De handelingen en activiteiten die uw bedrijf dichter bij het bereiken van een doel brengen, worden processen genoemd. Door uw processen te automatiseren, kunt u de behoefte aan handmatige gegevensinvoer verminderen en zo menselijke fouten verminderen. Bedrijfsleiders hebben veel verantwoordelijkheden te dragen. Soms voelt het alsof er niet genoeg tijd in de dag is om alles effectief gedaan te krijgen, vooral wanneer men probeert een evenwicht te bewaren tussen interne procedures, te rapporteren aan externe aandeelhouders en de verwachtingen van klanten te beheren.
De eindeloze to-do lijst die het beheer van een bedrijf vergezelt, kan enigszins hanteerbaar worden gemaakt met behulp van technologie in de vorm van BPA. Automatisering verbetert uw processen voor training, reclame, marketing en social media management.
Automatisering van bedrijfsprocessen - Een complete gids
Organisaties automatiseren in hun dagelijkse verwerking processen variërend van de werving van werknemers tot payables procedures. En voor verschillende taken hebben ze automatiseringssoftware nodig. Dit vermindert de noodzaak voor werknemers om documenten van de ene plaats naar de andere te sturen. Als u de creatie van uw automatiseringssoftware wilt uitbesteden aan ontwikkelaars, zorg er dan voor dat zij de vele taken kennen die binnen uw onderneming moeten worden uitgevoerd. BPA voor de processen kan het beheer van documentstromen en inkooptaken versnellen.
Het implementeren van uw voorraadbeheerprocessen zou de uitvoering van aangepaste bestellingen versnellen in vergelijking met het handmatig controleren op beschikbare middelen.
BPA omvat over het algemeen drie primaire componenten:
- Processen automatiseren
- Informatie wordt gecentraliseerd en er ontstaat meer transparantie
- Vermindert de noodzaak voor face-to-face contact en vergroot tegelijkertijd de kans dat informatie in het hele bedrijf met de juiste partijen wordt gedeeld.
Zonder automatisering kan het opeisen van grote hoeveelheden onbetaalde facturen moeilijk zijn. Het is dus belangrijk om onbetaalde facturen te vorderen. Het is ook belangrijk voor het genereren van facturen en het opstellen van het budget. Uw organisatie wordt productiever en kosteneffectiever als u uw processen automatiseert. Maak een lijst van alle taken die geautomatiseerd moeten worden. Om het automatiseren te vergemakkelijken, splitst u de taken op in kleinere stukjes. Automatisering van bedrijfsprocessen moet informatie kunnen putten uit zowel gestructureerde (informatie die is verzameld en gespecificeerd) als ongestructureerde gegevens om de workflow in stand te houden. De oorsprong van de gegevens en de doelen die ze dienen, kunnen worden gespecificeerd aan de hand van de doelstellingen van het bedrijf. Er zijn bedrijfsprocessen gebruikt die de inkoop van artikelen via de verwerking van bestellingen en de goedkeuring van het budget omvatten.
Er zijn verschillende redenen om uw processen te automatiseren. Als het gaat om het bouwen van complexe server-, web- en mobiele apps zonder een woord code te schrijven, is AppMaster.io het no-code platform van de volgende generatie. De ontwikkelingsmethode maakt gebruik van een online interface met visuele programmeertools. Het kiezen van de juiste software voor de automatisering van bedrijfsprocessen is een vereiste voor elke organisatie.
Voorbeelden van automatisering van bedrijfsprocessen
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe bedrijfsprocesautomatisering kan worden gebruikt, zodat u het onderwerp beter kunt begrijpen.
1. Rekrutering van nieuwe werknemers
Het eerste voorbeeld van automatisering van bedrijfsprocessen is de werving van werknemers. Hoewel het een eenvoudige procedure lijkt, brengt het in dienst nemen van personeel veel verschillende taken met zich mee. Om maar een paar van de vereiste handelingen te noemen, moet u informatieformulieren voor werknemers invullen, introductiebijeenkomsten organiseren, trainingssessies organiseren, bankrekeningen opzetten, essentiële papieren verzamelen en mentoren aanstellen.
Zonder automatisering kan de hele procedure zeer ongeorganiseerd verlopen, wat kan leiden tot de volgende resultaten:
- Documentatie die nooit eindigt
- Mislopen van bepaalde zaken
- Ontevredenheid onder het personeel
- Een lage productiviteit
Bij gebruik voor de aanwerving van personeel zal automatisering van bedrijfsprocessen zorgen voor vlekkeloze overgangen van de ene activiteit naar de volgende, relevant personeel op de hoogte houden en zichtbaarheid bieden in de staat van het proces.
2. Klantorders voor aankoop
In bijna alle bedrijven, inclusief bedrijfsprocesautomatisering, is het indienen van aanvragen voor inkooporders een doorlopende activiteit. Het team dat het verzoek indient, vult een formulier in en stuurt het vervolgens naar het team dat de aankoop doet. Daarna bekijkt de instantie die belast is met de goedkeuring het verzoek en beslist, afhankelijk van de kwaliteit van de verstrekte informatie en de beschikbare middelen, of het verzoek al dan niet wordt afgewezen. Daarna wordt het geleverd aan de groep die het verzoek heeft ingediend. Als het verzoek wordt aanvaard, wordt een inkooporder gegenereerd, en worden kopieën ervan doorgegeven aan de leverancier en het voorraadteam.
Zonder automatisering zou men de volgende problemen kunnen ondervinden:
- Goedkeuring van de inkooporder wordt opgehouden
- Beïnvloeding van de productiviteit
- Onvolledige of ontbrekende records
- Onnauwkeurigheden in de PO
- Fouten bij de levering van de materialen
Automatisering van bedrijfsprocessen kan helpen bij het bevorderen van verantwoordingsplicht en transparantie en het nauwkeurig vastleggen van gegevens waartoe de belangrijkste belanghebbenden toegang hebben wanneer dat essentieel is. Bovendien zal het elke communicatie binnen de workflow gekoppeld aan de processen bijhouden om de uitvoering ervan eenvoudiger en sneller te maken.
3. Betalingen van klanten:
Factuurverwerking en toezicht op betalingen vereisen voortdurende check-ins en monitoring van het proces. BPA kan echter helpen bij het scannen, herkennen, verzamelen, organiseren en verzenden van relevante financiële papieren om een snelle betaling te garanderen. Omdat alles wordt ondergebracht op een gecentraliseerde locatie die beschermd is tegen ongeoorloofde toegang, wordt het bovendien veel eenvoudiger om rekeningen op te zeggen.
Stappen in BPA
De automatisering van bedrijfsprocessen kan worden bereikt in de volgende vijf stappen:
1. Bepaal de activiteiten die moeten worden geautomatiseerd
U kunt verschillende proceskaarten gebruiken om activiteiten binnen uw organisatie te selecteren die in aanmerking komen voor automatisering. Zo kunt u de activiteit automatiseren. Het is goed om de activiteiten te automatiseren.
2. Bepaal zakelijke doelen
Wat hoopt u nu te bereiken? Hoe zou de automatisering precies helpen? Hoe bent u van plan uw succesniveau te evalueren?
3. Zorg ervoor dat u het juiste instrument gebruikt
Om het juiste instrument te kiezen, moet u eerst nagaan of het aan de volgende criteria voldoet:
Eenvoudig te gebruiken, gemakkelijk te begrijpen, en beschikt over aanpassingsvermogen en schaalbaarheid. Te combineren met de bestaande tools; voordat u een tool aanschaft, moet u nagaan of deze gegevens kan halen uit andere tools die al in gebruik zijn en of deze soepel kan functioneren met de gegevens die uw organisatie al onderhoudt.
4. Beheer veranderen
Training en tutorials moeten worden georganiseerd voor het personeel, met name de werknemers die dagelijks met de technologie te maken krijgen.
- Ontwikkel een cultuur die zich kan aanpassen aan nieuwe ideeën.
- Doe mee met uw team.
- Bied mogelijkheden voor permanente educatie in de vorm van trainingssessies.
5. Houd een oogje in het zeil en maak aantekeningen
Deze hulpmiddelen zijn niet bedoeld om hetzelfde te blijven, maar om zich aan te passen aan hoe uw organisatie werkt. Gebruik ze om KPI's te controleren en zo nodig bij te sturen.
Eén stap tegelijk voor automatisering
Eén stap tegelijk omvat het volgende:
Stap1: De eerste stap is het bepalen van de strategische redenen om bedrijfsprocessen te automatiseren.
Stap 2: Voer een kritische evaluatie uit van de bestaande procedures.
Stap 3: Bepaal welke probleemgebieden kunnen worden verlicht door automatisering van bedrijfsprocessen.
Stap 4: De laatste stap omvat de implementatie van automatisering.
Verschil tussen BPA en RPA
De focus van RPA ligt op individuele activiteiten. BPA richt zich echter op het reorganiseren van de manier waarop u werkt door een meer holistische strategie aan te nemen die wordt beïnvloed door de meest effectieve methoden voor het beheer van bedrijfsprocessen. Het benutten van de voordelen die deze overtuigingen en technologieën kunnen opleveren, kan leiden tot een hogere productie en een verbetering van de bottom line. Aangezien er geen duidelijke tegenstelling is tussen RPA en BPM, hoeft uw organisatie geen oorlog te creëren tussen de twee methodologieën; beide technieken vragen gewoon om alternatieve toepassingen.
RPA kan functioneren als een aanvullende inspanning die de adoptie van BPA-oplossingen door een organisatie aanvult. Het is ook mogelijk dat RPA verbeteringen biedt die beïnvloed worden door de BPM-strategie. Bij het zoeken naar oplossingen kan het moeilijk zijn om onderscheid te maken tussen RPA en BPM omdat eerstgenoemde zich snel heeft ontwikkeld tot een integraal onderdeel van laatstgenoemde.
Beste praktijk voor verwerkingsautomatisering
Dit proces van automatisering helpt bij het onderhouden van de workflow van verschillende taken. Hieronder worden enkele voorbeelden genoemd die taken gemakkelijker maken en helpen bij de verwerking.
Routinematige en repetitieve taken: Dit zijn handmatige procedures die geautomatiseerd kunnen worden, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt. HR zal ook verschuiven naar sectoren die meer kritisch denken vereisen. Software-updates voor statusautomatisering, monitoring, voorraadbeheer en geautomatiseerde projectbeheerklussen zijn routinematige en repetitieve taken.
Handmatige taken die gevaarlijk zijn of tot schade kunnen leiden: Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar methoden om de noodzaak voor werknemers om schadelijke taken uit te voeren te verminderen of te elimineren. Zonder angst voor menselijk letsel aanvaarden geautomatiseerde machines het risico om taken uit te voeren zoals verwerking op riskante hoogten of toegang tot een radioactieve site.
Laatste gedachten
Voor BPA is AppMaster een goede optie omdat het de klanten op verschillende manieren helpt. U kunt met AppMaster volledige automatiseringssoftware bouwen, compleet met een backend, een frontend en krachtige native mobiele toepassingen. AppMaster genereert de broncode voor uw applicatie, bouwt deze en implementeert deze vervolgens op elk gewenst hostingbedrijf of private server. In de eerste plaats wordt het gebruikt voor software voor gebruik binnen het bedrijf, zoals interne tools voor verwerking, klantenservice, verkoop, IT-teams, enz. Daarnaast kan AppMaster worden gebruikt om klantgerichte oplossingen te bouwen, maar er kunnen andere tools nodig zijn om aan alle eisen te voldoen.
