वे कार्य और गतिविधियाँ जो आपकी कंपनी को लक्ष्य प्राप्त करने के करीब ले जाती हैं, प्रक्रियाएँ कहलाती हैं। अपनी प्रक्रियाओं को स्वचालित करके, आप मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता को कम कर सकते हैं और इस तरह मानवीय त्रुटि को कम कर सकते हैं। व्यवसायों के अधिकारियों की देखभाल करने के लिए बहुत सारी जिम्मेदारियाँ हैं। कभी-कभी ऐसा लगता है कि सब कुछ प्रभावी ढंग से करने के लिए दिन में पर्याप्त समय नहीं है, खासकर जब आंतरिक प्रक्रियाओं के बीच संतुलन बनाए रखने, बाहरी शेयरधारकों को रिपोर्ट करने और ग्राहकों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने का प्रयास करते समय।
व्यवसाय के प्रबंधन के साथ आने वाली कभी न खत्म होने वाली टू-डू सूची को बीपीए के रूप में प्रौद्योगिकी की सहायता से कुछ अधिक प्रबंधनीय बनाया जा सकता है। स्वचालन आपके प्रशिक्षण, विज्ञापन, विपणन और सोशल मीडिया प्रबंधन प्रक्रियाओं को बेहतर बनाता है।
बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन - एक संपूर्ण गाइड
संगठन अपने दैनिक प्रसंस्करण में कर्मचारी भर्ती से लेकर भुगतान योग्य प्रक्रियाओं तक की प्रक्रियाओं को स्वचालित करते हैं। और उन्हें विभिन्न कार्यों के लिए स्वचालन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी। इससे कर्मचारियों को एक स्थान से दूसरे स्थान पर दस्तावेज़ भेजने की आवश्यकता कम हो जाती है। यदि आप अपने ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर के निर्माण को डेवलपर्स को आउटसोर्स करना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे आपके उद्यम के अंदर किए जाने वाले कई कार्यों को जानते हैं। प्रक्रियाओं के लिए BPA दस्तावेज़ प्रवाह प्रबंधन और खरीद कार्यों को तेज़ कर सकता है।
अपने स्टॉक नियंत्रण प्रक्रियाओं को लागू करने से उपलब्ध संसाधनों की मैन्युअल रूप से जाँच करने की तुलना में अनुकूलित ऑर्डर पूर्ति में तेजी आएगी।
BPA में आम तौर पर तीन प्राथमिक घटक होते हैं, जो इस प्रकार हैं:
- स्वचालित प्रक्रियाएं
- सूचना केंद्रीकृत है, और बढ़ी हुई पारदर्शिता हासिल की जाती है
- आमने-सामने संपर्क की आवश्यकता को कम करता है, साथ ही साथ पूरे फर्म में उपयुक्त पार्टियों के साथ जानकारी साझा करने की संभावना को बढ़ाता है
यदि स्वचालित नहीं है, तो बड़ी मात्रा में भुगतान न किए गए चालानों का दावा करना मुश्किल हो सकता है। इसलिए, अवैतनिक चालान का दावा करना महत्वपूर्ण है। यह इनवॉइस जनरेशन और बजट तैयार करने के लिए भी महत्वपूर्ण है। जैसे ही आप अपनी प्रक्रियाओं को स्वचालित करेंगे, आपका संगठन अधिक उत्पादक और लागत प्रभावी हो जाएगा। उन सभी कार्यों की सूची बनाएं जिन्हें स्वचालित करने की आवश्यकता है। स्वचालित करना आसान बनाने के लिए, कार्यों को छोटे टुकड़ों में विभाजित करें। वर्कफ़्लो को बनाए रखने के लिए व्यावसायिक प्रक्रिया स्वचालन को संरचित (एकत्र की गई और आइटम की गई जानकारी) और असंरचित डेटा दोनों से जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए। आप डेटा के मूल और उन उद्देश्यों को निर्दिष्ट कर सकते हैं जो यह व्यवसाय के उद्देश्यों से पूरा करता है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग किया गया है जो आदेशों की प्रक्रिया और बजट अनुमोदन के माध्यम से वस्तुओं की खरीद का विस्तार करते हैं।
आपकी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के कई कारण हैं। जब जटिल सर्वर, वेब और मोबाइल ऐप को बिना कोड लिखे ही बनाने की बात आती है, तो AppMaster.io अगली पीढ़ी का नो-कोड प्लेटफॉर्म है। विकास विधि दृश्य प्रोग्रामिंग टूल के साथ एक ऑनलाइन इंटरफ़ेस का उपयोग करेगी। हर संगठन के लिए सही बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर चुनना आवश्यक है।
बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन के उदाहरण
यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं कि कैसे व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन का उपयोग किया जा सकता है ताकि आप विषय को बेहतर ढंग से समझ सकें।
1. नए कर्मचारियों की भर्ती
व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन का पहला उदाहरण कर्मचारियों की भर्ती है। हालांकि यह एक सीधी प्रक्रिया प्रतीत होगी, कर्मियों को नियुक्त करने के लिए कई अलग-अलग कर्तव्यों की आवश्यकता होती है। आवश्यक कार्यों में से कुछ को नाम देने के लिए, आपको कर्मचारी सूचना फॉर्म भरने, प्रेरण बैठकें आयोजित करने, प्रशिक्षण सत्र आयोजित करने, बैंक खाते स्थापित करने, आवश्यक कागजात इकट्ठा करने और सलाहकारों को नियुक्त करने की आवश्यकता होगी।
स्वचालन के बिना, पूरी प्रक्रिया में अत्यधिक अव्यवस्थित होने की क्षमता है, जिसके कारण निम्नलिखित परिणाम हो सकते हैं:
- दस्तावेज़ जो कभी समाप्त नहीं होता
- कुछ चीजों में खो जाना
- कर्मचारियों में असंतोष
- उत्पादकता का निम्न स्तर
जब कर्मचारी भर्ती के लिए उपयोग किया जाता है, तो व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन एक गतिविधि से दूसरी गतिविधि में निर्दोष संक्रमण प्रदान करेगा, संबंधित कर्मियों को लूप में रखेगा और प्रक्रिया की स्थिति में दृश्यता प्रदान करेगा।
2. खरीद के लिए ग्राहक के आदेश
व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन सहित लगभग सभी व्यवसायों में, खरीद आदेशों के लिए अनुरोध सबमिट करना एक सतत गतिविधि है। अनुरोध करने वाली टीम एक फॉर्म भरती है और फिर उसे खरीदारी करने वाली टीम को भेजती है। उसके बाद, अनुमोदन का प्रभारी प्राधिकारी अनुरोध को देखता है और यह तय करता है कि प्रदान की गई जानकारी की गुणवत्ता और उपलब्ध धन के आधार पर इसे अस्वीकार करना है या नहीं। उसके बाद, इसे अनुरोध करने वाले समूह को दिया जाता है। यदि अनुरोध स्वीकार कर लिया जाता है, तो एक खरीद आदेश उत्पन्न होता है, और इसकी प्रतियां आपूर्तिकर्ता और सूची टीम को सूचित की जाती हैं।
स्वचालन के अभाव में व्यक्ति को निम्नलिखित कठिनाइयों का अनुभव हो सकता है:
- क्रय आदेश की स्वीकृति रोकी जा रही है
- उत्पादकता को प्रभावित करना
- अपूर्ण या अनुपलब्ध रिकॉर्ड
- पीओ . में त्रुटियां
- सामग्री की डिलीवरी लेते समय हुई थी गड़बड़ी
व्यावसायिक प्रक्रियाओं का स्वचालन जवाबदेही और पारदर्शिता को बढ़ावा देने में सहायता कर सकता है और सटीक डेटा कैप्चर प्रदान कर सकता है जिसे प्रमुख हितधारक आवश्यक होने पर एक्सेस कर सकते हैं। इसके अलावा, यह अपने निष्पादन को सरल और तेज बनाने के लिए प्रक्रियाओं से जुड़े वर्कफ़्लो के अंदर हर संचार का ट्रैक रखेगा।
3. ग्राहकों से देय:
चालान प्रसंस्करण और भुगतान निरीक्षण की मांग चल रही चेक-इन और प्रक्रिया की निगरानी है। हालांकि, बीपीए शीघ्र भुगतान सुनिश्चित करने के लिए संबंधित वित्तीय कागजात की स्कैनिंग, पहचान, संग्रह, संगठन और भेजने में सहायता कर सकता है। इसके अलावा, क्योंकि सब कुछ अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित एक केंद्रीकृत स्थान पर रखा जाएगा, खातों को समाप्त करना बहुत आसान होगा।
बीपीए में कदम
व्यावसायिक प्रक्रियाओं का स्वचालन निम्नलिखित पाँच चरणों में पूरा किया जा सकता है:
1. उन गतिविधियों का निर्धारण करें जिन्हें स्वचालित किया जाना चाहिए
आप अपने संगठन के भीतर गतिविधियों को अलग करने के लिए विभिन्न प्रक्रिया मानचित्रों का उपयोग कर सकते हैं जो स्वचालन के लिए उम्मीदवार हैं। इस तरह, आप गतिविधि को स्वचालित कर सकते हैं। गतिविधियों को स्वचालित करना अच्छा है।
2. व्यावसायिक लक्ष्य निर्धारित करें
आप अभी क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं? स्वचालन वास्तव में कैसे सहायक होगा? आप अपनी सफलता के स्तर का मूल्यांकन करने की योजना कैसे बनाते हैं?
3. सुनिश्चित करें कि आप उचित उपकरण का उपयोग करते हैं
उपयुक्त उपकरण चुनने के लिए, पहले यह सत्यापित करना होगा कि यह निम्नलिखित मानदंडों को पूरा करता है:
उपयोग करने में आसान, समझने में आसान और अनुकूलन क्षमता और मापनीयता रखता है। मौजूदा टूल स्टैक के साथ संयोजन; उपकरण खरीदने से पहले, सत्यापित करें कि यह पहले से उपयोग में आने वाले अन्य उपकरणों से डेटा निकाल सकता है और यह आपके संगठन द्वारा पहले से बनाए रखे गए डेटा के साथ सुचारू रूप से कार्य कर सकता है।
4. प्रबंधन बदलना
कर्मियों के लिए प्रशिक्षण और ट्यूटोरियल का आयोजन किया जाना चाहिए, विशेष रूप से उन कर्मचारियों के लिए जो प्रतिदिन प्रौद्योगिकी से निपटेंगे।
- एक ऐसी संस्कृति विकसित करें जो नए विचारों के अनुकूल हो।
- अपनी टीम के साथ भाग लें।
- प्रशिक्षण सत्रों के रूप में चल रही शिक्षा के अवसर प्रदान करें
5. चीजों पर नजर रखें और नोट्स लें
इन उपकरणों को वही नहीं रहना चाहिए; बल्कि, वे आपके संगठन के संचालन के तरीके के अनुकूल होते हैं। KPI की निगरानी करने और आवश्यकतानुसार समायोजन करने के लिए उनका उपयोग करें।
स्वचालन के लिए एक समय में एक कदम
एक समय में एक कदम में निम्नलिखित शामिल हैं:
चरण 1: पहला कदम व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए रणनीतिक कारणों का निर्धारण कर रहा है।
चरण 2: पूर्व-मौजूदा प्रक्रियाओं का महत्वपूर्ण मूल्यांकन करें।
चरण 3: निर्धारित करें कि व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन के माध्यम से किन समस्या क्षेत्रों को आसान बनाया जा सकता है।
चरण 4: अंतिम चरण में स्वचालन का कार्यान्वयन शामिल है।
बीपीए और आरपीए के बीच अंतर
आरपीए का फोकस व्यक्तिगत गतिविधियों पर है। फिर भी, बीपीए व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के लिए सबसे प्रभावी तरीकों से प्रभावित एक अधिक समग्र रणनीति अपनाकर आपके संचालन के तरीके को पुनर्गठित करने पर ध्यान केंद्रित करता है। इन विश्वासों और प्रौद्योगिकियों से प्राप्त होने वाले लाभों का उपयोग करने से उत्पादन में वृद्धि हो सकती है और नीचे की रेखा में सुधार हो सकता है। चूंकि आरपीए और बीपीएम के बीच कोई स्पष्ट विरोधाभास नहीं है, इसलिए आपके संगठन को दो पद्धतियों के बीच युद्ध पैदा करने की कोई आवश्यकता नहीं है; बल्कि, दोनों तकनीकें वैकल्पिक अनुप्रयोगों की मांग करती हैं।
RPA एक पूरक प्रयास के रूप में कार्य कर सकता है जो किसी संगठन के BPA समाधानों को अपनाने में जोड़ता है। आरपीए के लिए बीपीएम रणनीति से प्रभावित सुधार प्रदान करना भी संभव है। समाधान की तलाश में, आरपीए और बीपीएम के बीच अंतर करना मुश्किल हो सकता है क्योंकि पूर्व तेजी से बाद के एक अभिन्न अंग के रूप में विकसित हो गया है।
प्रसंस्करण स्वचालन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
स्वचालन की यह प्रक्रिया विभिन्न कार्यों के कार्यप्रवाह को बनाए रखने में मदद करती है। नीचे कुछ उदाहरणों का उल्लेख किया गया है जो कार्यों को करना आसान बनाते हैं और प्रसंस्करण में मदद करते हैं।
नियमित और दोहराए जाने वाले कार्य: ये मैन्युअल प्रक्रियाएं हैं जो स्वचालित हो सकती हैं, जिससे मानवीय गलतियों की संभावना कम हो जाती है। मानव संसाधन को उन क्षेत्रों में भी स्थानांतरित किया जाएगा जिन्हें अधिक महत्वपूर्ण सोच की आवश्यकता है। स्टेटस ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर अपडेट, मॉनिटरिंग, इन्वेंट्री मैनेजमेंट और ऑटोमेटेड प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के काम रटे और दोहराए जाने वाले काम हैं।
मैन्युअल कार्य जो खतरनाक हैं या जिसके परिणामस्वरूप नुकसान हो सकता है: कंपनियां लगातार हानिकारक कार्यों को करने के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता को कम करने या समाप्त करने के तरीकों की तलाश कर रही हैं। मानव चोट के डर के बिना, स्वचालित मशीनें जोखिम भरी ऊंचाइयों पर प्रसंस्करण या रेडियोधर्मी साइट तक पहुंचने जैसे कार्यों को करने के जोखिम को स्वीकार करती हैं।
अंतिम विचार
BPA के लिए, AppMaster एक अच्छा विकल्प है क्योंकि यह ग्राहकों को विभिन्न तरीकों से सहायता करता है। आप AppMaster के साथ पूर्ण विशेषताओं वाले ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर का निर्माण कर सकते हैं, जो एक बैकएंड, एक फ्रंटएंड और शक्तिशाली देशी मोबाइल एप्लिकेशन के साथ पूर्ण हो सकता है। AppMaster आपके एप्लिकेशन के लिए सोर्स कोड जेनरेट करेगा, इसे बनाएगा, और फिर इसे किसी भी होस्टिंग कंपनी या निजी सर्वर पर तैनात करेगा जो आप चाहते हैं। सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, इसका उपयोग कंपनी के भीतर उपयोग के लिए सॉफ्टवेयर के लिए किया जाता है, जैसे प्रसंस्करण, ग्राहक सेवा, बिक्री, आईटी टीमों आदि के लिए आंतरिक उपकरण। इसके अलावा, ऐपमास्टर का उपयोग ग्राहक-सामना करने वाले समाधानों के निर्माण के लिए किया जा सकता है, लेकिन अन्य उपकरण हो सकते हैं सभी आवश्यकताओं को पूरा करने की आवश्यकता है।
