Действия и мероприятия, которые приближают вашу компанию к достижению цели, называются процессами. Автоматизируя процессы, вы можете сократить потребность в ручном вводе данных и тем самым уменьшить количество человеческих ошибок. У руководителей предприятий много обязанностей, о которых нужно заботиться. Иногда кажется, что в сутках не хватает времени, чтобы все сделать эффективно, особенно если пытаться поддерживать баланс между внутренними процедурами, отчитываться перед внешними акционерами и управлять ожиданиями клиентов.
Бесконечный список дел, сопровождающий управление бизнесом, можно сделать несколько более управляемым с помощью технологии в виде BPA. Автоматизация улучшает процессы обучения, рекламы, маркетинга и управления социальными сетями.
Автоматизация бизнес-процессов - полное руководство
В своей повседневной работе организации автоматизируют процессы, начиная от найма сотрудников и заканчивая процедурами кредиторской задолженности. И для разных задач им требуется программное обеспечение для автоматизации. Это снижает необходимость сотрудников пересылать документы из одного места в другое. Если вы хотите передать создание программного обеспечения для автоматизации на аутсорсинг разработчикам, убедитесь, что они знают о множестве работ, которые необходимо выполнить на вашем предприятии. BPA для процессов может ускорить управление документооборотом и выполнение задач по закупкам.
Внедрение процессов управления запасами ускорит выполнение индивидуальных заказов по сравнению с ручной проверкой наличия свободных ресурсов.
BPA обычно состоит из трех основных компонентов, которые приведены ниже:
- Автоматизация процессов
- Информация централизуется, и достигается повышенная прозрачность
- Сокращается необходимость личного контакта и одновременно повышается вероятность того, что информация будет передана в рамках фирмы соответствующим сторонам
Если не автоматизировать процесс, то истребование больших сумм неоплаченных счетов может быть затруднено. Поэтому очень важна процедура истребования неоплаченных счетов-фактур. Это также важно для формирования счетов-фактур и подготовки бюджета. Ваша организация станет более продуктивной и экономически эффективной, когда вы автоматизируете свои процессы. Составьте список всех задач, которые необходимо автоматизировать. Чтобы облегчить автоматизацию, разделите задачи на более мелкие части. Автоматизация бизнес-процессов должна уметь получать информацию как из структурированных (собранная и детализированная информация), так и из неструктурированных данных, чтобы поддерживать рабочий процесс. Происхождение данных и цели, которым они служат, можно определить по задачам бизнеса. Используются бизнес-процессы, которые охватывают закупку товаров, обработку заказов и утверждение бюджета.
Существуют различные причины для автоматизации процессов. Когда речь идет о создании сложных серверных, веб- и мобильных приложений без написания ни слова кода, AppMaster.io - это платформа нового поколения no-code. При разработке будет использоваться онлайн-интерфейс с инструментами визуального программирования. Выбор правильного программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов необходим каждой организации.
Примеры автоматизации бизнес-процессов
Вот несколько примеров использования автоматизации бизнес-процессов, чтобы вы могли лучше понять эту тему.
1. набор новых сотрудников
Первый пример автоматизации бизнес-процессов - это набор сотрудников. Несмотря на кажущуюся простоту процедуры, наем персонала включает в себя множество различных обязанностей. Вот лишь некоторые из необходимых действий: заполнение анкет сотрудников, организация вводных собраний, проведение тренингов, открытие банковских счетов, сбор необходимых документов и назначение наставников.
Без автоматизации вся эта процедура может стать крайне неорганизованной, что может привести к следующим результатам:
- Документация, которая никогда не заканчивается
- Потеря некоторых вещей
- Недовольство среди сотрудников
- Низкий уровень производительности
При использовании автоматизации бизнес-процессов для подбора сотрудников она обеспечивает безупречный переход от одного действия к другому, держит соответствующий персонал в курсе событий и обеспечивает видимость состояния процесса.
2. Заказы клиентов на покупку
Почти во всех видах бизнеса, включая автоматизацию бизнес-процессов, подача заявок на заказы на покупку является постоянной деятельностью. Команда, подающая запрос, заполняет форму, а затем отправляет ее команде, осуществляющей закупку. После этого орган, отвечающий за утверждение, просматривает запрос и решает, отклонить его или нет, в зависимости от качества предоставленной информации и имеющихся средств. После этого запрос доставляется группе, которая его запросила. Если запрос принят, формируется заказ на поставку, а его копии передаются поставщику и группе инвентаризации.
В отсутствие автоматизации можно столкнуться со следующими трудностями:
- затягивание утверждения заказа на поставку
- снижение производительности
- Незавершенные или отсутствующие записи
- Неточности в PO
- Ошибки, допущенные при доставке материалов.
Автоматизация бизнес-процессов может способствовать повышению подотчетности и прозрачности и обеспечить точный сбор данных, к которым ключевые заинтересованные стороны могут получить доступ в случае необходимости. Кроме того, она будет отслеживать каждую коммуникацию внутри рабочего процесса, связанного с процессами, чтобы сделать его выполнение более простым и быстрым.
3. Кредиторская задолженность клиентов:
Обработка счетов и надзор за платежами требуют постоянного контроля и мониторинга процесса. Однако BPA может помочь со сканированием, распознаванием, сбором, организацией и отправкой соответствующих финансовых документов для обеспечения своевременной оплаты. Кроме того, поскольку все будет храниться в централизованном месте, защищенном от несанкционированного доступа, будет гораздо проще прекратить действие счетов.
Этапы BPA
Автоматизация бизнес-процессов может быть осуществлена в следующие пять шагов:
1. Определите действия, которые должны быть автоматизированы
Вы можете использовать различные карты процессов, чтобы выделить виды деятельности внутри вашей организации, которые являются кандидатами на автоматизацию. Таким образом, вы сможете автоматизировать эту деятельность. Хорошо автоматизировать деятельность.
2. Определите бизнес-цели
Чего вы надеетесь достичь прямо сейчас? Как именно автоматизация будет полезна? Как вы планируете оценить уровень успеха?
3. Убедитесь, что вы используете подходящий инструмент
Чтобы выбрать подходящий инструмент, необходимо сначала убедиться, что он удовлетворяет следующим критериям:
Прост в использовании, понятен, обладает адаптивностью и масштабируемостью. Сочетается с существующим стеком инструментов; перед покупкой инструмента убедитесь, что он может извлекать данные из других инструментов, которые уже используются, и что он может легко работать с данными, которые уже хранятся в вашей организации.
4. Изменение управления
Необходимо организовать обучение и тренинги для персонала, особенно для тех сотрудников, которые будут иметь дело с технологией ежедневно.
- Развивайте культуру, которая адаптируется к новым идеям.
- Участвуйте вместе со своей командой.
- Предлагайте возможности для непрерывного обучения в форме тренингов.
5. Следите за происходящим и делайте заметки
Эти инструменты не должны оставаться неизменными; скорее, они адаптируются к тому, как работает ваша организация. Используйте их для мониторинга KPI и вносите коррективы по мере необходимости.
Автоматизация по одному шагу за раз
Шаг за шагом включает в себя следующее:
Шаг 1: Первый шаг - определение стратегических причин для автоматизации бизнес-процессов.
Шаг 2: Проведите критическую оценку ранее существовавших процедур.
Шаг 3: Определите, какие проблемные области могут быть облегчены с помощью автоматизации бизнес-процессов.
Шаг 4: Последний шаг включает в себя внедрение автоматизации.
Разница между BPA и RPA
RPA фокусируется на отдельных видах деятельности. В то время как BPA фокусируется на реорганизации вашей деятельности путем принятия более целостной стратегии под влиянием наиболее эффективных методов управления бизнес-процессами. Использование преимуществ, которые могут быть получены благодаря этим убеждениям и технологиям, может привести к росту производства и улучшению итоговых показателей. Поскольку между RPA и BPM нет очевидного противоречия, вашей организации нет необходимости устраивать войну между этими двумя методологиями; скорее, обе технологии просто требуют альтернативного применения.
RPA может функционировать как дополнительное усилие, которое добавляет к принятию организацией решений BPA. Также возможно, что RPA обеспечит улучшения под влиянием стратегии BPM. При поиске решений может быть трудно провести различие между RPA и BPM, поскольку первый быстро превратился в неотъемлемый компонент второго.
Лучшая практика автоматизации обработки
Процесс автоматизации помогает поддерживать рабочий процесс различных задач. Ниже приведены несколько примеров, которые облегчают выполнение задач и помогают в обработке.
Рутинные и повторяющиеся задачи: Это ручные процедуры, которые могут быть автоматизированы, что снижает вероятность человеческих ошибок. Кадры также будут перемещены в сектора, где требуется более критическое мышление. Обновление программного обеспечения для автоматизации состояния, мониторинг, управление запасами и автоматизированные работы по управлению проектами - это рутинные и повторяющиеся задачи.
Ручные задачи, которые опасны или могут привести к причинению вреда: Компании постоянно ищут способы уменьшить или устранить необходимость выполнения работниками вредных задач. Не опасаясь травмирования людей, автоматизированные машины принимают на себя риск выполнения таких задач, как работа на опасной высоте или доступ к радиоактивным объектам.
Заключительные мысли
Для BPA AppMaster является хорошим вариантом, поскольку он помогает клиентам различными способами. С помощью AppMaster можно создать полнофункциональное программное обеспечение для автоматизации, включающее бэкэнд, фронтэнд и мощные нативные мобильные приложения. AppMaster сгенерирует исходный код вашего приложения, создаст его, а затем развернет на любом хостинге или частном сервере по вашему желанию. Прежде всего, он используется для программного обеспечения, предназначенного для использования внутри компании, например, внутренних инструментов для обработки, обслуживания клиентов, продаж, IT-команд и т.д. Кроме того, AppMaster может использоваться для построения решений, ориентированных на клиентов, но для удовлетворения всех требований могут потребоваться другие инструменты.
