يعتمد النجاح والتطوير المستمر لعملك بشكل مباشر على المبيعات. تُظهر مدى كفاءة بيع المنتجات أو الخدمات استعدادك لكل مشروع والتزامك به. للحصول على تمويل هذه المشاريع والفوز بالمشتري المحتمل ، يجب عليك كتابة مقترح مشروع مقنع.

في هذه المقالة ، نناقش ماهية اقتراح المشروع ، ولماذا تحتاج إلى مقترحات المشروع ، وكيفية كتابة المقترحات ، وكيفية إنشاء قوالب اقتراح مشروع جيدة.

ما هو مقترح المشروع؟

اقتراح المشروع (يشار إليه أحيانًا باسم اقتراح الأعمال) هو مستند مكتوب يتم إرساله إلى الرعاة المحتملين من البائع. يحتوي الاقتراح على معلومات حيوية حول المشروع الأولي ، ويحدد الأهداف والغايات ، ويتضمن الجدول الزمني والميزانية وشروط ومتطلبات العمل.

يعمل مقترح المشروع كوثيقة رسمية بين الشركة والعميل.

لماذا تحتاج اقتراح مشروع؟

الهدف الرئيسي من كتابة مقترح المشروع هو إقناع العميل بشراء خدماتك. أثناء كتابة الاقتراح ، عليك أن تفكر مثل عميلك وأن تعرف ما يحتاج إليه ويريده.

سيساعدك اقتراح المشروع الجيد على:

  • كسب عملاء جدد ؛
  • تمديد عقد قائم ؛
  • إقناع المستثمرين (المدراء ، الرئيس) بتخصيص الموارد لدعم المشروع.

أنواع مقترح المشروع

طلبت رسميا. يتم إرسال اقتراح العمل كاستجابة لطلب رسمي. في هذه الحالة ، يقدم العميل طلب عرض (RFP) ويقدم الدليل الإرشادي. حتى تعرف جميع المعلومات اللازمة حول المشتري المحتمل وتكتب اقتراحًا لمزيد من التقييم لمتابعة عملية البيع.

طلبت بشكل غير رسمي. مقترحات المشاريع المطلوبة بشكل غير رسمي لا تستجيب لطلب رسمي. عادةً ما ينتج الاقتراح المكتوب عن محادثة غير رسمية عندما يُظهر المشتري المحتمل اهتمامه بعملك. طالما لم يكن هناك طلب رسمي ، فإن الاقتراح المطلوب بشكل غير رسمي يتطلب بحثًا شاملاً منك ، ويمكن أن تطول عملية الكتابة.

الغير مرغوب فيها. عندما تقوم بإعداد عرض غير مرغوب فيه ، لا يوجد أي طلب على الإطلاق. بهذه الطريقة ، فإنك تتواصل مع مشترٍ محتمل. يمكنك مقارنة هذا النوع من اقتراح المشروع بالبريد الإلكتروني البارد أو الكتيب.

كيف تكتب العروض؟

عند كتابة اقتراح ، تذكر أن هدفك هو تقديم قيمة المشروع إلى المشتري المحتمل. قسّم عملية الكتابة إلى أقسام والتي يمكن أن تعمل أيضًا كهيكل لقالب الاقتراح الخاص بك. يمكن لقالب الاقتراح المعد مسبقًا أن يبسط بشكل كبير عملية كتابة المقترحات. إنه نمط جاهز للاستخدام يحتوي بالفعل على معلومات مهمة متضمنة ويحتاج إلى القليل من التحرير.

عادة ، يتم تقسيم قوالب اقتراح المشروع إلى أجزاء قياسية. يمكنك العثور على الكثير من قوالب الاقتراحات المجانية وتكييفها وفقًا لاحتياجاتك. يتضمن نموذج اقتراح المشروع النموذجي العناصر التالية:

  1. ورقة العنوان
  2. جدول المحتويات
  3. ملخص تنفيذي
  4. عرض المشكلة
  5. النهج والحل
  6. مؤهل
  7. الجدول الزمني
  8. الدخل
  9. الأحكام والشروط

قائمة مراجعة قالب الاقتراح

يمكن أن تكون القائمة أعلاه بمثابة قائمة مرجعية لقالب الاقتراح. قبل كتابة الاقتراح الفعلي ، يمكن أن تكون كتابة قوائم المراجعة خطوة إعداد عملية.

يمكنك استخدام قائمة التحقق المذكورة لأي قالب اقتراح عمل. بناءً على الطلب ، يمكنك إضافة أو إزالة بعض التفاصيل من النموذج. إذا لم تكن متأكدًا مما يجب تضمينه في الاقتراح ، فاستخدم أسئلة العميل كمبدأ توجيهي.

نحن نعلم أن هناك الكثير مما يجب أن نضعه في الاعتبار. هذا هو السبب في أن أفضل خيار لتتبع كل شيء هو اتباع قائمة التحقق الخاصة بقالب الاقتراح. تساعد قوائم مراجعة الكتابة في تنظيم العملية وتضمن عدم تفويت أي شيء مهم.

إذا كنت تواجه صعوبات في إنشاء قوائم التحقق ، فحاول استخدام برنامج مثل Process Street . يعد برنامج Process Street رائعًا لكتابة قوالب قوائم مراجعة المقترحات ، وإدارة المهام المتكررة ، وإنشاء قوائم فردية.

كتابة اقتراح المشروع

Project proposal checklist

اكتب اقتراحًا كمقال واتبع نقاط إزالة القائمة المرجعية من القائمة. يجب أن يحتوي اقتراح عملك على تسلسل منطقي وأن يجيب على أسئلة المشتري.

صفحة عنوان الكتاب

ابدأ في كتابة قالب اقتراح مشروعك باستخدام صفحة العنوان. ماذا تنعكس على صفحة العنوان؟

  • اسمك واسم عملك / شركتك.
  • اسم عميلك المحتمل.
  • تاريخ تقديم الاقتراح.

جدول المحتويات

مواصلة الاقتراح مع جدول المحتويات. جدول المحتويات يجعل الاقتراح سهل القراءة. إنه يجعل الأمر أسهل بالنسبة للمشتري أن يتصفح النص بالسرعة التي تناسبه ، أو يجعله يتعامل مع الأجزاء الأكثر أهمية. ساعد عملائك على التنقل بسهولة عن طريق إضافة ارتباطات تشعبية إلى القالب في قسم المحتويات.

ملخص تنفيذي

اكتب ملخصًا تنفيذيًا متماسكًا. من الأهمية بمكان أن تجعل الاقتراح مثيرًا وجذابًا للقارئ من الكلمات الأولى.

بعد قراءة هذا القسم ، يجب أن يكون لدى العميل فكرة واضحة عن كيفية مساعدته.

قائمة مراجعة كتابة الملخص التنفيذي:

  • نظرة عامة على الشركة وأهداف الشركة ؛
  • رؤيتك وخططك.
  • خلفية المشكلة التي يحلها مشروعك ؛
  • نهج لحل المشكلة.
  • النتائج والنتائج.

تذكر ، هذا جزء تمهيدي. سيكون من الأفضل إذا قمت بتسليم فكرة المشروع بشكل مناسب دون الكثير من التفاصيل. هناك أجزاء أخرى في نموذج الاقتراح لمشاركة المزيد من المعلومات الملموسة حول المشكلة وتقنيات حلها.

ومع ذلك ، يجب أن تكون دقيقًا وأن تُظهر قيمة للعميل. على سبيل المثال ، لا تكتب فقط أن شركتك "رائدة" أو "الأولى في الصناعة". قم بإعداد بعض الأمثلة الحقيقية لما وكيف يمكنك مساعدة العميل. لنفترض أن هدف مشروعك هو إنشاء محتوى مرئي فريد لمحفظة العميل. صف سبب كونك أفضل من منافسيك وما هي الخدمات المخصصة التي تقدمها والتي تتناسب مع نقطة الألم لدى العميل.

هدفك هنا هو جذب انتباه العميل والاحتفاظ باهتمامه.

عرض المشكلة

ما هي المشكلة وكيف تؤثر على عمل العميل؟ حدد هذا بشكل مباشر قدر الإمكان. يعتبر هذا الجزء وقسم "الحل" التالي من أي نموذج مقترح مشروع الأجزاء الأساسية.

ما هي النقاط الرئيسية هنا؟

البحث والتفكير الإضافي. تحتاج إلى إظهار أنك قمت بأداء واجبك ، والبحث في خلفية المشكلة ، وتقديم وجهة نظرك. ضع إطارًا بطريقة تجعل الاقتراح ينقل بسلاسة إلى جزء الحل.

النهج والحل

ناقش سبب كون الحل الذي تقدمه هو الخيار الأفضل لحل مشكلة العميل. قدم استراتيجياتك واشرح "لماذا" تتخذ هذه القرارات الدقيقة لإكمال المشروع.

يجب أن يجيب اقتراح المشروع على معظم الأسئلة التي قد يطرحها عميلك. قم بتضمين جميع التفاصيل ذات الصلة التي تم تناولها بالمشكلة. اعرض الخطة الخاصة بكيفية تقديم الحل ، وقم بتقدير الجدول الزمني ، والخطوط العريضة ، والمخرجات ، والأهم من ذلك ، النتائج.

مؤهل

ليس من المحتمل أن يأخذ المشتري المحتمل كلمتك فقط. امنحهم الدليل الصحيح في الاقتراح ، وشارك مؤهلاتك ومشاريعك الناجحة. قدم أرقامًا وإحصاءات وأدرج بعض الأدلة الاجتماعية.

سلط الضوء على مدى تأهيل فريقك. يجب أن يتحقق اقتراح المشروع من احترافك. في قالب اقتراح عمل جيد ، يجب أن يكون لديك دليل كاف.

يمكنك نسخ جزء التأهيل من نموذج اقتراح إلى آخر.

الجدول الزمني

أعط فهمًا واضحًا لما سيقوم به فريقك ومتى. يجب عليك توضيح الخطوات الإضافية التي يتوقعها العملاء إذا قرروا بدء المشروع.

تصور المحتوى ، واستخدام الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية أو الجداول. لست بحاجة إلى تخصيص التواريخ المحددة ، ولكن قسّم النتائج على أسابيع الانتهاء.

الدخل

يحدد هذا الجزء من نموذج اقتراح المشروع الرسوم وشروط الدفع. لمزيد من التفاصيل التي تقدمها ، كان ذلك أفضل.

الحيلة الجيدة هي استخدام جدول مقارنة الرسوم في النموذج. طالما أنك لا تريد تخويف المشتري بأسعار مرتفعة ، وتقليل قيمة وظيفتك ، فقدم خيارات التسعير. سيتمكن العميل من اختيار السعر الأفضل.

الأحكام والشروط

لخص كل ما وصفته مسبقًا في الاقتراح وحدد الجوانب القانونية للعقد. قد يتضمن قسم النموذج هذا تواريخ البدء والانتهاء وتفاصيل الدفع وخطة الطوارئ. نوصي بالاستعانة بمحام عند تحديد الشروط والأحكام لمقترحك. بمجرد إنشاء نمط عمل ، يمكنك استخدامه لقوالب اقتراح المشروع المستقبلية.

ما يجب مراعاته عند كتابة مقترحات المشروع

يعد اتباع قائمة مراجعة الكتابة أمرًا جيدًا ، ولكن حاول تحليل العناصر الموجودة في القائمة بدلاً من التحقق منها عند كتابة المقترحات. ضع في اعتبارك ما يلي لكتابة اقتراح أفضل.

جمهورك. اعتمادًا على من سيراجع الاقتراح ، استخدم اللغة المناسبة.

الأسباب المحتملة للرفض. قد يكون هذا:

  • تعريف ضعيف للاقتراح ؛
  • التناقض بين مخططات الاقتراح وأهداف العميل ؛
  • عرض اقتراح غير مرض.

البيانات. قم بالبحث وقدم الحقائق والمخططات والرسوم البيانية. يجب أن يرى المشتري المعلومات التي يمكنه الوثوق بها.

ماذا عن برنامج إدارة المشاريع

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة العروض كثيرًا. الإنترنت مليء بتطبيقات كتابة الاقتراحات المدفوعة والمجانية. برنامج الاقتراح ، يمكنك إنشاء خط أساس للمشروع ، بحيث يمكن للجميع تتبع مراحل التطوير. فيما يلي بعض الأمثلة الشهيرة.

Project proposal software

Formstack - يعزز إنتاجية الاقتراح الخاص بك ، ويجمع البيانات ويسوي المشاريع عبر الإنترنت ، ويعمل على أتمتة العمليات اليدوية ، والانتقال من الفكرة إلى سير العمل في دقائق - كل ذلك ببضع نقرات.

عروض أفضل - تقدم أكثر من 200 نموذج مجاني لمقترحات الأعمال وتحسين وحماية مشاريعك.

Proposify - أتمتة سير العمل التي تساعدك على إنشاء وتتبع العروض وعروض الأسعار والعقود ، بالإضافة إلى توقيع المستندات عبر الإنترنت.

RFPIO - أتمتة طلبات العروض مع تكامل أدوات العمل والتقارير وواجهة سهلة الاستخدام.

ماذا يفعل برنامج الاقتراح أيضا؟

  • يستخدم تنسيقًا مستندًا إلى الويب لإرسال مقترحات مُحسَّنة لأجهزة مختلفة ؛
  • يوفر الوصول إلى قوالب الاقتراحات المجانية.
  • يوفر أدوات تحليلية ويتعقب كل ما يفعله عميلك بالاقتراح: يتم إخطارك عند قراءة العروض والتوقيع عليها وإعادة توجيهها والأقسام التي يتم عرضها بشكل أكبر.
  • ينشئ توقيعات ملزمة إلكترونيًا ويسمح للعملاء بالتوقيع على العروض على الفور
  • يستخدم عمليات التكامل ويربط برنامج الاقتراح مع CRM أو تتبع الوقت أو الخدمات الداخلية الأخرى.
  • يتكامل مع عطلات الدفع المضمنة.
  • يجمع التقارير ويقيم ما ينجح وما يجب تحسينه في النموذج.
  • يستخدم الدردشة في الوقت الفعلي بينما ينظر المشتري في عرضك.
  • يكتب المقترحات بشكل أسرع باستخدام القوالب المجانية والبرامج الآلية.

جرب أي خدمة مجانية لكتابة المقترحات وقم بتقييم النتيجة. إذا كان العمل باستخدام قوالب معدة مسبقًا ، يحرر وقتك ويجعل العملية أسرع ، فابحث عن حل أكثر احترافًا وأتمتة كتابة المقترحات.

يجب على المشتري أن يلاحظ اقتراحك لتوفير الأموال للمشروع. اجعلها مقنعة ومثيرة وركز على النتائج. قدمت نتائج جيدة في الوقت المناسب - هذا ما يتوقعه عميلك في النهاية.