การกระทำและกิจกรรมที่ทำให้บริษัทของคุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นเรียกว่ากระบวนการ การทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณอาจลดข้อกำหนดสำหรับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และด้วยเหตุนี้จึงลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ผู้บริหารของธุรกิจมีความรับผิดชอบมากมายที่ต้องดูแล บางครั้งรู้สึกเหมือนไม่มีเวลาเพียงพอในแต่ละวันที่จะทำทุกสิ่งอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพยายามรักษาสมดุลระหว่างขั้นตอนภายใน รายงานต่อผู้ถือหุ้นภายนอก และจัดการความคาดหวังของลูกค้า
รายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่มีวันสิ้นสุดที่มาพร้อมกับการจัดการธุรกิจอาจจัดการได้ง่ายขึ้นด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยีในรูปแบบของ BPA ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการฝึกอบรม การโฆษณา การตลาด และโซเชียลมีเดียของคุณ
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ - คู่มือฉบับสมบูรณ์
องค์กรทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่การสรรหาพนักงานไปจนถึงขั้นตอนเจ้าหนี้ในการประมวลผลแบบวันต่อวัน และต้องใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับงานต่างๆ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นที่พนักงานต้องส่งเอกสารจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ถ้าคุณต้องการจ้างนักพัฒนาซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติให้สร้างซอฟต์แวร์อัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้งานมากมายที่ต้องทำภายในองค์กรของคุณ BPA สำหรับกระบวนการสามารถเร่งการจัดการโฟลว์เอกสารและงานจัดซื้อจัดจ้าง
การใช้กระบวนการควบคุมสต็อคของคุณจะช่วยให้ดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้รวดเร็วขึ้น เมื่อเทียบกับการตรวจสอบทรัพยากรที่มีอยู่ด้วยตนเอง
BPA โดยทั่วไปประกอบด้วยสามองค์ประกอบหลักซึ่งมีดังนี้:
- กระบวนการอัตโนมัติ
- ข้อมูลถูกรวมศูนย์และมีความโปร่งใสเพิ่มขึ้น
- ลดความจำเป็นในการติดต่อแบบเห็นหน้าพร้อมๆ กัน เพิ่มโอกาสในการแบ่งปันข้อมูลทั่วทั้งบริษัทกับฝ่ายที่เหมาะสม
หากไม่ดำเนินการโดยอัตโนมัติ การอ้างสิทธิ์ในใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยาก ดังนั้นการอ้างสิทธิ์ในใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระจึงเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้และการเตรียมงบประมาณ องค์กรของคุณจะมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากขึ้นเมื่อคุณทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ทำรายการงานทั้งหมดที่จำเป็นต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทำงานอัตโนมัติได้ง่ายขึ้น ให้แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็กๆ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจต้องสามารถดึงข้อมูลจากทั้งแบบมีโครงสร้าง (ข้อมูลที่รวบรวมและแยกรายการ) และข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเพื่อรักษาเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถระบุที่มาของข้อมูลและวัตถุประสงค์ของข้อมูลที่ให้บริการตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจ มีการใช้กระบวนการทางธุรกิจที่ครอบคลุมการจัดซื้อจัดจ้างผ่านการประมวลผลคำสั่งซื้อและการอนุมัติงบประมาณ
มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เมื่อพูดถึงการสร้างเซิร์ฟเวอร์ เว็บ และแอพมือถือที่ซับซ้อนโดยไม่ต้องเขียนโค้ดเลย AppMaster.io คือแพลตฟอร์มไร้รหัสแห่งอนาคต วิธีการพัฒนาจะใช้อินเทอร์เฟซออนไลน์พร้อม เครื่องมือการเขียนโปรแกรมแบบเห็นภาพ การเลือกซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กร
ตัวอย่างระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ
ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนเกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อให้คุณเข้าใจหัวข้อได้ดียิ่งขึ้น
1. การจัดหาพนักงานใหม่
ตัวอย่างแรกของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคือการรับสมัครพนักงาน แม้ว่าจะดูเหมือนเป็นขั้นตอนที่ตรงไปตรงมา แต่การจ้างบุคลากรก็มีภาระหน้าที่ที่แตกต่างกันมากมาย หากต้องการระบุการดำเนินการบางอย่างที่จำเป็น คุณจะต้องกรอกแบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน จัดการประชุมปฐมนิเทศ จัดฝึกอบรม ตั้งค่าบัญชีธนาคาร รวบรวมเอกสารที่จำเป็น และแต่งตั้งที่ปรึกษา
หากไม่มีระบบอัตโนมัติ กระบวนการทั้งหมดอาจมีความไม่เป็นระเบียบสูง ซึ่งอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ต่อไปนี้:
- เอกสารที่ไม่มีวันสิ้นสุด
- สูญเสียบางสิ่งไป
- ความไม่พอใจในหมู่พนักงาน
- ผลผลิตในระดับต่ำ
เมื่อใช้ในการสรรหาพนักงาน ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างไม่มีที่ติจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ทำให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องอยู่ในวงจร และให้การมองเห็นสถานะของกระบวนการ
2. ลูกค้าสั่งซื้อสินค้า
ในธุรกิจเกือบทั้งหมด รวมถึงกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ การส่งคำขอคำสั่งซื้อเป็นกิจกรรมต่อเนื่อง ทีมที่ทำการร้องขอกรอกแบบฟอร์มแล้วส่งไปยังทีมที่ทำการซื้อ หลังจากนั้น หน่วยงานที่รับผิดชอบในการอนุมัติจะดูแลคำขอและตัดสินใจว่าจะปฏิเสธหรือไม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลที่ให้และเงินทุนที่มี หลังจากนั้นก็จัดส่งให้กลุ่มที่ขอ หากคำขอได้รับการยอมรับ ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้นและจะแจ้งสำเนาไปยังซัพพลายเออร์และทีมสินค้าคงคลัง
ในกรณีที่ไม่มีระบบอัตโนมัติ เราอาจประสบปัญหาดังต่อไปนี้:
- การอนุมัติคำสั่งซื้อที่ถูกระงับ
- ส่งผลกระทบต่อผลผลิต
- บันทึกที่ไม่สมบูรณ์หรือขาดหายไป
- ความไม่ถูกต้องใน PO
- เกิดข้อผิดพลาดเมื่อส่งมอบวัสดุ
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจอาจช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบและความโปร่งใส และให้การเก็บข้อมูลที่แม่นยำซึ่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักสามารถเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น นอกจากนี้ มันจะติดตามทุกการสื่อสารภายในเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมโยงกับกระบวนการต่างๆ เพื่อให้การดำเนินการง่ายขึ้นและเร็วขึ้น
3. เจ้าหนี้จากลูกค้า:
การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการกำกับดูแลการชำระเงินเรียกร้องให้มีการเช็คอินและติดตามกระบวนการอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม BPA สามารถช่วยในการสแกน จดจำ รวบรวม จัดระเบียบ และส่งเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับการชำระเงินอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ เนื่องจากทุกอย่างจะอยู่ในตำแหน่งส่วนกลางซึ่งได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต การยกเลิกบัญชีจะง่ายกว่ามาก
ขั้นตอนในBPA
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจสามารถทำได้ในห้าขั้นตอนต่อไปนี้:
1. กำหนดกิจกรรมที่ควรเป็นแบบอัตโนมัติ
คุณสามารถใช้แผนผังกระบวนการที่แตกต่างกันเพื่อแยกแยะกิจกรรมภายในองค์กรของคุณที่เป็นตัวเลือกสำหรับการทำงานอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้กิจกรรมเป็นแบบอัตโนมัติได้ เป็นการดีที่จะทำกิจกรรมอัตโนมัติ
2. กำหนดเป้าหมายทางธุรกิจ
คุณหวังว่าจะบรรลุอะไรในตอนนี้? ระบบอัตโนมัติจะมีประโยชน์อย่างไร? คุณวางแผนที่จะประเมินระดับความสำเร็จของคุณอย่างไร?
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสม
ในการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม ก่อนอื่นต้องตรวจสอบว่าเป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้:
ใช้งานง่าย เข้าใจง่าย และมีความสามารถในการปรับตัวและปรับขยายได้ รวมกับชุดเครื่องมือที่มีอยู่ ก่อนซื้อเครื่องมือ ให้ตรวจสอบว่าสามารถดึงข้อมูลจากเครื่องมืออื่นๆ ที่มีการใช้งานอยู่แล้วและทำงานได้อย่างราบรื่นกับข้อมูลที่องค์กรของคุณดูแลอยู่แล้ว
4. การเปลี่ยนแปลงการจัดการ
ควรมีการจัดฝึกอบรมและฝึกสอนสำหรับบุคลากร โดยเฉพาะพนักงานที่จะติดต่อกับเทคโนโลยีทุกวัน
- พัฒนาวัฒนธรรมที่สามารถปรับให้เข้ากับแนวคิดใหม่ได้
- เข้าร่วมกับทีมของคุณ
- เปิดโอกาสให้มีการศึกษาต่อเนื่องในรูปแบบการอบรม
5. จับตาดูสิ่งต่างๆ และจดบันทึก
เครื่องมือเหล่านี้ไม่ควรเหมือนเดิม ค่อนข้างจะปรับให้เข้ากับวิธีการดำเนินงานขององค์กรของคุณ ใช้เพื่อติดตาม KPI และปรับเปลี่ยนตามต้องการ
ทีละขั้นสำหรับการทำงานอัตโนมัติ
ทีละขั้นตอนรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
ขั้นที่ 1: ขั้นตอนแรกคือการกำหนดเหตุผลเชิงกลยุทธ์สำหรับกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2: ดำเนินการประเมินที่สำคัญของขั้นตอนที่มีอยู่ก่อนแล้ว
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดขอบเขตปัญหาที่ง่ายขึ้นผ่านกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4: ขั้นตอนสุดท้ายประกอบด้วยการนำระบบอัตโนมัติไปใช้
ความแตกต่างระหว่าง BPA และ RPA
จุดเน้นของ RPA อยู่ที่กิจกรรมส่วนบุคคล อย่างไรก็ตาม BPA ยังคงมุ่งเน้นที่การปรับโครงสร้างวิธีการดำเนินการของคุณใหม่โดยใช้กลยุทธ์แบบองค์รวมที่ได้รับอิทธิพลจากวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ การใช้ประโยชน์ที่อาจได้รับจากความเชื่อและเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถนำไปสู่การผลิตที่เพิ่มขึ้นและการปรับปรุงในบรรทัดล่าง เนื่องจากไม่มีความขัดแย้งที่ชัดเจนระหว่าง RPA และ BPM องค์กรของคุณจึงไม่จำเป็นต้องสร้างสงครามระหว่างสองวิธี ค่อนข้าง เทคนิคทั้งสองเพียงต้องการใช้ทางเลือกอื่น
RPA สามารถทำงานเป็นความพยายามเสริมที่เพิ่มการยอมรับโซลูชัน BPA ขององค์กร นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่ RPA จะให้การปรับปรุงที่ได้รับอิทธิพลจากกลยุทธ์ BPM เมื่อมองหาวิธีแก้ไข การแยกความแตกต่างระหว่าง RPA และ BPM อาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากแบบแรกได้พัฒนาอย่างรวดเร็วจนกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของส่วนหลัง
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประมวลผลอัตโนมัติ
กระบวนการอัตโนมัตินี้ช่วยในการรักษาเวิร์กโฟลว์ของงานต่างๆ มีการกล่าวถึงตัวอย่างบางส่วนด้านล่างที่ทำให้งานง่ายขึ้นและช่วยในการประมวลผล
งานประจำและงานซ้ำๆ กัน: ขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนแบบแมนนวลที่อาจเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดโอกาสที่มนุษย์จะผิดพลาดได้ HR จะถูกย้ายไปยังภาคส่วนที่ต้องการการคิดเชิงวิพากษ์มากขึ้น การอัปเดตซอฟต์แวร์สถานะอัตโนมัติ การตรวจสอบ การจัดการสินค้าคงคลัง และงานการจัดการโครงการอัตโนมัติเป็นงานที่ซ้ำซากและซ้ำซาก
งานที่ทำด้วยตนเองซึ่งเป็นอันตรายหรืออาจส่งผลให้เกิดอันตราย: บริษัทต่างๆ แสวงหาวิธีการอย่างต่อเนื่องเพื่อลดหรือขจัดความจำเป็นที่พนักงานจะต้องทำงานที่เป็นอันตราย โดยไม่ต้องกลัวว่าจะได้รับบาดเจ็บจากมนุษย์ เครื่องจักรอัตโนมัติยอมรับความเสี่ยงในการทำงานต่างๆ เช่น การประมวลผลที่ระดับความสูงที่เสี่ยงหรือการเข้าถึงแหล่งกัมมันตภาพรังสี
ความคิดสุดท้าย
สำหรับ BPA AppMaster เป็นตัวเลือกที่ดีเนื่องจากช่วยเหลือลูกค้าในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถสร้างซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่มีคุณสมบัติครบถ้วนด้วย AppMaster พร้อมด้วยแบ็กเอนด์ ส่วนหน้า และแอปพลิเคชันมือถือที่มีประสิทธิภาพ AppMaster จะสร้างซอร์สโค้ดสำหรับแอปพลิเคชันของคุณ สร้างมัน แล้วปรับใช้กับบริษัทโฮสติ้งหรือเซิร์ฟเวอร์ส่วนตัวที่คุณต้องการ อย่างแรกและสำคัญที่สุด มันถูกใช้สำหรับซอฟต์แวร์สำหรับใช้ภายในบริษัท เช่น เครื่องมือภายในสำหรับการประมวลผล การบริการลูกค้า การขาย ทีมงานไอที เป็นต้น นอกจากนี้ AppMaster อาจใช้เพื่อสร้างโซลูชันที่เข้าถึงลูกค้าได้ แต่เครื่องมืออื่นๆ อาจ จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมด
