إن النجاح والتطور المستمر لأعمالك يعتمد بشكل مباشر على المبيعات. إن مدى كفاءة بيع المنتجات أو الخدمات يظهر استعدادك والتزامك بكل مشروع. للحصول على تمويل تلك المشاريع والفوز بالمشتري المحتمل، يجب عليك كتابة مقترح مشروع مقنع.
في هذه المقالة، نناقش ما هو مقترح المشروع، ولماذا تحتاج إلى مقترحات المشروع، وكيفية كتابة المقترحات، وكيفية إنشاء قوالب مقترحات المشروع الجيدة.
ما هو مقترح المشروع؟
مقترح المشروع (يشار إليه أحيانًا بمقترح العمل) هو مستند مكتوب يتم إرساله إلى الرعاة المحتملين من البائع. يحتوي الاقتراح على معلومات حيوية حول المشروع الأولي، ويحدد الأهداف والغايات، ويتضمن الجدول الزمني والميزانية وظروف العمل ومتطلباته.
يعمل مقترح المشروع كوثيقة رسمية بين الشركة والعميل.
لماذا تحتاج إلى مقترح المشروع؟
الهدف الرئيسي من كتابة مقترح المشروع هو إقناع العميل بشراء خدماتك. أثناء كتابة الاقتراح، عليك أن تفكر مثل عميلك وأن تعرف ما يحتاج إليه ويريده.
سيساعدك اقتراح المشروع الجيد على:
- كسب عملاء جدد؛
- تمديد العقد الحالي؛
- إقناع المستثمرين (المديرين، الرئيس) بتخصيص الموارد لدعم المشروع.
أنواع مقترح المشروع
طلبت رسميا. يتم إرسال مقترح العمل كرد على طلب رسمي. في هذه الحالة، يقدم العميل طلبًا لتقديم العروض (RFP) ويقدم الإرشادات. حتى تعرف جميع المعلومات الضرورية عن المشتري المحتمل وتكتب مقترحًا لمزيد من التقييم لمواصلة عملية البيع.
طلبت بشكل غير رسمي. مقترحات المشاريع المطلوبة بشكل غير رسمي لا تستجيب لطلب رسمي. عادة، ينتج الاقتراح المكتوب عن محادثة غير رسمية عندما يُظهر المشتري المحتمل اهتمامًا بعملك. طالما لا يوجد طلب رسمي، فإن الاقتراح الذي يتم طلبه بشكل غير رسمي يتطلب بحثًا شاملاً منك، ويمكن أن تستغرق عملية الكتابة وقتًا أطول.
الغير مرغوب فيها. عندما تقوم بإعداد عرض غير مرغوب فيه، لا يوجد أي طلب على الإطلاق. بهذه الطريقة، أنت تتواصل مع مشتري محتمل. يمكنك مقارنة هذا النوع من مقترحات المشاريع برسالة بريد إلكتروني باردة أو كتيب.
كيف تكتب المقترحات؟
عند كتابة مقترح المشروع، تذكر أن هدفك هو تقديم قيمة المشروع للمشتري المحتمل. قم بتقسيم عملية الكتابة إلى أقسام يمكن أن تعمل أيضًا كهيكل لقالب الاقتراح الخاص بك. يمكن لقالب الاقتراح المُعد مسبقًا أن يبسط عملية كتابة المقترحات بشكل كبير. إنه نمط جاهز للاستخدام يحتوي بالفعل على معلومات مهمة مضمنة ويحتاج إلى القليل من التحرير.
عادة، يتم تقسيم قوالب مقترحات المشاريع إلى أجزاء قياسية. يمكنك العثور على الكثير من قوالب الاقتراحات المجانية وتكييفها لتناسب احتياجاتك. يتضمن قالب مقترح المشروع النموذجي العناصر التالية:
- ورقة العنوان
- جدول المحتويات
- ملخص تنفيذي
- عرض المشكلة
- النهج والحل
- مؤهل
- الجدول الزمني
- ميزانية
- الأحكام والشروط
قائمة التحقق من نموذج الاقتراح
يمكن أن تكون القائمة أعلاه بمثابة قائمة مرجعية لقالب الاقتراح. قبل كتابة الاقتراح الفعلي، يمكن أن تكون كتابة قوائم المراجعة خطوة تحضيرية عملية.
يمكنك استخدام القائمة المرجعية المذكورة لأي قالب مقترح عمل. بناءً على الطلب، يمكنك إضافة أو إزالة بعض التفاصيل من القالب. إذا لم تكن متأكدًا مما يجب تضمينه في الاقتراح، فاستخدم أسئلة العميل كمبدأ توجيهي.
ونحن نعلم أن هناك الكثير لنضعه في الاعتبار. ولهذا السبب فإن أفضل خيار لتتبع كل شيء هو اتباع القائمة المرجعية لقالب الاقتراح. تساعد كتابة قوائم المراجعة في تنظيم العملية والتأكد من عدم تفويت أي شيء مهم.
إذا كنت تواجه صعوبات في إنشاء قوائم التحقق، فحاول استخدام برامج مثل Process Street . يعد Process Street رائعًا لكتابة قوالب قوائم مراجعة المقترحات، وإدارة المهام المتكررة، وإنشاء قوائم فردية.
كتابة مقترح المشروع
اكتب الاقتراح كمقالة واتبع القائمة المرجعية لإزالة النقاط من القائمة. يجب أن يحتوي اقتراح عملك على تسلسل منطقي وأن يجيب على أسئلة المشتري.
صفحة عنوان الكتاب
ابدأ في كتابة قالب مقترح مشروعك باستخدام صفحة العنوان. ما الذي يجب التفكير فيه على صفحة العنوان؟
- اسمك واسم عملك/شركتك.
- اسم عميلك المحتمل.
- تاريخ تقديم المقترح.
جدول المحتويات
تابع الاقتراح مع جدول المحتويات. جدول المحتويات يجعل الاقتراح سهل القراءة. إنه يجعل من السهل على المشتري تصفح النص بالسرعة التي تناسبه، أو جعله مباشرة إلى الأجزاء الأكثر أهمية. ساعد عملائك على التنقل بسهولة عن طريق إضافة ارتباطات تشعبية إلى القالب في قسم المحتويات.
ملخص تنفيذي
اكتب ملخصًا تنفيذيًا متماسكًا. من المهم أن تجعل الاقتراح مثيرًا وجذابًا للقارئ منذ الكلمات الأولى.
بعد قراءة هذا القسم، يجب أن يكون لدى عميلك فكرة واضحة عن كيفية مساعدته.
القائمة المرجعية لكتابة الملخص التنفيذي:
- نظرة عامة على الشركة وأهداف الشركة؛
- رؤيتك وخططك؛
- خلفية المشكلة التي يحلها مشروعك؛
- نهج حل المشكلات.
- النتائج والنتائج.
تذكر أن هذا جزء تمهيدي. سيكون من الأفضل أن تقوم بتسليم فكرة المشروع بشكل مناسب دون الكثير من التفاصيل. هناك أجزاء أخرى في قالب الاقتراح لمشاركة المزيد من المعلومات الملموسة حول المشكلة وتقنيات حلها.
ومع ذلك، يجب أن تكون دقيقًا وتظهر القيمة للعميل. على سبيل المثال، لا تكتب فقط أن شركتك "هي الشركة الرائدة" أو "المركز الأول في الصناعة". قم بإعداد بعض الأمثلة الحقيقية لما وكيف يمكنك مساعدة العميل. لنفترض أن هدف مشروعك هو إنشاء محتوى مرئي فريد لمحفظة العميل. صف لماذا أنت أفضل من منافسك وما هي الخدمات المخصصة التي تقدمها والتي تتوافق مع نقطة الألم لدى العميل.
هدفك هنا هو جذب انتباه العميل والاحتفاظ باهتمامه.
عرض المشكلة
ما هي المشكلة وكيف تؤثر على عمل العميل؟ حدد هذا بشكل واضح قدر الإمكان. يعد هذا الجزء وقسم "الحل" التالي في أي قالب مقترح مشروع الأجزاء الأساسية.
ما هي النقاط الرئيسية هنا؟
البحث والتفكير الإضافي. يجب عليك أن تثبت أنك قمت بواجبك، وأن تبحث في خلفية المشكلة، وأن تعرض وجهة نظرك. ضعه في إطار بطريقة تنقل الاقتراح بسلاسة إلى جزء الحل.
النهج والحل
ناقش لماذا يعتبر الحل الذي تقدمه هو الخيار الأفضل لحل مشكلة العميل. قدِّم استراتيجياتك واشرح "لماذا" تتخذ هذه القرارات الدقيقة لإكمال المشروع.
يجب أن يجيب مقترح المشروع على معظم الأسئلة التي قد يطرحها عميلك. قم بتضمين كافة التفاصيل ذات الصلة التي يتم تناولها للمشكلة. اعرض الخطة حول كيفية تقديم الحل، وتقدير الجدول الزمني، والخطوط العريضة، والتسليمات، والأهم من ذلك، النتائج.
مؤهل
ليس من المرجح أن يأخذ المشتري المحتمل كلمتك فقط. امنحهم إثباتًا صحيحًا في الاقتراح، وشارك مؤهلاتك ومشاريعك الناجحة. توفير الأرقام والإحصائيات وتضمين بعض الأدلة الاجتماعية.
سلط الضوء على مدى تأهل فريقك. يجب أن يؤكد مقترح المشروع على احترافك. في قالب مقترح الأعمال الجيد، يجب أن يكون لديك دليل كافٍ.
يمكنك نسخ جزء التأهيل من قالب مقترح إلى آخر.
الجدول الزمني
أعط فهمًا واضحًا لما سيفعله فريقك ومتى. يجب عليك توضيح الخطوات الإضافية التي يتوقعها العملاء إذا قرروا بدء المشروع.
تصور المحتوى، استخدم الرسوم البيانية، الرسوم البيانية، أو الجداول. لا تحتاج إلى تخصيص تواريخ محددة، ولكن قم بتقسيم التسليمات على أسابيع الإنجاز.
ميزانية
يحدد هذا الجزء من قالب مقترح المشروع الرسوم وشروط الدفع. كلما زادت التفاصيل التي تقدمها، كلما كان ذلك أفضل.
الحيلة الجيدة هي استخدام جدول مقارنة الرسوم في القالب. طالما أنك لا ترغب في إخافة المشتري بالأسعار المرتفعة والتقليل من قيمة وظيفتك، فقدم خيارات التسعير. وسيكون العميل قادرا على اختيار أفضل الأسعار.
الأحكام والشروط
لخص كل ما وصفته سابقًا في الاقتراح وحدد الجوانب القانونية للعقد. قد يتضمن قسم القالب هذا تواريخ البدء والانتهاء وتفاصيل الدفع وخطة الطوارئ. نوصي بالاستعانة بمحامي عند تحديد الشروط والأحكام الخاصة بمقترحك. بمجرد إنشاء نمط العمل، يمكنك استخدامه لقوالب مقترحات المشاريع المستقبلية.
ما يجب مراعاته عند كتابة مقترحات المشاريع
يعد اتباع قائمة مراجعة الكتابة أمرًا جيدًا، لكن حاول تحليل العناصر الموجودة في القائمة بدلاً من التحقق منها عند كتابة المقترحات. خذ بعين الاعتبار ما يلي لكتابة اقتراح أفضل.
جمهورك. اعتمادًا على من سيقوم بمراجعة الاقتراح، استخدم اللغة المناسبة.
الأسباب المحتملة للرفض. يمكن أن يكون هذا:
- تعريف ضعيف للاقتراح؛
- التناقض بين الخطوط العريضة للاقتراح وأهداف العميل؛
- عرض الاقتراح غير مرضي.
بيانات. قم بالبحث وقدم الحقائق والرسوم البيانية والرسوم البيانية. ويجب على المشتري الاطلاع على المعلومات التي يمكنه الوثوق بها.
ماذا عن برامج إدارة المشاريع
يمكن أن يساعدك برنامج إدارة العروض كثيرًا. الإنترنت مليء بتطبيقات كتابة المقترحات المدفوعة والمجانية. برنامج الاقتراح، يمكنك إنشاء خط الأساس للمشروع، حتى يتمكن الجميع من تتبع مراحل التطوير. وفيما يلي بعض الأمثلة الشهيرة.
Formstack — يعمل على تعزيز إنتاجية مقترحك، وجمع البيانات وتسوية المشاريع عبر الإنترنت، وأتمتة العمليات اليدوية، والانتقال من الفكرة إلى سير العمل في دقائق - كل ذلك ببضع نقرات.
مقترحات أفضل - تقدم أكثر من 200 نموذج مجاني لمقترحات الأعمال وتحسين وحماية مشاريعك.
اقتراح - أتمتة سير العمل التي تساعدك على إنشاء وتتبع العروض وعروض الأسعار والعقود، بالإضافة إلى توقيع المستندات عبر الإنترنت.
RFPIO — أتمتة طلبات العروض من خلال دمج أدوات العمل والتقارير والواجهة سهلة الاستخدام.
ماذا يفعل برنامج الاقتراح أيضًا؟
- يستخدم التنسيق المستند إلى الويب لإرسال المقترحات المُحسّنة للأجهزة المختلفة؛
- يوفر الوصول إلى قوالب الاقتراحات المجانية.
- يوفر أدوات تحليلية ويتتبع كل ما يفعله عميلك مع الاقتراح: يتم إعلامك عند قراءة العروض وتوقيعها وإعادة توجيهها والأقسام الأكثر مشاهدة.
- إنشاء توقيعات ملزمة إلكترونيًا والسماح للعملاء بالتوقيع على المقترحات على الفور
- يستخدم عمليات التكامل ويربط برنامج الاقتراح مع إدارة علاقات العملاء (CRM) أو تتبع الوقت أو الخدمات الداخلية الأخرى.
- يتكامل مع عطلات الدفع المضمنة.
- يجمع التقارير ويقيم ما ينجح وما يجب عليك تحسينه في القالب.
- يستخدم الدردشة في الوقت الفعلي بينما يبحث المشتري في اقتراحك.
- يكتب المقترحات بشكل أسرع باستخدام القوالب المجانية والبرامج الآلية.
جرب أي خدمة مجانية لكتابة المقترحات وقم بتقييم النتيجة. إذا كان العمل باستخدام القوالب المعدة مسبقًا يحرر وقتك ويجعل العملية أسرع، فابحث عن حل أكثر احترافية وقم بأتمتة كتابة المقترحات.
يجب على المشتري أن يلاحظ اقتراحك لتوفير الأموال للمشروع. اجعلها مقنعة ومثيرة وركز على النتائج. تقديم نتائج جيدة في الوقت المناسب - هو ما يتوقعه عميلك في النهاية.
