आपके व्यवसाय की सफलता और निरंतर विकास सीधे बिक्री पर निर्भर करता है। आप उत्पादों या सेवाओं को कितनी कुशलता से बेचते हैं, यह आपकी तैयारी और प्रत्येक परियोजना के प्रति प्रतिबद्धता को दर्शाता है। उन परियोजनाओं को वित्त पोषित करने और संभावित खरीदार को जीतने के लिए, आपको एक आकर्षक परियोजना प्रस्ताव लिखना चाहिए।

इस लेख में, हम चर्चा करते हैं कि परियोजना प्रस्ताव क्या है, आपको परियोजना प्रस्तावों की आवश्यकता क्यों है, प्रस्ताव कैसे लिखें, और अच्छे परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट कैसे बनाएं।

क्या है परियोजना का प्रस्ताव?

एक परियोजना प्रस्ताव (कभी-कभी एक व्यावसायिक प्रस्ताव के रूप में संदर्भित) एक विक्रेता से संभावित प्रायोजकों को भेजा गया एक लिखित दस्तावेज है। प्रस्ताव में प्रारंभिक परियोजना के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है, उद्देश्यों और लक्ष्यों को परिभाषित करता है, और इसमें समयरेखा, बजट और कार्य की स्थिति और आवश्यकताएं शामिल हैं।

परियोजना प्रस्ताव कंपनी और ग्राहक के बीच एक आधिकारिक दस्तावेज के रूप में कार्य करता है।

आपको परियोजना प्रस्ताव की आवश्यकता क्यों है?

परियोजना प्रस्ताव लिखने का मुख्य लक्ष्य ग्राहक को आपकी सेवाओं को खरीदने के लिए प्राप्त करना है। प्रस्ताव लिखते समय, आपको अपने मुवक्किल की तरह सोचने और यह जानने की जरूरत है कि उन्हें क्या चाहिए और क्या चाहिए।

एक अच्छा परियोजना प्रस्ताव आपकी मदद करेगा:

  • नए ग्राहक जीतें;
  • एक मौजूदा अनुबंध का विस्तार करें;
  • परियोजना का समर्थन करने के लिए संसाधन आवंटित करने के लिए निवेशकों (प्रबंधकों, बॉस) को मनाएं।

परियोजना प्रस्ताव के प्रकार

औपचारिक रूप से आग्रह किया। एक व्यावसायिक प्रस्ताव एक आधिकारिक अनुरोध के जवाब के रूप में भेजा जाता है। उस स्थिति में, एक ग्राहक प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) प्रस्तुत करता है और दिशानिर्देश प्रदान करता है। तो आप संभावित खरीदार के बारे में सभी आवश्यक जानकारी जानते हैं और बिक्री प्रक्रिया के साथ आगे बढ़ने के लिए आगे के मूल्यांकन के लिए प्रस्ताव लिखते हैं।

अनौपचारिक रूप से मांग की। अनौपचारिक रूप से मांगे गए परियोजना प्रस्ताव आधिकारिक अनुरोध का जवाब नहीं देते हैं। आमतौर पर, एक लिखित प्रस्ताव एक अनौपचारिक बातचीत का परिणाम होता है जब एक संभावित खरीदार आपके व्यवसाय में रुचि दिखाता है। जब तक कोई आधिकारिक अनुरोध नहीं होता है, अनौपचारिक रूप से मांगे गए प्रस्ताव के लिए आपसे गहन शोध की आवश्यकता होती है, और लिखने की प्रक्रिया लंबी हो सकती है।

अवांछित। जब आप एक अवांछित प्रस्ताव तैयार करते हैं, तो कोई अनुरोध नहीं होता है। इस तरह, आप एक संभावित खरीदार तक पहुंच रहे हैं। आप इस प्रकार के परियोजना प्रस्ताव की तुलना ठंडे ईमेल या ब्रोशर से कर सकते हैं।

प्रस्ताव कैसे लिखें?

प्रस्ताव लिखते समय, याद रखें कि आपका लक्ष्य संभावित खरीदार को परियोजना के मूल्य को प्रस्तुत करना है। लेखन प्रक्रिया को खंडों में विभाजित करें जो आपके प्रस्ताव टेम्पलेट की संरचना के रूप में भी काम कर सकते हैं। एक पूर्वनिर्मित प्रस्ताव टेम्पलेट प्रस्तावों को लिखने की प्रक्रिया को अत्यधिक सरल बना सकता है। यह एक उपयोग के लिए तैयार पैटर्न है जिसमें पहले से ही महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है और इसे थोड़ा संपादित करने की आवश्यकता है।

आमतौर पर, प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्प्लेट को मानक भागों में विभाजित किया जाता है। आप बहुत सारे मुफ्त प्रस्ताव टेम्पलेट पा सकते हैं और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। एक विशिष्ट परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:

  1. शीर्षक पत्रक
  2. विषयसूची
  3. कार्यकारी सारांश
  4. समस्या का विवरण
  5. दृष्टिकोण और समाधान
  6. योग्यता
  7. समय
  8. बजट
  9. नियम और शर्तें

प्रस्ताव टेम्पलेट चेकलिस्ट

उपरोक्त सूची एक प्रस्ताव टेम्पलेट चेकलिस्ट के रूप में काम कर सकती है। वास्तविक प्रस्ताव लिखने से पहले, चेकलिस्ट लिखना तैयारी का एक व्यावहारिक कदम हो सकता है।

आप किसी भी व्यावसायिक प्रस्ताव टेम्पलेट के लिए उल्लिखित चेकलिस्ट का उपयोग कर सकते हैं। अनुरोध के आधार पर, आप टेम्प्लेट से कुछ विवरण जोड़ या हटा सकते हैं। यदि आप अनिश्चित हैं कि प्रस्ताव में क्या शामिल किया जाना चाहिए, तो ग्राहक के प्रश्नों को दिशानिर्देश के रूप में उपयोग करें।

हम जानते हैं कि इसे ध्यान में रखना बहुत कुछ है। इसलिए प्रस्ताव टेम्प्लेट चेकलिस्ट का पालन करके हर चीज पर नज़र रखने का सबसे अच्छा विकल्प है। चेकलिस्ट लिखने से प्रक्रिया को व्यवस्थित करने में मदद मिलती है और यह सुनिश्चित होता है कि आप कुछ भी महत्वपूर्ण याद नहीं करते हैं।

यदि आपको चेकलिस्ट बनाने में कठिनाई हो रही है, तो प्रोसेस स्ट्रीट जैसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके देखें। प्रोसेस स्ट्रीट प्रस्ताव चेकलिस्ट टेम्प्लेट लिखने, दोहराए जाने वाले कार्यों को प्रबंधित करने, व्यक्तिगत सूचियां बनाने के लिए बहुत अच्छा है।

परियोजना प्रस्ताव लिखना

Project proposal checklist

प्रस्ताव को निबंध के रूप में लिखें और सूची से बिंदुओं को हटाते हुए चेकलिस्ट का पालन करें। आपके व्यापार प्रस्ताव में एक तार्किक क्रम होना चाहिए और खरीदार के सवालों का जवाब देना चाहिए।

शीर्षक पेज

शीर्षक पृष्ठ के साथ अपना प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट लिखना प्रारंभ करें। शीर्षक पृष्ठ पर क्या प्रतिबिंबित करना है?

  • आपका नाम और आपके व्यवसाय/कंपनी का नाम।
  • आपके संभावित ग्राहक का नाम।
  • प्रस्ताव प्रस्तुत करने की तिथि।

विषयसूची

विषय-सूची के साथ प्रस्ताव जारी रखें। सामग्री की तालिका प्रस्ताव को पढ़ने में आसान बनाती है। यह खरीदार के लिए अपनी गति से पाठ के माध्यम से जाना आसान बनाता है, या इसे सीधे सबसे महत्वपूर्ण भागों में बनाता है। सामग्री अनुभाग में टेम्पलेट में हाइपरलिंक जोड़कर अपने ग्राहकों को आसान नेविगेट करने में सहायता करें।

कार्यकारी सारांश

एक सुसंगत कार्यकारी सारांश लिखें। यह महत्वपूर्ण है कि आप प्रस्ताव को पहले शब्दों से ही पाठक के लिए रोमांचक और आकर्षक बनाएं।

इस खंड को पढ़ने के बाद, आपके ग्राहक को इस बात का स्पष्ट अंदाजा होना चाहिए कि आप उनकी मदद कैसे कर सकते हैं।

कार्यकारी सारांश लेखन चेकलिस्ट:

  • कंपनी का अवलोकन और कंपनी के लक्ष्य;
  • आपकी दृष्टि और योजनाएँ;
  • आपकी परियोजना द्वारा हल की जाने वाली समस्या की पृष्ठभूमि;
  • समस्या-समाधान के लिए दृष्टिकोण।
  • परिणाम और परिणाम।

याद रखें, यह एक परिचयात्मक हिस्सा है। यह सबसे अच्छा होगा यदि आपने बहुत अधिक विवरण के बिना परियोजना का पर्याप्त रूप से एक विचार दिया। समस्या और उसकी समाधान तकनीकों पर अधिक ठोस जानकारी साझा करने के लिए प्रस्ताव टेम्पलेट में अन्य भाग भी हैं।

हालांकि, आपको सटीक होना चाहिए और ग्राहक को मूल्य दिखाना चाहिए। उदाहरण के लिए, केवल यह न लिखें कि आपकी कंपनी "उद्योग में अग्रणी" या "#1" है। आप क्लाइंट की क्या और कैसे मदद कर सकते हैं, इसके कुछ वास्तविक उदाहरण तैयार करें। मान लें कि आपका प्रोजेक्ट उद्देश्य क्लाइंट के पोर्टफोलियो के लिए अद्वितीय दृश्य सामग्री बनाना है। वर्णन करें कि आप अपने प्रतिस्पर्धियों से बेहतर क्यों हैं और आप कौन सी कस्टम सेवाएं प्रदान करते हैं जो ग्राहक के दर्द बिंदु से मेल खाती हैं।

यहां आपका लक्ष्य ग्राहक का ध्यान आकर्षित करना और उसकी रुचि बनाए रखना है।

समस्या का विवरण

समस्या क्या है, और यह ग्राहक के व्यवसाय को कैसे प्रभावित करती है? इसे यथासंभव सरल परिभाषित करें। किसी भी परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट का यह भाग और निम्नलिखित "समाधान" खंड आवश्यक भाग हैं।

यहाँ मुख्य बिंदु क्या हैं?

अनुसंधान और अतिरिक्त विचार। आपको यह दिखाने की ज़रूरत है कि आपने अपना होमवर्क किया, समस्या की पृष्ठभूमि में खुदाई की, और अपना दृष्टिकोण प्रस्तुत किया। इसे इस तरह से फ्रेम करें कि प्रस्ताव को समाधान वाले हिस्से में आसानी से लाया जा सके।

दृष्टिकोण और समाधान

चर्चा करें कि क्लाइंट की समस्या को हल करने के लिए आपका समाधान सबसे अच्छा विकल्प क्यों है। अपनी रणनीतियों का परिचय दें और समझाएं कि "क्यों" आप परियोजना को पूरा करने के लिए ये सटीक निर्णय ले रहे हैं।

परियोजना प्रस्ताव को आपके क्लाइंट के अधिकांश प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए। सभी प्रासंगिक विवरण शामिल करें जो समस्या से संबंधित हैं। योजना दिखाएं कि आप समाधान कैसे वितरित करेंगे, समयरेखा, रूपरेखा, डिलिवरेबल्स, और अधिक महत्वपूर्ण रूप से परिणामों का अनुमान लगाएं।

योग्यता

यह संभावना नहीं है कि संभावित खरीदार सिर्फ आपका शब्द लेगा। प्रस्ताव में उन्हें सही प्रमाण दें, अपनी योग्यता और सफल परियोजनाओं को साझा करें। संख्याएं और आंकड़े प्रदान करें और कुछ सामाजिक प्रमाण शामिल करें।

हाइलाइट करें कि आपकी टीम कितनी योग्य है। परियोजना प्रस्ताव को आपकी व्यावसायिकता को सत्यापित करना चाहिए। एक अच्छे व्यापार प्रस्ताव टेम्पलेट में, आपके पास पर्याप्त प्रमाण होना चाहिए।

आप योग्यता भाग को एक प्रस्ताव टेम्पलेट से दूसरे में कॉपी कर सकते हैं।

समय

आपकी टीम द्वारा क्या और कब किया जाएगा, इसकी स्पष्ट समझ दें। यदि ग्राहक परियोजना शुरू करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको अपेक्षा करने के लिए आगे के चरणों को स्पष्ट करना चाहिए।

सामग्री की कल्पना करें, इन्फोग्राफिक्स, चार्ट या टेबल का उपयोग करें। आपको विशिष्ट तिथियों को आवंटित करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन डिलिवरेबल्स को पूरा होने के हफ्तों से विभाजित करें।

बजट

परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट का यह भाग शुल्क और भुगतान की शर्तों को परिभाषित करता है। आप जितना अधिक विवरण प्रदान करेंगे, उतना अच्छा होगा।

टेम्प्लेट में शुल्क तुलना तालिका का उपयोग करना एक अच्छी तरकीब है। जब तक आप खरीदार को ऊंची कीमतों से डराना नहीं चाहते, और अपनी नौकरी को कम आंकना चाहते हैं, तब तक मूल्य निर्धारण विकल्प प्रदान करें। ग्राहक सबसे अच्छी कीमत चुनने में सक्षम होगा।

नियम और शर्तें

प्रस्ताव में आपके द्वारा पहले बताई गई हर बात का सारांश दें और अनुबंध के कानूनी पहलुओं की रूपरेखा तैयार करें। इस टेम्पलेट अनुभाग में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां, भुगतान विवरण, आकस्मिक योजना शामिल हो सकती है। आपके प्रस्ताव के लिए नियम और शर्तों की रूपरेखा तैयार करते समय हम एक वकील का उपयोग करने की सलाह देते हैं। एक बार जब आप एक कार्य पैटर्न बना लेते हैं, तो आप इसे भविष्य के परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट्स के लिए उपयोग कर सकते हैं।

परियोजना प्रस्ताव लिखते समय क्या विचार करें

लेखन चेकलिस्ट का पालन करना अच्छा है, लेकिन जब आप प्रस्ताव लिखते हैं तो सूची में आइटमों की जांच करने के बजाय विश्लेषण करने का प्रयास करें। एक बेहतर प्रस्ताव लिखने के लिए निम्नलिखित पर विचार करें।

आपके दर्शक। प्रस्ताव की समीक्षा कौन करेगा, इसके आधार पर उपयुक्त भाषा का प्रयोग करें।

अस्वीकृति के संभावित कारण। यह हो सकता है:

  • प्रस्ताव की खराब परिभाषा;
  • प्रस्ताव की रूपरेखा और ग्राहक के लक्ष्यों के बीच विसंगति;
  • असंतोषजनक प्रस्ताव प्रस्तुति।

आंकड़े। शोध करें, तथ्य, चार्ट और ग्राफ प्रदान करें। खरीदार को वह जानकारी देखनी चाहिए जिस पर वह भरोसा कर सकता है।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के बारे में कैसे?

प्रस्ताव प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपकी बहुत मदद कर सकता है। इंटरनेट पेड और फ्री प्रपोजल राइटिंग ऐप्स से भरा है। प्रस्ताव सॉफ्टवेयर, आप एक प्रोजेक्ट बेसलाइन बना सकते हैं, ताकि हर कोई विकास के चरणों को ट्रैक कर सके। नीचे कुछ प्रसिद्ध उदाहरण दिए गए हैं।

Project proposal software

फॉर्मस्टैक - आपके प्रस्ताव उत्पादकता को बढ़ाता है, डेटा एकत्र करता है और परियोजनाओं को ऑनलाइन समेटता है, मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, मिनटों में विचार से वर्कफ़्लो में संक्रमण - सभी कुछ क्लिक के साथ।

बेहतर प्रस्ताव - व्यावसायिक प्रस्तावों, अनुकूलन और अपनी परियोजनाओं की सुरक्षा के लिए 200 से अधिक निःशुल्क टेम्पलेट प्रदान करें।

Proposeify — वर्कफ़्लो ऑटोमेशन जो आपको ऑफ़र, उद्धरण और अनुबंध बनाने और ट्रैक करने में मदद करता है, साथ ही दस्तावेज़ों पर ऑनलाइन हस्ताक्षर करता है।

RFPIO - व्यावसायिक उपकरण, रिपोर्ट, उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस के एकीकरण के साथ प्रस्तावों के लिए अनुरोधों का स्वचालन।

प्रस्ताव सॉफ्टवेयर और क्या करता है?

  • विभिन्न उपकरणों के लिए अनुकूलित प्रस्ताव भेजने के लिए वेब-आधारित प्रारूप का उपयोग करता है;
  • निःशुल्क प्रस्ताव टेम्पलेट्स तक पहुंच प्रदान करता है।
  • विश्लेषणात्मक उपकरण प्रदान करता है और प्रस्ताव के साथ आपके ग्राहक द्वारा की जाने वाली हर चीज का ट्रैक रखता है: जब प्रस्तावों को पढ़ा जाता है, हस्ताक्षरित किया जाता है, अग्रेषित किया जाता है, तो कौन से अनुभाग सबसे अधिक देखे जाते हैं।
  • इलेक्ट्रॉनिक रूप से बाध्यकारी हस्ताक्षर बनाता है और ग्राहकों को तुरंत प्रस्तावों पर हस्ताक्षर करने देता है
  • एकीकरण का उपयोग करता है और प्रस्ताव सॉफ़्टवेयर को आपके सीआरएम, समय ट्रैकिंग, या अन्य आंतरिक सेवाओं से जोड़ता है।
  • इनलाइन भुगतान गेटवे के साथ एकीकृत करता है।
  • रिपोर्ट एकत्र करता है और मूल्यांकन करता है कि क्या काम करता है और आपको टेम्पलेट में क्या सुधार करना चाहिए।
  • जब खरीदार आपके प्रस्ताव को देख रहा हो, तब रीयल-टाइम में चैट का उपयोग करता है।
  • निःशुल्क टेम्पलेट्स और स्वचालित सॉफ़्टवेयर के साथ प्रस्तावों को तेज़ी से लिखता है।

किसी भी मुफ्त प्रस्ताव लेखन सेवा का प्रयास करें और परिणाम का मूल्यांकन करें। यदि प्रीमियर टेम्प्लेट के साथ काम करने से आपका समय खाली हो जाता है और प्रक्रिया तेज हो जाती है, तो अधिक पेशेवर समाधान खोजें और प्रस्ताव लेखन को स्वचालित करें।

खरीदार को परियोजना के लिए धन उपलब्ध कराने के आपके प्रस्ताव पर ध्यान देना होगा। इसे सम्मोहक, रोमांचक बनाएं और परिणामों पर ध्यान केंद्रित करें। समय पर उपलब्ध कराए गए अच्छे परिणाम — अंत में आपके ग्राहक की यही अपेक्षा होती है।