Успех и постоянное развитие вашего бизнеса напрямую зависят от продаж. Насколько эффективно вы продаете товары или услуги, показывает вашу подготовку и приверженность каждому проекту. Чтобы получить финансирование этих проектов и привлечь потенциального покупателя, вам следует написать убедительное проектное предложение.
В этой статье мы обсудим, что такое проектное предложение, зачем вам нужны проектные предложения, как писать предложения и как создавать хорошие шаблоны проектных предложений.
В чем заключается проектное предложение?
Предложение по проекту (иногда называемое бизнес-предложением) — это письменный документ, отправляемый продавцом потенциальным спонсорам. Предложение содержит важную информацию об исходном проекте, определяет цели и задачи, а также включает сроки, бюджет, условия и требования работы.
Проектное предложение действует как официальный документ между компанией и клиентом.
Зачем вам проектное предложение?
Основная цель написания проектного предложения — заставить клиента купить ваши услуги. При написании предложения вам нужно думать как ваш клиент и знать, что ему нужно и чего он хочет.
Хорошее проектное предложение поможет вам:
- привлечь новых клиентов;
- продлить действующий контракт;
- убедить инвесторов (менеджеров, начальника) выделить ресурсы на поддержку проекта.
Типы проектных предложений
Формально востребовано. Деловое предложение направляется как ответ на официальный запрос. В этом случае клиент отправляет запрос предложений (RFP) и предоставляет рекомендации. Таким образом, вы узнаете всю необходимую информацию о потенциальном покупателе и напишете предложение для дальнейшей оценки, чтобы приступить к процессу продажи.
Неофициально востребовано. Неофициально запрошенные проектные предложения не отвечают на официальный запрос. Обычно письменное предложение является результатом неформальной беседы, когда потенциальный покупатель проявляет интерес к вашему бизнесу. Пока нет официального запроса, неофициально запрошенное предложение требует от вас тщательного исследования, и процесс написания может занять больше времени.
Нежелательно. Когда вы готовите незапрошенное предложение, запроса вообще нет. Таким образом, вы обращаетесь к потенциальному покупателю. Вы можете сравнить этот тип проектного предложения с холодным электронным письмом или брошюрой.
Как писать предложения?
Составляя предложение, помните, что ваша цель – представить ценность проекта потенциальному покупателю. Разбейте процесс написания на разделы, которые также могут служить структурой вашего шаблона предложения. Готовый шаблон предложения может значительно упростить процесс написания предложений. Это готовый к использованию шаблон, в который уже включена важная информация и который требует небольшого редактирования.
Обычно шаблоны проектных предложений делятся на стандартные части. Вы можете найти множество бесплатных шаблонов предложений и адаптировать их под свои нужды. Типичный шаблон проектного предложения включает в себя следующие элементы:
- Титульный лист
- Оглавление
- Управляющее резюме
- Постановка задачи
- Подход и решение
- Квалификация
- График
- Бюджет
- Условия и положения
Контрольный список шаблона предложения
Приведенный выше список может служить контрольным списком шаблона предложения. Прежде чем писать само предложение, написание контрольных списков может стать практическим подготовительным шагом.
Вы можете использовать упомянутый контрольный список для любого шаблона бизнес-предложения. В зависимости от запроса вы можете добавить или удалить некоторые детали из шаблона. Если вы не уверены, что следует включить в предложение, используйте вопросы клиента в качестве руководства.
Мы знаем, что нужно помнить о многом. Вот почему лучший способ отслеживать все — следовать контрольному списку шаблона предложения. Написание контрольных списков помогает организовать процесс и гарантирует, что вы не пропустите ничего важного.
Если у вас возникли трудности с созданием контрольных списков, попробуйте использовать такое программное обеспечение, как Process Street . Process Street отлично подходит для написания шаблонов контрольных списков предложений, управления повторяющимися задачами и создания индивидуальных списков.
Написание проектного предложения
Напишите предложение в виде эссе и следуйте контрольному списку, удаляя пункты из списка. Ваше деловое предложение должно иметь логическую последовательность и отвечать на вопросы покупателя.
Титульная страница
Начните писать шаблон предложения по проекту с титульного листа. Что отразить на титульном листе?
- Ваше имя и название вашего бизнеса/компании.
- Имя вашего потенциального клиента.
- Дата подачи предложения.
Оглавление
Продолжите предложение оглавлением. Оглавление облегчает чтение предложения. Покупателю становится проще просматривать текст в своем темпе или сразу переходить к наиболее важным частям. Помогите своим клиентам легче ориентироваться, добавив гиперссылки на шаблон в разделе содержания.
Управляющее резюме
Напишите связное резюме. Крайне важно, чтобы предложение было захватывающим и привлекательным для читателя с первых слов.
Прочитав этот раздел, ваш клиент должен иметь четкое представление о том, как вы можете ему помочь.
Контрольный список для написания резюме:
- обзор компании и цели компании;
- ваше видение и планы;
- предыстория проблемы, которую решает ваш проект;
- подход к решению проблем.
- итоги и результаты.
Помните, это вводная часть. Будет лучше, если вы адекватно изложите идею проекта, без лишних подробностей. В шаблоне предложения есть и другие части, предназначенные для предоставления более конкретной информации о проблеме и методах ее решения.
Однако вы должны быть точными и показать ценность для клиента. Например, не пишите просто, что ваша компания «лидер» или «№1 в отрасли». Подготовьте несколько реальных примеров того, чем и как вы можете помочь клиенту. Предположим, цель вашего проекта — создание уникального визуального контента для портфолио клиента. Опишите, почему вы лучше своего конкурента и какие индивидуальные услуги вы предлагаете, соответствующие болевой точке клиента.
Ваша цель здесь — привлечь внимание клиента и удержать его интерес.
Постановка задачи
В чем проблема и как она влияет на бизнес клиента? Определите это как можно проще. Эта часть и следующий раздел «решение» любого шаблона проектного предложения являются важными частями.
Каковы здесь основные моменты?
Исследования и дополнительные размышления. Вам нужно показать, что вы выполнили домашнее задание, углубиться в суть проблемы и представить свою точку зрения. Сформулируйте его так, чтобы плавно привести предложение к части решения.
Подход и решение
Обсудите, почему ваше решение является лучшим вариантом решения проблемы клиента. Представьте свои стратегии и объясните, «почему» вы принимаете именно эти решения для завершения проекта.
Проектное предложение должно отвечать на большинство вопросов, которые, вероятно, возникнут у вашего клиента. Включите все необходимые сведения, касающиеся проблемы. Покажите план того, как вы будете предоставлять решение, оцените сроки, схемы, результаты и, что более важно, результаты.
Квалификация
Вряд ли потенциальный покупатель поверит вам на слово. Предоставьте им доказательства прямо в предложении, поделитесь своей квалификацией и успешными проектами. Предоставьте цифры и статистику, а также включите некоторые социальные доказательства.
Подчеркните, насколько квалифицирована ваша команда. Проектное предложение должно подтвердить ваш профессионализм. В хорошем шаблоне делового предложения вам необходимо иметь достаточные доказательства.
Вы можете скопировать квалификационную часть из одного шаблона предложения в другой.
График
Дайте четкое понимание того, что и когда будет делать ваша команда. Вам следует уточнить, какие дальнейшие шаги следует ожидать клиентам, если они решат инициировать проект.
Визуализируйте контент, используйте инфографику, диаграммы или таблицы. Вам не нужно назначать конкретные даты, но разделите результаты по неделям завершения.
Бюджет
В этой части шаблона проектного предложения определяются сборы и условия оплаты. Чем больше подробностей вы предоставите, тем лучше.
Хороший трюк — использовать в шаблоне таблицу сравнения комиссий. Если вы не хотите отпугнуть покупателя высокими ценами и недооценить свою работу, предоставьте варианты ценообразования. Клиент сможет выбрать лучшую цену.
Условия и положения
Обобщите все, что вы описали ранее в предложении, и изложите юридические аспекты договора. Этот раздел шаблона может включать даты начала и окончания, сведения о платеже, план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Мы рекомендуем воспользоваться помощью юриста при определении условий вашего предложения. Создав рабочий шаблон, вы можете использовать его для будущих шаблонов предложений по проектам.
Что следует учитывать при написании проектных предложений
Следовать контрольному списку написания — это хорошо, но старайтесь анализировать, а не проверять пункты списка, когда пишете предложения. Чтобы написать лучшее предложение, рассмотрите следующее.
Ваша аудитория. В зависимости от того, кто будет рассматривать предложение, используйте соответствующий язык.
Возможные причины отказа. Это должно быть:
- плохая формулировка предложения;
- несоответствие контуров предложения целям клиента;
- неудовлетворительное представление предложения.
Данные. Проведите исследование, предоставьте факты, диаграммы и графики. Покупатель должен видеть ту информацию, которой он может доверять.
Как насчет программного обеспечения для управления проектами?
Программное обеспечение для управления предложениями может вам очень помочь. В Интернете полно платных и бесплатных приложений для написания предложений. Программное обеспечение для предложений, вы можете создать базовый план проекта, чтобы каждый мог отслеживать этапы разработки. Ниже приведены некоторые известные примеры.
Formstack — повышает продуктивность ваших предложений, собирает данные и согласовывает проекты онлайн, автоматизирует ручные процессы, переходит от идеи к рабочему процессу за считанные минуты — и все это за пару кликов.
Better Proposals — предложите более 200 бесплатных шаблонов для бизнес-предложений, оптимизации и защиты ваших проектов.
Proposiify — автоматизация рабочих процессов, которая помогает создавать и отслеживать предложения, котировки и контракты, а также подписывать документы онлайн.
RFPIO — автоматизация запросов предложений с интеграцией бизнес-инструментов, отчетов, удобного интерфейса.
Что еще делает программное обеспечение для предложений?
- Использует веб-формат для отправки предложений, оптимизированных для различных устройств;
- Предоставляет доступ к бесплатным шаблонам предложений.
- Предоставляет аналитические инструменты и отслеживает все, что ваш клиент делает с предложением: получайте уведомления, когда предложения прочитаны, подписаны, пересланы, какие разделы просматриваются чаще всего.
- Создает электронные подписи и позволяет клиентам мгновенно подписывать предложения.
- Использует интеграцию и связывает программное обеспечение для предложений с вашей CRM, системой учета рабочего времени или другими внутренними службами.
- Интегрируется с онлайн-платежами.
- Собирает отчеты и оценивает, что работает и что следует улучшить в шаблоне.
- Использует чат в режиме реального времени, пока покупатель просматривает ваше предложение.
- Пишите предложения быстрее с помощью бесплатных шаблонов и автоматизированного программного обеспечения.
Попробуйте любой бесплатный сервис по написанию предложений и оцените результат. Если работа с готовыми шаблонами освобождает ваше время и ускоряет процесс, найдите более профессиональное решение и автоматизируйте написание предложений.
Покупатель должен обратить внимание на ваше предложение предоставить средства на проект. Сделайте его убедительным, захватывающим и сосредоточьтесь на результатах. Своевременно предоставленный хороший результат – это то, чего ожидает в итоге ваш клиент.
