Il successo e lo sviluppo continuo della tua attività dipendono direttamente dalle vendite. L'efficienza con cui vendi prodotti o servizi dimostra la tua preparazione e il tuo impegno verso ogni progetto. Per ottenere finanziamenti per questi progetti e conquistare il potenziale acquirente, dovresti scrivere una proposta di progetto convincente.
In questo articolo, discutiamo cos'è la proposta di progetto, perché sono necessarie proposte di progetto, come scrivere proposte e come creare buoni modelli di proposte di progetto.
Qual è la proposta di progetto?
Una proposta di progetto (a volte definita proposta commerciale) è un documento scritto inviato a potenziali sponsor da un venditore. La proposta contiene informazioni vitali sul progetto iniziale, definisce obiettivi e traguardi e include tempistica, budget, condizioni e requisiti di lavoro.
La proposta di progetto funziona come un documento ufficiale tra l’azienda e il cliente.
Perché hai bisogno di una proposta di progetto?
L'obiettivo principale di scrivere la proposta di progetto è convincere il cliente ad acquistare i tuoi servizi. Mentre scrivi la proposta, devi pensare come il tuo cliente e sapere di cosa ha bisogno e cosa vuole.
Una buona proposta di progetto ti aiuterà a:
- conquistare nuovi clienti;
- prolungare un contratto esistente;
- convincere gli investitori (manager, capo) a stanziare risorse per sostenere il progetto.
Tipologie di proposta progettuale
Formalmente sollecitato. Una proposta commerciale viene inviata come risposta a una richiesta ufficiale. In tal caso, un cliente invia una richiesta di proposta (RFP) e fornisce le linee guida. In questo modo conosci tutte le informazioni necessarie sul potenziale acquirente e scrivi una proposta per un'ulteriore valutazione per procedere con il processo di vendita.
Sollecitato informalmente. Le proposte di progetto sollecitate in modo informale non rispondono a una richiesta ufficiale. Di solito, una proposta scritta deriva da una conversazione informale quando un potenziale acquirente mostra interesse per la tua attività. Finché non esiste una richiesta ufficiale, una proposta sollecitata in modo informale richiede una ricerca approfondita da parte tua e il processo di scrittura può essere più lungo.
Indesiderata. Quando prepari una proposta non richiesta, non c'è alcuna richiesta. In questo modo, stai raggiungendo un potenziale acquirente. Puoi confrontare questo tipo di proposta di progetto con un'e-mail fredda o una brochure.
Come scrivere le proposte?
Quando scrivi una proposta, ricorda che il tuo obiettivo è presentare il valore del progetto al potenziale acquirente. Suddividi il processo di scrittura in sezioni che possono fungere anche da struttura per il modello di proposta. Un modello di proposta predefinito può semplificare drasticamente il processo di scrittura delle proposte. È un modello pronto all'uso che contiene già informazioni significative e necessita di alcune modifiche.
Di solito, i modelli di proposta di progetto sono divisi in parti standard. Puoi trovare molti modelli di proposta gratuiti e adattarli alle tue esigenze. Un tipico modello di proposta di progetto include i seguenti elementi:
- Foglio del titolo
- Sommario
- Sintesi
- Dichiarazione problema
- Approccio e soluzione
- Qualificazione
- Sequenza temporale
- Bilancio
- Termini e Condizioni
La lista di controllo del modello di proposta
L'elenco riportato sopra può fungere da elenco di controllo del modello di proposta. Prima di scrivere la proposta vera e propria, scrivere delle liste di controllo potrebbe essere una fase pratica di preparazione.
È possibile utilizzare la lista di controllo menzionata per qualsiasi modello di proposta commerciale. A seconda della richiesta, puoi aggiungere o rimuovere alcuni dettagli dal modello. Se non sei sicuro di cosa includere nella proposta, utilizza le domande del cliente come linea guida.
Sappiamo che c'è molto da tenere a mente. Ecco perché la soluzione migliore per tenere traccia di tutto è seguire la checklist del modello di proposta. Scrivere liste di controllo aiuta a organizzare il processo e ti assicura di non perdere nulla di importante.
Se hai difficoltà a creare liste di controllo, prova a utilizzare software come Process Street . Process Street è ottimo per scrivere modelli di elenchi di controllo delle proposte, gestire attività ripetitive e creare elenchi individuali.
Scrivere una proposta di progetto
Scrivi la proposta come un saggio e segui la lista di controllo rimuovendo i punti dall'elenco. La tua proposta commerciale dovrebbe avere una sequenza logica e rispondere alle domande dell'acquirente.
Frontespizio
Inizia a scrivere il modello di proposta di progetto con il frontespizio. Cosa riflettere sul frontespizio?
- Il tuo nome e il nome della tua attività/società.
- Il nome del tuo potenziale cliente.
- Data di presentazione della proposta.
Sommario
Continuare la proposta con il sommario. Il sommario rende la proposta di facile lettura. Rende più semplice per l'acquirente leggere il testo al proprio ritmo o arrivare direttamente alle parti più critiche. Aiuta i tuoi clienti a navigare più facilmente aggiungendo collegamenti ipertestuali al modello nella sezione dei contenuti.
Sintesi
Scrivere un riassunto esecutivo coerente. È fondamentale che tu renda la proposta emozionante e coinvolgente per il lettore fin dalle prime parole.
Dopo aver letto questa sezione, il tuo cliente dovrebbe avere un'idea chiara di come puoi aiutarlo.
La lista di controllo per la scrittura del riepilogo esecutivo:
- panoramica dell'azienda e obiettivi aziendali;
- la tua visione e i tuoi piani;
- background del problema risolto dal tuo progetto;
- approccio alla risoluzione dei problemi.
- esiti e risultati.
Ricorda, questa è una parte introduttiva. Sarebbe meglio se fornissi un'idea adeguata del progetto senza troppi dettagli. Ci sono altre parti nel modello di proposta per condividere informazioni più concrete sul problema e sulle sue tecniche di risoluzione.
Tuttavia, dovresti essere preciso e mostrare valore al cliente. Ad esempio, non scrivere semplicemente che la tua azienda "è leader" o "n. 1 nel settore". Prepara alcuni esempi reali di cosa e come puoi aiutare il cliente. Supponiamo che l'obiettivo del tuo progetto sia creare contenuti visivi unici per il portfolio del cliente. Descrivi perché sei migliore del tuo concorrente e quali servizi personalizzati offri che corrispondono al punto critico del cliente.
Il tuo obiettivo qui è attirare l'attenzione di un cliente e mantenere il suo interesse.
Dichiarazione problema
Qual è il problema e in che modo influisce sull'attività del cliente? Definirlo nel modo più semplice possibile. Questa parte e la successiva sezione “soluzione” di qualsiasi modello di proposta di progetto sono le parti essenziali.
Quali sono i punti principali qui?
Ricerca e pensiero extra. Devi dimostrare di aver svolto i compiti, approfondire il contesto del problema e presentare la tua prospettiva. Inquadralo in modo da portare agevolmente la proposta alla parte della soluzione.
Approccio e soluzione
Discuti perché la tua soluzione è l'opzione migliore per risolvere il problema del cliente. Presenta le tue strategie e spiega “perché” stai prendendo queste esatte decisioni per completare il progetto.
La proposta di progetto dovrebbe rispondere alla maggior parte delle domande che probabilmente avrà il tuo cliente. Includere tutti i dettagli rilevanti relativi al problema. Mostra il piano su come fornirai la soluzione, stima la tempistica, le linee guida, i risultati finali e, soprattutto, i risultati.
Qualificazione
Non è probabile che il potenziale acquirente creda solo alla tua parola. Fornisci loro la prova direttamente nella proposta, condividi le tue qualifiche e i tuoi progetti di successo. Fornisci numeri e statistiche e includi alcune prove sociali.
Evidenzia quanto è qualificata la tua squadra. La proposta di progetto dovrebbe verificare la tua professionalità. In un buon modello di proposta commerciale, è necessario disporre di prove sufficienti.
È possibile copiare la parte della qualifica da un modello di proposta a un altro.
Sequenza temporale
Fornisci una chiara comprensione di cosa e quando verrà fatto dal tuo team. Dovresti chiarire gli ulteriori passaggi che i clienti dovranno aspettarsi se decideranno di avviare il progetto.
Visualizza il contenuto, utilizza infografiche, grafici o tabelle. Non è necessario assegnare date specifiche, ma dividere i risultati finali in settimane di completamento.
Bilancio
Questa parte del modello di proposta di progetto definisce le tariffe e i termini di pagamento. Più dettagli fornisci, meglio è.
Un buon trucco è utilizzare una tabella di confronto delle tariffe nel modello. Finché non vuoi spaventare l'acquirente con prezzi elevati e sottovalutare il tuo lavoro, fornisci opzioni di prezzo. Il cliente potrà scegliere il prezzo migliore.
Termini e Condizioni
Riassumi tutto ciò che hai descritto in precedenza nella proposta e delinea gli aspetti legali del contratto. Questa sezione del modello può includere le date di inizio e fine, i dettagli di pagamento e il piano di emergenza. Ti consigliamo di utilizzare un avvocato quando delinei i termini e le condizioni della tua proposta. Una volta creato un modello di lavoro, puoi utilizzarlo per futuri modelli di proposte di progetto.
Cosa considerare quando si scrivono proposte di progetto
Seguire la lista di controllo scritta è positivo, ma prova ad analizzare piuttosto che controllare gli elementi dell'elenco quando scrivi le proposte. Considera quanto segue per scrivere una proposta migliore.
Il tuo pubblico. A seconda di chi esaminerà la proposta, utilizzare il linguaggio appropriato.
Potenziali ragioni di rifiuto. Questo potrebbe essere:
- scarsa definizione della proposta;
- la discrepanza tra i contorni della proposta e gli obiettivi del cliente;
- presentazione della proposta insoddisfacente.
Dati. Fai la ricerca, fornisci fatti, diagrammi e grafici. L'acquirente dovrebbe vedere le informazioni di cui può fidarsi.
Che ne dici del software di gestione dei progetti
Il software di gestione delle proposte può aiutarti molto. Internet è pieno di app per scrivere proposte a pagamento e gratuite. software di proposta, puoi creare una baseline del progetto, in modo che tutti possano monitorare le fasi di sviluppo. Di seguito sono riportati alcuni esempi famosi.
Formstack: aumenta la produttività della tua proposta, raccoglie dati e riconcilia progetti online, automatizza i processi manuali, passa dall'idea al flusso di lavoro in pochi minuti, il tutto con un paio di clic.
Proposte migliori: offri oltre 200 modelli gratuiti per proposte commerciali, ottimizzazione e protezione dei tuoi progetti.
Proposify: automazione del flusso di lavoro che ti aiuta a creare e tenere traccia di offerte, preventivi e contratti, nonché a firmare documenti online.
RFPIO: automazione delle richieste di proposte con l'integrazione di strumenti aziendali, report, interfaccia user-friendly.
Cos'altro fa il software di proposta?
- Utilizza un formato basato sul web per inviare proposte ottimizzate per diversi dispositivi;
- Fornisce l'accesso a modelli di proposta gratuiti.
- Fornisce strumenti analitici e tiene traccia di tutto ciò che il tuo cliente fa con la proposta: ricevi una notifica quando le proposte vengono lette, firmate, inoltrate, quali sezioni sono più visualizzate.
- Crea firme elettronicamente vincolanti e consente ai clienti di firmare istantaneamente le proposte
- Utilizza integrazioni e collega il software di proposta con il tuo CRM, monitoraggio del tempo o altri servizi interni.
- Si integra con le fughe di pagamento in linea.
- Raccoglie report e valuta cosa funziona e cosa dovresti migliorare nel modello.
- Utilizza la chat in tempo reale mentre l'acquirente esamina la tua proposta.
- Scrive proposte più velocemente con modelli gratuiti e software automatizzato.
Prova qualsiasi servizio gratuito di scrittura di proposte e valuta il risultato. Se lavorare con modelli predefiniti ti fa risparmiare tempo e velocizza il processo, trova una soluzione più professionale e automatizza la scrittura della proposta.
L'acquirente deve notare la tua proposta per fornire fondi per il progetto. Rendilo avvincente, emozionante e concentrati sui risultati. Buoni risultati forniti tempestivamente: questo è ciò che il tuo cliente si aspetta alla fine.
