Gli atti e le attività che avvicinano l'azienda al raggiungimento di un obiettivo sono chiamati processi. Automatizzando i processi, si può ridurre la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo così l'errore umano. I dirigenti delle aziende hanno molte responsabilità di cui occuparsi. A volte si ha l'impressione che non ci sia abbastanza tempo per fare tutto in modo efficace, soprattutto quando si cerca di mantenere un equilibrio tra le procedure interne, le relazioni agli azionisti esterni e la gestione delle aspettative dei clienti.
L'interminabile lista di cose da fare che accompagna la gestione di un'azienda può essere resa un po' più gestibile con l'aiuto della tecnologia sotto forma di BPA. L'automazione migliora i processi di formazione, pubblicità, marketing e gestione dei social media.
Automazione dei processi aziendali - Una guida completa
Le organizzazioni automatizzano processi che vanno dal reclutamento dei dipendenti alle procedure di pagamento nelle loro attività quotidiane. E devono richiedere un software di automazione per i diversi compiti. In questo modo si riduce la necessità per i dipendenti di inviare documenti da un luogo all'altro. Se volete affidare la creazione del vostro software di automazione a degli sviluppatori, assicuratevi che conoscano i numerosi lavori che devono essere svolti all'interno della vostra azienda. La BPA per i processi può velocizzare la gestione dei flussi documentali e le attività di approvvigionamento.
L'implementazione dei processi di controllo delle scorte accelererebbe l'evasione degli ordini personalizzati rispetto alla verifica manuale delle risorse disponibili.
La BPA comprende generalmente tre componenti principali, che sono i seguenti:
- Automatizzare i processi
- Centralizzazione delle informazioni e maggiore trasparenza.
- Riduce la necessità di contatti diretti, aumentando al contempo la probabilità che le informazioni vengano condivise all'interno dell'azienda con le parti interessate.
Se non automatizzata, la rivendicazione di grandi quantità di fatture non pagate potrebbe risultare difficile. Per questo motivo, è importante la rivendicazione delle fatture non pagate. È importante anche per la generazione delle fatture e la preparazione del budget. L'automazione dei processi renderà la vostra organizzazione più produttiva ed efficiente in termini di costi. Fate un elenco di tutte le attività che devono essere automatizzate. Per facilitare l'automazione, dividete i compiti in parti più piccole. Per mantenere il flusso di lavoro, l'automazione dei processi aziendali deve essere in grado di attingere informazioni sia da dati strutturati (informazioni che sono state raccolte e classificate) sia da dati non strutturati. È possibile specificare l'origine dei dati e gli scopi che servono in base agli obiettivi dell'azienda. Sono stati utilizzati processi aziendali che vanno dall'approvvigionamento degli articoli all'elaborazione degli ordini e all'approvazione del budget.
Ci sono diverse ragioni per automatizzare i processi. Quando si tratta di creare applicazioni complesse per server, web e mobile senza scrivere una parola di codice, AppMaster.io è la piattaforma no-code di nuova generazione. Il metodo di sviluppo utilizzerà un'interfaccia online con strumenti di programmazione visiva. La scelta del giusto software di automazione dei processi aziendali è necessaria per ogni organizzazione.
Esempi di automazione dei processi aziendali
Ecco alcuni esempi di utilizzo dell'automazione dei processi aziendali per comprendere meglio l'argomento.
1. Assunzione di nuovi dipendenti
Il primo esempio di automazione dei processi aziendali è il reclutamento dei dipendenti. Anche se sembrerebbe una procedura semplice, l'assunzione di personale comporta molti compiti diversi. Per citare solo alcune delle azioni richieste, è necessario compilare i moduli informativi per i dipendenti, organizzare riunioni di inserimento, organizzare sessioni di formazione, creare conti bancari, raccogliere documenti essenziali e nominare i tutor.
Senza l'automazione, l'intera procedura può diventare altamente disorganizzata, con i seguenti risultati:
- Documentazione che non finisce mai
- Perdita di alcune cose
- Scontento tra i membri del personale
- Un basso livello di produttività
Se utilizzata per il reclutamento dei dipendenti, l'automazione dei processi aziendali consentirà di passare da un'attività all'altra in modo impeccabile, di tenere informato il personale interessato e di avere visibilità sullo stato del processo.
2. Ordini di acquisto dei clienti
In quasi tutte le aziende, compresa l'automazione dei processi aziendali, la presentazione di richieste di ordini di acquisto è un'attività continua. Il team che effettua la richiesta compila un modulo e lo invia al team che effettua l'acquisto. Successivamente, l'autorità incaricata dell'approvazione esamina la richiesta e decide se negarla o meno, in base alla qualità delle informazioni fornite e ai fondi disponibili. Infine, la richiesta viene consegnata al gruppo che l'ha richiesta. Se la richiesta viene accettata, viene generato un ordine di acquisto, le cui copie vengono comunicate al fornitore e al team di inventario.
In assenza di automazione, si potrebbero verificare le seguenti difficoltà:
- L'approvazione dell'ordine di acquisto viene bloccata
- compromissione della produttività
- Registrazioni non completate o mancanti
- Imprecisioni nell'ordine di acquisto
- Errori al momento della consegna dei materiali
L'automazione dei processi aziendali può contribuire a promuovere la responsabilità e la trasparenza e a fornire un'acquisizione precisa dei dati a cui i principali stakeholder possono accedere quando è necessario. Inoltre, terrà traccia di ogni comunicazione all'interno del flusso di lavoro legato ai processi per renderne più semplice e rapida l'esecuzione.
3. Debiti verso i clienti:
L'elaborazione delle fatture e la supervisione dei pagamenti richiedono controlli e monitoraggi continui del processo. Tuttavia, BPA può assistere nella scansione, nel riconoscimento, nella raccolta, nell'organizzazione e nell'invio dei documenti finanziari rilevanti per garantire un pagamento tempestivo. Inoltre, poiché tutto sarà ospitato in un luogo centralizzato protetto da accessi non autorizzati, sarà molto più semplice chiudere i conti.
Le fasi della BPA
L'automazione dei processi aziendali può essere realizzata nelle seguenti cinque fasi:
1. Determinare le attività che devono essere automatizzate
È possibile utilizzare diverse mappe dei processi per individuare le attività all'interno dell'organizzazione che sono candidate all'automazione. In questo modo, è possibile automatizzare l'attività. È bene automatizzare le attività.
2. Determinare gli obiettivi aziendali
Cosa sperate di ottenere in questo momento? In che modo l'automazione potrebbe essere utile? Come pensate di valutare il vostro livello di successo?
3. Assicurarsi di utilizzare lo strumento giusto
Per scegliere lo strumento appropriato, bisogna innanzitutto verificare che soddisfi i seguenti criteri:
sia semplice da usare, facile da comprendere e dotato di adattabilità e scalabilità. Si combina con lo stack di strumenti esistenti; prima di acquistare uno strumento, verificate che sia in grado di estrarre i dati da altri strumenti già in uso e che possa funzionare in modo fluido con i dati che la vostra organizzazione già conserva.
4. Gestione che cambia
È necessario organizzare corsi di formazione ed esercitazioni per il personale, in particolare per i dipendenti che avranno a che fare quotidianamente con la tecnologia.
- Sviluppare una cultura adattabile alle nuove idee.
- Partecipate con il vostro team.
- Offrire opportunità di formazione continua sotto forma di sessioni di training.
5. Tenere d'occhio le cose e prendere appunti
Questi strumenti non devono rimanere invariati, ma adattarsi al modo in cui opera la vostra organizzazione. Utilizzateli per monitorare i KPI e apportare le modifiche necessarie.
Un passo alla volta per l'automazione
Un passo alla volta comprende quanto segue:
Fase 1: il primo passo consiste nel determinare le ragioni strategiche dell'automazione dei processi aziendali.
Fase 2: condurre una valutazione critica delle procedure preesistenti.
Fase 3: Determinare quali aree problematiche possono essere risolte attraverso l'automazione dei processi aziendali.
Fase 4: l'ultima fase comprende l'implementazione dell'automazione.
Differenza tra BPA e RPA
La RPA si concentra sulle singole attività. La BPA, invece, si concentra sulla riorganizzazione del modo in cui si opera, adottando una strategia più olistica influenzata dai metodi più efficaci per la gestione dei processi aziendali. L'utilizzo dei vantaggi che si possono ottenere da queste convinzioni e tecnologie può portare a un aumento della produzione e a un miglioramento dei profitti. Poiché non esiste una contraddizione evidente tra RPA e BPM, non è necessario che la vostra organizzazione crei una guerra tra le due metodologie; piuttosto, entrambe le tecniche richiedono semplicemente applicazioni alternative.
L'RPA può funzionare come uno sforzo supplementare che si aggiunge all'adozione di soluzioni BPA da parte di un'organizzazione. È anche possibile che la RPA fornisca miglioramenti influenzati dalla strategia BPM. Quando si cercano soluzioni, può essere difficile distinguere tra RPA e BPM, perché la prima si è rapidamente sviluppata come componente integrante della seconda.
Le migliori pratiche per l'automazione dell'elaborazione
Questo processo di automazione aiuta a mantenere il flusso di lavoro di diverse attività. Di seguito vengono citati alcuni esempi che facilitano le attività e contribuiscono all'elaborazione.
Attività di routine e ripetitive: Si tratta di procedure manuali che possono essere automatizzate, riducendo la possibilità di errori umani. Le risorse umane saranno spostate anche in settori che richiedono un pensiero più critico. Gli aggiornamenti del software di automazione dello stato, il monitoraggio, la gestione dell'inventario e la gestione automatizzata dei progetti sono attività routinarie e ripetitive.
Attività manuali che sono pericolose o possono causare danni: Le aziende sono alla costante ricerca di metodi per ridurre o eliminare la necessità che i dipendenti svolgano attività dannose. Senza il timore di lesioni umane, le macchine automatizzate accettano il rischio di svolgere attività come la lavorazione ad altezze rischiose o l'accesso a un sito radioattivo.
Riflessioni finali
Per BPA, AppMaster è una buona opzione in quanto assiste i clienti in vari modi. Con AppMaster è possibile costruire un software di automazione completo, completo di backend, frontend e potenti applicazioni mobili native. AppMaster genera il codice sorgente dell'applicazione, la costruisce e la distribuisce su qualsiasi società di hosting o server privato. In primo luogo, viene utilizzato per il software da utilizzare all'interno dell'azienda, come ad esempio gli strumenti interni per l'elaborazione, il servizio clienti, le vendite, i team IT, ecc. Inoltre, AppMaster può essere utilizzato per costruire soluzioni rivolte ai clienti, ma potrebbero essere necessari altri strumenti per soddisfare tutti i requisiti.
