ความสำเร็จและการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับยอดขายโดยตรง ความมีประสิทธิภาพในการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณแสดงให้เห็นถึงการเตรียมพร้อมและความมุ่งมั่นของคุณต่อทุกโครงการ เพื่อให้ได้รับทุนสนับสนุนโครงการเหล่านั้นและชนะใจผู้ซื้อ คุณควรเขียนข้อเสนอโครงการที่น่าสนใจ
ในบทความนี้ เราจะหารือกันว่าข้อเสนอโครงการคืออะไร ทำไมคุณจึงต้องการข้อเสนอโครงการ วิธีเขียนข้อเสนอ และวิธีสร้างเทมเพลตข้อเสนอโครงการที่ดี
ข้อเสนอโครงการคืออะไร?
ข้อเสนอโครงการ (บางครั้งเรียกว่าข้อเสนอทางธุรกิจ) เป็นเอกสารลายลักษณ์อักษรที่ส่งไปยังผู้ที่คาดว่าจะเป็นผู้สนับสนุนจากผู้ขาย ข้อเสนอประกอบด้วยข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการเริ่มแรก กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย รวมถึงลำดับเวลา งบประมาณ สภาพการทำงานและข้อกำหนด
ข้อเสนอโครงการทำหน้าที่เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการระหว่างบริษัทและลูกค้า
ทำไมคุณจึงต้องมีข้อเสนอโครงการ?
เป้าหมายหลักของการเขียนข้อเสนอโครงการคือการให้ลูกค้าซื้อบริการของคุณ ในขณะที่เขียนข้อเสนอ คุณต้องคิดเหมือนลูกค้าของคุณและรู้ว่าพวกเขาต้องการและต้องการอะไร
ข้อเสนอโครงการที่ดีจะช่วยคุณ:
- ชนะใจลูกค้าใหม่
- ขยายสัญญาที่มีอยู่
- โน้มน้าวนักลงทุน (ผู้จัดการ, เจ้านาย) ให้จัดสรรทรัพยากรเพื่อสนับสนุนโครงการ
ประเภทของข้อเสนอโครงการ
ร้องขออย่างเป็นทางการ ข้อเสนอทางธุรกิจจะถูกส่งเพื่อตอบสนองต่อคำขออย่างเป็นทางการ ในกรณีนั้น ลูกค้าส่งคำขอข้อเสนอ (RFP) และให้คำแนะนำ เพื่อให้คุณทราบข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ และเขียนข้อเสนอเพื่อการประเมินเพิ่มเติมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการขาย
ได้รับการร้องขออย่างไม่เป็นทางการ ข้อเสนอโครงการที่ได้รับการร้องขออย่างไม่เป็นทางการไม่ตอบสนองต่อคำขออย่างเป็นทางการ โดยปกติแล้วข้อเสนอที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะเป็นผลมาจากการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการเมื่อผู้มีโอกาสเป็นผู้ซื้อแสดงความสนใจในธุรกิจของคุณ ตราบใดที่ไม่มีการร้องขออย่างเป็นทางการ ข้อเสนอที่ร้องขออย่างไม่เป็นทางการจำเป็นต้องมีการวิจัยอย่างละเอียดจากคุณ และกระบวนการเขียนอาจใช้เวลานานกว่านั้น
ไม่พึงประสงค์ เมื่อคุณเตรียมข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์ จะไม่มีการร้องขอใดๆ เลย ด้วยวิธีนี้ คุณจะเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ คุณสามารถเปรียบเทียบข้อเสนอโครงการประเภทนี้กับอีเมลหรือโบรชัวร์ที่ไม่เปิดเผยได้
จะเขียนข้อเสนอได้อย่างไร?
เมื่อเขียนข้อเสนอ โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายของคุณคือการนำเสนอมูลค่าของโครงการต่อผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้ซื้อ แบ่งขั้นตอนการเขียนออกเป็นส่วนๆ ซึ่งสามารถใช้เป็นโครงสร้างสำหรับเทมเพลตข้อเสนอของคุณได้ เทมเพลตข้อเสนอที่สร้างไว้ล่วงหน้าสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการเขียนข้อเสนอได้อย่างมาก เป็นรูปแบบที่พร้อมใช้งานซึ่งมีข้อมูลที่สำคัญอยู่แล้วและจำเป็นต้องแก้ไขเล็กน้อย
โดยปกติแล้ว เทมเพลตข้อเสนอโครงการจะแบ่งออกเป็นส่วนมาตรฐาน คุณสามารถค้นหาเทมเพลตข้อเสนอฟรีมากมายและปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้ เทมเพลตข้อเสนอโครงการทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:
- แผ่นชื่อเรื่อง
- สารบัญ
- บทสรุปผู้บริหาร
- คำชี้แจงปัญหา
- แนวทางและแนวทางแก้ไข
- คุณสมบัติ
- เส้นเวลา
- งบประมาณ
- ข้อกำหนดและเงื่อนไข
รายการตรวจสอบเทมเพลตข้อเสนอ
รายการด้านบนสามารถใช้เป็นรายการตรวจสอบเทมเพลตข้อเสนอได้ ก่อนที่จะเขียนข้อเสนอจริง การเขียนรายการตรวจสอบอาจเป็นขั้นตอนการเตรียมการเชิงปฏิบัติ
คุณสามารถใช้รายการตรวจสอบที่กล่าวถึงสำหรับเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจใดก็ได้ คุณสามารถเพิ่มหรือลบรายละเอียดบางอย่างออกจากเทมเพลตได้ ขึ้นอยู่กับคำขอ หากคุณไม่แน่ใจว่าควรรวมสิ่งใดไว้ในข้อเสนอ ให้ใช้คำถามของลูกค้าเป็นแนวทาง
เรารู้ว่ามันเป็นสิ่งที่ต้องจำไว้มาก นั่นเป็นเหตุผลที่ตัวเลือกที่ดีที่สุดในการติดตามทุกสิ่งคือการปฏิบัติตามรายการตรวจสอบเทมเพลตข้อเสนอ การเขียนรายการตรวจสอบช่วยจัดระเบียบกระบวนการและทำให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดสิ่งสำคัญ
หากคุณมีปัญหาในการสร้างรายการตรวจสอบ ให้ลองใช้ซอฟต์แวร์ เช่น Process Street Process Street เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเขียนเทมเพลตรายการตรวจสอบข้อเสนอ การจัดการงานซ้ำๆ การสร้างรายการแต่ละรายการ
การเขียนข้อเสนอโครงการ
เขียนข้อเสนอเป็นเรียงความและปฏิบัติตามรายการตรวจสอบโดยลบคะแนนออกจากรายการ ข้อเสนอทางธุรกิจของคุณควรมีลำดับเชิงตรรกะและตอบคำถามของผู้ซื้อ
หน้าชื่อเรื่อง
เริ่มเขียนเทมเพลตข้อเสนอโครงการของคุณด้วยหน้าชื่อเรื่อง สิ่งที่ต้องสะท้อนให้เห็นในหน้าชื่อเรื่อง?
- ชื่อของคุณและชื่อธุรกิจ/บริษัทของคุณ
- ชื่อของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ
- วันที่ยื่นข้อเสนอ
สารบัญ
เสนอต่อด้วยสารบัญ สารบัญทำให้ข้อเสนออ่านง่าย ช่วยให้ผู้ซื้ออ่านข้อความตามจังหวะของตนเองได้ง่ายขึ้น หรือทำให้ตรงไปยังส่วนที่สำคัญที่สุด ช่วยให้ลูกค้าของคุณนำทางได้ง่ายขึ้นโดยการเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเทมเพลตในส่วนเนื้อหา
บทสรุปผู้บริหาร
เขียนบทสรุปผู้บริหารที่สอดคล้องกัน จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องทำให้ข้อเสนอน่าตื่นเต้นและดึงดูดใจผู้อ่านตั้งแต่คำแรก
หลังจากอ่านหัวข้อนี้แล้ว ลูกค้าของคุณควรมีแนวคิดที่ชัดเจนว่าคุณสามารถช่วยเหลือพวกเขาได้อย่างไร
รายการตรวจสอบการเขียนบทสรุปผู้บริหาร:
- ภาพรวมของบริษัทและเป้าหมายของบริษัท
- วิสัยทัศน์และแผนงานของคุณ
- ความเป็นมาของปัญหาที่โครงการของคุณแก้ไข
- แนวทางการแก้ปัญหา
- ผลลัพธ์และผลลัพธ์
โปรดจำไว้ว่านี่เป็นส่วนเบื้องต้น จะเป็นการดีที่สุดหากคุณนำเสนอแนวคิดเกี่ยวกับโครงการอย่างเพียงพอโดยไม่มีรายละเอียดมากเกินไป มีส่วนอื่นๆ ในเทมเพลตข้อเสนอเพื่อแชร์ข้อมูลที่เป็นรูปธรรมมากขึ้นเกี่ยวกับปัญหาและเทคนิคการแก้ปัญหา
อย่างไรก็ตาม คุณควรชัดเจนและแสดงคุณค่าต่อลูกค้า ตัวอย่างเช่น อย่าเพิ่งเขียนว่าบริษัทของคุณ "เป็นผู้นำ" หรืออันดับ 1 ในอุตสาหกรรม เตรียมตัวอย่างจริงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถช่วยลูกค้าได้และอย่างไร สมมติว่าวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณคือการสร้างเนื้อหาภาพที่ไม่ซ้ำใครสำหรับพอร์ตโฟลิโอของลูกค้า อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงดีกว่าคู่แข่ง และบริการแบบกำหนดเองที่คุณนำเสนอซึ่งตรงกับปัญหาของลูกค้า
เป้าหมายของคุณคือการดึงดูดความสนใจของลูกค้าและรักษาความสนใจของเขาไว้
คำชี้แจงปัญหา
ปัญหาคืออะไร และมีผลกระทบต่อธุรกิจของลูกค้าอย่างไร? กำหนดสิ่งนี้ให้ตรงไปตรงมาที่สุด ส่วนนี้และส่วน "วิธีแก้ปัญหา" ต่อไปนี้ของเทมเพลตข้อเสนอโครงการเป็นส่วนสำคัญ
ประเด็นหลักที่นี่คืออะไร?
การวิจัยและความคิดเพิ่มเติม คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณทำการบ้าน เจาะลึกถึงเบื้องหลังของปัญหา และนำเสนอมุมมองของคุณ วางกรอบในลักษณะที่นำข้อเสนอไปสู่ส่วนการแก้ปัญหาได้อย่างราบรื่น
แนวทางและแนวทางแก้ไข
อภิปรายว่าเหตุใดโซลูชันของคุณจึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาของลูกค้า แนะนำกลยุทธ์ของคุณและอธิบาย ว่า "ทำไม" คุณจึงตัดสินใจอย่างถูกต้องเพื่อทำให้โครงการสำเร็จ
ข้อเสนอโครงการควรตอบคำถามส่วนใหญ่ที่ลูกค้าของคุณอาจมี รวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่กล่าวถึงปัญหา แสดงแผนว่าคุณจะส่งมอบโซลูชันอย่างไร ประมาณการไทม์ไลน์ โครงร่าง การส่งมอบ และที่สำคัญกว่านั้นคือผลลัพธ์
คุณสมบัติ
ไม่น่าเป็นไปได้ที่ผู้ซื้อที่มีศักยภาพจะยอมรับเพียงคำพูดของคุณ ให้หลักฐานที่ถูกต้องในข้อเสนอ แบ่งปันคุณสมบัติและโครงการที่ประสบความสำเร็จของคุณ ระบุตัวเลขและสถิติ รวมถึงหลักฐานทางสังคมด้วย
เน้นย้ำว่าทีมของคุณมีคุณสมบัติเพียงใด ข้อเสนอโครงการควรตรวจสอบความเป็นมืออาชีพของคุณ ในเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจที่ดี คุณต้องมีหลักฐานที่เพียงพอ
คุณสามารถคัดลอกส่วนคุณสมบัติจากเทมเพลตข้อเสนอหนึ่งไปยังอีกเทมเพลตหนึ่งได้
เส้นเวลา
ให้ความเข้าใจที่ชัดเจนว่าทีมของคุณจะทำอะไรและเมื่อใด คุณควรชี้แจงขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อให้ลูกค้าคาดหวังหากพวกเขาตัดสินใจเริ่มโครงการ
แสดงภาพเนื้อหา ใช้อินโฟกราฟิก แผนภูมิ หรือตาราง คุณไม่จำเป็นต้องจัดสรรวันที่เจาะจง แต่แบ่งการส่งมอบตามสัปดาห์ที่เสร็จสิ้น
งบประมาณ
เทมเพลตข้อเสนอโครงการส่วนนี้กำหนดค่าธรรมเนียมและเงื่อนไขการชำระเงิน ยิ่งคุณให้รายละเอียดมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น
เคล็ดลับที่ดีคือการใช้ตารางเปรียบเทียบค่าธรรมเนียมในเทมเพลต ตราบใดที่คุณไม่ต้องการทำให้ผู้ซื้อกลัวด้วยราคาที่สูง และประเมินงานของคุณต่ำเกินไป ให้เสนอทางเลือกในการกำหนดราคา ลูกค้าจะสามารถเลือกราคาที่ดีที่สุดได้
ข้อกำหนดและเงื่อนไข
สรุปทุกสิ่งที่คุณอธิบายไว้ก่อนหน้านี้ในข้อเสนอและสรุปประเด็นทางกฎหมายของสัญญา ส่วนเทมเพลตนี้อาจรวมถึงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด รายละเอียดการชำระเงิน แผนฉุกเฉิน เราขอแนะนำให้ใช้ทนายความในการสรุปข้อกำหนดและเงื่อนไขสำหรับข้อเสนอของคุณ เมื่อคุณสร้างรูปแบบการทำงานแล้ว คุณสามารถใช้รูปแบบดังกล่าวสำหรับเทมเพลตข้อเสนอโครงการในอนาคตได้
สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเขียนข้อเสนอโครงการ
การทำตามรายการตรวจสอบการเขียนเป็นสิ่งที่ดี แต่พยายามวิเคราะห์แทนที่จะตรวจสอบรายการต่างๆ ในรายการเมื่อคุณเขียนข้อเสนอ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เพื่อเขียนข้อเสนอที่ดีกว่า
ผู้ชมของคุณ ขึ้นอยู่กับว่าใครจะเป็นผู้ตรวจสอบข้อเสนอให้ใช้ภาษาที่เหมาะสม
เหตุผลที่เป็นไปได้สำหรับการปฏิเสธ นี่อาจเป็น:
- คำจำกัดความของข้อเสนอไม่ดี
- ความแตกต่างระหว่างโครงร่างข้อเสนอกับเป้าหมายของลูกค้า
- การนำเสนอข้อเสนอที่ไม่น่าพอใจ
ข้อมูล. ค้นคว้า ให้ข้อเท็จจริง แผนภูมิ และกราฟ ผู้ซื้อควรเห็นข้อมูลที่เขาเชื่อถือได้
แล้วซอฟต์แวร์การจัดการโครงการล่ะ
ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอสามารถช่วยคุณได้มาก อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วยแอปเขียนข้อเสนอทั้งแบบเสียเงินและฟรี ซอฟต์แวร์ข้อเสนอ คุณสามารถสร้างพื้นฐานโครงการ เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามขั้นตอนการพัฒนาได้ ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างที่มีชื่อเสียงบางส่วน
Formstack — เพิ่มผลผลิตข้อเสนอของคุณ รวบรวมข้อมูลและกระทบยอดโครงการออนไลน์ ทำให้กระบวนการด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติ การเปลี่ยนจากแนวคิดไปสู่เวิร์กโฟลว์ในไม่กี่นาที ทั้งหมดนี้ทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
ข้อเสนอที่ดีกว่า — เสนอเทมเพลตฟรีมากกว่า 200 แบบสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจ การเพิ่มประสิทธิภาพ และการปกป้องโครงการของคุณ
Proposify — เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ช่วยให้คุณสร้างและติดตามข้อเสนอ ใบเสนอราคา และสัญญา รวมถึงการลงนามในเอกสารออนไลน์
RFPIO — ระบบอัตโนมัติของการร้องขอข้อเสนอด้วยการผสานรวมเครื่องมือทางธุรกิจ รายงาน และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย
ซอฟต์แวร์ข้อเสนอทำอะไรอีกบ้าง?
- ใช้รูปแบบบนเว็บเพื่อส่งข้อเสนอที่ปรับให้เหมาะกับอุปกรณ์ต่างๆ
- ให้การเข้าถึงเทมเพลตข้อเสนอฟรี
- มอบเครื่องมือวิเคราะห์และติดตามทุกสิ่งที่ลูกค้าของคุณทำกับข้อเสนอ: รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการอ่าน ลงนาม ส่งต่อข้อเสนอ ส่วนใดที่มีผู้เข้าชมมากที่สุด
- สร้างลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางอิเล็กทรอนิกส์และให้ลูกค้าลงนามในข้อเสนอได้ทันที
- ใช้การบูรณาการและเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ข้อเสนอกับ CRM การติดตามเวลา หรือบริการภายในอื่นๆ ของคุณ
- ผสานรวมกับการชำระเงินแบบอินไลน์
- รวบรวมรายงานและประเมินว่าสิ่งใดได้ผลและสิ่งใดที่คุณควรปรับปรุงในเทมเพลต
- ใช้การแชทแบบเรียลไทม์ในขณะที่ผู้ซื้อกำลังดูข้อเสนอของคุณ
- เขียนข้อเสนอได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยเทมเพลตฟรีและซอฟต์แวร์อัตโนมัติ
ลองใช้บริการเขียนข้อเสนอฟรีและประเมินผลลัพธ์ หากการทำงานกับเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าจะทำให้คุณประหยัดเวลาและทำให้กระบวนการเร็วขึ้น ให้ค้นหาโซลูชันที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น และทำให้การเขียนข้อเสนอเป็นแบบอัตโนมัติ
ผู้ซื้อจะต้องแจ้งให้ทราบข้อเสนอของคุณเพื่อจัดหาเงินทุนสำหรับโครงการ ทำให้น่าสนใจ น่าตื่นเต้น และมีสมาธิกับผลลัพธ์ ให้ผลลัพธ์ที่ดีทันเวลา - คือสิ่งที่ลูกค้าของคุณคาดหวังในท้ายที่สุด
