Los actos y actividades que acercan a su empresa a la consecución de un objetivo se denominan procesos. Al automatizar sus procesos, puede reducir la necesidad de introducir datos manualmente y, por tanto, reducir los errores humanos. Los directivos de las empresas tienen muchas responsabilidades de las que ocuparse. A veces da la sensación de que no hay tiempo suficiente en el día para hacerlo todo con eficacia, sobre todo cuando se intenta mantener un equilibrio entre los procedimientos internos, informar a los accionistas externos y gestionar las expectativas de los clientes.
La interminable lista de tareas que acompaña a la gestión de una empresa puede hacerse algo más manejable con la ayuda de la tecnología en forma de BPA. La automatización mejora los procesos de formación, publicidad, marketing y gestión de las redes sociales.
Automatización de procesos empresariales - Una guía completa
Las organizaciones automatizan procesos que van desde la contratación de empleados hasta los procedimientos de cuentas por pagar en su procesamiento diario. Y deben requerir un software de automatización para las diferentes tareas. Esto reduce la necesidad de que los empleados envíen documentos de un lugar a otro. Si quiere subcontratar la creación de su software de automatización a desarrolladores, asegúrese de que conocen las numerosas tareas que deben realizarse en su empresa. El BPA para los procesos puede agilizar la gestión del flujo de documentos y las tareas de aprovisionamiento.
La implementación de sus procesos de control de existencias aceleraría el cumplimiento de pedidos personalizados en comparación con la comprobación manual de los recursos disponibles.
Por lo general, el BPA comprende tres componentes principales, que son los siguientes
- Automatizar los procesos
- Se centraliza la información y se consigue una mayor transparencia
- Reduce la necesidad de contacto cara a cara y, al mismo tiempo, aumenta la probabilidad de que la información se comparta en toda la empresa con las partes adecuadas
Si no se automatiza, reclamar grandes cantidades de facturas impagadas puede resultar difícil. Por ello, es importante la reclamación de facturas impagadas. También es importante para la generación de facturas y la preparación de presupuestos. Su organización será más productiva y rentable a medida que automatice sus procesos. Haga una lista de todas las tareas que deben automatizarse. Para facilitar la automatización, divida las tareas en partes más pequeñas. La automatización de los procesos empresariales debe ser capaz de extraer información tanto de los datos estructurados (información recopilada y desglosada) como de los no estructurados para poder mantener el flujo de trabajo. Se puede especificar el origen de los datos y los propósitos a los que sirven mediante los objetivos de la empresa. Se han utilizado procesos empresariales que abarcan desde la adquisición de artículos hasta la tramitación de pedidos y la aprobación del presupuesto.
Hay varias razones para automatizar sus procesos. Cuando se trata de construir aplicaciones complejas para servidores, web y móviles sin escribir una palabra de código, AppMaster.io es la plataforma sin código de última generación. El método de desarrollo utilizará una interfaz en línea con herramientas de programación visual. La elección del software de automatización de procesos empresariales adecuado es necesaria para toda organización.
Ejemplos de automatización de procesos empresariales
A continuación se presentan algunos ejemplos de cómo se puede utilizar la automatización de procesos empresariales para que pueda entender mejor el tema.
1. Contratación de nuevos empleados
El primer ejemplo de automatización de procesos empresariales es la contratación de empleados. Aunque parezca un procedimiento sencillo, la contratación de personal conlleva muchas tareas diferentes. Por nombrar sólo algunas de las acciones necesarias, tendrá que rellenar los formularios de información de los empleados, organizar reuniones de iniciación, organizar sesiones de formación, crear cuentas bancarias, reunir los papeles esenciales y nombrar mentores.
Sin la automatización, todo el procedimiento tiene el potencial de volverse muy desorganizado, lo que puede llevar a los siguientes resultados
- Documentación que nunca termina
- Pérdida de algunas cosas
- Descontento entre los miembros del personal
- Un bajo nivel de productividad
Cuando se utiliza para la contratación de empleados, la automatización de los procesos de negocio proporcionará transiciones impecables de una actividad a la siguiente, mantendrá al personal relevante en el bucle y proporcionará visibilidad en el estado del proceso.
2. Pedidos de compra de clientes
En casi todas las empresas, incluida la automatización de procesos empresariales, la presentación de solicitudes de órdenes de compra es una actividad continua. El equipo que realiza la solicitud rellena un formulario y luego lo envía al equipo que realiza la compra. A continuación, la autoridad encargada de la aprobación examina la solicitud y decide si la deniega o no en función de la calidad de la información proporcionada y de los fondos disponibles. A continuación, se entrega al grupo que la ha solicitado. Si la solicitud es aceptada, se genera una orden de compra, y se comunican copias de la misma al proveedor y al equipo de inventario.
En ausencia de automatización, se podrían experimentar las siguientes dificultades
- Retención de la aprobación del pedido de compra
- Afectación de la productividad
- Registros incompletos o ausentes
- Inexactitudes en el pedido
- Errores en la entrega de los materiales
La automatización de los procesos empresariales puede ayudar a promover la responsabilidad y la transparencia y proporcionar una captura de datos precisa a la que los principales interesados puedan acceder cuando sea esencial. Además, mantendrá un seguimiento de cada comunicación dentro del flujo de trabajo vinculado a los procesos para que su ejecución sea más sencilla y rápida.
3. Pagos de clientes:
El procesamiento de las facturas y la supervisión de los pagos exigen una comprobación y un seguimiento continuos del proceso. Sin embargo, BPA puede ayudar a escanear, reconocer, recoger, organizar y enviar los documentos financieros pertinentes para garantizar un pago rápido. Además, como todo estará alojado en una ubicación centralizada y protegida del acceso no autorizado, será mucho más sencillo dar de baja las cuentas.
Pasos en BPA
La automatización de los procesos empresariales puede llevarse a cabo en los siguientes cinco pasos:
1. Determinar las actividades que deben automatizarse
Puede utilizar diferentes mapas de procesos para señalar las actividades dentro de su organización que son candidatas a la automatización. De este modo, podrá automatizar la actividad. Es bueno automatizar las actividades.
2. Determine los objetivos empresariales
¿Qué espera lograr en este momento? ¿De qué manera exacta sería útil la automatización? ¿Cómo piensa evaluar su nivel de éxito?
3. Asegúrese de utilizar la herramienta adecuada
Para elegir el instrumento adecuado, primero hay que comprobar que satisface los siguientes criterios
Es sencillo de usar, fácil de comprender y posee adaptabilidad y escalabilidad. Se combina con la pila de herramientas existente; antes de comprar una herramienta, verifique que puede extraer datos de otras herramientas ya en uso y que puede funcionar con fluidez con los datos que su organización ya mantiene.
4. Cambio de gestión
Hay que organizar cursos de formación y tutoriales para el personal, especialmente para los empleados que van a tratar con la tecnología a diario.
- Desarrolle una cultura adaptable a las nuevas ideas.
- Participe con su equipo.
- Ofrezca oportunidades de educación continua en forma de sesiones de formación
5. Vigilar y tomar notas
Estas herramientas no deben permanecer iguales, sino que se adaptan al funcionamiento de su organización. Utilícelas para supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y realizar los ajustes necesarios.
Un paso a la vez para la automatización
Un paso a la vez incluye lo siguiente:
Paso1: El primer paso es determinar las razones estratégicas para automatizar los procesos empresariales.
Paso 2: Realizar una evaluación crítica de los procedimientos preexistentes.
Paso 3: Determinar qué áreas problemáticas pueden aliviarse mediante la automatización de los procesos empresariales.
Paso 4: El último paso comprende la implementación de la automatización.
Diferencia entre BPA y RPA
La RPA se centra en las actividades individuales. Sin embargo, la BPA se centra en reorganizar la forma de operar adoptando una estrategia más holística influenciada por los métodos más eficaces para la gestión de los procesos empresariales. Utilizar los beneficios que pueden obtenerse de estas creencias y tecnologías puede conducir a un aumento de la producción y a una mejora de la cuenta de resultados. Dado que no existe una contradicción evidente entre RPA y BPM, no es necesario que su organización cree una guerra entre las dos metodologías; más bien, ambas técnicas simplemente exigen aplicaciones alternativas.
RPA puede funcionar como un esfuerzo complementario que se suma a la adopción de soluciones BPA por parte de una organización. También es posible que RPA proporcione mejoras influenciadas por la estrategia BPM. A la hora de buscar soluciones, puede resultar difícil diferenciar entre RPA y BPM porque la primera se ha convertido rápidamente en un componente integral de la segunda.
Mejores prácticas para la automatización de procesos
Este proceso de automatización ayuda a mantener el flujo de trabajo de las diferentes tareas. A continuación se mencionan algunos ejemplos que facilitan las tareas y ayudan a su tramitación.
Tareas rutinarias y repetitivas: Se trata de procedimientos manuales que pueden automatizarse, reduciendo la posibilidad de errores humanos. Los recursos humanos también se desplazarán a sectores que necesitan un pensamiento más crítico. Las actualizaciones del software de automatización del estado, la supervisión, la gestión del inventario y las tareas de gestión de proyectos automatizadas son tareas rutinarias y repetitivas.
Tareas manuales que son peligrosas o pueden provocar daños: Las empresas buscan constantemente métodos para disminuir o eliminar la necesidad de que los empleados realicen tareas perjudiciales. Sin temor a las lesiones humanas, las máquinas automatizadas aceptan el riesgo de realizar tareas como el procesamiento en alturas peligrosas o el acceso a un lugar radiactivo.
Reflexiones finales
Para BPA, AppMaster es una buena opción, ya que ayuda a los clientes de varias maneras. Con AppMaster se puede construir un software de automatización completo, con un backend, un frontend y potentes aplicaciones móviles nativas. AppMaster generará el código fuente de su aplicación, la construirá y luego la desplegará en cualquier empresa de alojamiento o servidor privado que desee. En primer lugar, se utiliza para el software para su uso dentro de la empresa, como las herramientas internas de procesamiento, servicio al cliente, ventas, equipos de TI, etc. Además, AppMaster puede utilizarse para construir soluciones de cara al cliente, pero es posible que se necesiten otras herramientas para satisfacer todos los requisitos.
