企業が目標達成に近づくための行為や活動をプロセスと呼びます。プロセスを自動化することで、手作業によるデータ入力の必要性を減らし、それによってヒューマンエラーを減らすことができるかもしれません。企業の経営者は、多くの責任を負っています。特に、社内の手続き、社外の株主への報告、顧客の期待を管理することのバランスを維持しようとすると、すべてを効率的に行うには1日の時間が足りないように感じられることがあります。
しかし、BPAというテクノロジーの力を借りれば、企業経営につきものの終わりのないToDoリストも、ある程度管理できるようになるかもしれません。自動化によって、トレーニング、広告、マーケティング、ソーシャルメディアの管理プロセスが改善されます。
ビジネスプロセスの自動化 - 完全ガイド
ビジネス・プロセス・オートメーション（BPA）とは、従業員の採用から支払いまでのプロセスを自動化することです。そして、彼らはさまざまなタスクのために自動化ソフトウェアを必要とする必要があります。これにより、従業員が書類をあちこちに送る必要性を減らすことができます。自動化ソフトウェアの作成を開発者に委託する場合、開発者が企業内で行わなければならない多くの仕事を把握していることを確認します。BPAを導入することで、ドキュメントフロー管理、調達業務などを迅速化することができます。
また、在庫管理プロセスを導入することで、利用可能なリソースを手動で確認するのに比べて、カスタマイズされた注文の処理をスピードアップすることができます。
BPAは、一般的に以下の3つの要素で構成されます。
- プロセスの自動化
- 情報を一元化し、透明性を向上させる。
- 対面でのコンタクトの必要性を減らすと同時に、社内の適切な関係者と情報が共有される可能性が高まる
自動化されないと、大量の未払請求書を請求するのは難しいかもしれません。そのため、未払い請求書の請求は重要です。また、請求書の作成と予算の作成も重要です。プロセスを自動化することで、組織の生産性と費用対効果が高まります。自動化する必要があるすべてのタスクのリストを作成します。自動化を容易にするために、タスクを小さく分割する。ビジネスプロセスの自動化がワークフローを維持するためには、構造化されたデータ（収集され、項目別に分類された情報）と非構造化データの両方から情報を引き出すことができなければなりません。データの出所や使用目的は、ビジネスの目的によって特定することができる。ビジネスプロセスは、物品の調達から発注処理、予算承認に至るまで、幅広く利用されている。
プロセスを自動化する理由は様々です。複雑なサーバ、ウェブ、モバイルアプリを一言もコードを書かずに構築する場合、AppMaster.ioは次世代のノーコードプラットフォームとなる。開発方法は、ビジュアルプログラミングツールを使ったオンラインインターフェイスを使用する。適切なビジネス・プロセス・オートメーション・ソフトウェアを選択することは、すべての組織にとって必要なことです。
ビジネス・プロセス・オートメーションの例
ビジネスプロセスの自動化について理解を深めていただくために、いくつかの使用例をご紹介します。
1.新入社員の採用
ビジネスプロセス・オートメーションの最初の例は、従業員の採用です。一見、簡単そうに見えますが、人材の採用には様々な業務があります。例えば、社員情報の記入、入社説明会の開催、研修の実施、銀行口座の開設、必要書類の収集、指導者の任命など、必要なアクションは多岐に渡ります。
自動化されていない場合、これらの作業は非常に煩雑になる可能性があり、以下のような結果を招くことがあります。
- 終わりのない文書作成
- あるものを失う
- スタッフ間の不協和
- 低いレベルの生産性
従業員の採用にビジネスプロセスの自動化を導入すると、1つの活動から次の活動への移行が完璧になり、関係者がループに入り、プロセスの状態を可視化することができるようになります。
2.顧客からの購入注文
ビジネス・プロセス・オートメーションを含むほぼすべてのビジネスにおいて、購買発注のリクエストを提出することは継続的な活動です。要求を出すチームはフォームに記入し、それを購入するチームに送ります。その後、承認担当者がリクエストに目を通し、提供された情報の質と利用可能な資金に応じて拒否するかどうかを決定します。その後、依頼したグループに納品される。要求が受け入れられた場合、発注書が作成され、そのコピーがサプライヤーと在庫チームに伝達される。
自動化されていない場合、次のような困難が発生する可能性がある。
- 発注書の承認が保留される
- 生産性に影響する
- 記録の未完成または欠落
- POに不正確な点がある
- 材料の納品時にミスが発生する
ビジネスプロセスの自動化は、説明責任と透明性を促進し、主要な利害関係者が必要なときにアクセスできる正確なデータ取得を可能にします。さらに、プロセスとリンクしたワークフロー内のあらゆるコミュニケーションを追跡し、その実行をよりシンプルかつ迅速にすることができます。
3.顧客からの支払。
請求書処理と支払の監視には、継続的なチェックとプロセスのモニタリングが必要です。しかし、BPAは、関連する金融書類のスキャン、認識、収集、整理、送付を支援することで、迅速な支払いを実現することができます。また、不正なアクセスから保護された一元的な場所にすべてが保管されるため、アカウントの停止がより簡単になります。
BPAのステップ
ビジネスプロセスの自動化は、以下の5つのステップで実現することができる。
1.自動化すべき業務を決定する
1.自動化すべき業務を決定する 異なるプロセスマップを使用して、自動化の候補となる組織内の業務を特定する。このようにして、アクティビティを自動化することができる。活動を自動化するのは良いことだ。
2.ビジネス・ゴールを決定する
今、何を達成したいのか？自動化は具体的にどのように役立つのでしょうか？成功のレベルをどのように評価するつもりですか？
3.適切なツールを使用する
適切なツールを選ぶには、まず以下の条件を満たしていることを確認する必要があります。
使いやすく、理解しやすく、適応性・拡張性があること。既存のツールスタックとの組み合わせ：ツールを購入する前に、すでに使用している他のツールからデータを抽出できるかどうか、また、組織がすでに保持しているデータとスムーズに連携できるかどうかを確認する。
4.マネジメントの変更
従業員、特に毎日その技術を扱うことになる従業員のために、トレーニングやチュートリアルを組織する必要があります。
- 新しいアイデアに適応できるような文化を醸成する。
- チームと一緒に参加する。
- トレーニングセッションという形で継続的な教育の機会を提供する。
5.目を離さない、メモを取る
これらのツールは同じであるべきではなく、組織の運営方法に適応させるものです。KPIを監視し、必要に応じて調整するために活用する。
自動化のためのワンステップ・アンド・タイム
一歩ずつとは、以下のようなものです。
Step1：最初のステップは、ビジネスプロセスを自動化する戦略的な理由を決定することです。
Step2：既存の手順について批判的な評価を行う。
ステップ3：ビジネス・プロセスの自動化によって緩和できる問題領域を決定する。
ステップ4：最後のステップは、自動化の実施からなる。
BPAとRPAの違い
RPAは、個々の業務に焦点を当てます。しかし、BPAは、ビジネス・プロセス・マネジメントの最も効果的な手法に影響された、より全体的な戦略を採用することで、業務方法を再編成することに重点を置いています。これらの信念や技術から得られる利益を活用することで、生産性の向上や収益改善につなげることができます。RPAとBPMの間には明らかな矛盾はなく、両者の間で争う必要はなく、むしろ両者は代替手段を求めているに過ぎない。
RPAは、組織がBPAソリューションを採用する際の補助的な取り組みとして機能することができます。また、RPA は BPM 戦略の影響を受けて改善することも可能です。RPAはBPMの一部として急速に発展しているため、ソリューションを探す際にRPAとBPMを区別するのは難しいかもしれない。
処理の自動化に関するベストプラクティス
この自動化のプロセスは、さまざまなタスクのワークフローを維持するのに役立ちます。以下に、タスクを容易にし、処理に役立ついくつかの例を挙げます。
ルーチンワークと反復的なタスク。これらは手作業で行われるものですが、自動化することで人為的なミスの可能性を低減することができます。また、人事はより批判的思考を必要とする部門にシフトされるでしょう。ステータスオートメーションソフトウェアの更新、モニタリング、在庫管理、プロジェクト管理の自動化などの雑用は、暗記作業や繰り返し作業になります。
危険な作業、あるいは危害を加える可能性のある手作業。企業は常に、従業員が有害な作業をする必要性を減らす、または排除する方法を模索しています。自動化された機械は、人身事故を恐れることなく、危険な高所作業や放射能汚染現場への立ち入りなどのリスクを受け入れてくれます。
最終的な感想
BPAにとって、AppMasterは様々な方法で顧客を支援する良い選択肢である。AppMasterを使えば、バックエンド、フロントエンド、そして強力なネイティブ・モバイル・アプリケーションを備えた、フル機能の自動化ソフトウェアを構築することができる。AppMasterはアプリケーションのソースコードを生成し、それを構築し、そしてあなたが望むホスティング会社やプライベートサーバに配備します。まず第一に、処理、カスタマーサービス、販売、ITチームなどの社内ツールなど、企業内で使用するソフトウェアに使用されます。さらに、AppMasterは顧客向けのソリューションを構築するために使用されることもあるが、すべての要件を満たすには他のツールが必要となる場合がある。
