Die Handlungen und Aktivitäten, die Ihr Unternehmen dem Erreichen eines Ziels näher bringen, werden als Prozesse bezeichnet. Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse können Sie den Bedarf an manueller Dateneingabe verringern und dadurch menschliche Fehler reduzieren. Die Führungskräfte von Unternehmen müssen sich um eine Vielzahl von Aufgaben kümmern. Manchmal hat man das Gefühl, dass der Tag nicht genug Zeit hat, um alles effektiv zu erledigen, vor allem, wenn man versucht, ein Gleichgewicht zwischen internen Abläufen, der Berichterstattung an externe Anteilseigner und dem Umgang mit den Erwartungen der Kunden zu wahren.
Die nicht enden wollende To-Do-Liste, die mit der Führung eines Unternehmens einhergeht, kann mit Hilfe der Technologie in Form von BPA etwas überschaubarer gestaltet werden. Die Automatisierung verbessert Ihre Prozesse in den Bereichen Schulung, Werbung, Marketing und Social Media Management.
Geschäftsprozessautomatisierung - ein vollständiger Leitfaden
Unternehmen automatisieren in ihrer täglichen Arbeit Prozesse, die von der Einstellung von Mitarbeitern bis hin zu Zahlungsvorgängen reichen. Und sie benötigen für verschiedene Aufgaben Automatisierungssoftware. Dadurch müssen die Mitarbeiter keine Dokumente mehr von einem Ort zum anderen schicken. Wenn Sie die Erstellung Ihrer Automatisierungssoftware an Entwickler auslagern wollen, stellen Sie sicher, dass diese die vielen Aufgaben kennen, die in Ihrem Unternehmen erledigt werden müssen. BPA für die Prozesse kann die Verwaltung des Dokumentenflusses und die Beschaffungsaufgaben beschleunigen.
Die Implementierung von Prozessen zur Bestandskontrolle würde die kundenspezifische Auftragserfüllung im Vergleich zur manuellen Prüfung der verfügbaren Ressourcen beschleunigen.
BPA besteht im Allgemeinen aus drei Hauptkomponenten, die wie folgt lauten
- Prozesse automatisieren
- Informationen werden zentralisiert und eine höhere Transparenz wird erreicht
- Verringerung der Notwendigkeit eines persönlichen Kontakts bei gleichzeitiger Erhöhung der Wahrscheinlichkeit, dass Informationen im gesamten Unternehmen an die richtigen Stellen weitergegeben werden
Ohne Automatisierung kann es schwierig sein, große Mengen an unbezahlten Rechnungen einzufordern. Daher ist es wichtig, unbezahlte Rechnungen einzufordern. Es ist auch wichtig für die Rechnungserstellung und die Budgeterstellung. Ihre Organisation wird produktiver und kostengünstiger, wenn Sie Ihre Prozesse automatisieren. Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die automatisiert werden müssen. Um die Automatisierung zu erleichtern, teilen Sie die Aufgaben in kleinere Teile auf. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen muss in der Lage sein, Informationen sowohl aus strukturierten (gesammelten und aufgeschlüsselten) als auch aus unstrukturierten Daten zu ziehen, um den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten. Sie können die Herkunft der Daten und die Zwecke, denen sie dienen, durch die Ziele des Unternehmens festlegen. Es werden Geschäftsprozesse verwendet, die von der Beschaffung von Artikeln über die Bearbeitung von Aufträgen bis zur Budgetgenehmigung reichen.
Es gibt verschiedene Gründe für die Automatisierung Ihrer Prozesse. Wenn es darum geht, komplexe Server-, Web- und Mobilanwendungen zu erstellen, ohne ein Wort Code zu schreiben, ist AppMaster.io die No-Code-Plattform der nächsten Generation. Die Entwicklungsmethode verwendet eine Online-Schnittstelle mit visuellen Programmierwerkzeugen. Die Wahl der richtigen Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ist für jedes Unternehmen erforderlich.
Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung
Hier sind einige Beispiele, wie Geschäftsprozessautomatisierung eingesetzt werden kann, damit Sie das Thema besser verstehen können.
1. die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern
Das erste Beispiel für die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die Rekrutierung von Mitarbeitern. Obwohl es sich dabei um ein scheinbar einfaches Verfahren handelt, ist die Einstellung von Personal mit vielen verschiedenen Aufgaben verbunden. Um nur einige der erforderlichen Maßnahmen zu nennen, müssen Sie Formulare zur Mitarbeiterinformation ausfüllen, Einführungsgespräche organisieren, Schulungen durchführen, Bankkonten einrichten, wichtige Unterlagen zusammenstellen und Mentoren ernennen.
Ohne Automatisierung kann das gesamte Verfahren sehr unübersichtlich werden, was zu folgenden Ergebnissen führen kann:
- Dokumentation, die nie endet
- Manche Dinge gehen verloren
- Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern
- Niedriges Produktivitätsniveau
Bei der Einstellung von Mitarbeitern sorgt die Automatisierung von Geschäftsprozessen für reibungslose Übergänge von einer Aktivität zur nächsten, hält die zuständigen Mitarbeiter auf dem Laufenden und bietet einen Überblick über den Stand des Prozesses.
2. Kundenbestellungen für den Einkauf
In fast allen Unternehmen, einschließlich der Geschäftsprozessautomatisierung, ist das Einreichen von Anfragen für Bestellungen eine fortlaufende Aktivität. Das Team, das den Antrag stellt, füllt ein Formular aus und schickt es an das Team, das den Kauf tätigt. Danach prüft die für die Genehmigung zuständige Stelle den Antrag und entscheidet je nach Qualität der bereitgestellten Informationen und der verfügbaren Mittel, ob er abgelehnt wird oder nicht. Danach wird sie der Gruppe zugestellt, die sie angefordert hat. Wird der Antrag angenommen, wird eine Bestellung generiert, und Kopien davon werden an den Lieferanten und das Inventarteam übermittelt.
Bei fehlender Automatisierung können folgende Schwierigkeiten auftreten:
- Die Genehmigung der Bestellung wird verzögert
- Beeinträchtigung der Produktivität
- Unvollständige oder fehlende Datensätze
- Ungenauigkeiten in der Bestellung
- Fehler bei der Entgegennahme der Materialien
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann dazu beitragen, die Verantwortlichkeit und Transparenz zu fördern und eine präzise Datenerfassung zu ermöglichen, auf die die wichtigsten Beteiligten zugreifen können, wenn es notwendig ist. Außerdem wird jede Kommunikation innerhalb des mit den Prozessen verknüpften Arbeitsablaufs nachverfolgt, um die Ausführung zu vereinfachen und zu beschleunigen.
3. Verbindlichkeiten gegenüber Kunden:
Die Bearbeitung von Rechnungen und die Überwachung von Zahlungen erfordern eine laufende Kontrolle und Überwachung des Prozesses. BPA kann jedoch beim Scannen, Erkennen, Sammeln, Organisieren und Versenden von relevanten Finanzdokumenten helfen, um eine prompte Zahlung zu gewährleisten. Da alles an einem zentralen Ort untergebracht wird, der vor unbefugtem Zugriff geschützt ist, ist es außerdem viel einfacher, Konten zu kündigen.
Schritte bei BPA
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann in den folgenden fünf Schritten durchgeführt werden:
1. Bestimmen Sie die Aktivitäten, die automatisiert werden sollen
Sie können verschiedene Prozesslandkarten verwenden, um die zu automatisierenden Aktivitäten innerhalb Ihres Unternehmens zu bestimmen. Auf diese Weise können Sie die Aktivität automatisieren. Es ist gut, die Aktivitäten zu automatisieren.
2. Bestimmen Sie die Geschäftsziele
Was hoffen Sie, jetzt zu erreichen? Wie genau würde die Automatisierung helfen? Wie wollen Sie Ihren Erfolg bewerten?
3. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Instrument verwenden
Bei der Wahl des richtigen Instruments müssen Sie zunächst prüfen, ob es die folgenden Kriterien erfüllt:
Einfach zu bedienen, leicht verständlich, anpassungsfähig und skalierbar. Kombinierbar mit dem vorhandenen Tool-Stack; vor dem Kauf eines Tools ist zu prüfen, ob es Daten aus anderen bereits verwendeten Tools extrahieren kann und ob es mit den Daten, die Ihr Unternehmen bereits verwaltet, reibungslos funktioniert.
4. Management Ändern
Für das Personal, insbesondere für die Mitarbeiter, die täglich mit der Technologie arbeiten, sollten Schulungen und Tutorien organisiert werden.
- Entwickeln Sie eine Kultur, die anpassungsfähig gegenüber neuen Ideen ist.
- Beteiligen Sie sich mit Ihrem Team.
- Bieten Sie Möglichkeiten zur ständigen Weiterbildung in Form von Schulungen an.
5. Behalten Sie die Dinge im Auge und machen Sie Notizen
Diese Instrumente sollen nicht gleich bleiben, sondern sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen. Nutzen Sie sie zur Überwachung von KPIs und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Ein Schritt nach dem anderen für die Automatisierung
Ein Schritt nach dem anderen umfasst die folgenden Schritte:
Schritt 1: Der erste Schritt ist die Bestimmung der strategischen Gründe für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Schritt 2: Führen Sie eine kritische Bewertung der bereits bestehenden Verfahren durch.
Schritt 3: Bestimmen Sie, welche Problembereiche durch Geschäftsprozessautomatisierung entschärft werden können.
Schritt 4: Der letzte Schritt umfasst die Implementierung der Automatisierung.
Unterschied zwischen BPA und RPA
Der Fokus von RPA liegt auf einzelnen Aktivitäten. BPA hingegen konzentriert sich auf die Reorganisation Ihrer Arbeitsabläufe durch eine ganzheitlichere Strategie, die von den effektivsten Methoden für das Geschäftsprozessmanagement beeinflusst wird. Die Nutzung der Vorteile, die sich aus diesen Überzeugungen und Technologien ergeben, kann zu Produktionssteigerungen und einer Verbesserung des Endergebnisses führen. Da es keinen offensichtlichen Widerspruch zwischen RPA und BPM gibt, besteht für Ihr Unternehmen keine Notwendigkeit, einen Krieg zwischen den beiden Methoden auszulösen; vielmehr erfordern beide Techniken einfach alternative Anwendungen.
RPA kann als ergänzende Maßnahme zur Einführung von BPA-Lösungen in einem Unternehmen dienen. Es ist auch möglich, dass RPA Verbesserungen bringt, die von der BPM-Strategie beeinflusst werden. Bei der Suche nach Lösungen kann es schwierig sein, zwischen RPA und BPM zu unterscheiden, da sich RPA schnell zu einem integralen Bestandteil von BPM entwickelt hat.
Best Practice für die Automatisierung der Verarbeitung
Der Prozess der Automatisierung hilft bei der Aufrechterhaltung des Arbeitsablaufs verschiedener Aufgaben. Im Folgenden werden einige Beispiele genannt, die Aufgaben erleichtern und bei der Bearbeitung helfen.
Routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben: Hierbei handelt es sich um manuelle Verfahren, die automatisiert werden können, wodurch die Möglichkeit menschlicher Fehler verringert wird. Das Personal wird auch in Bereiche verlagert, die mehr kritisches Denken erfordern. Aktualisierungen der Statusautomatisierungssoftware, Überwachung, Bestandsverwaltung und automatisierte Projektmanagementaufgaben sind Routine- und sich wiederholende Aufgaben.
Manuelle Aufgaben, die gefährlich sind oder zu Schäden führen können: Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Methoden, um die Notwendigkeit für Mitarbeiter, gefährliche Aufgaben zu erledigen, zu verringern oder zu beseitigen. Ohne Angst vor menschlichen Verletzungen nehmen automatisierte Maschinen das Risiko auf sich, Aufgaben wie die Verarbeitung in gefährlichen Höhen oder den Zugang zu einem radioaktiven Standort zu übernehmen.
Abschließende Überlegungen
Für BPA ist AppMaster eine gute Option, da es die Kunden auf verschiedene Weise unterstützt. Mit AppMaster können Sie eine Automatisierungssoftware mit vollem Funktionsumfang erstellen, komplett mit Backend, Frontend und leistungsstarken nativen mobilen Anwendungen. AppMaster generiert den Quellcode für Ihre Anwendung, erstellt sie und stellt sie dann bei einem beliebigen Hosting-Unternehmen oder auf einem privaten Server bereit. In erster Linie wird er für Software für den Einsatz innerhalb des Unternehmens verwendet, z. B. für interne Tools für die Bearbeitung, den Kundendienst, den Vertrieb, die IT-Teams usw. Darüber hinaus kann AppMaster auch für die Erstellung von Lösungen für Kunden verwendet werden, aber es können auch andere Tools erforderlich sein, um alle Anforderungen zu erfüllen.
