Các hành vi và hoạt động đưa công ty của bạn tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu được gọi là quy trình. Bằng cách tự động hóa các quy trình của mình, bạn có thể giảm yêu cầu nhập dữ liệu thủ công và do đó giảm lỗi của con người. Các giám đốc điều hành của các doanh nghiệp có rất nhiều trách nhiệm phải lo. Đôi khi có cảm giác như không có đủ thời gian trong ngày để hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả, đặc biệt là khi cố gắng duy trì sự cân bằng giữa các thủ tục nội bộ, báo cáo với cổ đông bên ngoài và quản lý kỳ vọng của khách hàng.
Danh sách việc cần làm không bao giờ kết thúc đi kèm với việc quản lý một doanh nghiệp có thể được quản lý dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của công nghệ dưới dạng BPA. Tự động hóa cải thiện quy trình đào tạo, quảng cáo, tiếp thị và quản lý phương tiện truyền thông xã hội của bạn.
Tự động hóa quy trình kinh doanh - Hướng dẫn đầy đủ
Các tổ chức tự động hóa các quy trình từ tuyển dụng nhân viên đến các thủ tục phải trả trong quá trình xử lý hàng ngày của họ. Và họ phải yêu cầu phần mềm tự động hóa cho các nhiệm vụ khác nhau. Điều này làm giảm nhu cầu của nhân viên để gửi tài liệu từ nơi này đến nơi khác. Nếu bạn muốn thuê ngoài việc tạo ra phần mềm tự động hóa của mình cho các nhà phát triển, hãy đảm bảo rằng họ biết nhiều công việc cần phải thực hiện bên trong doanh nghiệp của bạn. BPA cho các quy trình có thể đẩy nhanh các nhiệm vụ quản lý dòng tài liệu và mua sắm.
Việc thực hiện các quy trình kiểm soát hàng tồn kho của bạn sẽ tăng tốc độ hoàn thành đơn đặt hàng tùy chỉnh so với việc kiểm tra các tài nguyên sẵn có theo cách thủ công.
BPA thường bao gồm ba thành phần chính, như sau:
- Tự động hóa các quy trình
- Thông tin được tập trung và tăng tính minh bạch đạt được
- Giảm nhu cầu tiếp xúc trực tiếp đồng thời tăng khả năng thông tin được chia sẻ trong toàn công ty với các bên thích hợp
Nếu không được tự động hóa, việc xác nhận số lượng lớn hóa đơn chưa thanh toán có thể khó khăn. Vì vậy, điều quan trọng là yêu cầu các hóa đơn chưa thanh toán. Nó cũng quan trọng đối với việc tạo hóa đơn và chuẩn bị ngân sách. Tổ chức của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn khi bạn tự động hóa các quy trình của mình. Lập danh sách tất cả các tác vụ cần được tự động hóa. Để tự động hóa dễ dàng hơn, hãy chia các nhiệm vụ thành các bit nhỏ hơn. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ phải có khả năng lấy thông tin từ cả dữ liệu có cấu trúc (thông tin đã được thu thập và chia thành từng khoản) và dữ liệu phi cấu trúc để nó duy trì quy trình làm việc. Bạn có thể chỉ định nguồn gốc của dữ liệu và các mục đích mà dữ liệu phục vụ theo mục tiêu của doanh nghiệp. Các quy trình kinh doanh đã được sử dụng bao gồm việc mua sắm các mặt hàng thông qua việc xử lý các đơn đặt hàng và phê duyệt ngân sách.
Có nhiều lý do để tự động hóa các quy trình của bạn. Khi nói đến việc xây dựng máy chủ, web và ứng dụng di động phức tạp mà không cần viết một từ mã, AppMaster.io là nền tảng không mã thế hệ tiếp theo. Phương pháp phát triển sẽ sử dụng giao diện trực tuyến với các công cụ lập trình trực quan . Việc lựa chọn phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh phù hợp là bắt buộc đối với mọi tổ chức.
Ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh
Dưới đây là một vài ví dụ về cách tự động hóa quy trình kinh doanh có thể được sử dụng để bạn có thể hiểu rõ hơn về chủ đề này.
1. Tuyển dụng nhân viên mới
Ví dụ đầu tiên về tự động hóa quy trình kinh doanh là việc tuyển dụng nhân viên. Mặc dù có vẻ là một thủ tục đơn giản, nhưng việc tuyển dụng nhân sự đòi hỏi nhiều nhiệm vụ khác nhau. Để chỉ ra một vài hành động được yêu cầu, bạn sẽ cần điền vào biểu mẫu thông tin nhân viên, tổ chức các cuộc họp giới thiệu, tổ chức các buổi đào tạo, thiết lập tài khoản ngân hàng, thu thập các giấy tờ cần thiết và chỉ định người cố vấn.
Nếu không có tự động hóa, toàn bộ quy trình có khả năng trở nên vô tổ chức cao, có thể dẫn đến các kết quả sau:
- Tài liệu không bao giờ kết thúc
- Mất một số thứ
- Nhân viên bất mãn
- Mức năng suất thấp
Khi được sử dụng để tuyển dụng nhân viên, tự động hóa quy trình kinh doanh sẽ cung cấp sự chuyển đổi hoàn hảo từ hoạt động này sang hoạt động tiếp theo, giữ cho nhân viên có liên quan trong vòng lặp và cung cấp khả năng hiển thị trạng thái của quy trình.
2. Khách hàng đặt mua
Trong hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả tự động hóa quy trình kinh doanh, việc gửi yêu cầu đơn đặt hàng là một hoạt động liên tục. Nhóm đưa ra yêu cầu hoàn thành một biểu mẫu và sau đó gửi nó cho nhóm thực hiện mua hàng. Sau đó, cơ quan có thẩm quyền phê duyệt sẽ xem xét yêu cầu và quyết định có từ chối yêu cầu hay không tùy thuộc vào chất lượng của thông tin được cung cấp và nguồn vốn hiện có. Sau đó, nó được chuyển đến nhóm đã yêu cầu. Nếu yêu cầu được chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ được tạo và các bản sao của đơn đặt hàng đó sẽ được thông báo cho nhà cung cấp và nhóm kiểm kê.
Trong trường hợp không có tự động hóa, người ta có thể gặp những khó khăn sau:
- Phê duyệt đơn đặt hàng đang được giữ
- Ảnh hưởng đến năng suất
- Hồ sơ chưa hoàn thành hoặc thiếu
- Điểm không chính xác trong PO
- Sai lầm khi giao tài liệu đã được thực hiện
Tự động hóa các quy trình kinh doanh có thể hỗ trợ thúc đẩy trách nhiệm giải trình và tính minh bạch và cung cấp khả năng thu thập dữ liệu chính xác mà các bên liên quan chính có thể truy cập khi cần thiết. Ngoài ra, nó sẽ theo dõi mọi giao tiếp bên trong quy trình làm việc được liên kết với các quy trình để làm cho việc thực thi đơn giản và nhanh chóng hơn.
3. Phải trả khách hàng:
Việc xử lý hóa đơn và giám sát thanh toán đòi hỏi phải liên tục kiểm tra và giám sát quy trình. Tuy nhiên, BPA có thể hỗ trợ quét, nhận dạng, thu thập, tổ chức và gửi các giấy tờ tài chính liên quan để đảm bảo thanh toán nhanh chóng. Ngoài ra, vì mọi thứ sẽ được đặt ở một vị trí tập trung được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép nên việc chấm dứt tài khoản sẽ đơn giản hơn nhiều.
Các bước trong BPA
Việc tự động hóa các quy trình kinh doanh có thể được thực hiện theo năm bước sau:
1. Xác định các hoạt động nên được tự động hóa
Bạn có thể sử dụng các bản đồ quy trình khác nhau để xác định các hoạt động bên trong tổ chức của bạn là ứng cử viên cho tự động hóa. Bằng cách này, bạn có thể tự động hóa hoạt động. Nó là tốt để tự động hóa các hoạt động.
2. Xác định mục tiêu kinh doanh
Bạn hy vọng đạt được điều gì ngay bây giờ? Chính xác thì tự động hóa sẽ hữu ích như thế nào? Bạn định đánh giá mức độ thành công của mình như thế nào?
3. Đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng công cụ
Để chọn thiết bị thích hợp, trước tiên người ta phải xác minh rằng nó đáp ứng các tiêu chí sau:
Sử dụng đơn giản, dễ hiểu và có khả năng thích ứng và khả năng mở rộng. Kết hợp với ngăn xếp công cụ hiện có; trước khi mua một công cụ, hãy xác minh rằng nó có thể trích xuất dữ liệu từ các công cụ khác đã được sử dụng và nó có thể hoạt động linh hoạt với dữ liệu mà tổ chức của bạn đã duy trì.
4. Thay đổi quản lý
Nên tổ chức đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên, đặc biệt là những nhân viên sẽ tiếp xúc với công nghệ hàng ngày.
- Phát triển một nền văn hóa có khả năng thích ứng với những ý tưởng mới.
- Tham gia với nhóm của bạn.
- Cung cấp cơ hội cho giáo dục liên tục dưới hình thức các buổi đào tạo
5. Để mắt đến mọi thứ và ghi chú
Những công cụ này không được giữ nguyên; thay vào đó, chúng thích ứng với cách tổ chức của bạn hoạt động. Sử dụng chúng để theo dõi KPI và thực hiện các điều chỉnh theo yêu cầu.
Từng bước một để tự động hóa
Từng bước một bao gồm những điều sau:
Bước 1: Bước đầu tiên là xác định lý do chiến lược để tự động hóa các quy trình kinh doanh.
Bước 2: Tiến hành đánh giá quan trọng các thủ tục hiện có.
Bước 3: Xác định các lĩnh vực vấn đề có thể được giải quyết thông qua tự động hóa quy trình kinh doanh.
Bước 4: Bước cuối cùng bao gồm việc thực hiện tự động hóa.
Sự khác biệt giữa BPA và RPA
Trọng tâm của RPA là các hoạt động cá nhân. Tuy nhiên, BPA tập trung vào việc tổ chức lại cách bạn hoạt động bằng cách áp dụng một chiến lược toàn diện hơn chịu ảnh hưởng của các phương pháp hiệu quả nhất để quản lý quy trình kinh doanh. Việc tận dụng những lợi ích có thể đạt được từ những niềm tin và công nghệ này có thể dẫn đến tăng sản lượng và cải thiện lợi nhuận. Vì không có mâu thuẫn rõ ràng giữa RPA và BPM, nên tổ chức của bạn không cần thiết phải tạo ra một cuộc chiến giữa hai phương pháp luận; thay vào đó, cả hai kỹ thuật chỉ đơn giản yêu cầu các ứng dụng thay thế.
RPA có thể hoạt động như một nỗ lực bổ sung giúp tổ chức áp dụng các giải pháp BPA. RPA cũng có thể cung cấp các cải tiến chịu ảnh hưởng của chiến lược BPM. Khi tìm kiếm các giải pháp, có thể khó phân biệt giữa RPA và BPM vì cái trước đã nhanh chóng phát triển thành một thành phần không thể thiếu của cái sau.
Thực hành tốt nhất để tự động hóa xử lý
Quá trình tự động hóa này giúp duy trì quy trình làm việc của các tác vụ khác nhau. Một số ví dụ được đề cập dưới đây giúp các tác vụ dễ thực hiện hơn và giúp xử lý.
Các công việc thường xuyên và lặp đi lặp lại: Đây là các thủ tục thủ công có thể được tự động hóa, giảm khả năng mắc lỗi của con người. Nhân sự cũng sẽ được chuyển sang các lĩnh vực cần tư duy phản biện hơn. Cập nhật phần mềm tự động hóa trạng thái, giám sát, quản lý hàng tồn kho và công việc quản lý dự án tự động là những công việc thuộc lòng và lặp đi lặp lại.
Các công việc thủ công nguy hiểm hoặc có thể gây hại: Các công ty không ngừng tìm kiếm các phương pháp để giảm bớt hoặc loại bỏ nhu cầu nhân viên làm những công việc có hại. Không sợ con người bị thương, máy móc tự động chấp nhận rủi ro khi thực hiện các công việc như xử lý ở độ cao rủi ro hoặc tiếp cận một địa điểm phóng xạ.
Lời kết
Đối với BPA, AppMaster là một lựa chọn tốt vì nó hỗ trợ khách hàng theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể tạo phần mềm tự động hóa đầy đủ tính năng với AppMaster, hoàn chỉnh với phần phụ trợ, giao diện người dùng và các ứng dụng di động gốc mạnh mẽ. AppMaster sẽ tạo mã nguồn cho ứng dụng của bạn, xây dựng nó và sau đó triển khai nó đến bất kỳ công ty lưu trữ hoặc máy chủ riêng nào bạn muốn. Đầu tiên và quan trọng nhất, nó được sử dụng cho phần mềm sử dụng trong công ty, chẳng hạn như các công cụ nội bộ để xử lý, dịch vụ khách hàng, bán hàng, nhóm CNTT, v.v. Ngoài ra, AppMaster có thể được sử dụng để xây dựng các giải pháp hướng tới khách hàng, nhưng các công cụ khác có thể được yêu cầu để đáp ứng tất cả các yêu cầu.
