raporty i ocenia, co działa, a co należy poprawić w szablonie.
- Korzysta z czatu w czasie rzeczywistym, podczas gdy kupujący przegląda Twoją ofertę.
- Szybciej pisze oferty dzięki bezpłatnym szablonom i zautomatyzowanemu oprogramowaniu.
Wypróbuj dowolną bezpłatną usługę pisania propozycji i oceń wynik. Jeśli praca z gotowymi szablonami pozwoli Ci zaoszczędzić czas i przyspieszyć proces, znajdź bardziej profesjonalne rozwiązanie i zautomatyzuj pisanie propozycji.
Kupujący musi zapoznać się z Twoją propozycją, aby zapewnić środki na projekt. Spraw, aby było to atrakcyjne, ekscytujące i skoncentruj się na wynikach. Dobre rezultaty dostarczone na czas – tego ostatecznie oczekuje Twój klient.
