Şirketinizi bir amaca yaklaştıran eylem ve faaliyetlere süreç denir. Süreçlerinizi otomatikleştirerek manuel veri girişi gereksinimini azaltabilir ve böylece insan hatasını azaltabilirsiniz. İşletmelerin yöneticilerinin ilgilenmesi gereken birçok sorumluluk vardır. Bazen, özellikle dahili prosedürler arasında bir denge sağlamaya çalışırken, harici hissedarlara rapor verirken ve müşterilerin beklentilerini yönetirken, her şeyi etkili bir şekilde yapmak için gün içinde yeterli zaman yokmuş gibi geliyor.
Bir işletmenin yönetimine eşlik eden hiç bitmeyen yapılacaklar listesi, BPA biçimindeki teknolojinin yardımıyla biraz daha yönetilebilir hale getirilebilir. Otomasyon, eğitim, reklam, pazarlama ve sosyal medya yönetimi süreçlerinizi iyileştirir.
İş Süreçleri Otomasyonu - Eksiksiz bir kılavuz
Kuruluşlar, günlük işlemlerinde çalışan alımından borç prosedürlerine kadar uzanan süreçleri otomatikleştirir. Ve farklı görevler için otomasyon yazılımına ihtiyaç duyarlar. Bu, çalışanların bir yerden başka bir yere belge gönderme ihtiyacını azaltır. Otomasyon yazılımınızın oluşturulmasını geliştiricilere dış kaynak sağlamak istiyorsanız, onların işletmenizde yapılması gereken birçok işi bildiklerinden emin olun. Süreçler için BPA, belge akışı yönetimini ve tedarik görevlerini hızlandırabilir.
Stok kontrol süreçlerinizi uygulamak, mevcut kaynakları manuel olarak kontrol etmeye kıyasla özelleştirilmiş sipariş karşılamayı hızlandırır.
BPA genellikle aşağıdaki gibi üç ana bileşenden oluşur:
- Süreçleri otomatikleştirin
- Bilgi merkezileştirilir ve artan şeffaflık sağlanır
- Bilgilerin firma genelinde uygun taraflarla paylaşılma olasılığını eş zamanlı olarak artırırken yüz yüze temas gerekliliğini azaltır
Otomatik değilse, büyük miktarda ödenmemiş fatura talep etmek zor olabilir. Bu nedenle ödenmemiş faturaların talep edilmesi önemlidir. Fatura oluşturma ve bütçe hazırlama için de önemlidir. Süreçlerinizi otomatikleştirdikçe kuruluşunuz daha üretken ve uygun maliyetli hale gelecektir. Otomatikleştirilmesi gereken tüm görevlerin bir listesini yapın. Otomatikleştirmeyi kolaylaştırmak için görevleri daha küçük parçalara bölün. İş süreci otomasyonu, iş akışını sürdürmek için hem yapılandırılmış (toplanmış ve maddeleştirilmiş bilgiler) hem de yapılandırılmamış verilerden bilgi çekebilmelidir. Verinin kaynağını ve hizmet ettiği amaçları işletmenin amaçlarına göre belirleyebilirsiniz. Siparişlerin işlenmesi ve bütçe onayı yoluyla kalemlerin satın alınmasını kapsayan iş süreçleri kullanılmıştır.
Süreçlerinizi otomatikleştirmenin çeşitli nedenleri vardır. Tek kelime yazmadan karmaşık sunucu, web ve mobil uygulamalar oluşturmaya gelince, AppMaster.io yeni nesil kodsuz platformdur. Geliştirme yöntemi, görsel programlama araçlarıyla çevrimiçi bir arayüz kullanacaktır. Her kuruluş için doğru iş süreci otomasyon yazılımını seçmek gerekir.
İş Süreci Otomasyonu Örnekleri
Konuyu daha iyi anlayabilmeniz için iş süreci otomasyonunun nasıl kullanılabileceğine dair birkaç örnek.
1. Yeni Çalışanların İşe Alınması
İş süreci otomasyonunun ilk örneği, çalışanların işe alınmasıdır. Basit bir prosedür gibi görünse de, personel istihdamı birçok farklı görevi beraberinde getirmektedir. Gerekli eylemlerden sadece birkaçını belirtmek için çalışan bilgi formlarını doldurmanız, göreve başlama toplantıları düzenlemeniz, eğitim oturumları düzenlemeniz, banka hesapları oluşturmanız, temel belgeleri toplamanız ve danışmanlar atamanız gerekecektir.
Otomasyon olmadan, prosedürün tamamı son derece düzensiz hale gelme potansiyeline sahiptir ve bu da aşağıdaki sonuçlara yol açabilir:
- Asla bitmeyen belgeler
- Bazı şeyleri kaybetmek
- Çalışanlar arasında memnuniyetsizlik
- Düşük düzeyde üretkenlik
İş süreci otomasyonu, çalışan alımı için kullanıldığında, bir faaliyetten diğerine kusursuz geçişler sağlayacak, ilgili personeli döngüde tutacak ve sürecin durumuna ilişkin görünürlük sağlayacaktır.
2. Satın alma için müşteri siparişleri
İş süreci otomasyonu da dahil olmak üzere hemen hemen tüm işletmelerde, satınalma siparişleri için talep göndermek devam eden bir faaliyettir. Talepte bulunan ekip bir form doldurur ve ardından satın alma işlemini yapan ekibe gönderir. Bundan sonra, onaydan sorumlu makam talebi inceler ve sağlanan bilgilerin kalitesine ve mevcut fonlara bağlı olarak reddedilip reddedilmeyeceğine karar verir. Daha sonra talep eden gruba teslim edilir. Talep kabul edilirse bir satınalma siparişi oluşturulur ve bunun kopyaları tedarikçiye ve envanter ekibine iletilir.
Otomasyonun yokluğunda, aşağıdaki zorluklarla karşılaşılabilir:
- Bekleyen satınalma siparişinin onayı
- Verimliliği etkileyen
- Tamamlanmamış veya eksik kayıtlar
- PO'daki yanlışlıklar
- Malzemelerin teslimi alınırken hatalar yapıldı
İş süreçlerinin otomasyonu, hesap verebilirliği ve şeffaflığı artırmaya yardımcı olabilir ve önemli paydaşların gerektiğinde erişebilecekleri kesin veri yakalamayı sağlayabilir. Ek olarak, yürütülmesini daha basit ve daha hızlı hale getirmek için süreçlerle bağlantılı iş akışı içindeki her iletişimi takip edecektir.
3. Müşterilerden Borçlar:
Fatura işleme ve ödeme gözetimi, devam eden check-in'leri ve sürecin izlenmesini gerektirir. Bununla birlikte, BPA, hızlı ödeme sağlamak için ilgili finansal belgelerin taranması, tanınması, toplanması, düzenlenmesi ve gönderilmesi konusunda yardımcı olabilir. Ayrıca, her şey yetkisiz erişime karşı korunan merkezi bir yerde barındırılacağından, hesapları sonlandırmak çok daha kolay olacaktır.
BPA'daki adımlar
İş süreçlerinin otomasyonu aşağıdaki beş adımda gerçekleştirilebilir:
1. Otomatikleştirilmesi Gereken Faaliyetleri Belirleyin
Otomasyona aday olan organizasyonunuzdaki faaliyetleri belirlemek için farklı süreç haritalarını kullanabilirsiniz. Bu şekilde, etkinliği otomatikleştirebilirsiniz. Faaliyetleri otomatikleştirmek iyidir.
2. İş Hedeflerini Belirleyin
Şu anda neyi başarmayı umuyorsun? Otomasyon tam olarak nasıl yardımcı olabilir? Başarı seviyenizi nasıl değerlendirmeyi planlıyorsunuz?
3. Doğru Aracı Kullandığınızdan Emin Olun
Uygun enstrümanı seçmek için öncelikle aşağıdaki kriterleri karşıladığını doğrulamak gerekir:
Kullanımı basit, anlaşılması kolay ve uyarlanabilirlik ve ölçeklenebilirliğe sahiptir. Mevcut takım yığını ile birleştirir; bir araç satın almadan önce, halihazırda kullanımda olan diğer araçlardan veri alabildiğini ve kuruluşunuzun halihazırda sahip olduğu verilerle akıcı bir şekilde çalışabildiğini doğrulayın.
4. Yönetim Değişimi
Personele, özellikle teknoloji ile günlük olarak ilgilenecek çalışanlara yönelik eğitim ve eğitimler düzenlenmelidir.
- Yeni fikirlere uyarlanabilen bir kültür geliştirin.
- Ekibinizle birlikte katılın.
- Eğitim oturumları şeklinde sürekli eğitim için fırsatlar sunun
5. Her Şeye Dikkat Edin ve Not Alın
Bu araçlar aynı kalmamalı; bunun yerine, kuruluşunuzun çalışma şekline uyum sağlarlar. KPI'ları izlemek ve gerektiğinde ayarlamalar yapmak için bunları kullanın.
Otomasyon İçin Adım Adım
Her seferinde bir adım aşağıdakileri içerir:
Adım 1: İlk adım, iş süreçlerini otomatikleştirmek için stratejik nedenlerin belirlenmesidir.
Adım 2: Önceden Var Olan Prosedürlerin Kritik Değerlendirmesini Gerçekleştirin.
Adım 3: İş Süreçleri Otomasyonu ile Hangi Sorunlu Alanların Kolaylaştırılabileceğini Belirleyin.
Adım 4: Son adım, otomasyonun uygulanmasını içerir.
BPA ve RPA Arasındaki Fark
RPA'nın odak noktası bireysel faaliyetlerdir. Yine de BPA, iş süreci yönetimi için en etkili yöntemlerden etkilenen daha bütünsel bir strateji benimseyerek çalışma şeklinizi yeniden düzenlemeye odaklanır. Bu inançlardan ve teknolojilerden elde edilebilecek faydaların kullanılması, üretimin artmasına ve sonuçta bir iyileşmeye yol açabilir. RPA ve BPM arasında bariz bir çelişki olmadığından, kuruluşunuzun iki metodoloji arasında bir savaş yaratmasına gerek yoktur; daha ziyade, her iki teknik de basitçe alternatif uygulamalar gerektirir.
RPA, bir kuruluşun BPA çözümlerini benimsemesine katkıda bulunan ek bir çaba olarak işlev görebilir. RPA'nın BPM stratejisinden etkilenen iyileştirmeler sağlaması da mümkündür. Çözüm ararken, RPA ve BPM arasında ayrım yapmak zor olabilir, çünkü birincisi hızla ikincisinin ayrılmaz bir bileşenine dönüşmüştür.
İşleme Otomasyonu için En İyi Uygulama
Bu otomasyon süreci, farklı görevlerin iş akışının korunmasına yardımcı olur. Aşağıda görevlerin yapılmasını kolaylaştıran ve işlemeye yardımcı olan birkaç örnek verilmiştir.
Rutin ve tekrarlayan görevler: Bunlar, otomatikleştirilebilen ve insan hatası olasılığını azaltan manuel prosedürlerdir. İK ayrıca daha eleştirel düşünmeye ihtiyaç duyan sektörlere kaydırılacaktır. Durum otomasyonu yazılım güncellemeleri, izleme, envanter yönetimi ve otomatik proje yönetimi işleri, ezbere dayalı ve tekrarlanan görevlerdir.
Tehlikeli veya zararla sonuçlanabilecek manuel görevler: Şirketler sürekli olarak çalışanların zararlı görevleri yapma ihtiyacını azaltmak veya ortadan kaldırmak için yöntemler aramaktadır. Otomatik makineler, insan yaralanmasından korkmadan, riskli yüksekliklerde işlem yapma veya radyoaktif bir alana erişme gibi görevleri yapma riskini kabul eder.
Son düşünceler
BPA için AppMaster, müşterilere çeşitli şekillerde yardımcı olduğu için iyi bir seçenektir. AppMaster ile bir arka uç, bir ön uç ve güçlü yerel mobil uygulamalarla tamamlanmış tam özellikli otomasyon yazılımı oluşturabilirsiniz. AppMaster, uygulamanız için kaynak kodu oluşturacak, oluşturacak ve ardından istediğiniz herhangi bir barındırma şirketine veya özel sunucuya dağıtacaktır. Her şeyden önce, işleme, müşteri hizmetleri, satış, BT ekipleri vb. için dahili araçlar gibi şirket içinde kullanım amaçlı yazılımlar için kullanılır. Ayrıca, AppMaster müşteriye yönelik çözümler oluşturmak için kullanılabilir, ancak başka araçlar da kullanılabilir. tüm gereksinimleri karşılaması gerekir.
