आपके व्यवसाय की सफलता और निरंतर विकास सीधे बिक्री पर निर्भर करता है। आप कितनी कुशलता से उत्पाद या सेवाएँ बेचते हैं, यह हर परियोजना के प्रति आपकी तैयारी और प्रतिबद्धता को दर्शाता है। उन परियोजनाओं को वित्त पोषित करने और संभावित खरीदार का दिल जीतने के लिए, आपको एक आकर्षक परियोजना प्रस्ताव लिखना चाहिए।
इस लेख में, हम चर्चा करते हैं कि परियोजना प्रस्ताव क्या है, आपको परियोजना प्रस्तावों की आवश्यकता क्यों है, प्रस्ताव कैसे लिखें, और अच्छे परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट कैसे बनाएं।
परियोजना प्रस्ताव क्या है?
एक परियोजना प्रस्ताव (कभी-कभी व्यावसायिक प्रस्ताव के रूप में संदर्भित) एक विक्रेता द्वारा संभावित प्रायोजकों को भेजा गया एक लिखित दस्तावेज़ होता है। प्रस्ताव में प्रारंभिक परियोजना के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है, उद्देश्यों और लक्ष्यों को परिभाषित किया गया है, और समयरेखा, बजट और कार्य की स्थिति और आवश्यकताएं शामिल हैं।
परियोजना प्रस्ताव कंपनी और ग्राहक के बीच एक आधिकारिक दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है।
आपको परियोजना प्रस्ताव की आवश्यकता क्यों है?
परियोजना प्रस्ताव लिखने का मुख्य लक्ष्य ग्राहक को आपकी सेवाएँ खरीदने के लिए प्रेरित करना है। प्रस्ताव लिखते समय, आपको अपने ग्राहक की तरह सोचना होगा और जानना होगा कि उन्हें क्या चाहिए और क्या चाहिए।
एक अच्छा प्रोजेक्ट प्रस्ताव आपकी मदद करेगा:
- नए ग्राहक जीतें;
- मौजूदा अनुबंध का विस्तार करें;
- निवेशकों (प्रबंधकों, बॉस) को परियोजना का समर्थन करने के लिए संसाधन आवंटित करने के लिए मनाएं।
परियोजना प्रस्ताव के प्रकार
औपचारिक रूप से अनुरोध किया गया। एक व्यावसायिक प्रस्ताव किसी आधिकारिक अनुरोध के जवाब के रूप में भेजा जाता है। उस स्थिति में, एक ग्राहक प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) प्रस्तुत करता है और दिशानिर्देश प्रदान करता है। इसलिए आप संभावित खरीदार के बारे में सभी आवश्यक जानकारी जानते हैं और बिक्री प्रक्रिया को आगे बढ़ाने के लिए आगे के मूल्यांकन के लिए प्रस्ताव लिखते हैं।
अनौपचारिक रूप से अनुरोध किया गया। अनौपचारिक रूप से मांगे गए परियोजना प्रस्ताव आधिकारिक अनुरोध का जवाब नहीं देते हैं। आमतौर पर, एक लिखित प्रस्ताव एक अनौपचारिक बातचीत का परिणाम होता है जब कोई संभावित खरीदार आपके व्यवसाय में रुचि दिखाता है। जब तक कोई आधिकारिक अनुरोध नहीं है, अनौपचारिक रूप से मांगे गए प्रस्ताव के लिए आपसे गहन शोध की आवश्यकता होती है, और लिखने की प्रक्रिया लंबी हो सकती है।
अनचाहा. जब आप कोई अनचाहा प्रस्ताव तैयार करते हैं तो उसमें कोई अनुरोध ही नहीं होता। इस तरह, आप संभावित खरीदार तक पहुंच रहे हैं। आप इस प्रकार के प्रोजेक्ट प्रस्ताव की तुलना किसी ठंडे ईमेल या ब्रोशर से कर सकते हैं।
प्रस्ताव कैसे लिखें?
प्रस्ताव लिखते समय, याद रखें कि आपका लक्ष्य संभावित खरीदार को परियोजना का मूल्य प्रस्तुत करना है। लेखन प्रक्रिया को अनुभागों में विभाजित करें जो आपके प्रस्ताव टेम्पलेट की संरचना के रूप में भी काम कर सकता है। एक पूर्व-निर्मित प्रस्ताव टेम्पलेट प्रस्ताव लिखने की प्रक्रिया को काफी सरल बना सकता है। यह एक रेडी-टू-यूज़ पैटर्न है जिसमें पहले से ही महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है और इसमें थोड़े से संपादन की आवश्यकता है।
आमतौर पर, परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट को मानक भागों में विभाजित किया जाता है। आप बहुत सारे निःशुल्क प्रस्ताव टेम्पलेट पा सकते हैं और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं। एक विशिष्ट परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट में निम्नलिखित तत्व शामिल होते हैं:
- शीर्षक पत्रक
- विषयसूची
- कार्यकारी सारांश
- समस्या का विवरण
- दृष्टिकोण और समाधान
- योग्यता
- समय
- बजट
- नियम और शर्तें
प्रस्ताव टेम्पलेट चेकलिस्ट
उपरोक्त सूची प्रस्ताव टेम्पलेट चेकलिस्ट के रूप में काम कर सकती है। वास्तविक प्रस्ताव लिखने से पहले, चेकलिस्ट लिखना एक व्यावहारिक तैयारी कदम हो सकता है।
आप किसी भी व्यावसायिक प्रस्ताव टेम्पलेट के लिए उल्लिखित चेकलिस्ट का उपयोग कर सकते हैं। अनुरोध के आधार पर, आप टेम्पलेट से कुछ विवरण जोड़ या हटा सकते हैं। यदि आप अनिश्चित हैं कि प्रस्ताव में क्या शामिल किया जाना चाहिए, तो ग्राहक के प्रश्नों को दिशानिर्देश के रूप में उपयोग करें।
हम जानते हैं कि इसे ध्यान में रखना बहुत ज़रूरी है। इसीलिए हर चीज़ पर नज़र रखने का सबसे अच्छा विकल्प प्रस्ताव टेम्पलेट चेकलिस्ट का पालन करना है। चेकलिस्ट लिखने से प्रक्रिया को व्यवस्थित करने में मदद मिलती है और यह सुनिश्चित होता है कि आप कुछ भी महत्वपूर्ण न चूकें।
यदि आपको चेकलिस्ट बनाने में कठिनाई हो रही है, तो प्रोसेस स्ट्रीट जैसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का प्रयास करें। प्रोसेस स्ट्रीट प्रस्ताव चेकलिस्ट टेम्पलेट लिखने, दोहराए जाने वाले कार्यों को प्रबंधित करने, व्यक्तिगत सूचियाँ बनाने के लिए बहुत अच्छा है।
परियोजना प्रस्ताव लिखना
प्रस्ताव को निबंध के रूप में लिखें और सूची से बिंदुओं को हटाते हुए चेकलिस्ट का पालन करें। आपके व्यवसाय प्रस्ताव में तार्किक अनुक्रम होना चाहिए और खरीदार के प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए।
शीर्षक पेज
अपने प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट को शीर्षक पृष्ठ से लिखना शुरू करें। शीर्षक पृष्ठ पर क्या प्रतिबिंबित करें?
- आपका नाम और आपके व्यवसाय/कंपनी का नाम।
- आपके संभावित ग्राहक का नाम.
- प्रस्ताव प्रस्तुत करने की तिथि.
विषयसूची
विषय-सूची के साथ प्रस्ताव जारी रखें. विषय-सूची प्रस्ताव को पढ़ने में आसान बनाती है। इससे खरीदार के लिए अपनी गति से पाठ को पढ़ना या सीधे सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों तक पहुंचना आसान हो जाता है। सामग्री अनुभाग में टेम्पलेट में हाइपरलिंक जोड़कर अपने ग्राहकों को आसानी से नेविगेट करने में सहायता करें।
कार्यकारी सारांश
एक सुसंगत कार्यकारी सारांश लिखें. यह महत्वपूर्ण है कि आप प्रस्ताव को पहले शब्दों से ही पाठक के लिए रोमांचक और आकर्षक बनाएं।
इस अनुभाग को पढ़ने के बाद, आपके ग्राहक को यह स्पष्ट विचार होना चाहिए कि आप उनकी मदद कैसे कर सकते हैं।
कार्यकारी सारांश लेखन चेकलिस्ट:
- कंपनी का अवलोकन और कंपनी के लक्ष्य;
- आपकी दृष्टि और योजनाएँ;
- आपकी परियोजना द्वारा हल की गई समस्या की पृष्ठभूमि;
- समस्या-समाधान का दृष्टिकोण.
- परिणाम और नतीजे.
याद रखें, यह एक परिचयात्मक भाग है. यह सबसे अच्छा होगा यदि आप बहुत अधिक विवरण के बिना परियोजना का पर्याप्त विचार प्रस्तुत करें। समस्या और उसकी समाधान तकनीकों पर अधिक ठोस जानकारी साझा करने के लिए प्रस्ताव टेम्पलेट में अन्य भाग भी हैं।
हालाँकि, आपको सटीक होना चाहिए और ग्राहक को महत्व दिखाना चाहिए। उदाहरण के लिए, केवल यह न लिखें कि आपकी कंपनी "उद्योग में अग्रणी" या "#1" है। आप ग्राहक की क्या और कैसे मदद कर सकते हैं, इसके कुछ वास्तविक उदाहरण तैयार करें। आइए मान लें कि आपके प्रोजेक्ट का उद्देश्य ग्राहक के पोर्टफोलियो के लिए अद्वितीय दृश्य सामग्री बनाना है। वर्णन करें कि आप अपने प्रतिस्पर्धियों से बेहतर क्यों हैं और आप कौन सी कस्टम सेवाएँ प्रदान करते हैं जो ग्राहक की समस्या से मेल खाती हैं।
यहां आपका लक्ष्य ग्राहक का ध्यान आकर्षित करना और उसकी रुचि बनाए रखना है।
समस्या का विवरण
समस्या क्या है और यह ग्राहक के व्यवसाय को कैसे प्रभावित करती है? इसे यथासंभव सरल रूप में परिभाषित करें। यह भाग और किसी भी परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट का निम्नलिखित "समाधान" अनुभाग आवश्यक भाग हैं।
यहाँ मुख्य बिंदु क्या हैं?
अनुसंधान और अतिरिक्त विचार. आपको यह दिखाने की ज़रूरत है कि आपने अपना होमवर्क किया है, समस्या की पृष्ठभूमि में गहराई से जाएँ और अपना दृष्टिकोण प्रस्तुत करें। इसे इस तरह से फ्रेम करें कि प्रस्ताव आसानी से समाधान भाग में आ जाए।
दृष्टिकोण और समाधान
चर्चा करें कि ग्राहक की समस्या को हल करने के लिए आपका समाधान सबसे अच्छा विकल्प क्यों है। अपनी रणनीतियों का परिचय दें और बताएं कि आप परियोजना को पूरा करने के लिए ये सटीक निर्णय "क्यों" ले रहे हैं।
परियोजना प्रस्ताव में संभवतः आपके ग्राहक के अधिकांश प्रश्नों का उत्तर होना चाहिए। समस्या से संबंधित सभी प्रासंगिक विवरण शामिल करें। आप समाधान कैसे वितरित करेंगे, इसकी योजना दिखाएं, समयसीमा, रूपरेखा, डिलिवरेबल्स और, अधिक महत्वपूर्ण रूप से, परिणामों का अनुमान लगाएं।
योग्यता
इसकी संभावना नहीं है कि संभावित खरीदार सिर्फ आपकी बात मान लेगा। उन्हें प्रस्ताव में ही प्रमाण दें, अपनी योग्यताएँ और सफल परियोजनाएँ साझा करें। संख्याएँ और आँकड़े प्रदान करें और कुछ सामाजिक प्रमाण शामिल करें।
इस बात पर प्रकाश डालें कि आपकी टीम कितनी योग्य है। परियोजना प्रस्ताव को आपके व्यावसायिकता को सत्यापित करना चाहिए। एक अच्छे व्यवसाय प्रस्ताव टेम्पलेट में, आपके पास पर्याप्त प्रमाण होना आवश्यक है।
आप योग्यता भाग को एक प्रस्ताव टेम्पलेट से दूसरे में कॉपी कर सकते हैं।
समय
आपकी टीम क्या और कब करेगी, इसकी स्पष्ट जानकारी दें। यदि ग्राहक परियोजना शुरू करने का निर्णय लेते हैं तो आपको उनके लिए आगे के कदम स्पष्ट करने चाहिए।
सामग्री की कल्पना करें, इन्फोग्राफिक्स, चार्ट या तालिकाओं का उपयोग करें। आपको विशिष्ट तिथियां आवंटित करने की आवश्यकता नहीं है, बल्कि डिलिवरेबल्स को पूरा होने के हफ्तों के अनुसार विभाजित करें।
बजट
परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट का यह भाग शुल्क और भुगतान शर्तों को परिभाषित करता है। आप जितना अधिक विवरण प्रदान करेंगे, उतना बेहतर होगा।
टेम्पलेट में शुल्क तुलना तालिका का उपयोग करना एक अच्छी तरकीब है। जब तक आप ऊंची कीमतों से खरीदार को डराना नहीं चाहते हैं, और अपनी नौकरी को कम महत्व नहीं देना चाहते हैं, तब तक मूल्य निर्धारण विकल्प प्रदान करें। ग्राहक सर्वोत्तम मूल्य चुनने में सक्षम होगा।
नियम और शर्तें
प्रस्ताव में आपके द्वारा पहले बताई गई सभी बातों का सारांश प्रस्तुत करें और अनुबंध के कानूनी पहलुओं की रूपरेखा तैयार करें। इस टेम्पलेट अनुभाग में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां, भुगतान विवरण, आकस्मिक योजना शामिल हो सकती है। हम आपके प्रस्ताव के लिए नियम और शर्तों की रूपरेखा तैयार करते समय एक वकील का उपयोग करने की सलाह देते हैं। एक बार जब आप एक कामकाजी पैटर्न बना लेते हैं, तो आप इसे भविष्य के प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट्स के लिए उपयोग कर सकते हैं।
परियोजना प्रस्ताव लिखते समय क्या विचार करें?
लेखन चेकलिस्ट का पालन करना अच्छा है, लेकिन जब आप प्रस्ताव लिखते हैं तो सूची में आइटमों की जांच करने के बजाय विश्लेषण करने का प्रयास करें। बेहतर प्रस्ताव लिखने के लिए निम्नलिखित पर विचार करें।
आपके दर्शक. प्रस्ताव की समीक्षा कौन करेगा इसके आधार पर उचित भाषा का प्रयोग करें।
अस्वीकृति के संभावित कारण. यह हो सकता है:
- प्रस्ताव की ख़राब परिभाषा;
- प्रस्ताव की रूपरेखा और ग्राहक के लक्ष्यों के बीच विसंगति;
- असंतोषजनक प्रस्ताव प्रस्तुति.
डेटा। शोध करें, तथ्य, चार्ट और ग्राफ़ प्रदान करें। खरीदार को वह जानकारी देखनी चाहिए जिस पर वह भरोसा कर सके।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के बारे में क्या ख्याल है?
प्रस्ताव प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपकी बहुत मदद कर सकता है। इंटरनेट सशुल्क और निःशुल्क प्रस्ताव लेखन ऐप्स से भरा पड़ा है। प्रस्ताव सॉफ़्टवेयर, आप एक प्रोजेक्ट बेसलाइन बना सकते हैं, ताकि हर कोई विकास के चरणों को ट्रैक कर सके। नीचे कुछ प्रसिद्ध उदाहरण दिए गए हैं.
फॉर्मस्टैक - आपके प्रस्ताव की उत्पादकता को बढ़ाता है, डेटा एकत्र करता है और परियोजनाओं का ऑनलाइन समाधान करता है, मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, विचार से वर्कफ़्लो में बदलाव मिनटों में करता है - यह सब कुछ ही क्लिक के साथ।
बेहतर प्रस्ताव - व्यावसायिक प्रस्तावों, अनुकूलन और आपकी परियोजनाओं की सुरक्षा के लिए 200 से अधिक निःशुल्क टेम्पलेट प्रदान करते हैं।
प्रोपोसिफाई - वर्कफ़्लो स्वचालन जो आपको ऑफ़र, उद्धरण और अनुबंध बनाने और ट्रैक करने के साथ-साथ दस्तावेज़ों पर ऑनलाइन हस्ताक्षर करने में मदद करता है।
आरएफपीआईओ - व्यावसायिक टूल, रिपोर्ट, उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस के एकीकरण के साथ प्रस्तावों के अनुरोधों का स्वचालन।
प्रस्ताव सॉफ़्टवेयर और क्या करता है?
- विभिन्न उपकरणों के लिए अनुकूलित प्रस्ताव भेजने के लिए वेब-आधारित प्रारूप का उपयोग करता है;
- निःशुल्क प्रस्ताव टेम्पलेट्स तक पहुंच प्रदान करता है।
- विश्लेषणात्मक उपकरण प्रदान करता है और आपके ग्राहक प्रस्ताव के साथ जो कुछ भी करता है उस पर नज़र रखता है: जब प्रस्ताव पढ़े जाते हैं, हस्ताक्षर किए जाते हैं, अग्रेषित किए जाते हैं, तो सूचित किया जाता है कि कौन से अनुभाग सबसे अधिक देखे गए हैं।
- इलेक्ट्रॉनिक रूप से बाध्यकारी हस्ताक्षर बनाता है और ग्राहकों को तुरंत प्रस्तावों पर हस्ताक्षर करने देता है
- एकीकरण का उपयोग करता है और प्रस्ताव सॉफ़्टवेयर को आपके सीआरएम, समय ट्रैकिंग, या अन्य आंतरिक सेवाओं से जोड़ता है।
- इनलाइन भुगतान गेटअवे के साथ एकीकृत होता है।
- रिपोर्ट एकत्रित करता है और मूल्यांकन करता है कि टेम्पलेट में क्या काम करता है और आपको क्या सुधार करना चाहिए।
- जब खरीदार आपके प्रस्ताव पर गौर कर रहा हो तब वास्तविक समय में चैट का उपयोग करता है।
- मुफ़्त टेम्प्लेट और स्वचालित सॉफ़्टवेयर के साथ प्रस्ताव तेज़ी से लिखें।
कोई भी निःशुल्क प्रस्ताव लेखन सेवा आज़माएँ और परिणाम का मूल्यांकन करें। यदि पूर्व-निर्मित टेम्पलेट्स के साथ काम करने से आपका समय बचता है और प्रक्रिया तेज हो जाती है, तो अधिक पेशेवर समाधान ढूंढें और प्रस्ताव लेखन को स्वचालित करें।
खरीदार को परियोजना के लिए धन उपलब्ध कराने के आपके प्रस्ताव पर ध्यान देना होगा। इसे सम्मोहक, रोमांचक बनाएं और परिणामों पर ध्यान केंद्रित करें। समय पर अच्छे परिणाम प्रदान करना - अंत में आपका ग्राहक यही अपेक्षा करता है।
